Imparare a utilizzare Microsoft Office OneNote 2007 offre un grande vantaggio: si scopriranno molti tasti di scelta rapida e molte tecniche per lavorare in modo più facile e veloce. In questo articolo vengono illustrati alcuni dei più utili suggerimenti per risparmiare tempo, raccolti dagli utenti di OneNote. Questi suggerimenti consentono di scoprire e di utilizzare svariate funzionalità preziose di OneNote, che forse non tutti conoscono.

• Suggerimenti per iniziare a utilizzare OneNote

• Suggerimenti per prendere note

• Suggerimenti per formattare le note

• Suggerimenti per organizzare ed eseguire ricerche nelle note

• Suggerimenti per condividere le note

• Suggerimenti per eseguire la ricerca con OneNote

• Suggerimenti per proteggere le note personali

• Suggerimenti per personalizzare OneNote 2007

Suggerimenti per iniziare a utilizzare OneNote

• Per ingrandire l'area riservata alle note su uno schermo piccolo, è possibile nascondere i titoli delle linguette delle pagine facendo clic sulla freccia Comprimi linguette delle pagine nella colonna delle linguette.
• Per ingrandire al massimo l'area disponibile mentre si prendono le note, premere F11 per utilizzare OneNote nella visualizzazione Pagina intera. Per uscire dalla visualizzazione Pagina intera, premere di nuovo F11.
• Per impostazione predefinita, le linguette delle pagine sono visualizzate sul lato destro del blocco appunti. Per spostarle sul lato sinistro, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi accedere alla categoria Visualizzazione della finestra di dialogo Opzioni e selezionare la casella di controllo Linguette delle pagine a sinistra.
• Per cambiare il colore predefinito applicato a nuova sezione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta della sezione nella parte superiore della pagina, scegliere Colore sezione dal menu di scelta rapida, quindi fare clic sul colore da applicare. Se non si desidera associare alcun colore alla sezione, fare clic su Nessuno.
• Per modificare la configurazione di OneNote, è possibile personalizzare qualsiasi elemento dei menu e delle barre degli strumenti: è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse su una barra degli strumenti, quindi scegliere Personalizza dal menu di scelta rapida.
• Se si dispone di un microfono e di una webcam, è opportuno eseguire l'Ottimizzazione guidata prima di qualsiasi tentativo di registrazione delle note audio e video. A tale scopo, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi selezionare Audio e video nella finestra di dialogo Opzioni, infine fare clic su Ottimizzazione guidata.
• Se si dispone di uno Smartphone o di un Pocket PC basato su Microsoft Windows Mobile, è possibile installare OneNote Mobile e sincronizzare le note tra il computer e lo Smartphone. Collegare il dispositivo mobile al computer mentre sono in esecuzione OneNote 2007 e Microsoft ActiveSync. Quando viene chiesto, scegliere di installare OneNote Mobile oppure procedere all'installazione manuale in seguito attenendosi alla seguente procedura: scegliere Opzioni dal menu Strumenti, selezionare OneNote Mobile nella finestra di dialogo Opzioni, quindi fare clic su Installa OneNote Mobile.
• Per visualizzare un elenco di utili tasti di scelta rapida che consentono di accedere in modo più facile e rapido agli strumenti, ai comandi e alle finestre di dialogo di OneNote, scegliere Scelte rapide da tastiera dal menu ?.

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Suggerimenti per prendere note

• Quando testo ed elementi grafici vengono copiati e incollati da una pagina Web a una pagina nel blocco appunti, può accadere che venga modificata la formattazione. In tal caso, provare ad acquisire le informazioni in un ritaglio di schermata. Scegliere Ritaglio schermata dal menu Inserisci, quindi trascinare il puntatore per creare una selezione rettangolare attorno al contenuto sullo schermo che si desidera acquisire.
• È possibile risparmiare tempo creando voci della correzione automatica per le parole e le frasi che vengono digitate più di frequente. In questo modo, quando viene digitata in una pagina di OneNote, la forma breve del testo della correzione automatica verrà sostituita automaticamente con il testo completo specificato. Scegliere Opzioni correzione automatica dal menu Strumenti, quindi digitare una parola o una frase che si desidera sostituire automaticamente nella casella Sostituisci, infine digitare il testo sostitutivo nella casella Con.
• Per visualizzare la data e l'ora dell'ultima modifica o dell'ultimo aggiornamento di un blocco di note, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'indicatore di paragrafo che precede il testo in qualsiasi contenitore di note. Nelle ultime due voci nel menu di scelta rapida verranno visualizzati la data e l'ora e l'autore dell'ultima modifica apportata.
• Per spostare un elemento, ad esempio un blocco di testo o un'immagine, in modo da visualizzarlo sopra o sotto un'altro elemento della pagina, tenere premuto ALT mentre si sposta l'elemento.
• Per rimuovere rapidamente un contrassegno nota, posizionare il cursore nel testo contrassegnato, quindi premere i tasti di scelta rapida del contrassegno nota (da CTRL+1 a CTRL+9). È inoltre possibile utilizzare questi tasti di scelta rapida per selezionare o deselezionare rapidamente un contrassegno nota Da fare.
• Per nascondere le note già contrassegnate per il completamento e segnate come completate, selezionare la casella di controllo Mostra solo elementi non selezionati nel riquadro attività Riepilogo contrassegni.
• La procedura per modificare i modelli inclusi in OneNote e creare una struttura personalizzata è molto semplice. Innanzitutto è necessario applicare un modello esistente a una nuova pagina vuota, infine aggiungere o modificare gli elementi desiderati. A questo scopo, scegliere Modelli dal menu Formato, quindi fare clic su Salva pagina corrente come modello nel riquadro attività Modelli.

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Suggerimenti per formattare le note

• Per creare rapidamente un elenco numerato, digitare 1. seguito da uno spazio, digitare la voce dell'elenco, quindi premere INVIO. La successiva riga di testo inizierà automaticamente con il numero 2.
• Per creare rapidamente un elenco puntato, digitare un asterisco (*) seguito da uno spazio, digitare la voce dell'elenco, quindi premere INVIO. L'asterisco diventerà un punto elenco e la riga di testo successiva inizierà automaticamente con un altro punto.
• Se, in un elenco puntato, si desidera iniziare un nuovo paragrafo nello stesso punto elenco, senza creare un'altra voce, premere MAIUSC+INVIO.
• Per attivare o disattivare un elenco numerato, premere CTRL+BARRA (/). Per attivare o disattivare un elenco puntato, premere CTRL+PUNTO.
• Per aumentare o ridurre rapidamente il rientro per una riga di testo, posizionare il cursore davanti al testo da riposizionare, quindi premere ALT+MAIUSC+freccia DESTRA per aumentare il rientro o ALT+MAIUSC+freccia SINISTRA per ridurlo.
• Per creare un collegamento ipertestuale a un'altra pagina del blocco appunti, aprire la sezione del blocco appunti contenente la pagina a cui si desidera creare il collegamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta della pagina nel margine, scegliere Copia collegamento ipertestuale a questa pagina, quindi incollare il collegamento ipertestuale nel punto delle note in cui si desidera che venga visualizzato.
• Per creare un collegamento ipertestuale a un'altra sezione del blocco appunti, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta della sezione alla quale si desidera creare il collegamento, scegliere Copia collegamento ipertestuale a questa sezione, quindi incollare il collegamento ipertestuale nel punto delle note in cui si desidera visualizzarlo.
• Per creare un collegamento ipertestuale a un altro blocco appunti di OneNote sul computer, sulla barra di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del blocco appunti a cui si desidera creare il collegamento, scegliere Copia collegamento ipertestuale a questo blocco appunti, quindi incollare il collegamento ipertestuale nel punto delle note in cui si desidera visualizzarlo.
• Per creare un collegamento ipertestuale a un sito Web il cui URL contiene degli spazi, racchiuderlo in parentesi acute (< >), ad esempio <http://wide world importers>.
• Per creare un collegamento ipertestuale a un indirizzo di posta elettronica, digitare mailto: seguito dall'indirizzo di posta elettronica, ad esempio mailto:prova@example.com.
• Per creare un collegamento ipertestuale a un documento sul computer, digitare file:// seguito dal percorso e dal nome del file, ad esempio file://C:\Documenti\Curriculum.doc. Se il nome file contiene degli spazi, digitare una parentesi angolare all'inizio e alla fine del percorso, ad esempio <file://C:\Documenti\Curriculum personale.doc>.

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Suggerimenti per organizzare ed eseguire ricerche nelle note

• Per ridisporre le linguette delle pagine sul lato della pagina corrente in qualsiasi blocco appunti, trascinale nella nuova posizione.
• Per ridisporre le linguette delle sezioni nella parte superiore di qualsiasi blocco appunti, trascinarle nella nuova posizione.
• Per ridisporre i blocchi appunti sulla barra di spostamento, trascinarli nella nuova posizione.
• Per eseguire più rapidamente una ricerca nelle note, è possibile installare lo strumento per la ricerca immediata. A questo scopo, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, selezionare la categoria Altro nella finestra di dialogo Opzioni, quindi fare clic su Installa ricerca immediata.
• Dopo avere eseguito la ricerca nelle note, premere INVIO per spostarsi tra i risultati della ricerca.

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Suggerimenti per condividere le note

• Prima di condividere le note, è consigliabile correggere eventuali errori di ortografia. Premere F7 per aprire il riquadro attività Controllo ortografia e iniziare il controllo ortografico. Se il riquadro attività è già aperto, fare clic su Inizia controllo ortografia.
• Per mantenere invariato l'aspetto delle note contenenti una formattazione particolare o complessa (ad esempio diagrammi, contenitori di note sovrapposti o note con svariate annotazioni scritte a mano) e condividerle con utenti che non dispongono di OneNote, è possibile salvare le note come pagina Web. Scegliere Pubblica pagine dal menu File. Nella finestra di dialogo Pubblica scegliere Pagina Web in file unico (pubblica una copia) (*.mht) nell'elenco Tipo file. Dopo avere creato il file, è possibile inviarlo tramite posta elettronica, copiarlo in un percorso di rete condiviso o pubblicarlo su un sito Web.
• Per inviare rapidamente le note a un altro utente in un messaggio di posta elettronica, selezionare una o più pagine di note facendo clic sulle relative linguette. Fare quindi clic su Posta elettronica sulla barra degli strumenti Standard, infine digitare le informazioni appropriate nelle caselle A, Cc e Ccn. Se necessario, modificare l'Oggetto del messaggio di posta elettronica e aggiungere eventuali commenti per il destinatario nella casella Introduzione. In caso di ripensamenti prima dell'invio del messaggio, fare nuovamente clic su Posta elettronica sulla barra degli strumenti Standard per annullare il messaggio e tornare alle note.
• Se si inviano spesso le note ad altri utenti tramite posta elettronica, è possibile aggiungere una firma di posta elettronica alle note. Le firme consentono di identificare l'oggetto o l'origine delle note, ad esempio il nome o le informazioni sul contatto. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti selezionare la categoria Invio posta elettronica nella finestra di dialogo Opzioni, selezionare la casella di controllo Aggiungi la seguente firma ai messaggi di posta elettronica e alle pagine Web creati in OneNote, infine immettere il testo che si desidera includere nel piè di pagina delle note in OneNote.
• Per condividere rapidamente i propri modelli personalizzati con altri utenti di OneNote, applicare il modello a una nuova pagina vuota, scegliere Invia a dal menu File, quindi fare clic su Destinatario posta elettronica (come allegato). I destinatari che hanno installato Office OneNote 2007 possono utilizzare l'opzione Salva pagina corrente come modello nel riquadro attività Modelli per aggiungere il modello all'elenco di quelli disponibili.
• Utilizzare colori diversi per identificare i partecipanti a una sessione di condivisione attiva. Chiedere a ogni persona di utilizzare una penna o un colore carattere specifico quando aggiunge note alla pagina condivisa. È possibile, ad esempio, digitare le proprie note in blu e utilizzare una penna blu per contrassegnare un diagramma, mentre un'altro utente può utilizzare il testo verde o una penna verde. È consigliabile aggiungere un elenco di nomi e di colori di testo corrispondenti nella parte superiore della pagina di note condivisa, affinché tutti i partecipanti alla sessione riescano a individuare la corrispondenza tra le note e l'utente che le ha scritte o digitate.

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Suggerimenti per eseguire la ricerca con OneNote

• È possibile utilizzare OneNote per preparare un esame. Se si prendono note utilizzando un formato struttura, comprimere la struttura fino al livello più alto di informazioni, quindi mettersi alla prova sui dettagli nascosti nei livelli compressi. Per utilizzare le strutture, è necessario attivare la barra degli strumenti Struttura. A questo scopo, scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza, quindi selezionare Struttura.
• La funzionalità audio in OneNote consente di risparmiare tempo quando si esegue una ricerca sul Web. Mentre si trascinano le informazioni nelle note rapide, provare ad annotare queste informazioni con le note audio registrate.
• Per iniziare a registrare l'audio senza prima avviare OneNote, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di OneNote nell'area di notifica, all'estrema destra della barra delle applicazioni, quindi scegliere Inizia registrazione audio dal menu di scelta rapida.
• Per conservare un elenco Da fare audio, è possibile registrare direttamente le note tramite la funzionalità audio di OneNote. Per contrassegnare ogni elemento per il completamento, aggiungere un contrassegno note Da fare a ogni clip audio, quindi deselezionare gli elementi man mano che vengono completati.
• Per aprire velocemente una nota rapida, anche quando OneNote non è aperto, premere il tasto logo Windows+N.
• Le note rapide vengono automaticamente salvate in una speciale sezione denominata Note non archiviate. Sulla barra di spostamento del blocco appunti fare clic sul pulsante Note non archiviate per visualizzare le informazioni raccolte nelle note rapide. È possibile copiare o spostare informazioni dalle note rapide a qualsiasi pagina, sezione o blocco appunti.

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Suggerimenti per proteggere le note personali

• Per rendere ancora più sicure le note contenute in una particolare sezione ed evitare che siano visualizzate da utenti non autorizzati, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linguetta della sezione, quindi scegliere Password di protezione dal menu di scelta rapida.
• Per bloccare automaticamente una sezione protetta con password nel blocco appunti, è possibile impostare un intervallo di tempo nella categoria Password nella finestra di dialogo Opzioni, accessibile dalla voce corrispondente nel menu Strumenti.

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Suggerimenti per personalizzare OneNote 2007

• Per consentire l'allineamento degli elementi della pagina, ad esempio dei contenitori di note o delle immagini, in OneNote gli elementi vengono automaticamente bloccati su una griglia invisibile quando vengono spostati e riposizionati. Per disabilitare temporaneamente la griglia, tenere premuto ALT mentre si sposta un elemento sulla pagina corrente. Per attivare o disattivare definitivamente l'opzione della griglia della pagina, scegliere Blocca sulla griglia dal menu Modifica.
• Se si disattiva inavvertitamente l'icona OneNote nell'area di notifica della barra delle applicazioni, è possibile riattivarla. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, selezionare la categoria Altro nella finestra di dialogo Opzioni, quindi selezionare la casella di controllo Aggiungi icona di OneNote nell'area di notifica sulla barra delle applicazioni.
• Se si utilizza OneNote su un computer portatile o su un Tablet PC, è possibile ottimizzare il consumo dovuto all'utilizzo di OneNote e prolungare la durata della batteria. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, selezionare la categoria Altro nella finestra di dialogo Opzioni, quindi scegliere l'opzione desiderata dall'elenco Ottimizza in base al seguente tipo di utilizzo della batteria.

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