Esportare record commerciali da Business Contact Manager

I dati di Business Contact Manager per Outlook vengono archiviati in SQL Server, con il formato di file BCM, tuttavia è possibile esportarli (esportare: Copiare dati commerciali di Business Contact Manager per Outlook in un file di un formato diverso per poterli utilizzare in un database, un foglio di calcolo o un altro programma.) in diversi formati. È ad esempio consigliabile esportare le informazioni commerciali per l'utilizzo in un programma di contabilità integrato o per facilitare il trasferimento di dati in un altro computer. Le personalizzazioni (personalizzazione: Capacità dell'utente di selezionare preferenze relative al contenuto e di visualizzarle.) possono essere esportate con o senza dati.

In questo articolo vengono descritte le opzioni disponibili per l'esportazione dei dati commerciali e vengono indicati alcuni dei motivi per l'esportazione.

Per saperne di più



Informazioni sull'esportazione di dati

Il processo di esportazione in Business Contact Manager per Outlook consente di creare una copia dei dati selezionati dal database di Business Contact Manager (database di Business Contact Manager: Database nel quale vengono archiviate informazioni su account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e altri elementi.) corrente e di salvarli in un file, che in seguito sarà possibile importare in un altro database. Durante l'esportazione, i dati non vengono rimossi dal database corrente. È possibile limitare i dati esportati filtrandoli oppure scegliere di esportare tutti gli elenchi di account (account: Organizzazione o azienda con la quale si intrattengono rapporti commerciali. Nell'ambito dei servizi, ad esempio servizi di consulenza o assistenza, un account può essere rappresentato anche da un cliente.), contatti commerciali (contatto commerciale: Persona con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una società o un'organizzazione.), elementi della cronologia comunicazioni (elemento della cronologia comunicazioni: Elemento, ad esempio un appuntamento, una nota commerciale, un messaggio di posta elettronica o un'attività, collegato a un account, a un contatto commerciale, a un'opportunità o a un progetto commerciale.) e prodotti e servizi (prodotti o servizi: Beni e servizi acquistati o venduti oppure offerti per l'acquisto o la vendita.).

È possibile esportare i dati commerciali in uno dei formati di file seguenti:

Il formato CSV presenta tuttavia alcune limitazioni. Se si sceglie questo formato di file, è ad esempio possibile esportare un solo tipo di record, i record Account o i record basati su un account oppure i record Contatto commerciale o i record basati su un contatto commerciale. Non è inoltre possibile esportare gli elementi della cronologia comunicazioni in un file CSV.

Esportare dati

  1. Fare clic sulla scheda File.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Importa ed esporta.
  2. Fare clic su Esporta in un file.
  3. Fare clic sul formato di file in cui si desidera esportare i dati e quindi fare clic su Avanti. Seguire le istruzioni riportate di seguito per il formato di file scelto.

 Nota   In Windows 7 e Windows Vista, il percorso predefinito per il file di esportazione è la cartella Documenti. Anche in Microsoft Windows XP, il percorso predefinito è la cartella Documenti. Fare clic su Sfoglia per modificare il percorso.

MostraDati di Business Contact Manager (bcm)    

  1. Nella casella File da esportare digitare il percorso e il nome del file che verrà creato durante il processo di esportazione.
  2. Selezionare il tipo di record da esportare:
    • Account e tipi di record basati su account. Include gli account e i record basati sul tipo di record account, ad esempio Negozi.
    • Contatti commerciali e tipi di record basati su contatti commerciali. Include i contatti commerciali e i tipi di record basati su contatti commerciali, quali i clienti potenziali.
  3. Se si desidera filtrare (filtro: Un filtro consente di definire quali record o colonne vengono restituite da una query e limita sempre il risultato.) l'elenco di record che verranno esportati, fare clic su Filtro. Per informazioni su come filtrare i record, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.
  4. Nella sezione Includi della pagina Selezione del percorso del file e delle opzioni di esportazione fare clic sulle opzioni desiderate:

 Suggerimento   Se un prodotto o servizio è stato aggiunto a un'opportunità e se il record Opportunità è stato collegato a un account o a un contatto commerciale, il prodotto o servizio viene incluso nei record esportati. Utilizzare questa casella di controllo se si desidera essere sicuri di esportare l'intero elenco di prodotti e servizi aziendali.

  1. Fare clic su Esporta e quindi su quando richiesto.
  2. Nel caso in cui si verifichino errori, è possibile fare clic su Visualizza registro per controllare gli errori. In caso contrario, fare clic su Fine.

 Suggerimento   È inoltre possibile esportare record nel formato di file BCM da un'area di lavoro (area di lavoro: Cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti in cui è possibile visualizzare informazioni commerciali, aprire record, nonché analizzare dati commerciali. Le aree di lavoro sono suddivise in due sezioni, una per i gadget e una per le schede.). Fare clic sulla scheda in cui sono elencati i record che si desidera esportare, fare clic con il pulsante destro del mouse su uno o più record e quindi scegliere Esporta. Completare la procedura guidata Esportazione dati commerciali.

MostraPersonalizzazioni di Business Contact Manager (bcmx)    

  1. Digitare il percorso e il nome del file che verrà creato durante il processo di esportazione.
  2. Fare clic su Esporta e quindi su quando richiesto.
  3. Fare clic su Fine.

Per ulteriori informazioni sull'importazione di personalizzazioni in un file BCMX, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager

MostraValori separati da virgola (csv).    

  1. Digitare il percorso e il nome del file che verrà creato durante il processo di esportazione.
  2. Fare clic su una delle opzioni seguenti:
    • Contatti commerciali e tipi di record basati su contatti commerciali. Include i contatti commerciali e i tipi di record basati su contatti commerciali, quali i clienti potenziali.
    • Account e tipi di record basati su account. Include gli account e tutti i record basati sul tipo di record Account.
  3. Se si desidera filtrare l'elenco di record che verranno esportati, fare clic su Filtro. Per informazioni su come filtrare i record, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.
  4. Fare clic su Avanti e quindi su quando viene richiesto di esportare il file CSV.
  5. Fare clic su Fine per chiudere la procedura guidata.


 Note 

  • Fare clic su Visualizza registro per visualizzare gli errori o le eccezioni specifiche. Se nei messaggi sono indicati problemi da risolvere, procedere con la risoluzione nel file da esportare e quindi ripetere l'esportazione dei dati.
  • Non è consigliabile esportare dati commerciali da e verso diverse aree geografiche in quanto alcune strutture e alcuni tipi di dati non sono convertibili.

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Risultati dell'esportazione di personalizzazioni

Tutti i report, i layout dei modelli, i tipi di record personalizzati e i campi definiti dall'utente (campo definito dall'utente: Campo creato e definito per tenere traccia di informazioni specifiche dell'attività commerciale.) creati in Business Contact Manager per Outlook verranno salvati in un file BCMX se si sceglie di esportare le personalizzazioni (personalizzazione: Capacità dell'utente di selezionare preferenze relative al contenuto e di visualizzarle.).

La maggior parte delle personalizzazioni sovrascrivono le impostazioni esistenti nel database di destinazione, tuttavia esistono alcune eccezioni. Per informazioni su come l'importazione delle personalizzazioni influisca sul database, vedere Importare i dati in Business Contact Manager.

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Esportazione di prodotti e servizi

È possibile esportare informazioni su prodotti e servizi (prodotti o servizi: Beni e servizi acquistati o venduti oppure offerti per l'acquisto o la vendita.) insieme ad altri record, tuttavia non è possibile esportare solo elenchi di prodotti e servizi.

Se si desidera esportare solo questi dati, è necessario creare un file CSV dei prodotti e servizi. Il file deve essere formattato con almeno tre colonne, con questo ordine:

  • Nome prodotto o servizio
  • Descrizione
  • Prezzo unitario

È inoltre possibile includere le colonne Quantità e Costo unitario, ma non sono necessarie.

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Esportare un report in Excel per analisi aggiuntive

È possibile esportare i dati direttamente da qualsiasi report in un foglio di calcolo di Excel per operazioni di analisi aggiuntive, di registrazione o archiviazione. Con Business Contact Manager per Outlook è possibile generare e personalizzare i report relativi a vendite, prodotti e servizi, account, contatti commerciali, clienti potenziali, opportunità, progetti commerciali, attività (attività: Progetto, assegnazione o incarico personale oppure lavorativo di cui deve essere tenuta traccia durante il completamento.) di progetto e attività di marketing.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Business Contact Manager.
  2. Sulla barra multifunzione (barra multifunzione: Elemento che sostituisce la maggior parte dei menu, delle barre degli strumenti e dei riquadri attività e che contiene schede basate sulle attività con strumenti e opzioni organizzati in gruppi logici.) fare clic sulla scheda Report.
  3. Fare clic su uno dei tipi di report seguenti e quindi selezionare il report che si desidera aprire.
    • Account
    • Contatti commerciali
    • Clienti potenziali
    • Opportunità
    • Principali clienti
    • Principali prodotti
    • Principali riferimenti
    • Clienti inattivi
    • Marketing
    • Progetti commerciali
    • Attività di progetto

Per informazioni su come modificare un report, vedere Utilizzare report e grafici in Business Contact Manager.

  1. Nel gruppo Azioni fare clic su Esporta in Excel. Il report verrà aperto in Excel.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010