Pianificare i contenuti del sito del team

Se i contenuti dei siti sono organizzati in modo logico e sono facilmente individuabili, la gestione dei siti risulterà più semplice e la produttività degli utenti dei siti sarà più elevata. Se si ha ruolo di amministratore della raccolta siti o di proprietario del sito, potrebbe risultare utile dialogare con gli utenti dell'organizzazione che si occuperanno di creare e salvare contenuti, per raccoglierne le opinioni in merito al modo migliore per organizzare i contenuti. Ciò aiuterà a determinare alcuni elementi, ad esempio il numero e i tipi di siti necessari e la modalità di configurazione di raccolte, tipi di contenuto, spostamento e ricerca.

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Tipi di siti necessari

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del volume di contenuto che si prevede di pubblicare nel sito del team, può risultare utile creare siti secondari nel sito del team per organizzare il contenuto. I siti all'interno di una raccolta siti sono disposti in una struttura gerarchica, che viene definita tramite la creazione di siti all'interno del sito del team. Si possono creare ulteriori siti secondari o pagine all'interno del sito del team e anche creare ulteriori siti secondari all'interno di altri siti secondari.

Qual è la differenza tra un sito e una pagina? Un sito è una raccolta di contenuti che può includere elementi quali pagine, raccolte documenti o elenchi. Una pagina è una singola pagina Web in cui è possibile visualizzare contenuto, web part o collegamenti.

Diagramma della gerarchia di una raccolta siti

Esistono molti modi possibili per organizzare i siti secondari. Ad esempio, è possibile decidere di creare i siti secondari in base a:

  • Team e reparti
  • Scopi funzionali
  • Categorie di contenuto
  • Progetti
  • Clienti
  • Livelli di autorizzazione o riservatezza del contenuto (in presenza di informazioni confidenziali, ad esempio, può essere utile isolarle in un sito specifico per limitarne l'accesso)

Prima procedere alla creazione dei siti, dedicare un po' di tempo a valutare il numero di siti necessari e la logica con cui si desidera organizzarli. Può risultare utile creare un diagramma della gerarchia dei siti per agevolare l'organizzazione e la pianificazione. Si può disegnare rapidamente un diagramma su un foglio di carta o una lavagna, ma è anche possibile creare un diagramma più formale utilizzando una delle forme gerarchiche disponibili come SmartArt in Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. In questo modo sarà possibile salvare il diagramma e consultarlo ogniqualvolta necessario, nonché apportare tutte le modifiche richieste nel tempo.

È importante riflettere anche sugli scopi o sulla funzione di ogni sito. Ciò consentirà di stabilire con maggiore facilità quali modelli utilizzare per creare i nuovi siti. SharePoint Online include diversi modelli di sito tra i quali scegliere. L'utilizzo di un modello di sito progettato per uno scopo specifico consente di offrire agli utenti un ottimo punto di partenza. Se è necessario creare un sito utilizzabile dai membri del team per condividere o aggiornare periodicamente novità o idee interessanti, ad esempio, si potrebbe iniziare dal modello di sito blog perché tale modello è progettato proprio per questo tipo di comunicazioni.

I modelli di sito inclusi in Microsoft Office 365 per le piccole imprese sono:

  • Sito del team
  • Blog
  • Sito di progetto
  • Sito community
  • Centro ricerche di base

Per ulteriori informazioni sulla creazione di siti, vedere Creare un sito.

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Tipi di contenuto pubblicati nei siti

Dopo aver riflettuto sul numero e il tipo di siti che si desidera creare, dedicare un po' di tempo alla pianificazione del contenuto che verrà archiviato in tali siti. L'obiettivo delle attività di pianificazione del contenuto è quello di stabilire:

  • I tipi di contenuto che si desidera creare   . I tipi di contenuto aiutano a personalizzare il modo in cui si gestiscono tipi specifici di contenuto e il modo in cui se ne tiene traccia.
  • I tipi di metadati (colonne del sito) da associare a tali tipi di contenuto   . I metadati sono informazioni che aiutano a descrivere e classificare il contenuto.
  • I tipi di elenchi o raccolte che si desidera creare nei siti per organizzare il contenuto    . Le raccolte possono essere utilizzate per archiviare documenti e altri file, mentre gli elenchi possono risultare utili per tenere traccia di attività o problemi.

È possibile che l'organizzazione preferisca condurre questo tipo di attività di pianificazione in modo centralizzato, in particolare per i tipi di contenuto, ma si tratta anche del tipo di pianificazione che si dovrebbe invitare i proprietari dei siti a eseguire quando personalizzano i siti di cui sono responsabili.

Vantaggi della definizione dei tipi di contenuto

I tipi di contenuto consentono agli utenti del sito di creare rapidamente contenuti specializzati mediante il comando Nuovo elemento o Nuovo documento di un elenco o di una raccolta. I tipi di contenuto sono utili perché consentono ai proprietari dei siti di garantire l'uniformità e la coerenza del contenuto nei siti. Grazie ai tipi di contenuto, inoltre, un singolo elenco o una singola raccolta possono contenere più tipi di elementi o documenti. I proprietari dei siti possono preconfigurare dettagli specifici sul contenuto quando impostano i tipi di contenuto per un sito, un elenco o una raccolta.

Elenco a discesa del menu Nuovo documento che mostra un tipo di contenuto Contratto di vendita.

I proprietari dei siti possono definire i tipi di contenuto per elementi di elenchi, documenti o cartelle.

Può risultare utile definire tipi di contenuto per parte del contenuto se questo soddisfa i criteri seguenti:

Condizione: Tipi di contenuto che potrebbero essere utili nei modi seguenti:
Sono disponibili tipi specifici di documenti con formato o scopi standard e si desidera che tali documenti siano coerenti in tutta l'organizzazione. Configurare tipi di contenuto del sito per questi tipi di documenti a livello di sito del team in modo che siano disponibili in tutti i siti secondari del sito del team. In questo modo tutti gli utenti dell'organizzazione creeranno questi documenti in modo uniforme.
Si dispone di modelli specifici che gli utenti sono tenuti a utilizzare per tipi particolari di documenti. Aggiungere questi modelli di documento ai tipi di contenuto pertinenti in modo che per tutti i nuovi documenti creati da un tipo di contenuto venga utilizzato il modello.
Esiste un set di informazioni standard di cui si desidera tenere traccia per tipi specifici di documenti o elementi. Aggiungere colonne al tipo di contenuto per tenere traccia di queste informazioni. Se un'informazione è particolarmente importante, è possibile designare le colonne come obbligatorie. È inoltre possibile fornire valori predefiniti per colonne specifiche quando si configura il tipo di contenuto.
Esiste un processo aziendale predefinito per la gestione o la revisione di tipi specifici di documento. Prendere in considerazione l'opportunità di configurare flussi di lavoro per tipi di contenuto specifici. È possibile utilizzare i flussi di lavoro per gestire processi aziendali come revisione o approvazione di documenti.

Dopo aver individuato il contenuto per cui potrebbe essere opportuno definire i tipi di contenuto, è necessario riflettere sulla posizione in cui definirli. Se si definiscono i tipi di contenuto a livello di sito del team, questi saranno diffusamente disponibili per il riutilizzo negli elenchi e nelle raccolte in tutti i siti secondari del sito del team. Anche i singoli proprietari di siti possono definire tipi di contenuto per i loro siti, ma in questo caso tali tipi di contenuto saranno disponibili per l'utilizzo solo negli elenchi e nelle raccolte di tale sito e degli eventuali siti secondari.

Può essere utile creare un foglio di calcolo o una tabella per raccogliere le informazioni da includere durante la definizione dei tipi di contenuto. Si potrebbe iniziare, ad esempio, creando un documento semplice come la tabella seguente e quindi adattarla in modo da includere tutte le informazioni aggiuntive che si ritiene utile registrare, come i siti o i team che utilizzeranno i tipi di contenuto:

Nuovo tipo di contenuto Tipo di contenuto padre Colonne Modello di documento Flussi di lavoro
Specificare il nome del tipo di contenuto che si desidera creare. Specificare il tipo di contenuto padre da cui verrà creato. Elencare la colonna nuova o esistente che si desidera aggiungere al tipo di contenuto. Specificare se sarà disponibile un modello di documento associato al tipo di contenuto. Specificare se saranno disponibili flussi di lavoro associati al tipo di contenuto.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei tipi di contenuto, vedere Creare o personalizzare un tipo di contenuto.

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Tipi di app da aggiungere

Oltre a riflettere sui tipi di contenuto necessari, è inoltre consigliabile esaminare gli altri tipi di informazioni che verranno archiviate nei siti o i tipi di attività che gli utenti dell'organizzazione desiderano gestire tramite i siti. Queste analisi saranno utili per pianificare i diversi tipi di app da aggiungere ai siti per iniziare. Se, ad esempio, si desidera una posizione in cui archiviare documenti, sarà probabilmente necessario aggiungere una raccolta documenti. Se si desidera tenere traccia di date importanti, sarà necessario aggiungere un calendario.

Non occorre aggiungere subito tutte le app ipoteticamente necessarie. I proprietari dei siti potranno infatti aggiungere o rimuovere app nel tempo, con il variare delle esigenze aziendali. Una pianificazione iniziale su come si desidera personalizzare il contenuto dei siti, tuttavia, può contribuire ad assicurarsi che i siti siano in ogni caso immediatamente utili per gli utenti.

SharePoint Online include app predefinite utili per una vasta gamma di scopi aziendali, dall'archiviazione e gestione dei documenti, alla gestione e verifica dei progetti, alle comunicazioni. È possibile aggiungere a un sito più istanze di questi tipi di app e acquistare e aggiungere al sito app di terze parti da SharePoint Store.

Per ulteriori informazioni, vedere Aggiungere un'app a un sito e Acquistare un'app da SharePoint Store.

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Modalità di ricerca e accesso al contenuto

Pianificare in che modo gli utenti del sito potranno trovare e utilizzare il contenuto dei siti di SharePoint Online. Questo tipo di pianificazione risulterà utile per prendere decisioni in merito alla configurazione della struttura di spostamento e delle funzionalità di ricerca per il sito del team e i relativi siti secondari.

Siti da includere nella struttura di spostamento globale

Per pianificare la struttura di spostamento, può essere utile creare un diagramma dei siti nella gerarchia dei siti. Se è già stato creato un diagramma in fase di pianificazione dei siti, sarà possibile iniziare da tale diagramma e quindi modificarlo per includere tutti i siti secondari del sito del team. Può inoltre essere utile includere eventuali elenchi o raccolte importanti presenti nel sito del team e nei relativi siti secondari. In questo modo, basterà una sola occhiata per individuare le destinazioni importanti a cui potranno accedere con facilità gli utenti del sito partendo dalla home page del sito del team.

Lo spostamento superiore in un sito offre quello che viene definito lo spostamento globale.

Barra di spostamento superiore di un sito

Per impostazione predefinita, ogni sito utilizza uno spostamento superiore specifico, ma è possibile decidere che i siti secondari ereditino lo spostamento superiore dal sito padre, in modo da ottenere un'esperienza di spostamento coerente in tutti i siti. Si possono configurare i siti da visualizzare nello spostamento superiore. È inoltre possibile includere collegamenti a qualsiasi URL desiderato, nel caso si desideri integrare collegamenti a risorse esterne nella struttura di spostamento del sito. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione dello spostamento superiore, vedere Personalizzare la struttura di spostamento del sito del team.

Se il sito del team contiene numerosi siti secondari, può essere preferibile evitare di esporli tutti nella barra dei collegamenti superiore perché potrebbe essere eccessivo per gli utenti del sito. È però altrettanto importante che i siti o il contenuto importanti non risultino introvabili. Fare riferimento al diagramma della gerarchia dei siti per individuare i siti fondamentali da esporre nella struttura di spostamento globale.

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Modalità di spostamento all'interno dei siti

Oltre allo spostamento superiore, nei siti viene visualizzato un elemento per lo spostamento anche sul lato sinistro della pagina, definito Avvio veloce.

Nella barra di avvio veloce vengono in genere visualizzati i collegamenti specifici per il sito corrente ed è possibile utilizzarla per mettere in evidenza il contenuto più importante. Quando si crea un nuovo elenco o una nuova raccolta, un nuovo collegamento viene visualizzato automaticamente in Recenti sulla barra di avvio veloce. Nella sezione Recenti vengono visualizzati solo i cinque collegamenti più recenti.

Il collegamento Recenti nella barra di avvio veloce visualizza le pagine, le raccolte e gli elenchi creati recentemente

Anche la barra di avvio veloce è personalizzabile e si possono aggiungere o rimuovere collegamenti agli elenchi e alle raccolte nel sito. I collegamenti possono inoltre essere raggruppati sotto a titoli personalizzati. Se i siti secondari vengono impostati in modo da ereditare la struttura di spostamento globale, è importante che i proprietari dei siti personalizzino gli elementi di spostamento nella barra di avvio veloce, perché questo sarà lo strumento principale utilizzato dagli utenti per trovare il contenuto in un sito secondario specifico. Se invece si decide che i siti secondari non ereditino la struttura di spostamento globale dal sito del team, gli utenti potranno utilizzare sia la barra dei collegamenti superiore che la barra di avvio veloce in un sito secondario per trovare il contenuto al suo interno. Per ulteriori informazioni sulla modifica dei collegamenti sulla barra di avvio veloce, vedere Personalizzare la struttura di spostamento del sito del team.

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Considerazioni utili per la pianificazione della ricerca

È probabile che gli utenti utilizzino più volentieri SharePoint Online se riescono a trovare facilmente le informazioni necessarie. L'utilizzo di caratteristiche relative al contenuto, ad esempio i tipi di contenuto, o l'aggiunta di colonne di metadati a elenchi e raccolte consentono di facilitare l'individuazione del contenuto tramite la ricerca.

Gli amministratori di raccolte siti e gli amministratori dei siti possono eseguire alcune procedure di configurazione per personalizzare l'esperienza di ricerca degli utenti.

A questo scopo: Vedere l'argomento:
Personalizzare lo stile e le impostazioni che influiscono sui risultati della ricerca. È possibile personalizzare il Centro ricerche e le web part utilizzate nelle pagine del Centro ricerche. Gestire il Centro ricerche in SharePoint Online
Creare regole di query per migliorare la risposta della ricerca alle intenzioni degli utenti. Gestire le regole di query
Personalizzare le origini dei risultati per le ricerche. Gestire le origini dei risultati
Visualizzare, creare o modificare le proprietà gestite o mappare le proprietà sottoposte a ricerca per indicizzazione alle proprietà gestite. Gestire lo schema di ricerca in SharePoint Online
Esportare e importare impostazioni di configurazione di ricerca personalizzate tra i siti. Le impostazioni esportate e importate includono tutte le regole di query personalizzate, le origini dei risultati, i tipi di risultati, i modelli di classificazione e le impostazioni di ricerca nel sito. Esportare e importare impostazioni di configurazione della ricerca personalizzate

Disponibilità del contenuto nella ricerca

Il servizio di ricerca è pianificato per eseguire una ricerca per indicizzazione del contenuto di SharePoint Online ogni cinque minuti. Dopo l'aggiunta di un elemento in un sito di SharePoint Online, trascorrerà un certo periodo di tempo prima che tale elemento venga indicizzato e restituito nei risultati di ricerca. Il tempo richiesto varia in base alle attività utente correnti. Operazioni come la migrazione, l'aggiornamento e la manutenzione dei siti comportano un aumento del carico per la pipeline di indicizzazione. I nuovi elementi di contenuto vengono in genere visualizzati nei risultati di ricerca entro un'ora.

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Impiego del contenuto

Grazie ad alcune domande di base sull'utilizzo che gli utenti dovranno fare del contenuto, sarà possibile determinare come configurare siti, elenchi o raccolte specifici, oltre a stabilire quali caratteristiche specifiche dovranno utilizzare gli utenti del sito.

È inoltre consigliabile verificare i Requisiti software per Office 365 Small Business, in modo da poter prevedere i potenziali problemi di utilizzo del contenuto di SharePoint Online all'interno dell'organizzazione in base alla configurazione dei computer locali degli utenti.

Domande: Considerazioni per la configurazione del contenuto:
È necessario tenere traccia delle diverse versioni di particolari tipi di documenti o elementi di elenco?
  • Valutare la possibilità di abilitare il controllo delle versioni per raccolte o elenchi specifici.
  • Valutare la possibilità di impostare come obbligatoria l'estrazione dei documenti o degli elementi prima della modifica.
Gli utenti del sito dovranno avere la possibilità di lavorare o collaborare contemporaneamente a tipi specifici di documenti?
  • Valutare la possibilità di abilitare la creazione condivisa per le raccolte pertinenti, in modo da agevolare la collaborazione.
È richiesta l'approvazione di tipi specifici di contenuto prima di consentirne la divulgazione?
  • Valutare la possibilità di abilitare l'approvazione del contenuto per le raccolte o l'utilizzo di flussi di lavoro per gestire il processo di approvazione.
Sono previsti tipi di documenti particolari soggetti a processi aziendali o flussi di lavoro specifici?
  • Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro per i tipi di contenuto applicabili a questi documenti oppure per le raccolte che contengono tali documenti.
È previsto l'utilizzo di elenchi per indirizzare o gestire i processi?
  • Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro basati su elenchi per processi come la registrazione e la gestione dei problemi.
Nei siti sarà disponibile contenuto riservato per cui occorre prevedere limitazioni di accesso?
  • Valutare la possibilità di creare siti o raccolte specifici configurati con autorizzazioni univoche per l'archiviazione del contenuto riservato.
  • Valutare la possibilità di impostare autorizzazioni a livello di singoli elementi se è necessario limitare l'accesso solo a quantità minime di contenuto.
  • Valutare la possibilità di assegnare gruppi di destinatari per visualizzare contenuti diversi a utenti diversi.
  • Verificare se è opportuno escludere elenchi o raccolte specifici dall'indicizzazione per la ricerca.
È previsto che gli utenti debbano ricevere aggiornamenti per le modifiche del contenuto?
  • Valutare la possibilità di abilitare RSS per gli elenchi e le raccolte più importanti.

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Spostamento del contenuto nel sito del team

Dopo la creazione della struttura per il sito del team, potrebbe essere necessario spostare in tale sito eventuale contenuto esistente. Benché attualmente Microsoft non offra gli strumenti per la migrazione di contenuto, è possibile spostare in modi diversi documenti e file dal computer locale o da una condivisione di file al sito del team. Per ulteriori informazioni, vedere Spostare documenti e file nel sito di SharePoint Online.

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