Pianificare i siti e gestire gli utenti

Se si è responsabili della gestione di tutti i siti del team dell'organizzazione per l'abbonamento a Office 365 Small Business, in questo articolo sono disponibili informazioni dettagliate per alcune attività e concetti chiavi per la gestione di una raccolta siti e dei relativi utenti.

Contenuto dell'articolo


Informazioni sulla raccolta siti

I siti predefiniti di SharePoint Online in Microsoft Office 365 per le piccole imprese fanno parte di una singola raccolta siti. Una raccolta siti è un gruppo di siti di SharePoint che condividono lo stesso proprietario e le stesse impostazioni di amministrazione, come le autorizzazioni. Le raccolte siti hanno una struttura gerarchica e includono sempre un sito principale ed eventuali siti secondari.

Diagramma gerarchico di una raccolta siti, che mostra un sito principale e i siti secondari.

Inizialmente, la raccolta siti di SharePoint Online include tre raccolte siti, ovvero Sito del team, Siti personali e Sito Web pubblico. È possibile creare siti secondari aggiuntivi in Sito del team. I singoli utenti possono creare siti secondari anche in Siti personali.

 Nota    Non è possibile creare ulteriori raccolte siti in SharePoint Online per Microsoft Office 365 per le piccole imprese.

Sito del team   Il sito del team e gli eventuali siti creati al suo interno sono disponibili per gli utenti che vengono invitati tramite l'assegnazione delle autorizzazioni per il sito. Per impostazione predefinita, ogni utente presente nella directory di Office 365 verrà aggiunto come membro alla raccolta siti interna e come visitatore alla raccolta siti pubblica. Con un sito del team, l'organizzazione, il team o il gruppo di lavoro possono rimanere connessi e collaborare a documenti e altri file, pubblicare annunci, pianificare riunioni, gestire le attività, tenere traccia di problemi o impegni, archiviare informazioni in elenchi e così via. Si possono inoltre creare vari siti secondari dai modelli di sito disponibili nel sito del team.

Sito Web pubblico   Il sito Web pubblico è un sito utilizzabile come strumento di presenza sul Web per l'organizzazione. Il sito Web pubblico include tutti gli elementi fondamentali per iniziare a progettare il sito, ovvero raccolte per archiviare il contenuto del sito come logo, grafica o documenti, e soprattutto Gestione progettazione, che consente di personalizzare il contenuto e lo stile del sito.

Siti personali (siti Web personali) I siti personali offrono agli utenti dell'organizzazione una vasta gamma di caratteristiche per il social networking, incluse le seguenti:

  • Newsfeed:   pagina che consente l'interazione tra gli utenti del sito.
  • OneDrive for Business :   ubicazione in cui gli utenti possono archiviare, condividere e sincronizzare documenti professionali personali, foto o altri file multimediali.
  • Siti:   pagina personalizzata in cui gli utenti possono salvare collegamenti a siti Web utili.
  • Profilo:   pagina in cui gli utenti possono presentarsi agli altri utenti e all'organizzazione.

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Amministrare una raccolta siti

L'amministratore della raccolta siti dispone del livello di autorizzazione Controllo completo per la raccolta siti e ciò significa che è autorizzato ad accedere al contenuto in tutti i siti secondari nel sito del team e a utilizzare Gestione progettazione per progettare un sito Web pubblico. L'amministratore può gestire le autorizzazioni degli utenti per il sito del team e il sito Web pubblico, nonché eseguire attività amministrative per i siti. Oltre a queste attività, è possibile che all'amministratore della raccolta siti venga richiesto di eseguire numerose altre attività.

Responsabilità tipiche degli amministratori delle raccolte siti

Le responsabilità di un amministratore di una raccolta siti per il sito di SharePoint Online possono includere le seguenti:

  • Fungere da punto di contatto tra gli utenti e l'amministratore globale di Office 365 (se non si è l'amministratore globale).
  • Concedere autorizzazioni agli utenti per l'accesso al sito del team.
  • Concedere autorizzazioni agli utenti per la progettazione del sito Web pubblico.
  • Decidere chi è autorizzato ad accedere a contenuto importante archiviato nei siti di SharePoint Online, configurando le autorizzazioni a livello di raccolta siti.
  • Decidere quali caratteristiche rendere disponibili per gli utenti dei siti nella raccolta.
  • Offrire supporto tecnico agli utenti della raccolta siti.
  • Scegliere un amministratore della raccolta siti secondaria per la raccolta siti.
  • Fornire assistenza per l'amministrazione di particolari caratteristiche. Ad esempio:
    • Attivare o disattivare le caratteristiche disponibili per la raccolta siti.
    • Creare o personalizzare i tipi di contenuto del sito.
    • Configurare le impostazioni internazionali.

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Pianificare i siti nella raccolta siti

Sebbene sia piuttosto semplice creare siti aggiuntivi per il team, è consigliabile pianificare i siti desiderati, per assicurare la gestibilità nel tempo dei siti di SharePoint Online. È anche consigliabile valutare se si desidera consentire o meno agli utenti dell'azienda di creare nuovi siti del team personalizzati per la gestione di progetti. Se si desidera un maggiore controllo centralizzato sulla modalità di creazione dei siti, è possibile disattivare questa opzione. Sarà possibile riattivarla in un secondo momento, se necessario. Per ulteriori informazioni, vedere Consentire agli utenti di creare siti del team personalizzati.

L'elenco seguente include i modelli di sito disponibili in SharePoint Online per Microsoft Office 365 per le piccole imprese e una descrizione di ognuno. Fare riferimento a questo elenco per decidere quali tipi di sito sono i più appropriati per l'organizzazione.

  • Blog   Sito in cui una persona o un team può pubblicare idee, osservazioni e conoscenze che i visitatori del sito possono commentare.
  • Sito community   Sito che consente di prendere parte a discussioni della community.
  • Sito di progetto   Sito per la gestione e la collaborazione su un progetto.
  • Sito del team   Sito tramite il quale i team possono creare, organizzare e condividere informazioni in modo rapido. Contiene una raccolta documenti ed elenchi per la gestione di annunci, elementi del calendario, attività e discussioni.

Governance

Il termine governance indica l'insieme di regole, ruoli, responsabilità e processi che guidano, indirizzano e controllano la collaborazione tra i team di un'organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Nell'ambito di una raccolta siti di SharePoint Online, un piano di governance può rappresentare una guida utile per pianificare i ruoli, le responsabilità e le procedure per il supporto della raccolta siti. A titolo di esempio, il piano può tenere conto degli aspetti seguenti:

  • Architettura delle informazioni, inclusi documenti, elenchi, dati e pagine Web
  • Attività di manutenzione, inclusa la gestione degli account utente
  • Politiche di personalizzazione e gestione dei marchi
  • Formazione

È importante preparare un piano di governance per l'organizzazione. Partecipando alla stesura di un piano di governance è possibile individuare con maggiore facilità i ruoli da assegnare ai team commerciali e tecnici, nonché stabilire chi è responsabile per quali aree del sistema. Per ulteriori informazioni sullo sviluppo di un piano di governance, vedere Procedure consigliate per creare e gestire siti del team.

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Gestire gli utenti

Gli account utente vengono creati dall'amministratore globale di Office 365. L'amministratore della raccolta siti può assegnare autorizzazioni a tali utenti utilizzando l'opzione ImpostazioniArea Impostazioni che ha sostituito Impostazioni sito. del sito del team.

Account utente in Office 365

Per aggiungere nuovi utenti a Microsoft Office 365 per le piccole imprese, l'amministratore globale utilizza l'interfaccia di amministrazione di Office 365, che rappresenta il portale per la gestione degli utenti e la configurazione dei servizi. Per l'aggiunta di un nuovo utente, l'amministratore globale esegue le operazioni seguenti:

  • Specifica se tale utente può accedere anche all'interfaccia di amministrazione
  • Imposta la posizione geografica per l'utente
  • Seleziona il tipo di licenza per l'utente
  • Crea nome utente e password per l'utente

Utenti del sito del team

Dopo l'aggiunta di un nuovo utente alla directory di utenti di Microsoft Office 365 per le piccole imprese, tale utente viene aggiunto automaticamente a un gruppo di SharePoint denominato Membri (utenti autorizzati a modificare contenuti e pagine) nel sito interno e Visitatori (utenti autorizzati a visualizzare e leggere) nei siti pubblici. Se è necessario assegnare ad alcuni utenti un livello di accesso superiore rispetto a visitatore o membro, sarà possibile modificare le autorizzazioni per tali utenti aggiungendoli ad altri gruppi di SharePoint, ad esempio Proprietari (utenti con controllo completo del sito). I livelli di autorizzazione e le appartenenze ai gruppi di SharePoint sono specificati in Impostazioni in Utenti e autorizzazioni. Per ulteriori informazioni sui livelli di autorizzazione e sull'appartenenza ai gruppi, vedere la sezione Livelli di autorizzazione e appartenenza ai gruppi in questo articolo.

Livelli di autorizzazione e appartenenza ai gruppi

I livelli di autorizzazione sono insiemi di autorizzazioni (o diritti di SharePoint) che consentono agli utenti di eseguire un set di attività correlate. Il livello di autorizzazione Lettura, ad esempio, include tra le altre le autorizzazioni Visualizzazione elementi, Apertura elementi, Visualizzazione pagine e Visualizzazione versioni. Tutte queste autorizzazioni sono necessarie per visualizzare pagine, documenti ed elementi in un sito di SharePoint. Le autorizzazioni possono essere incluse in più di un livello di autorizzazione.

Non è consigliabile assegnare autorizzazioni direttamente a singoli utenti perché ciò può complicare notevolmente il controllo e la gestione degli accessi ai siti. È invece consigliabile assegnare autorizzazioni ai gruppi di SharePoint, quindi assegnare singoli utenti ai gruppi appropriati di SharePoint. È anche possibile utilizzare i gruppi di SharePoint creati per impostazione predefinita.

Un gruppo di SharePoint è un insieme di utenti definito a livello della raccolta siti per una gestione semplificata delle autorizzazioni. Ad ogni gruppo viene assegnato un livello di autorizzazione predefinito.

 Nota    Quando si assegnano livelli di autorizzazione a gruppi di SharePoint a livello di raccolta siti, tutti i siti e tutti i contenuti di sito erediteranno tali livelli di autorizzazione per impostazione predefinita. Questo comportamento predefinito è denominato ereditarietà delle autorizzazioni. È inoltre possibile specificare se interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni o concedere autorizzazioni esclusive. Ciò risulta utile se sono presenti file la cui visualizzazione deve essere consentita solo a determinati utenti. Dopo avere interrotto l'ereditarietà delle autorizzazioni, sarà possibile rimuovere tutti gli altri gruppi di SharePoint e concedere l'accesso solo a gruppi o utenti specifici di SharePoint.

Le autorizzazioni di cui un utente dispone determinano il contenuto che sarà visualizzabile e accessibile per tale utente all'interno di un sito ed è quindi necessario prestare molta attenzione all'appartenenza ai gruppi di SharePoint. Un utente responsabile della creazione e personalizzazione dei siti, ad esempio, dovrà essere perlomeno membro del gruppo dei progettisti. Per un utente che deve solo leggere il contenuto e al massimo aggiungere commenti a un blog, invece, potrebbe essere sufficiente l'appartenenza al gruppo dei membri.

Ruoli predefiniti   

Di seguito vengono descritti i ruoli predefiniti di SharePoint Online e vengono illustrate le attività consentite nel sito per un utente con un particolare ruolo.

  • Amministratori della raccolta siti   Gli amministratori di raccolte siti dispongono del livello di autorizzazione Controllo completo e possono accedere al contenuto in tutti i siti secondari nel sito del team, nonché utilizzare Progettazione siti per progettare un sito Web nel sito Web. Gli utenti con questo ruolo possono aggiungere utenti al sito del team e al sito Web, nonché eseguire attività amministrative e di controllo per i siti.
  • Proprietari di siti   Per impostazione predefinita, i membri del gruppo Proprietari dispongono del livello di autorizzazione Controllo completo per il sito creato nel sito del team. I membri di questo gruppo possono aggiungere utenti ed eseguire qualsiasi attività amministrativa correlata al siti. Possono inoltre utilizzare Progettazione siti per progettare un sito Web.

     Suggerimento    È consigliabile aggiungere alla home page di un sito le informazioni di contatto del proprietario del sito. Ciò consente agli utenti di contattare il proprietario qualora fosse necessaria assistenza amministrativa.

 Nota    Un utente che crea un sito in un sito principale nel sito del team diventa automaticamente il proprietario di tale sito.

  • Designer   Per impostazione predefinita, i membri di questo gruppo dispongono del livello di autorizzazione Progettazioneper il sito di SharePoint e possono creare elenchi e raccolte documenti, modificare pagine, nonché applicare temi, bordi e fogli di stile al sito del team. Possono inoltre utilizzare Progettazione siti per progettare un sito Web.
  • Modifica   Per impostazione predefinita, gli utenti appartenenti al gruppo Membri dispongono del livello di autorizzazione Modifica. Nel sito del team gli editor possono visualizzare e aggiungere, aggiornare ed eliminare, approvare e personalizzare elenchi e raccolte. Non possono utilizzare Progettazione siti per progettare un sito Web.
  • Collaboratore   Per impostazione predefinita, nessun gruppo dispone del livello di autorizzazione Collaborazione. Nel sito del team, i collaboratori possono solo aggiungere, modificare ed eliminare elementi in elenchi e raccolte documenti esistenti, nonché utilizzare le web part. I collaboratori non possono utilizzare Progettazione siti per progettare un sito Web.
  • Visitatore   Per impostazione predefinita, i membri del gruppo Visitatori dispongono del livello di autorizzazione Lettura. Nel sito del team, i membri di questo gruppo possono solo visualizzare pagine, voci di elenchi e documenti. I visitatori non possono utilizzare Progettazione siti per progettare un sito Web.

Ruoli amministrativi

Quando si crea per la prima volta un sito di SharePoint Online, vengono creati per impostazione predefinita i ruoli amministrativi seguenti:

  • Amministratore globale   Amministratore principale di Office 365. L'utente che esegue l'iscrizione per l'acquisto di Office 365 diventa un amministratore globale. Gli utenti con questo ruolo hanno accesso a tutte le caratteristiche dell'interfaccia di amministrazione di Office 365 (ad esempio, aggiunta di utenti alla directory, aggiunta di domini e gestione delle impostazioni dei servizi) e sono gli unici che possono assegnare altri ruoli amministrativi. Ogni società può designare più di un amministratore globale, ma il primo diventa per impostazione predefinita l'amministratore della raccolta siti predefinito in SharePoint Online.
  • Amministratori della raccolta siti   Gli amministratori della raccolta siti dispongono del livello di autorizzazione Controllo completo per la raccolta siti di SharePoint Online. Possono accedere al contenuto in tutti i siti secondari nel sito del team e utilizzare Progettazione siti per progettare un sito Web in un sito Web. Gli utenti con questo ruolo possono aggiungere utenti al sito del team e al sito Web pubblico, nonché eseguire attività amministrative e di controllo per i siti. Un amministratore della raccolta siti può aggiungere un altro amministratore della raccolta siti o modificarlo tramite la pagina Impostazioni sito.

Per ulteriori informazioni sulla gestione di utenti e autorizzazioni, vedere Pianificare la strategia di gestione delle autorizzazioni, Introduzione: controllare l'accesso degli utenti con le autorizzazioni e Creare e gestire gruppi di SharePoint

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Pianificare l'utilizzo delle caratteristiche delle raccolte siti

L'amministratore della raccolta siti per SharePoint Online ha la responsabilità di gestire le caratteristiche della raccolta siti. Le attività in questo contesto potrebbero includere l'attivazione o la disattivazione delle caratteristiche in base al piano di governance definito. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare o disabilitare le caratteristiche delle raccolte siti. Vedere anche Gestire il Cestino di una raccolta siti di SharePoint.

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Pianificare l'abilitazione di più lingue nei siti

L'amministratore della raccolta siti può decidere di abilitare la caratteristica MUI (Multiple Language User Interface) per consentire agli utenti di visualizzare i siti in lingue diverse da quella predefinita impostata per la raccolta siti.

Quando si abilita la caratteristica MUI, gli utenti potranno visualizzare gli elementi seguenti in un'altra lingua:

  • Titolo e descrizione del sito
  • Azioni e menu predefiniti di SharePoint
  • Colonne predefinite
  • Colonne personalizzate (elenco o sito)
  • Collegamenti della barra di spostamento

Per ulteriori informazioni su MUI (Multiple Language User Interface), vedere Introduzione alle caratteristiche multilingue.

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