di Frank Koch

Sono Account Technology Specialist per Microsoft Corporation in Svizzera e fornisco consulenza alle aziende sui metodi ottimali per implementare le soluzioni Microsoft nell'ottica di risolvere i problemi interni delle aziende. Mi impegno al massimo per ottenere una visione d'insieme dei processi di business dei clienti in modo da comprendere realmente e pienamente le loro esigenze in ambito tecnologico.

Di recente ho avuto l'opportunità di presentare una proposta a una grande azienda internazionale che aveva l'esigenza di migliorare la gestione della propria infrastruttura IT. Ho trascorso due giorni presso la società per discutere un'implementazione di Microsoft Systems Management Server 2003, che avrebbe fornito un'architettura scalabile per il supporto di tutti i clienti a livello internazionale, uno strumento per distribuire aggiornamenti Microsoft, un inventario integrato e uno strumento di reporting Web, nonché funzionalità di controllo remoto per il personale dell'Help Desk della società.

Identificazione degli obiettivi

Il piano prevedeva due giorni di collaborazione al massimo livello, con condivisione di idee sulla risoluzione dei problemi aziendali, creazione di elenchi di criteri importanti, brainstorming sui metodi per raggiungere obiettivi importanti e studio delle configurazioni di rete. Per comprendere le esigenze del cliente e presentare la soluzione SMS 2003 in modo articolato al cliente stesso, dovevo realizzare quanto segue:

• Consentire l'accesso a tutte le informazioni.
• Agevolare la discussione e la collaborazione.
• Consentire la condivisione rapida delle informazioni trattate e dei materiali prodotti sotto forma di note dopo la riunione.

Per quanto riguarda l'ultimo punto, ero spinto anche da una motivazione personale: la società in oggetto si trovava a Ginevra, che dista due ore di treno da casa mia. Volevo riuscire a tornare a casa alla fine di un lungo trasferimento e trascorrere la serata con mia moglie, anziché scrivere messaggi di posta elettronica sullo stato. Avevo bisogno dei migliori strumenti disponibili per la comunicazione e la collaborazione. E qui entra in gioco OneNote.

Utilizzavo già OneNote per prendere appunti durante le riunioni, rivedere gli appunti una volta tornato alla mia postazione e completarli con informazioni pertinenti trovate su Internet o sulla Intranet. Utilizzavo anche Microsoft Office Outlook 2003 insieme a OneNote per copiare i dettagli sulla riunione nel mio blocco appunti e creare attività di Outlook sulla base delle attività della riunione. Infine, trasferivo le note e le registrazioni audio in OneNote dal mio Pocket PC e Smartphone basato su Windows Mobile per tenere traccia delle mie attività in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, anche in treno durante il viaggio verso le sedi del cliente. Prima di allora, però, non avevo mai condotto una riunione con OneNote. Ora ne avevo l'opportunità. Intendevo utilizzare OneNote sul mio Tablet PC, collegato a una lavagna luminosa.

Preparazione della riunione con OneNote

La preparazione della riunione è stata molto rapida. Ecco come ho proceduto:

1. Ho creato una nuova sezione che ho intitolato con il nome del cliente.
2. Ho visitato il sito Web del cliente, ho creato un ritaglio della schermata contenente le informazioni di presentazione e l'ho incollata nella prima pagina della sezione per fornire una panoramica della società.
3. Ho inserito i dettagli della riunione da Outlook, sempre nella prima pagina della sezione.
4. Il cliente mi aveva inviato uno schema della rete in un documento di Microsoft Word, quindi ho inserito tale documento come immagine in una nuova pagina della sezione.

Nell'immagine che segue è raffigurata la sezione del mio blocco appunti che ho utilizzato per preparare la riunione. Il nome del cliente è stato modificato per ragioni di riservatezza.

Si tratta degli stessi quattro passaggi che ora utilizzo per prepararmi a tutte le mie riunioni. Con questa procedura riesco a raccogliere tutte le informazioni necessarie in OneNote, a cui posso fare riferimento durante una riunione. Le informazioni sono a portata di mano e possono essere integrate, spostate, modificate e riorganizzate facilmente.

Condivisione di idee sulla struttura della rete con OneNote

In sala riunioni, terminate tutte le presentazioni, ho collegato il mio Tablet PC al proiettore e ho avviato OneNote. In un primo momento sono stato accolto con lo scetticismo che accompagna sempre l'utilizzo di un nuovo software. Tuttavia, man mano che la riunione progrediva e che venivano riempite pagine e pagine di note sull'ambiente di rete della società e sugli obiettivi del progetto, mi sono reso conto che OneNote veniva compreso e accettato rapidamente.

Durante l'elaborazione dei concetti relativi alla rete, ho annotato le idee in OneNote. OneNote è presto diventato il punto focale della riunione mentre passavo il Tablet PC ai partecipanti che desideravano aggiungere idee ai diagrammi. Se anche loro avessero avuto OneNote, avremmo potuto effettuare la stessa operazione in una sessione condivisa senza far passare il computer in sala. Anche in queste condizioni, comunque, si è instaurato un ambiente divertente e collaborativo e quasi tutti i presenti hanno potuto provare OneNote.

Man mano che vengono discusse le idee per la creazione di una proposta di gestione dei sistemi, i criteri vengono variati costantemente. Per questo motivo gli schemi di rete sono soggetti a molte revisioni. In un contesto tradizionale, tutto questo avviene su carta, partendo da una pagina vuota ogni volta che si presenta la necessità di spostare oggetti server o connessioni a banda larga oppure eliminando alcune parti e riscrivendole più volte, con un risultato ovviamente molto confuso e di difficile lettura. Inoltre, quando si crea una rete complessa di componenti di sistema e connessioni, capita spesso di esaurire lo spazio disponibile sul foglio, continuare su un nuovo foglio e dover poi ricostruire diagrammi suddivisi in più pagine.

Con OneNote, questo processo di progettazione è risultato molto diverso. Prima di tutto, ho tracciato la struttura della rete corrente della società su una pagina in OneNote, utilizzando come riferimento l'immagine che avevo inserito in una pagina prima della riunione. Poiché il mio senso artistico lascia a desiderare e avevo bisogno che le immagini dei componenti di rete fossero chiare a tutti, ho trascinato alcune forme da Microsoft Office Visio 2003 nella pagina di OneNote per rappresentare i server, i firewall e così via.

Ho creato una mappa della rete corrente, l'ho copiata e l'ho incollata in una nuova pagina in OneNote. In seguito abbiamo apportato le modifiche di configurazione ritenute necessarie. Per spostare gli oggetti server, li abbiamo semplicemente trascinati con lo stilo. Anche per aumentare o ridurre le connessioni a banda larga abbiamo utilizzato lo stilo, regolando le linee che collegano gli oggetti server. Quando abbiamo avuto bisogno di spazio supplementare, abbiamo semplicemente aggiunto lo spazio necessario sulla pagina di OneNote senza dover trasferire le idee su una nuova pagina e far combaciare le connessioni.

Ogni volta che desideravamo iniziare un nuovo progetto, creavo un'altra copia del progetto originale, incollandola in una nuova pagina e apportando le necessarie modifiche. In totale abbiamo riempito circa 30 pagine di appunti con potenziali implementazioni, elenchi di criteri e descrizioni dell'impatto della soluzione sull'ambiente IT corrente del cliente. Il vantaggio di questo processo è dato dalla rapidità con cui potevamo fare riferimento ai vari disegni spostando il mouse sulle linguette delle pagine nel mio blocco appunti. Il progetto veniva proiettato mediante la lavagna luminosa. Nell'illustrazione che segue è mostrato solo un esempio dei molti progetti che abbiamo creato.

Distribuzione delle informazioni dopo la riunione

La condivisione delle note relative alla riunione è risultata semplice quasi come la preparazione della riunione. Alla fine di ogni giornata, durante il mio viaggio in treno di ritorno a casa, analizzavo i nostri progetti e inserivo dei commenti nelle pagine in cui desideravo evidenziare criteri importanti che ci avrebbero condotti alla formulazione della proposta finale. Al mio rientro a casa, inviavo il file ONE di OneNote direttamente ai miei colleghi in Microsoft affinché ne prendessero visione, in quanto successivamente avrebbero lavorato con il cliente nella fase di implementazione. Una volta ricevuti i loro commenti, inviavo le note aggiornate ai membri del team che avevano partecipato alla riunione. Anche se questi non utilizzavano ancora OneNote, ho potuto condividere con loro le note della riunione pubblicandole in formato HTML per renderle consultabili sotto forma di messaggio di posta elettronica o di pagina Web.

Conclusione

Alla fine delle due giornate, grazie a OneNote, mi è parso di avere realizzato molto più di quanto mi fossi proposto. Ho aiutato il nostro cliente a creare uno schema fattibile per rinvigorire la sua rete con l'ausilio di un'implementazione di Systems Management Server 2003, presentando anche inavvertitamente un nuovo prodotto, OneNote appunto, che ora il cliente intende adottare come strumento di collaborazione e produttività in sala riunioni in sostituzione di un sistema superato basato su carta e penna. Sono anche riuscito a migliorare di dieci volte la mia produttività e le mie capacità di collaborazione grazie a OneNote. Ma soprattutto, questa esperienza mi ha insegnato che OneNote è molto di più di un semplice strumento per la produttività personale: ho avuto modo di scoprire come OneNote, utilizzato in un ambiente aziendale collaborativo, possa riunire persone e team focalizzandone le attività verso il conseguimento di obiettivi comuni.

Frank Koch è un Account Technology Specialist di Microsoft che attualmente collabora con il Governo federale svizzero nell'ambito della gestione delle operazioni e dei sistemi.