Accedere ai contatti commerciali in remoto: utilizzare la sincronizzazione in Business Contact Manager

Se si utilizza Outlook in un dispositivo mobile o si esegue l'accesso a Office Outlook Web Access (OWA) per controllare i messaggi di posta elettronica, si è già consapevoli dell'importanza di poter accedere facilmente a informazioni personali e commerciali quando si è lontani dal computer. Ora è possibile utilizzare un cellulare, OWA, un account Windows Live o un sito di SharePoint per accedere ai propri contatti commerciali (contatto commerciale: Persona con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una società o un'organizzazione.) di Business Contact Manager per Outlook  nello stesso modo in cui si accede ai propri contatti di Outlook, Windows Live o SharePoint.

In questo articolo viene descritto come configurare e utilizzare la sincronizzazione per accedere ai propri contatti commerciali via Internet, come utilizzare in remoto i record (record: Modulo Account, Opportunità o Contatto commerciale completato. Il record include informazioni sull'account, l'opportunità o il contatto commerciale oltre ad altri record ed elementi della cronologia collegati.) dei contatti commerciali, come interrompere la sincronizzazione e i risultati del passaggio a un diverso database mentre è attivata la sincronizzazione.

Per informazioni su come rendere i dati commerciali sempre accessibili, vedere Lavorare offline con Business Contact Manager.

Contenuto dell'articolo


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Perché sincronizzare i contatti commerciali

Quando si esegue la sincronizzazione, o il "mirroring", dei contatti commerciali di Business Contact Manager per Outlook, è possibile accedere in remoto ai contatti commerciali, insieme agli altri propri elenchi di contatti. Se ad esempio si sta pianificando un viaggio di lavoro per presentare un nuovo prodotto ai clienti ed è necessario accedere via Internet alle informazioni sui clienti, così come si accede in remoto agli altri propri contatti, è possibile impostare i contatti commerciali per la sincronizzazione.

 Nota   Se è necessario rendere tutti i dati commerciali sempre accessibili, non solo le informazioni sui contatti commerciali, vedere Lavorare offline con Business Contact Manager.

Per impostare l'accesso remoto per i contatti commerciali, è sufficiente scegliere il tipo di cartella Contatti di Outlook che si utilizza con OWA o tramite un dispositivo mobile quando si è lontani dall'ufficio. Le cartelle tra cui è possibile scegliere in Outlook includono i contatti di Outlook, i contatti di Windows Live o i contatti di SharePoint, nonché qualsiasi cartella di contatti personalizzata eventualmente creata.

Funzionamento della sincronizzazione

Tramite il processo di sincronizzazione, i contatti commerciali vengono copiati nella cartella Contatti di Outlook selezionata. Entrambi i tipi di record vengono visualizzati nell'elenco dei contatti visualizzato quando si è lontani dall'ufficio. I record dei contatti commerciali sono contrassegnati da un'icona "Contatto commerciale"  Icona Contatto commerciale Sarà quindi possibile accedere ai record dei contatti commerciali via Internet, nello stesso modo in cui si accede ai proprio contatti di Outlook.

Attraverso la sincronizzazione vengono aggiornati i record nel database di Business Contact Manager (database di Business Contact Manager: Database nel quale vengono archiviate informazioni su account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e altri elementi.) con qualsiasi modifica apportata ai record sincronizzati via Internet e vengono aggiornati i record sincronizzati con qualsiasi modifica apportata ai record nel database. Tutti gli aggiornamenti sono eseguiti in background e non interferiscono con le attività dell'utente.

 Nota   Quando si interrompe la sincronizzazione dei contatti commerciali, questi vengono automaticamente rimossi da Outlook, SharePoint, Windows Live o dalle altre cartelle di contatti sincronizzate.

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Esempio: viaggio di lavoro

Durante un viaggio di lavoro, si visita un cliente e si apprende che il responsabile degli acquisti, Davide Ruspini, ha lasciato l'azienda e che è stato sostituito da un nuovo responsabile degli acquisti, Giuseppe Russo. Si desidera eliminare il record di Davide dai contatti commerciali e creare un nuovo record per Giuseppe. È possibile eseguire l'accesso a OWA, fare clic sul record di Davide ed eliminarlo. È quindi possibile fare clic su Nuovo, immettere le informazioni su Giuseppe e salvare il nuovo record.

In pochi minuti, le modifiche vengono copiate in Outlook nel proprio computer dell'ufficio. Davide Ruspini viene eliminato dalla cartella Contatti di Outlook e il relativo record viene spostato nella cartella Posta eliminata in Business Contact Manager per Outlook. Giuseppe Russo viene aggiunto alla cartella Contatti di Outlook, ma il relativo record è solo un contatto di Outlook. Solo i record di contatti commerciali esistenti vengono sincronizzati. Non è possibile creare nuovi record di contatti commerciali via Internet.

Al termine del viaggio, è possibile impostare Giuseppe Russo come contatto commerciale, attenendosi alla procedura descritta nella sezione Creare record di Business Contact Manager da record di contatti in questo articolo.

Se è necessario avere a disposizione tutti i record commerciali durante i viaggi di lavoro, è possibile configurare il database in modo da renderlo disponibile in un computer portatile da portare con sé. Per informazioni su come rendere sempre accessibili tutti i dati commerciali, vedere Lavorare offline con Business Contact Manager.

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Rendere i contatti commerciali accessibili via Internet

Per essere in grado di utilizzare le informazioni sui contatti commerciali ovunque ci si trovi, è possibile spostare o copiare i singoli record dei contatti commerciali nella cartella che si utilizza per accedere in remoto ai contatti, ma in questo caso si perderebbero i dati associati ai record in Business Contact Manager per Outlook e i vantaggi della sincronizzazione. Ogni volta che viene apportata una modifica a un record, sarebbe necessario apportare manualmente la stessa modifica alla copia del record, nel database o nei propri record su Internet.

È invece possibile aggiungere i contatti commerciali alla cartella Contatti di Outlook, in modo da renderli disponibili su Internet, quando si utilizza OWA o un dispositivo mobile. Quando la sincronizzazione dei contatti commerciali è attivata, è possibile aggiornare il record di un contatto in una posizione e le modifiche vengono automaticamente apportate nell'altra copia del record, nel database o su Internet.

La funzionalità di sincronizzazione dei contatti commerciali copia i contatti commerciali nel tipo selezionato di cartella Contatti di Outlook e mantiene i record originali nel database di Business Contact Manager. Le informazioni in entrambe le copie dei record dei contatti commerciali vengono sincronizzate automaticamente, indipendentemente da come si accede ai record.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Backstage Pulsante Microsoft Backstage.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  2. Fare clic su Sincronizza e quindi su Avvia sincronizzazione contatti commerciali.
  3. Nella finestra di dialogo Impostazioni di sincronizzazione scegliere il tipo di cartella Contatti di Outlook in cui copiare i contatti commerciali.

Le opzioni che è possibile scegliere variano a seconda dei programmi o delle applicazioni Web che si utilizzano per accedere ai dati in remoto. Per informazioni su come scegliere una cartella, vedere Scegliere una cartella di sincronizzazione in questo articolo.

  1. Se si desidera che i contatti commerciali vengano archiviati in una categoria specifica della cartella Contatti di Outlook, lasciare selezionata la casella di controllo Categoria e quindi fare clic sulla categoria desiderata. In caso contrario, deselezionare la casella di controllo.
  2. Fare clic su OK.

I contatti commerciali vengono copiati nella cartella Contatti selezionata e sono automaticamente mantenuti sincronizzati tra le due cartelle.

I record (record: Modulo Account, Opportunità o Contatto commerciale completato. Il record include informazioni sull'account, l'opportunità o il contatto commerciale oltre ad altri record ed elementi della cronologia collegati.) di contatti commerciali sono contrassegnati da un'icona "Contatto commerciale"  Icona Contatto commerciale  per distinguerli dai contatti di Outlook.

 Nota   Quando si interrompe la sincronizzazione dei contatti commerciali, questi vengono automaticamente rimossi dalla cartella Contatti di Outlook.

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Scegliere una cartella di sincronizzazione

Quando si avvia il processo di sincronizzazione, viene richiesto di scegliere una cartella che conterrà la copia dei record di contatti commerciali. Questa è la cartella che già si utilizza per accedere ai contatti da un portatile o un dispositivo mobile quando si è lontani dall'ufficio.

 Nota   Se si utilizza un dispositivo mobile, questo deve essere configurato per la sincronizzazione dei contatti di Outlook.

Le cartelle disponibili nella finestra di dialogo Impostazioni di sincronizzazione dipendono dai programmi o dalle applicazioni Web che si utilizzano per l'accesso ai dati in remoto e dalle impostazioni di Outlook. Le cartelle Contatti di Outlook possono includere file PST, file OST, Windows Live Contacts o contatti di SharePoint.

Di seguito sono riportati i tipi di cartelle di contatti che possono essere utilizzati per sincronizzare i contatti commerciali:

  • Account di Microsoft Exchange     Fare clic su questa opzione se si accede alla posta elettronica utilizzando un account di Microsoft Exchange Server 2010. I contatti commerciali verranno copiati nella stessa cartella utilizzata per i contatti di Outlook.
  • File di dati di Outlook (pst)     Fare clic su questa opzione se si desidera copiare i contatti commerciali nella stessa cartella utilizzata per accedere ai contatti di Outlook. È possibile utilizzare questa opzione se si accede ai contatti dal cellulare o tramite account Exchange, POP o altri account di posta Internet.
  • Account Windows Live     Fare clic su questa opzione per sincronizzare i contatti commerciali con Windows Live Contacts se si accede a Windows Live Contacts in un computer remoto o un dispositivo mobile.
  • Elenco contatti di SharePoint     Fare clic su questa opzione se si utilizza SharePoint e si dispone di un elenco di contatti nel sito di SharePoint a cui si accede. I contatti commerciali verranno sincronizzati con l'elenco di contatti di SharePoint.
  • Altra cartella di contatti     Fare clic su questa opzione se è stata creata un'altra cartella di contatti di Outlook che si desidera utilizzare per la sincronizzazione dei contatti commerciali.


 Note 

  • È possibile sincronizzare un solo account di posta elettronica e un solo tipo di cartella di contatti alla volta.
  • Se si utilizza un dispositivo mobile, questo deve essere configurato per la sincronizzazione dei contatti.

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Modificare la cartella di sincronizzazione dei contatti commerciali

È possibile sincronizzare i record dei contatti commerciali con una sola cartella alla volta. Tuttavia, è possibile modificare la cartella ogni volta che è necessario, anche se si sta già eseguendo la sincronizzazione con una cartella differente. Per cambiare la cartella, modificare le impostazioni di sincronizzazione.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Backstage Pulsante Microsoft Backstage.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  2. Fare clic su Sincronizza e quindi eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Se si sta eseguendo la sincronizzazione dei contatti commerciali con una cartella, fare clic su Modifica impostazioni.
    • Se non si sta eseguendo la sincronizzazione dei contatti commerciali, fare clic su Avvia sincronizzazione contatti commerciali.
  3. Nella finestra di dialogo Impostazioni di sincronizzazione fare clic su una cartella di contatti.

Per informazioni sulle opzioni disponibili, vedere Scegliere una cartella di sincronizzazione in questo articolo.

  1. Se si desidera che i contatti commerciali vengano archiviati in una categoria specifica della cartella Contatti di Outlook, lasciare selezionata la casella di controllo Categoria e quindi fare clic sulla categoria desiderata. In caso contrario, deselezionare la casella di controllo.
  2. Fare clic su OK.

 Nota   Quando si sceglie una cartella diversa, tutti i contatti commerciali sincronizzati vengono rimossi dalla cartella precedente.

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Interrompere la sincronizzazione dei contatti commerciali

Benché la sincronizzazione sia una funzionalità molto utile che potrebbe essere utilizzata costantemente, è possibile interrompere il processo facilmente, ad esempio se non si prevede di effettuare altri viaggi di lavoro o non è più necessario l'accesso via Internet ai contatti commerciali.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Backstage Pulsante Microsoft Backstage.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  2. Fare clic su Sincronizza e quindi su Interrompi sincronizzazione contatti commerciali.

Tutti i record di contatti commerciali sincronizzati verranno rimossi dalla cartella dei contatti.

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Creare record di Business Contact Manager da record di contatti

Solo i record basati su contatti commerciali nel database di Business Contact Manager vengono sincronizzati. Quando la sincronizzazione è attivata, qualsiasi nuovo contatto creato nella cartella dei contatti sincronizzati verrà visualizzato come contatto di Outlook, a meno che il contatto non venga anche copiato o spostato in Business Contact Manager per Outlook.

È possibile aggiungere i contatti come qualsiasi record di tipo Account o Contatto commerciale, inclusi i tipi di record personalizzati che sono stati creati.

 Nota   Se si sposta un contatto di Outlook in Business Contact Manager per Outlook come un record Account, non è più possibile sincronizzare tale record per l'utilizzo via Internet.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Contatti.
  2. Fare clic sul contatto che si desidera copiare o spostare in Business Contact Manager per Outlook.
  3. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione fare clic su Crea record.
  4. Eseguire una delle operazioni seguenti per scegliere il tipo di record che si desidera creare:
    • Fare clic su Copia in Business Contact Manager e quindi sul tipo di record.
    • Fare clic su Sposta in Business Contact Manager e quindi sul tipo di record.

Il record verrà creato automaticamente. Per visualizzare un record in Business Contact Manager per Outlook, nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

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Effetti sulla sincronizzazione del passaggio a un diverso database

In Business Contact Manager per Outlook è possibile utilizzare un solo database alla volta.

Se è necessario passare a un diverso database, è possibile farlo, anche quando è attivata la sincronizzazione dei contatti commerciali. Quando si sceglie un nuovo database, verrà richiesto come si desidera gestire i record sincronizzati dal database che si sta chiudendo. Scegliere una delle opzioni seguenti:

  • Mantieni in contatti di Outlook. Fare clic su questa opzione per mantenere nella cartella dei contatti di Outlook i contatti sincronizzati esistenti in precedenza. Questi record di contatti continueranno a essere disponibili nella cartella Contatti e verranno contrassegnati dall'icona "Contatto commerciale". Non verranno visualizzati nell'elenco di contatti commerciali nel nuovo database a meno che non li si aggiunga. Non verrà apportata alcuna modifica ai record nel database precedente.

Se si sceglie questa opzione, è possibile eliminare in un secondo momento i contatti sincronizzati dalla cartella Contatti di Outlook, utilizzando la procedura descritta nella sezione Rimuovere contatti commerciali sincronizzati importati da un diverso database di questo articolo.

  • Elimina da contatti di Outlook. Fare clic su questa opzione per eliminare i contatti commerciali sincronizzati dalla cartella Contatti di Outlook. Non verrà apportata alcuna modifica ai contatti commerciali nel database precedente.
  • Importa nel database corrente di Business Contact Manager. Fare clic su questa opzione per aggiungere tutti i contatti commerciali sincronizzati esistenti in precedenza nel nuovo database di contatti commerciali. Le modifiche apportate ai contatti commerciali non avranno effetto sui record nel database precedente.

 Nota   Se si sceglie di eseguire l'importazione, i contatti commerciali sincronizzati non vengono eliminati dalla cartella Contatti di Outlook.

Finestra di dialogo Sincronizzazione contatti commerciali

La sincronizzazione viene attivata automaticamente per il nuovo database.

Per informazioni su come passare a un diverso database, vedere Creare o selezionare un nuovo database di Business Contact Manager.

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Passare a un diverso database durante la sincronizzazione dei contatti commerciali

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Backstage Pulsante Microsoft Backstage.
  1. Nella scheda Business Contact Manager fare clic su Gestisci database e quindi sull'opzione desiderata per il database.
  2. Attenersi alla procedura descritta in Creare o selezionare un nuovo database di Business Contact Manager per eseguire la connessione a un nuovo database.
  3. Se la cartella Contatti contiene già contatti commerciali sincronizzati da un diverso database di Business Contact Manager, verrà visualizzata la finestra di dialogo Sincronizzazione contatti commerciali. Fare clic su una delle opzioni seguenti:
    • Mantieni in contatti di Outlook
    • Elimina da contatti di Outlook
    • Importa nel database corrente di Business Contact Manager
  4. Fare clic su OK.

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Rimuovere contatti commerciali sincronizzati importati da un diverso database

Se è stata eseguita l'importazione dei contatti commerciali dal database precedente, si potrebbe rilevare la presenza di record di contatti commerciali estranei. Per rimuovere i record, utilizzare la procedura seguente.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Backstage Pulsante Microsoft Backstage.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  2. Fare clic su Sincronizza e quindi su Rimuovi contatti eliminati da Outlook.

I contatti eliminati verranno rimossi dal database.

 
 
Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010