Copiare la struttura di cartelle di Outlook in un altro computer

Si applica a
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

Si supponga di avere creato un perfetto sistema di archiviazione dei propri messaggi di posta elettronica e degli elementi relativi a calendario, contatti, attività e note e che un collega desideri la stessa struttura per le proprie cartelle di Outlook.

Il collega potrà creare le cartelle manualmente a una a una riproducendo questo sistema di archiviazione oppure sarà possibile condividere l'intera struttura escludendo gli elementi personali.

È possibile utilizzare le funzionalità di esportazione e di archiviazione automatica (archiviazione automatica: Rimozione automatica periodica di elementi e spostamento in una cartella diversa o eliminazione, in base alla quantità di tempo di permanenza degli elementi nella cartella.) per creare un duplicato del file delle cartelle personali (.pst) (file delle cartelle personali (pst): File di dati utilizzato per la memorizzazione di messaggi e altri elementi nel computer. È possibile impostare un file pst come percorso di recapito predefinito per i messaggi di posta elettronica. È possibile utilizzare un file pst per organizzare gli elementi e crearne copie di backup di sicurezza.) contenente una struttura di cartelle di Outlook uguale alla propria ma priva di dati.

 Nota   Al termine della creazione, i due file con estensione pst saranno due file completamente separati con in comune esclusivamente la struttura di cartelle. Tutti gli elementi contenuti nelle cartelle originali verranno rimossi.

Esportare tutte le cartelle e i dati in un nuovo file pst

  1. Scegliere Importa ed esporta dal menu File.
  2. Fare clic su Esporta in un file, quindi scegliere Avanti.
  3. Scegliere File delle cartelle personali (.pst), quindi Avanti.
  4. Fare clic sulla prima cartella nella gerarchia, selezionare la casella di controllo Includi sottocartelle, quindi scegliere Avanti.
  5. Digitare o cercare la cartella in cui si desidera salvare il nuovo file, quindi specificare un nome per il file.
  6. Scegliere Fine.

Aprire e visualizzare il nuovo file pst

  1. Al termine dell'esportazione, scegliere Apri dal menu File, quindi fare clic su File di dati di Outlook.
  2. Selezionare il file creato nella precedente sezione "Esportare tutte le cartelle e i dati in un nuovo file pst", quindi scegliere OK.

Il file pst duplicato verrà visualizzato nel riquadro di spostamento (riquadro di spostamento: Colonna che consente di accedere alle cartelle utilizzate per organizzare le informazioni dell'utente. Facendo clic su una cartella è possibile visualizzare gli elementi contenuti. Include inoltre la sezione Cartelle preferite e pulsanti che consentono di spostarsi tra Posta elettronica, Calendario, Attività e altre visualizzazioni.).

Archiviare tutti i dati nel nuovo file pst

  1. Scegliere Archivio dal menu File.
  2. Fare clic sulla prima cartella nella gerarchia.
  3. Fare clic su Archivia la cartella e tutte le sottocartelle.
  4. Selezionare la casella di controllo Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata.
  5. Nella casella Archivia elementi antecedenti digitare la data corrente.
  6. Nella casella File archivio modificare il nome di file alla fine del percorso della cartella sostituendolo con elementirimossi.pst.
  7. Scegliere OK.

 Nota   Nella barra di stato verrà visualizzato l'avanzamento del processo di archiviazione. Nelle cartelle saranno presenti elementi fino al termine dell'archiviazione.

Comprimere il nuovo file pst

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla prima cartella nella gerarchia del nuovo file pst.
  2. Scegliere Proprietà di "nome file pst".
  3. Scegliere Avanzate.
  4. Scegliere Comprimi.
  5. Al termine della compressione, scegliere OK due volte.

Dopo avere completato tutti i passaggi descritti nella seguente sezione "Copiare e aprire il nuovo file pst in un altro computer", è possibile copiare il nuovo file con estensione pst in un altro computer, affinché possa essere aggiunto al profilo di Outlook.

Copiare e aprire il nuovo file pst in un altro computer

A questo punto il file pst costituisce una replica della struttura di file originale nel proprio profilo di Outlook. La differenza principale è costituita dal fatto che tutti i dati sono stati rimossi.

  1. Utilizzare Esplora risorse per copiare il file pst nella cartella unità:\Documents and Settings\utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook nell'altro computer.

Sebbene sia possibile memorizzare i file di dati in qualsiasi cartella, questa è la cartella predefinita utilizzata per la creazione di file di Outlook con estensione pst.

 Nota   Si tratta di una cartella nascosta. Per visualizzarla utilizzando Esplora risorse, è necessario attivare la visualizzazione delle cartelle nascoste. In Esplora risorse scegliere Opzioni cartella dal menu Strumenti. Nella casella Impostazioni avanzate della scheda Visualizzazione sotto Cartelle e file nascosti nel gruppo File e cartelle selezionare Visualizza cartelle e file nascosti. Per visualizzare le estensioni dei file, deselezionare la casella di controllo Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti. Le cartelle nascoste vengono visualizzate con un'ombreggiatura che indica che non si tratta di normali cartelle.

  1. Avviare Outlook.
  2. Scegliere Apri dal menu File, quindi fare clic su File di dati di Outlook.
  3. Selezionare il file spostato nel nuovo computer, quindi scegliere OK.

Il file pst vuoto verrà visualizzato nel riquadro di spostamento con la struttura di cartelle uguale a quella originale.

A questo punto è possibile copiare o spostare gli elementi nella nuova struttura di cartelle.

 Note 

  • Se si desidera utilizzare il nuovo file pst come file di lavoro principale in cui vengano memorizzati anche i messaggi nuovi o inviati, è necessario modificare la posizione di recapito predefinita di Outlook. Vedere la Guida in linea di Outlook per informazioni sulla modifica della posizione di recapito.
  • Se il profilo di Outlook nel nuovo computer dispone di un account di Microsoft Exchange Server e si desidera mantenere tutti i dati sul server di posta elettronica, sarà necessario copiare le cartelle dal nuovo file pst in un percorso in Mailbox - Nome utente. Tramite il nuovo file pst creato tutti gli elementi vengono memorizzati localmente nel computer e non è possibile accedervi da Microsoft Office Outlook Web Access o da un'altra posizione.
 
 
Si applica a:
Outlook 2003