La dimensione della cassetta postale di Microsoft Outlook aumenta man mano che si creano e si ricevono elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.). Per gestire lo spazio nella propria cassetta postale o sul server di posta elettronica in uso, può essere necessario un altro percorso in cui memorizzare, ovvero archiviare, i vecchi elementi che si ritengono importanti ma vengono utilizzati raramente. La funzionalità di archiviazione automatica gestisce tale processo di archiviazione automaticamente spostando gli elementi in un percorso di archiviazione, in un file delle cartelle personali (pst) (file delle cartelle personali (pst): File di dati utilizzato per la memorizzazione di messaggi e altri elementi nel computer. È possibile impostare un file pst come percorso di recapito predefinito per i messaggi di posta elettronica. È possibile utilizzare un file pst per organizzare gli elementi e crearne copie di backup di sicurezza.) di Outlook, ma è possibile personalizzare la maggior parte delle impostazioni predefinite in base alle proprie esigenze di archiviazione.
Nota Gli elementi nella cassetta postale dell'utente possono essere soggetti ai criteri di conservazione e di gestione dei record di messaggistica dell'organizzazione. Tali criteri potrebbero impedire agli utenti di conservare messaggi e altri record oltre un periodo di tempo specifico definito dall'organizzazione. Se applicati, tali criteri hanno la precedenza sulle impostazioni di archiviazione automatica e la funzionalità di archiviazione automatica viene rimossa dai profili di Outlook configurati per l'utilizzo di Microsoft Exchange.
Per saperne di più
Visualizzazione o modifica delle impostazioni predefinite di archiviazione automatica
Quando gli elementi scadono, ovvero superano il relativo periodo di permanenza, la funzione di archiviazione automatica li sposta dalla posizione originale in Outlook a una cartella di file di archivio. Sono inoltre disponibili alcune opzioni che consentono di eliminare gli elementi alla scadenza.
Importante Ulteriori informazioni sull'archiviazione e l'eliminazione di elementi
- Gli elementi vengono archiviati nei relativi percorsi di archiviazione, a meno che non si modifichino una o più impostazioni di archiviazione automatica, scegliendo di eliminare automaticamente gli elementi alla scadenza. Gli elementi non vengono eliminati dai relativi percorsi di archiviazione, ma possono solo essere eliminati automaticamente prima dello spostamento nei percorsi di archiviazione. Dopo l'archiviazione possono solo essere eliminati manualmente.
- Se si seleziona un'opzione che consente di eliminare gli elementi in modo permanente, gli elementi verranno eliminati automaticamente alla scadenza, senza essere archiviati. Se ad esempio si seleziona l'opzione Elimina gli elementi scaduti (solo cartelle posta elettronica), in tutte le cartelle di posta elettronica, ad esempio Posta in arrivo, Posta inviata o Bozze, verranno eliminati tutti i messaggi il cui periodo di permanenza è scaduto. Tali messaggi non verranno archiviati.
Sono previsti periodi di permanenza diversi per i diversi tipi di elementi di Outlook, ad esempio messaggi, appuntamenti e attività. I periodi di permanenza predefiniti non vengono mai modificati automaticamente, ma le relative impostazioni possono essere modificate manualmente.
Ulteriori informazioni sulla scadenza di elementi di Outlook specifici
I periodi di permanenza predefiniti per la scadenza o l'eliminazione degli elementi nelle cartelle di Outlook sono i seguenti:
| Cartella |
Periodo di permanenza |
| Posta in arrivo e Bozze |
6 mesi |
| Posta inviata e Posta eliminata |
2 mesi |
| Posta in uscita |
3 mesi |
| Calendario |
6 mesi |
| Attività |
6 mesi |
| Note |
6 mesi |
| Diario |
6 mesi |
| Contatti |
Nessuna scadenza |
Nota Il periodo di permanenza predefinito, ovvero 6 mesi, viene applicato anche alle cartelle create dall'utente che contengono lo stesso tipo di elementi delle cartelle Posta in arrivo, Calendario, Attività , Note o Diario.
L'inizio del periodo di permanenza di un elemento varia in base al tipo di elemento:
| Tipo di elemento |
Inizio del periodo di permanenza |
| Messaggio di posta elettronica |
Data/ora più recente tra quella di ricezione e quella dell'ultima operazione di modifica e salvataggio del messaggio. |
| Riunione, evento o appuntamento |
Data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio dell'elemento. Gli elementi ricorrenti non vengono archiviati automaticamente. |
| Attività |
Data di completamento o data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio dell'attività. Le attività non contrassegnate come completate non vengono archiviate automaticamente. Le attività assegnate ad altri utenti vengono archiviate solo se contrassegnate come completate. |
| Nota |
Data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio della nota. |
| Voce di diario |
Data di creazione della voce di diario o data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio. |
| Contatto |
I contatti non vengono archiviati per impostazione predefinita, ma possono essere archiviati manualmente. |
Al primo avvio di Outlook l'archiviazione automatica è attivata per impostazione predefinita e viene eseguita ogni 14 giorni. È possibile modificare la frequenza con cui viene eseguita l'archiviazione automatica, specificare il file di dati di Outlook (con estensione pst) in cui memorizzare gli elementi archiviati e specificare quando archiviare automaticamente gli elementi delle cartelle di Outlook.
- Scegliere Opzioni dal menu Strumenti e quindi fare clic sulla scheda Altro.
- Fare clic su Archiviazione automatica.
Nota Le schede disponibili nella finestra di dialogo Opzioni variano a seconda delle impostazioni del computer e dei componenti aggiuntivi installati.
- Selezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni n giorni e quindi specificare la frequenza con cui eseguire l'archiviazione automatica.
- Selezionare le opzioni desiderate.
Fare clic qui per ottenere ulteriori informazioni sulle impostazioni di archiviazione automatica e sulle opzioni da 1 a 9 nella figura seguente.
Archivia automaticamente ogni Specificare la frequenza con cui si desidera eseguire l'archiviazione automatica. L'archiviazione di molti elementi contemporaneamente potrebbe ridurre le prestazioni del computer. È pertanto consigliabile specificare un periodo di tempo che consenta di abbreviare il processo di archiviazione automatica. Determinare il numero di elementi normalmente ricevuto in un periodo di tempo specifico e modificare l'intervallo di tempo di conseguenza.
Avvisa prima di archiviare automaticamente Selezionare questa opzione se si desidera che il sistema visualizzi un promemoria prima di iniziare l'archiviazione automatica degli elementi di Outlook. Quando viene visualizzato il messaggio, è possibile fare clic su
No per annullare la sessione di archiviazione automatica.
Elimina gli elementi scaduti (solo cartelle posta elettronica) Questa opzione non è selezionata per impostazione predefinita. È possibile scegliere di eliminare i messaggi di posta elettronica allo scadere del relativo periodo di permanenza. Il periodo predefinito per gli elementi delle cartelle Bozze e Posta in arrivo è 6 mesi, mentre per la cartella Posta inviata è 3 mesi. È tuttavia possibile modificare tali periodi utilizzando l'opzione
Elimina gli elementi dopo.
Archivia o elimina i vecchi elementi Selezionare questa opzione se si desidera eliminare automaticamente alcuni o tutti gli elementi alla scadenza. Tale opzione attiva altre opzioni che consentono di specificare gli elementi da archiviare e quelli da eliminare al termine del periodo di permanenza. Selezionare quindi le ulteriori impostazioni da applicare sia all'archiviazione che alla scadenza.
Nota Nella finestra di dialogo Archiviazione automatica il termine "cartelle" si riferisce alle principali aree di funzionalità di Outlook, ad esempio le cartelle Calendario e Attività, e alle singole cartelle di posta elettronica. Gli elementi del Calendario e delle attività vengono infatti memorizzati rispettivamente nelle cartelle Calendario e Attività.
Mostra cartella archivi nell'elenco delle cartelle Selezionare questa opzione se si desidera visualizzare le cartelle di archivio insieme alle altre cartelle di lavoro nel riquadro di spostamento. Nella cartella di archivio
principale è possibile aprire le sottocartelle e visualizzare gli elementi archiviati. Durante la visualizzazione degli elementi archiviati è possibile verificare che siano stati archiviati gli elementi corretti, nonché trascinare nelle cartelle di lavoro gli elementi che è necessario recuperare.
Elimina gli elementi dopo Specificare l'impostazione predefinita per l'intervallo di tempo, espresso in giorni, settimane o mesi, dopo il quale si desidera che gli elementi vengano archiviati. È possibile impostare un periodo compreso tra un giorno e un massimo di 60 mesi. Per eliminazione non si intende la rimozione degli elementi ma la loro archiviazione, o memorizzazione, a meno che per le cartelle non sia stata specificata l'effettiva eliminazione in un'altra area della finestra.
Sposta i vecchi elementi in L'impostazione predefinita per questo percorso varia a seconda che il computer in uso esegua Microsoft Windows Vista o Windows XP.
In Windows Vista: C:\Utenti\utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
In Windows XP: C:\Documents and Settings\utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Se si desidera impostare un'altra destinazione per gli elementi archiviati, è possibile individuare e selezionare un percorso diverso. Gli elementi verranno spostati in tale percorso allo scadere del periodo di permanenza.
Nota Gli elementi archiviati nel percorso personalizzato non verranno eliminati a meno che l'utente non apra le cartelle e li elimini manualmente.
Elimina permanentemente i vecchi elementi Questa opzione consente di eliminare immediatamente gli elementi scaduti anziché spostarli nel percorso predefinito, in un'altra cartella specificata dall'utente o nella cartella Posta eliminata.
Applica ora a tutte le cartelle Questo pulsante consente di applicare a tutte le cartelle le impostazioni di archiviazione automatica, incluse le modifiche apportate. Per specificare impostazioni diverse per una o più cartelle, non utilizzare questo pulsante, ma seguire le istruzioni visualizzate sotto il pulsante, che illustrano come specificare le impostazioni di archiviazione automatica per le singole cartelle. Tali istruzioni sono riportate anche nella sezione "Modifica delle impostazioni di archiviazione automatica per una singola cartella". Le modifiche apportate a cartelle specifiche vengono applicate solo a tali cartelle.
Informazioni sui criteri di conservazione All'interno dell'organizzazione un amministratore di sistema può impostare criteri di conservazione che determinano i tempi e le modalità di archiviazione automatica degli elementi della cassetta postale. È possibile visualizzare tali criteri utilizzando questo pulsante, ma per modificarli è necessario disporre delle autorizzazioni appropriate.
- Scegliere OK.
Note
- Se si modifica il file di archivio indicato in Sposta i vecchi elementi in, il nuovo file verrà utilizzato a ogni esecuzione dell'archiviazione automatica.
- Impostare prima le opzioni predefinite per tutte le cartelle e quindi personalizzare le impostazioni per le singole cartelle, per evitare di modificare accidentalmente le impostazioni predefinite.
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Modifica delle impostazioni di archiviazione automatica per una singola cartella
- Nell'elenco delle cartelle visualizzato nel riquadro di spostamento (riquadro di spostamento: Colonna che consente di accedere alle cartelle utilizzate per organizzare le informazioni dell'utente. Facendo clic su una cartella è possibile visualizzare gli elementi contenuti. Include inoltre la sezione Cartelle preferite e pulsanti che consentono di spostarsi tra Posta elettronica, Calendario, Attività e altre visualizzazioni.) fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella desiderata e quindi scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida.
- Fare clic sulla scheda Archiviazione automatica.
- Selezionare le opzioni desiderate.
Nota Per ulteriori informazioni sulle impostazioni, vedere il passaggio 4 nella sezione "Visualizzazione o modifica delle impostazioni predefinite di archiviazione automatica".
- Scegliere OK.
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