Le regole (regola: Una o più azioni eseguite automaticamente sui messaggi di posta elettronica e le convocazioni di riunioni che soddisfano determinate condizioni, insieme a eventuali eccezioni di tali condizioni. Le regole vengono anche definite filtri.) consentono di gestire i messaggi di posta elettronica tramite l'esecuzione di azioni sui messaggi che soddisfano uno specifico insieme di condizioni. Le regole create vengono applicate alla ricezione di un messaggio nella Posta in arrivo o all'invio di un messaggio. È ad esempio possibile eseguire automaticamente le operazioni seguenti:
- Inoltro al responsabile di tutti i messaggi inviati da Federica Costa ricevuti nella cartella Posta in arrivo.
- Assegnazione della categoria Vendite a tutti i messaggi inviati in cui la parola "vendite" è riportata nella casella Oggetto.
- Aggiunta di un contrassegno a tutte le convocazioni di riunione o agli aggiornamenti delle riunioni ricevuti dal responsabile.
Le regole possono essere suddivise in due categorie generali: notifica e organizzazione. Le regole di notifica consentono di essere avvisati alla ricezione di un determinato messaggio. È ad esempio possibile creare una regola tramite la quale i messaggi di posta elettronica ricevuti da un familiare vengono inviati al telefono cellulare. Le regole di organizzazione consentono di eseguire una o più azioni su un messaggio. È ad esempio possibile creare una regola tramite la quale determinati messaggi vengono spostati in una cartella oppure contrassegnati per il completamento in un giorno specifico.
È possibile attivare una o più regole manualmente, per applicarle selettivamente a messaggi che si trovano già nella cartella Posta in arrivo o in un'altra cartella.
In alcuni casi è possibile aggiungere delle eccezioni alle regole, ad esempio se un messaggio è contrassegnato per il completamento o con un livello di priorità alta. Una regola non viene applicata a un messaggio in cui è contenuta una qualsiasi delle eccezioni specificate.
Regole basate sul server e regole solo client
Conferme di recapito, risposte di voto e avvisi di fuori sede
Le conferme di recapito, le conferme di lettura, le risposte di voto e gli avvisi di fuori sede vengono considerati come messaggi. Se ad esempio si crea una regola per spostare tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) con la parola "riunione" nella casella Oggetto, le conferme di recapito, le risposte di voto e i messaggi di fuori sede che soddisfano questa condizione verranno spostati.
Nota Se una risposta di voto viene spostata all'esterno della cartella Posta in arrivo, non verrà automaticamente tenuta traccia di tale risposta nel messaggio originale.
Convocazioni di riunioni, richieste di attività e documenti
Le convocazioni di riunioni, le richieste di attività e i documenti vengono considerati come messaggi. Se ad esempio si crea una regola per spostare tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) con la parola "riunione" nella casella Oggetto, le convocazioni di riunioni o le richieste di attività che soddisfano questa condizione verranno spostate. Quando si creano regole per questi tipi di elementi è tuttavia necessario tenere presenti le seguenti limitazioni:
- Gli elementi spostati in una cartella non di posta potrebbero non funzionare come previsto. Se si sposta ad esempio un messaggio nella cartella Calendario, non verrà creato un nuovo appuntamento.
- Se una convocazione di riunione o una risposta a una richiesta di attività viene spostata nella cartella Posta eliminata mediante una regola, la registrazione dell'elemento originale non verrà aggiornata.
- Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non verrà aggiunta al Calendario.
- Le regole relative ai messaggi inviati non vengono applicate alle richieste di attività e alle convocazioni di riunione.
