Cercare record in Business Contact Manager

Eseguendo ricerche nei record commerciali, è possibile trovare rapidamente uno o più record (record: Modulo Account, Opportunità o Contatto commerciale completato. Il record include informazioni sull'account, l'opportunità o il contatto commerciale oltre ad altri record ed elementi della cronologia collegati.) con le informazioni desiderate. Utilizzare le funzionalità di ricerca, ad esempio, per individuare i progetti più redditizi o con priorità più alta oppure per individuare tutti i record Account (account: Organizzazione o azienda con la quale si intrattengono rapporti commerciali. Nell'ambito dei servizi, ad esempio servizi di consulenza o assistenza, un account può essere rappresentato anche da un cliente.), Contatto commerciale (contatto commerciale: Persona con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una società o un'organizzazione.), Progetto aziendale (progetto commerciale: Progetto creato in Business Contact Manager per Outlook e composto da una o più attività di progetto.) e Opportunità (opportunità: Possibilità di realizzare una vendita di prodotti o servizi a un account o un contatto commerciale.) assegnati per la gestione.

In questo articolo viene descritto come utilizzare le funzionalità di ricerca per trovare i record di Business Contact Manager per Outlook.

Per saperne di più


Eseguire ricerche nei record commerciali

È possibile eseguire ricerche in qualsiasi tipo di record in Business Contact Manager per Outlook e anche in altre informazioni, come i risultati delle attività di marketing (attività di marketing: un'azione destinata a vendere o identificare prodotti e servizi per un gruppo selezionato di destinatari. Le attività di marketing possono includere elenchi di chiamate, messaggi di posta elettronica e volantini stampati. Più attività di marketing possono far parte di una sola campagna di marketing.).

Quando si avvia una ricerca, le informazioni da trovare vengono cercate in tutto il testo nei campi principali del tipo di record selezionato, inclusi tutti i campi definiti dall'utente (campo definito dall'utente: Campo creato e definito per tenere traccia di informazioni specifiche dell'attività commerciale.) o personalizzati. Se lo si desidera, è possibile eseguire la ricerca praticamente in tutti i campi di un tipo di record.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro corrispondente:

Gestione contatti.

Vendite.

Marketing.

Gestione progetti.

  1. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda contenente il tipo di record che si desidera cercare.
  2. Nella casella Cerca in '(nome elenco)' nella scheda, digitare un termine che si ritiene sia incluso nei record da trovare, ad esempio un nome di città, un CAP o anche un nome parziale. Se si digitano più termini di ricerca, ad esempio Luca 555, i risultati di ricerca includeranno tutti i record che contengono entrambi i termini.

MostraCome eseguire una ricerca negli elementi della cronologia comunicazioni

È possibile eseguire una ricerca negli elementi della cronologia comunicazioni (elemento della cronologia comunicazioni: Elemento, ad esempio un appuntamento, una nota commerciale, un messaggio di posta elettronica o un'attività, collegato a un account, a un contatto commerciale, a un'opportunità o a un progetto commerciale.) di singoli record oppure nell'intera cartella Cronologia comunicazioni.

Per cercare un record negli elementi della cronologia    Fare doppio clic sul record per aprirlo e quindi fare clic sul pulsante Cronologia sulla barra multifunzione.

Per eseguire una ricerca nella cartella Cronologia comunicazioni    Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager fare clic su Cronologia comunicazioni.

 Suggerimento   Gli operatori di ricerca come AND e OR indicano la relazione tra i termini di ricerca. L'operatore predefinito è AND. Se non si include un operatore in presenza di più termini di ricerca, ad esempio Luca OR 555, verranno restituiti solo i record che contengono tutti i termini di ricerca digitati.

  1. Fare clic sul pulsante Cerca Pulsante Cerca. I risultati di ricerca verranno visualizzati nella scheda. Il nome della scheda cambierà per includere la dicitura (risultati ricerca).

 Nota    La funzionalità di ricerca in Business Contact Manager per Outlook non supporta ricerche all'interno dei risultati di ricerca.

  1. Al termine, fare clic sul pulsante Chiudi ricerca Pulsante Chiudi nel gadget.

 Suggerimento    È inoltre possibile filtrare (filtro: Un filtro consente di definire quali record o colonne vengono restituite da una query e limita sempre il risultato.) l'elenco dei record in una scheda. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e quindi scegliere Modifica. Fare clic sul pulsante Filtro e quindi immettere i criteri desiderati. Per ulteriori informazioni sui filtri, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.

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Ripetere una ricerca recente

Se è necessario visualizzare di nuovo un set di risultati di ricerca dopo averlo chiuso, è possibile ripetere rapidamente la ricerca senza dover reimmettere i criteri. Le ultime dieci ricerche vengono salvate automaticamente per ogni scheda.

 Nota    Non è possibile applicare ricerche recenti ad altre schede.

  1. In qualsiasi scheda di un'area di lavoro fare clic nella casella Cerca.
  2. Se necessario, fare clic sulla scheda Cerca sulla barra multifunzione (barra multifunzione: Elemento che sostituisce la maggior parte dei menu, delle barre degli strumenti e dei riquadri attività e che contiene schede basate sulle attività con strumenti e opzioni organizzati in gruppi logici.).
  3. Fare clic su Ricerche recenti nel gruppo Opzioni Pulsante Ricerche recenti. Le ricerche sono identificate in base ai rispettivi criteri e la ricerca più recente è visualizzata all'inizio dell'elenco.
  4. Fare clic sulla ricerca che si desidera ripetere. I record corrispondenti ai criteri di ricerca vengono visualizzati nel riquadro dei risultati di ricerca.

Se si desidera creare un elenco riutilizzabile è consigliabile creare una nuova scheda nell'area di lavoro (area di lavoro: le cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti in Business Contact Manager nelle quali è possibile visualizzare le informazioni commerciali, aprire i record e analizzare i dati commerciali. Le aree di lavoro sono suddivise in una sezione per i gadget e una sessione per le schede. In ogni scheda è elencato un solo tipo di record, ad esempio i clienti potenziali, e ogni scheda include un riquadro di lettura per la visualizzazione di un'anteprima del record selezionato.) e applicare un filtro. Nell'area di lavoro fare clic sul pulsante Crea nuova scheda e quindi immettere le informazioni. Per ulteriori informazioni sulle procedure per la creazione di una nuova scheda, vedere le informazioni sulle schede nell'articolo Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

 Suggerimento    È possibile lanciare un'attività di marketing (attività di marketing: un'azione destinata a vendere o identificare prodotti e servizi per un gruppo selezionato di destinatari. Le attività di marketing possono includere elenchi di chiamate, messaggi di posta elettronica e volantini stampati. Più attività di marketing possono far parte di una sola campagna di marketing.) da un set di risultati di ricerca. A tale scopo selezionare tutti i record nei risultati, fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Crea e quindi scegliere il tipo di attività di marketing che si desidera avviare. Per ulteriori informazioni sul lancio di attività di marketing, vedere Eseguire attività di marketing per i propri prodotti e servizi in Business Contact Manager.

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Suggerimenti per la ricerca

  • In caso di dubbio sull'esatta ortografia di un termine di ricerca, ad esempio per un nome, digitare solo alcune lettere.
  • La funzionalità di ricerca esegue la ricerca in tutto il testo immesso nei campi fondamentali di ogni record incluso nella ricerca e ciò può produrre risultati di ricerca più estesi del previsto. Se si digita Milano come termine di ricerca, ad esempio, i risultati di ricerca includeranno tutti i contatti residenti a Milano, nonché tutti i contatti di società con nomi che contengono Milano.
  • Nella casella Cerca è possibile immettere più di un termine di ricerca, ad esempio un nome e una città.
  • L'operatore di ricerca predefinito è AND. Se non si utilizzano altri operatori verranno visualizzati solo i record corrispondenti a tutti i criteri di ricerca.
  • Utilizzare gli operatori (= < > OR) singolarmente o in combinazione tra i termini di ricerca per limitare i risultati.

Digitare gli operatori AND e OR in lettere maiuscole.

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Opzioni di ricerca avanzate

Per estendere o ridurre l'ambito della ricerca nei record commerciali, è possibile utilizzare le opzioni avanzate per la ricerca.

Le opzioni del gruppo Ambito consentono di ampliare il campo di ricerca. Se si esegue una ricerca nei record Contatto commerciale, ad esempio, ma si desidera includere anche i clienti potenziali (cliente potenziale: che deve essere contattato da un venditore e quindi qualificato o non qualificato come opportunità di vendita.) nei risultati, è possibile includere altri record dello stesso tipo nella ricerca.

Utilizzare le opzioni del gruppo Limita ricerca per limitare la ricerca a campi specifici, inclusi eventuali campi definiti dall'utente. Fare clic su qualsiasi campo nel gruppo per aggiungere il tipo di informazioni corrispondente ai criteri di ricerca.

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Ampliare l'ambito di una ricerca

Dopo aver avviato una ricerca è possibile modificarne l'ambito per includere ulteriori record dello stesso tipo oppure tutti i record e gli elementi (elemento: Un elemento rappresenta un prodotto o un servizio acquistato o venduto da una società.) di Business Contact Manager per Outlook. Provare questa procedura se non si riesce a trovare un record nella posizione prevista.

Per cercare i record (elementi della cronologia comunicazioni, record Opportunità, account collegati e così via) associati a uno specifico contatto commerciale (contatto commerciale: Persona con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una società o un'organizzazione.), ad esempio, è possibile espandere la ricerca per includere automaticamente tutti i record nella ricerca, inclusi eventuali tipi di record personalizzati.

Dopo aver avviato una ricerca, utilizzare la procedura seguente per ampliarne l'ambito.

  1. Nel gruppo Ambito della scheda Cerca sulla barra multifunzione selezionare una delle opzioni seguenti:
    • Tutti i tipi di (nome record) Questa opzione estende la ricerca in modo da includere tutti i tipi di record basati sul tipo di record selezionato.
    • Tutti gli elementi di Business Contact Manager Questa opzione (Pulsante Tutti gli elementi di Business Contact Manager ) estende la ricerca in modo da includere tutti i record e gli elementi di Business Contact Manager per Outlook, inclusi gli elementi della cronologia comunicazioni.

 Nota    Gli elementi di Outlook (elemento di Outlook: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.), come appuntamenti e messaggi di posta elettronica, non vengono inclusi nei risultati di ricerca.

  1. Per tornare ai risultati di ricerca originali, fare clic su Scheda corrente sulla barra multifunzione.

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Limitare i risultati di ricerca

In qualsiasi momento durante una ricerca è possibile aggiungere criteri di ricerca per limitare ulteriormente i risultati visualizzati. È possibile aggiungere valori di ricerca praticamente per qualsiasi campo nel tipo di record selezionato.

Dopo aver avviato una ricerca, utilizzare la procedura seguente per limitarne l'ambito.

  1. Nel gruppo Limita ricerca della scheda Cerca sulla barra multifunzione selezionare una delle opzioni seguenti per aggiungere il criterio alla ricerca:
Fare clic su... Per includere nei risultati di ricerca...
Opzione Nome (l'etichetta varia a seconda dei record selezionati per la ricerca) Tutti i record che contengono il nome digitato nella casella Cerca, per intero o parzialmente.
Assegnato a e quindi fare clic su un nome nell'elenco Tutti i record assegnati al nome utente selezionato.
Campagna (solo per i record Attività di marketing) Record Attività di marketing appartenenti alle campagne con il nome digitato nella casella Campagna.

Contrassegnato

Record contrassegnati.
Fase di vendita (solo per i record Opportunità) Record Opportunità nella fase di vendita selezionata nell'elenco, ad esempio Potenziale o Con riserva.
Stato (solo per i record Attività di marketing, Progetto commerciale e Attività di progetto) Record contrassegnati con lo stato selezionato nell'elenco Stato.

Categorie

Record assegnati alla categoria selezionata nell'elenco Categorie.
Opzione Padre (l'etichetta varia a seconda dei record selezionati per la ricerca) Record collegati a un account o un progetto con il nome digitato nella casella Cerca.
Campi modulo Pulsante Campi modulo Tutti i record che contengono campi con lo stesso valore digitato nella casella Cerca per i campi selezionati nell'elenco Campi modulo.
  1. Fare clic sul pulsante Cerca per visualizzare i risultati della ricerca.

 Suggerimento    Ogni selezione effettuata nel gruppo Limita ricerca viene aggiunta come campo sotto la casella Cerca. Fino a quando la casella Cerca è evidenziata, è possibile verificare e modificare tali criteri, nonché eseguire ulteriori ricerche.

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Utilizzare le cartelle ricerche

Le Cartelle ricerche, come le schede in un'area di lavoro, rappresentano uno strumento utile per visualizzare facilmente le informazioni specifiche desiderate.

Le Business Contact Manager per Outlook cartelle ricerche (cartella ricerche: Cartella utilizzata per archiviare ricerche e condividerle con altri utenti. Viene aggiornata dinamicamente ogni volta che si ricarica la query.) vengono visualizzate nel riquadro di spostamento quando si fa clic su Posta elettronica. Fare clic su una cartella per visualizzare i record in essa contenuti.

È possibile creare e utilizzare le Cartelle ricerche nelle modalità preferite. Il loro funzionamento è simile a quello di un elenco filtrato in una scheda. Le Cartelle ricerche, tuttavia, utilizzano una quantità di potenza di elaborazione del computer notevolmente superiore rispetto alle schede, per mantenere aggiornati i dati. Le schede vengono mantenute aggiornate quando sono visibili, mentre le Cartelle ricerche vengono aggiornate costantemente, indipendentemente dal fatto che siano visualizzate o meno.

È consigliabile limitare il numero di Cartelle ricerche create e utilizzare in alternativa le schede quando occorre creare un elenco riutilizzabile. Si possono creare fino a 20 schede in ogni area di lavoro. Per ulteriori informazioni sulla creazione di schede da elenchi filtrati, vedere la selezione dedicata alla schede nell'articolo Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

Creare una cartella ricerche

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Posta elettronica.
  2. In Business Contact Manager fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle ricerche e quindi scegliere Nuova cartella ricerche.
  3. Nella finestra di dialogo Nuova cartella ricerche digitare un nome per la cartella.
  4. Fare clic sul tipo di record che si desidera includere nella cartella ricerche.

È possibile scegliere tipi di record come Contatti commerciali (contatto commerciale: Persona con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una società o un'organizzazione.), Account (account: Organizzazione o azienda con la quale si intrattengono rapporti commerciali. Nell'ambito dei servizi, ad esempio servizi di consulenza o assistenza, un account può essere rappresentato anche da un cliente.), Opportunità (opportunità: Possibilità di realizzare una vendita di prodotti o servizi a un account o un contatto commerciale.), Progetti commerciali (progetto commerciale: Progetto creato in Business Contact Manager per Outlook e composto da una o più attività di progetto.) e Attività (attività: Progetto, assegnazione o incarico personale oppure lavorativo di cui deve essere tenuta traccia durante il completamento.) di progetto oppure record della cronologia comunicazioni come Cronologia contatto commerciale, Cronologia account, Cronologia opportunità e Cronologia progetto commerciale. Le cartelle della cronologia conterranno gli elementi della cronologia comunicazioni per i tipi di record selezionati.

 Suggerimento    Se si crea una cartella con record di tipo Account o Contatto commerciale, è possibile utilizzare la cartella ricerche come elenco di destinatari per un'attività di marketing. È sufficiente selezionare i record, fare clic su Marketing nel gruppo Comunicazione e quindi fare clic sull'attività che si desidera avviare.

  1. Fare clic sul pulsante Filtro per aprire la finestra di dialogo Filtro, quindi eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Nella scheda Filtro semplice selezionare le opzioni che si desidera includere nei risultati del filtro.
  • Fare clic sulla scheda Filtro avanzato per creare una o più query per limitare ulteriormente i risultati del filtro.
  • Fare clic sulla scheda Controlla risultati per visualizzare l'elenco dei record. Deselezionare le caselle di controllo corrispondenti ai record che si desidera escludere dai risultati.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei filtri, vedere Filtrare i record in Business Contact Manager.

  1. Fare clic su OK per salvare i risultati come cartella ricerche.

La cartella verrà visualizzata nel riquadro di spostamento, sotto alla cartella Business Contact Manager folder.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010