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OneNote è l'applicazione ideale sia per gli utenti che preferiscono impostare l'ambiente di lavoro prima di iniziare e definire una posizione specifica in cui memorizzare tutte le informazioni sia per coloro che si buttano a capofitto nel lavoro e decidono come organizzare le informazioni man mano. In questo articolo verranno forniti alcuni esempi e suggerimenti riguardanti l'organizzazione del blocco appunti di OneNote.

La cartella Blocco appunti può essere paragonata a uno schedario. Se si preferisce definire un criterio organizzativo oppure se si sa in anticipo come organizzare le note, è possibile impostare OneNote come si farebbe con un sistema di archiviazione prima di iniziare a inserire i documenti. Ogni cartella corrisponde a un cassetto dello schedario e ogni sezione corrisponde a una cartellina del cassetto.

Se invece non si conosce in anticipo il criterio organizzativo da utilizzare per le note, ad esempio perché si è appena iniziato un nuovo lavoro, il progetto è ancora agli inizi oppure non si ha avuto tempo di impostare un sistema di archiviazione in anticipo, e si desidera inserire velocemente le informazioni ed eventualmente organizzarle in un secondo momento, OneNote ha una soluzione anche per questo.

Cartella o sezione

Sia che si imposti il sistema di archiviazione in anticipo oppure si attenda di dover archiviare le note, è necessario creare sezioni ed eventualmente cartelle in cui memorizzare le note. Se si desidera utilizzare una struttura semplice, evitare di creare cartelle. Creare invece tutte le sezioni desiderate direttamente nella cartella Blocco appunti. Lo schedario in questo caso conterrà un solo cassetto. Alcuni utenti ritengono che questa soluzione sia la più pratica per trovare tutto.

Se si ha in mente una struttura più complessa oppure si desidera raggruppare determinate sezioni, creare alcune cartelle all'interno della cartella Blocco appunti, quindi creare le sezioni desiderate all'interno di queste cartelle.

Se ad esempio si gestiscono vari dipendenti, è possibile creare una cartella all'interno della cartella Blocco appunti per ognuno di essi, quindi all'interno della cartella di ciascun dipendente creare sezioni per i rapporti di stato settimanali, le valutazioni delle prestazioni e le riunioni con il dipendente in questione. Se invece si preferisce raggruppare le informazioni per argomento, è possibile creare una cartella per ogni categoria (rapporti di stato, valutazioni delle prestazioni e riunioni), quindi all'interno della cartella di ogni categoria creare una sezione per ciascun dipendente.

Per decidere se creare una cartella o una sezione in una particolare situazione, tenere presenti le considerazioni riportate nella tabella che segue.

 Nota   Per nascondere le linguette delle sezioni non necessarie quando si passa da una sezione all'altra, chiudere le sezioni non utilizzate.

Impostazione anticipata di sezioni e cartelle

In base al tipo di note create, ogni utente può definire anticipatamente una struttura di cartelle e sezioni appropriata.

• Per gli studenti potrebbe essere particolarmente utile creare una cartella per ogni trimestre e impostare all'interno di ogni cartella una sezione per ogni materia.
• I giornalisti e i ricercatori potrebbero creare una sezione separata per ogni argomento su cui svolgono ricerche. Dopo avere completato le ricerche o pubblicato un articolo, possono archiviare la sezione memorizzandola separatamente rispetto alla cartella Blocco appunti.
• I consulenti possono creare facilmente una cartella separata per ogni cliente e impostare una nuova sezione all'interno di ogni cartella per ciascun progetto di un dato cliente.
• I manager che partecipano a numerose riunioni ogni settimana possono creare una cartella specifica per le riunioni e impostare sezioni separate per inserire le note di ogni riunione ricorrente.

Se si desidera impostare il sistema di archiviazione in anticipo, decidere se è necessario creare cartelle in cui memorizzare le sezioni. In caso affermativo, creare prima le cartelle e poi le sezioni necessarie.

Creare una sezione o una cartella

1. Scegliere Nuovo dal menu File.
2. Nel riquadro attività Nuovo fare clic su Sezione o Cartella.
3. Digitare un nome da assegnare alla sezione o alla cartella.

    Nota   Il nome digitato deve essere un nome di file valido. Ad esempio, non è possibile utilizzare nomi di sezione o cartella duplicati nello stesso blocco appunti né includere caratteri riservati dal file system: /, \, :, ?, *, >, <, |.

Impostazione durante il lavoro

Per cercare e utilizzare le note non è necessario impostare sezioni e cartelle in anticipo. Se si decide di continuare ad aggiungere nuove pagine alle sezioni predefinite di OneNote, le note potranno essere cercate utilizzando la funzionalità Trova. Inoltre, se si applicano i contrassegni alle note, le note verranno organizzate automaticamente nel riquadro attività Riepilogo contrassegni note.

Inizialmente si potrebbero definire categorie generali per l'organizzazione delle note, da sostituire poi con categorie più specifiche durante il lavoro. È ad esempio possibile suddividere le sezioni in due cartelle, una per il lavoro e una per le note personali. Un'altra strategia potrebbe essere iniziare a creare sezioni per le informazioni generali che si prevede di spostare in sezioni specifiche successivamente. Ad esempio, creare inizialmente una sezione Riunioni per tutte le note relative alle riunioni. Se poi si definiscono sezioni specifiche dei progetti, sarà possibile spostare le note relative alle riunioni nella sezione del progetto corrispondente.

Organizzazione di un numero elevato di pagine

Dopo avere creato un gran numero di pagine, potrebbero venire in mente alcuni raggruppamenti logici, nel qual caso è possibile creare sezioni personalizzate e spostare le pagine al loro interno. È persino possibile creare cartelle in cui memorizzare un gruppo di sezioni correlate. Non è quindi necessaria un'impostazione anticipata di cartelle e sezioni, che possono essere definite man mano in base alle esigenze.

Utilizzare ad esempio la sezione Generale per memorizzare la maggior parte delle note. Quando è necessario inserire una nota, creare una nuova pagina e assegnarle un titolo descrittivo per semplificare le successive ricerche. Contrassegnare periodicamente le attività Da fare e utilizzare regolarmente il riquadro attività Riepilogo contrassegni note per tenere traccia delle attività da svolgere.

Se il proprio manager richiede un rapporto di stato settimanale, spuntando le attività Da fare e utilizzando il pulsante Crea pagina di riepilogo nel riquadro attività Riepilogo contrassegni note è possibile creare rapidamente una pagina con un elenco delle attività svolte e inviarla al manager tramite posta elettronica direttamente da OneNote. In questo modo, tuttavia, è difficile tenere traccia dell'avanzamento delle attività da una settimana all'altra perché le pagine non si trovano in un'unica posizione. Si potrebbero raggruppare le pagine sotto forma di pagine secondarie, ma si desidera utilizzare un titolo e un timbro data specifici per ogni pagina.

In una situazione di questo tipo è consigliabile creare una sezione denominata Rapporti di stato, quindi spostare le pagine di riepilogo delle attività completate in questa sezione. Da questo momento in poi creare una nuova pagina ogni settimana nella sezione Rapporti di stato.

Se si decide di organizzazione le note man mano, occorrerà spostare cartelle, pagine e sezioni e potrebbe anche essere necessario rinominarle.

Ridisposizione di cartelle, sezioni e pagine

Ridisporre cartelle

Ridisporre sezioni

Ridenominazione di sezioni e pagine

Rinominare una sezione o una cartella

Rinominare una pagina

Si ricorda che OneNote offre la flessibilità di organizzare le note come desiderato. Provare a organizzarle in un determinato modo. Se poi si pensa sia meglio cambiare, procedere senza problemi. Non si è mai vincolati a una singola impostazione o modalità di utilizzo dello schedario virtuale.