Una regola è un'azione eseguita automaticamente in Microsoft Outlook sui messaggi in ingresso o in uscita, sulla base di condizioni specificate in precedenza. È possibile creare una regola da un modello, da un messaggio o specificando le condizioni desiderate.
In questo articolo
Gestione dei messaggi di posta elettronica più semplice tramite le regole
Una regola è un'azione che viene eseguita automaticamente in Microsoft Outlook su un messaggio ricevuto o inviato che soddisfa i criteri indicati nella regola. È possibile specificare le condizioni e le azioni desiderate tramite Creazione guidata Regole. Grazie alle regole è possibile essere sempre organizzati e aggiornati.
Le regole possono essere suddivise in due categorie, ovvero organizzazione e notifica. Le regole non funzionano sui messaggi che sono già stati letti, ma solo su quelli ancora da leggere.
In Creazione guidata Regole sono disponibili modelli per le regole di utilizzo più frequente, tra cui:
- Organizza Queste regole semplificano l'archiviazione e il completamento dei messaggi. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale i messaggi inviati dal mittente Barbara Zighetti e che contengono la parola "vendite" nella riga Oggetto vengano contrassegnati per il completamento, categorizzati come Vendite e spostati nella cartella Vendite di Barbara.
- Avvisa Queste regole consentono di essere avvisati alla ricezione di un messaggio specifico. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale viene inviato automaticamente un avviso al proprio telefono cellulare quando si riceve un messaggio da un familiare.
- Crea nuova regola Queste regole vengono create dall'utente.
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Creazione di una regola
- Nel gruppo Azioni della scheda Home fare clic su Regole e quindi su Gestisci regole e avvisi.
- Se si utilizzano più account di posta elettronica, nell'elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata e quindi fare clic su Nuova regola.
Se si desidera creare una regola da un modello, eseguire la procedura seguente:
- In Passaggio 1: selezionare un modello selezionare il modello desiderato nel gruppo di modelli Organizza o Avvisa.
- In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato. Se, ad esempio, si fa clic sul collegamento utenti o liste di distribuzione verrà aperta la Rubrica.
- In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.
- In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
- In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.
- In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
- In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni, selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.
- Per completare la creazione della regola, specificare un nome per la regola e quindi selezionare le altre opzioni desiderate.
- Per eseguire la regola sui messaggi già presenti in una delle proprie cartelle, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".
- Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica e alla cartella Posta in arrivo associata a ogni account, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.
- Fare clic su Fine.
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Per creare una regola specificando le condizioni, le azioni e le eccezioni desiderate, eseguire la procedura seguente:
- Nel gruppo Azioni della scheda Home fare clic su Regole.
- Se si utilizzano più account di posta elettronica, nell'elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata.
- Fare clic su Nuova regola.
- In Crea nuova regola selezionare Controlla messaggi in arrivo o Controlla i messaggi dopo l'invio e quindi fare clic su Avanti.
- In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.
- In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
- In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.
- In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
- In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni, selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.
- Per completare la creazione della regola, specificare un nome per la regola e quindi selezionare le altre opzioni desiderate.
- Per eseguire la regola su messaggi già presenti in una delle proprie cartelle, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".
- Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica e alla cartella Posta in arrivo associata a ogni account, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.
- Fare clic su Fine.
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È possibile creare una regola direttamente da un messaggio, ad esempio per spostare i messaggi ricevuti da un utente specifico in una cartella specifica.
Se si desidera creare una regola da un messaggio, eseguire la procedura seguente:
- Fare clic sul messaggio per cui si desidera creare una regola e quindi nel gruppo Azioni della scheda Home fare clic su Regole e infine su Crea regola.
- Nella finestra di dialogo Crea regola selezionare le caselle di controllo corrispondenti alle condizioni desiderate. Molte opzioni contengono già informazioni relative al messaggio selezionato.
- Selezionare la casella di controllo Sposta elemento nella cartella.
- Fare clic su una cartella esistente oppure su Nuova per creare una nuova cartella nella quale memorizzare i messaggi.
- Per aggiungere altre condizioni, azioni o eccezioni alla regola, fare clic su Opzioni avanzate e quindi seguire le istruzioni visualizzate nelle pagine rimanenti di Creazione guidata regole.
Suggerimento Per applicare la regola immediatamente, nell'ultima pagina di Creazione guidata regole selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".
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Esecuzione manuale di una regola
Per eseguire manualmente una o più regole, eseguire le operazioni seguenti:
- Scegliere Regole dal menu Azioni.
- Nella finestra di dialogo Gestisci regole e avvisi disattivare la regola deselezionando la casella di controllo visualizzata accanto alla regola.
- Fare clic su Applica regole.
- Nella finestra di dialogo Applica regole, in Selezionare le regole da applicare selezionare la casella di controllo accanto alla regola che si desidera eseguire.
- Nella casella Applica nella cartella fare clic su Sfoglia e quindi selezionare la cartella alla quale si desidera applicare la regola.
- Nell'elenco a discesa Applica a selezionare la categoria di messaggi alla quale si desidera applicare la regola.
È ad esempio possibile applicare la regola solo ai messaggi non letti di una cartella.
- Fare clic su Applica.
Eccezioni
In alcuni casi è possibile aggiungere eccezioni alle regole, ad esempio se un messaggio è contrassegnato per il completamento o con un livello di priorità alta. Una regola non viene applicata a un messaggio che soddisfa una qualsiasi delle eccezioni specificate.
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Regole basate sul server e regole solo client
Regole basate su server Se si utilizza un account di Microsoft Exchange è possibile creare regole basate sul server. Queste regole vengono eseguite sulla cassetta postale nel server di posta elettronica anche quando Outlook non è in esecuzione. Le regole basate sul server vengono applicate ai messaggi quando questi vengono recapitati per la prima volta in Posta in arrivo e le regole devono poter essere eseguite fino al completamento sul server. Una regola che specifica ad esempio che un messaggio deve essere stampato non può essere eseguita fino a che non è completata nel server. Se una regola non può essere applicata nel server, verrà applicata all'avvio Outlook, quando la regola diventa una regola attiva solo per il client.
Regole solo client Le regole solo client sono regole che vengono eseguite solo sul computer dell'utente. Queste regole non possono essere eseguite fino a che non sono state completate nel server, ad esempio specificando di stampare alcuni messaggi. Le regole solo client possono essere eseguite solo quando Outlook è in esecuzione.
Se l'elenco di regole include sia regole basate sul server sia regole solo client, vengono applicate innanzitutto le regole basate sul server e quindi le regole solo client.
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Applicazione di regole ad altri elementi di Outlook
Conferme di recapito, risposte di voto e risposte automatiche
Quando si applicano regole, le conferme di recapito, le conferme di lettura, le risposte di voto e le risposte automatiche vengono considerate messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) il cui oggetto contiene la parola "riunione", verranno spostate anche le conferme di recapito, le risposte di voto e le risposte automatiche che soddisfano questa condizione
Nota Quando si utilizza una regola per spostare le risposte di voto dalla cartella Posta in arrivo in un'altra cartella, si hanno conseguenze sulla verifica dei voti. Se si apre un messaggio inviato che includeva un pulsante di voto, le informazioni di verifica non vengono incluse automaticamente per le risposte spostate da una regola. Questo non si verifica invece quando si sposta o si elimina una risposta manualmente.
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Convocazioni di riunioni, richieste di attività e documenti
Quando si applicano regole, le convocazioni di riunioni, le richieste di attività e i documenti vengono considerati come messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) la cui casella Oggetto include la parola "riunione", verranno spostate anche le convocazioni di riunioni o le richieste di attività che soddisfano questa condizione. Quando si creano regole per questi tipi di elementi tuttavia è necessario tenere presenti le limitazioni seguenti:
- Gli elementi spostati in una cartella non di posta potrebbero non funzionare come previsto. Se ad esempio si sposta un messaggio nella cartella Calendario, non verrà creato un nuovo appuntamento.
- Se una risposta a una convocazione di riunione o a una richiesta di attività viene spostata nella cartella Posta eliminata tramite una regola, la risposta non verrà registrata nell'elemento originale.
- Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non verrà aggiunta al Calendario.
- Le regole relative ai messaggi inviati non vengono applicate alle richieste di attività e alle convocazioni di riunione.
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Gruppi di contatti
Il funzionamento di una regola per una lista di distribuzione può variare in base a come è stata creata la regola:
- Spostamento dei messaggi inviati a una lista di distribuzione nella cartella di un gruppo di contatti Questa regola è disponibile solo se si utilizza un account di Exchange. Verranno spostati nella cartella specificata solo i messaggi inviati al gruppo di contatti. I messaggi inviati da utenti che fanno parte del gruppo di contatti non verranno tuttavia spostati nella cartella.
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Inoltro di messaggi all'esterno dell'organizzazione
Se si utilizza un account di Exchange 2010 non è possibile utilizzare le regole per inoltrare messaggi a indirizzi di posta elettronica esterni all'organizzazione. Questa impostazione può essere modificata solo da un amministratore di Exchange.
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