Introduzione alle raccolte

Una raccolta è una posizione in un sito nella quale è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire file insieme agli altri membri del team. In ogni raccolta vengono visualizzati un elenco dei file e le informazioni principali su tali file, in modo che i membri possano individuare e utilizzare facilmente i file per attività di collaborazione. È possibile scegliere tra un certo numero di raccolte e modelli di raccolta pronti per l'uso, che rappresentano un efficace punto di partenza per l'organizzazione dei file. Dopo aver creato una raccolta, è possibile personalizzarla in diversi modi. È ad esempio possibile controllare la modalità di visualizzazione, gestione e creazione dei documenti, oppure tenere traccia delle versioni, nonché del numero e del tipo di queste. È inoltre possibile creare visualizzazioni, moduli e flussi di lavoro personalizzati, per semplificare notevolmente lo svolgimento dei progetti e dei processi aziendali.

Contenuto dell'articolo


Panoramica delle raccolte

Anziché cercare documenti nei luoghi più disparati (personal computer, dischi di rete e cartelle di posta elettronica), per un team è molto più efficiente utilizzare una raccolta di SharePoint come posizione centralizzata disponibile per la visualizzazione e l'utilizzo da parte di tutti i membri del team stesso.

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Informazioni sulle raccolte

Raccolta tipica Una raccolta di SharePoint è una posizione all'interno di un sito nella quale è possibile creare, archiviare e aggiornare file, nonché collaborare alla modifica di questi con i membri del team. In ogni tipo di raccolta (documenti, immagini, moduli, pagine wiki, risorse, gestione documenti, report, record, connessioni dati e diapositive) viene visualizzato un elenco di file con le informazioni chiave corrispondenti, ad esempio l'utente che apportato le ultime modifiche al file. A seconda dei tipi di file che si desidera archiviare e dell'utilizzo a cui si intende destinare i file, è possibile scegliere diversi tipi di raccolte. Quando una raccolta non è più necessaria, è possibile archiviare i file, eliminare la raccolta inutilizzata e risparmiare spazio su disco nel server.

È inoltre possibile personalizzare le raccolte in svariati modi. Si può stabilire come visualizzare, verificare, gestire e creare i documenti. È possibile tenere traccia delle versioni, incluso il numero e il tipo di versioni disponibili, e limitare l'accesso degli utenti ai documenti prima che vengano approvati. Per semplificare i processi aziendali, è possibile utilizzare flussi di lavoro per collaborare su documenti disponibili nelle raccolte. Per ottimizzare lo spazio disponibile, è possibile specificare criteri di gestione delle informazioni per gestire l'utilizzo e la scadenza dei documenti presenti nelle raccolte.

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Utilizzo delle raccolte da parte dei team

Un team del settore marketing di Contoso deve collaborare per la stesura di documenti di progetto e di gruppo. Per i membri del team è necessaria una posizione centralizzata in cui lavorare contemporaneamente sui documenti, tenere traccia degli impegni e delle riunioni, gestire i progetti e registrare le attività del team. Un membro del team, inoltre, è un collaboratore che si trova in una posizione remota. L'utilizzo di tecnologie SharePoint porta quindi un ulteriore vantaggio.

Il primo passo è costituito dalla designazione di un membro del team come proprietario del sito e punto di riferimento per la gestione del sito stesso. Il proprietario del sito assume il ruolo di amministratore del sito e dispone dell'autorizzazione Controllo completo per la raccolta. Verifica innanzitutto che tutti i membri del team dispongano dell'autorizzazione di collaborazione per la raccolta Documenti condivisi del sito del team, quindi rinomina la raccolta in "Documenti marketing" e aggiunge una descrizione dettagliata, per consentire a tutti gli utenti, soprattutto a quelli nuovi, di comprendere chiaramente lo scopo della raccolta e il tipo di contenuto da visualizzare o aggiungere all'interno di essa. Il team intende utilizzare la raccolta per la gestione di comunicati stampa, file relativi al budget, contratti, proposte e altri documenti pertinenti alle attività del team stesso.

Una delle prime attività del proprietario del sito riguarda la ricerca e il caricamento dei documenti importanti nella raccolta, per spingere il team a utilizzare la raccolta come posizione centralizzata. Il proprietario del sito esegue quindi le operazioni seguenti: rende obbligatoria l'estrazione dei documenti dalla raccolta, per evitare la sovrascrittura accidentale delle modifiche apportate ai documenti, e imposta la traccia delle versioni, per rendere disponibile al team la cronologia dell'evoluzione dei file e consentire il ripristino di una versione precedente, se necessario. Per garantire la conformità agli standard della società, inoltre, il proprietario del sito aggiunge alla raccolta i modelli standard per i rapporti del settore marketing, i contratti di vendita, le pianificazioni delle campagne e i fogli di lavoro per il budget. Ogni modello contiene il logo e la dichiarazione degli obiettivi della società. Al momento della creazione di un nuovo file dalla raccolta documenti, i membri del team possono selezionare con facilità il modello che desiderano utilizzare.

Man mano che i membri del team aggiungono file e collaborano sui documenti, organizzano la raccolta aggiungendo colonne e creando visualizzazioni con cui visualizzare il contenuto nei modi più funzionali per lo svolgimento delle attività. Il proprietario del sito, ad esempio, aggiunge la colonna "Nome progetto" per consentire ai membri del team di filtrare o ordinare i dati in base ad essa.

Altri membri del team aggiungono visualizzazioni pubbliche che consentono di raggruppare i dati per trimestre fiscale e di filtrare i contratti con scadenza entro sei mesi. Ogni membro, inoltre, crea visualizzazioni personali per semplificare e accelerare la ricerca delle informazioni utili per il completamento delle attività.

Dopo una lunga discussione durante una riunione del personale, il team decide di impostare avvisi a livello di raccolta per la segnalazione degli aggiornamenti una volta alla settimana. Ogni membro del team, se necessario, può impostare avvisi aggiuntivi o feed RSS per file specifici. Il team, inoltre, si impegna ad applicare una procedura consigliata importante per questo nuovo tipo di collaborazione. Quando i membri desiderano distribuire un documento di una raccolta, devono evitare di allegarlo a un messaggio di posta elettronica. Nel messaggio devono invece inserire il collegamento al documento. L'inserimento di un collegamento a un documento in un messaggio di posta elettronica è un'operazione semplice da eseguire dalla barra multifunzione della raccolta, garantisce l'accesso all'ultima versione del documento ed evita di intasare inutilmente la rete locale.

Accade talvolta che ad alcuni membri del team e ad altri utenti non sia consentito l'accesso al contenuto a causa della mancanza delle autorizzazioni appropriate. Alcuni documenti, ad esempio contratti o budget, sono protetti per garantire la riservatezza del contenuto. Se è attivata la possibilità di richiedere l'accesso al proprietario del sito, tuttavia, gli utenti possono inviare comodamente tale richiesta da una pagina. Il proprietario del sito potrà quindi concedere l'autorizzazione di accesso ritenuta più opportuna al documento richiesto.

Tutti i membri del team del settore marketing, in particolare il collaboratore esterno, trovano utile la possibilità, offerta da Microsoft Office SharePoint Workspace 2010, di disconnettere i contenuti della raccolta, utilizzarli da casa o da un sito remoto e quindi sincronizzare le modifiche con la massima facilità alla connessione successiva.

Un compito di importanza fondamentale per questo team è la necessità di proporre campagne di marketing in grado di aumentare le vendite e le entrate. Quando i membri del team sviluppano la pianificazione di una nuova campagna, tengono traccia delle versioni secondarie del file. In caso di errori in una versione, possono quindi ripristinare una versione precedente. Al termine della pianificazione della campagna, possono creare una versione principale e quindi pubblicarla perché venga approvata dall'ufficio legale e dal manager. Dopo l'approvazione del file, questo è disponibile per la visualizzazione da parte di altri dipendenti della società. Il proprietario del sito effettua una ricerca all'interno della documentazione, del materiale di formazione e dei blog disponibili online e scopre come impostare un flusso di lavoro, associarlo alla raccolta e automatizzare il processo di raccolta di commenti e firme e di pubblicazione del documento finale, senza alcuna necessità di utilizzare codice.

Dopo tre mesi di utilizzo, la raccolta e il sito sono componenti fondamentali per il team del settore marketing, che hanno consentito un aumento sostanziale della produttività e della visibilità del settore all'interno dell'organizzazione. I membri del team non possono più farne a meno e sono attivamente alla ricerca di altri modi in cui aumentare l'efficienza della collaborazione tramite le tecnologie SharePoint.

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Tipi di raccolta

Alcune raccolte vengono create automaticamente insieme a un nuovo sito, ad esempio la raccolta Documenti condivisi in un sito del team. È possibile personalizzare tali raccolte per adattarle a scopi specifici oppure creare raccolte aggiuntive. Ogni tipo di raccolta viene utilizzato per uno scopo specifico e alcuni includono un insieme diverso di caratteristiche e comportamenti.

Raccolta documenti     Per molti tipi di file, inclusi documenti e fogli di calcolo, è consigliabile utilizzare una raccolta documenti. In una raccolta documenti è possibile archiviare altri tipi di file, sebbene alcuni siano bloccati per motivi di sicurezza. Quando si utilizzano programmi che non sono bloccati, è possibile creare tali file dalla raccolta. È ad esempio possibile assegnare al team di marketing una raccolta documenti specifica per il materiale di pianificazione, i comunicati e le pubblicazioni.

Raccolta immagini     Per condividere un insieme di immagini digitali o elementi grafici è consigliabile utilizzare una raccolta immagini. Sebbene sia possibile archiviare le immagini in altri tipi di raccolte di SharePoint, le raccolte immagini offrono numerosi vantaggi, ad esempio consentono di visualizzare le immagini in una presentazione, scaricarle nel computer in uso e modificarle con programmi di grafica compatibili come Microsoft Paint. La creazione di una raccolta immagini è consigliabile se si desidera archiviare immagini relative a eventi del team o lanci di prodotti. È inoltre possibile creare collegamenti alle immagini nella raccolta da qualsiasi punto del sito, ad esempio da pagine wiki e blog.

Raccolta moduli     Se è necessario gestire un gruppo di moduli aziendali basati su XML, è consigliabile utilizzare una raccolta moduli. È ad esempio possibile che l'organizzazione desideri utilizzare una raccolta moduli per le note spese. Per creare una raccolta moduli, è necessario disporre di un editor XML o di un programma per la progettazione di moduli XML, ad esempio Microsoft InfoPath. Il modulo compilato dagli utenti è semplicemente un file con estensione xml che contiene i dati (e solo i dati) immessi nel modulo, ad esempio la data e l'importo della spesa. Tutti gli altri elementi che costituiscono una nota spese vengono forniti dal modello di modulo. Dopo che gli utenti hanno compilato i moduli, è possibile unire i dati del modulo oppure esportarli per l'analisi.

Raccolta pagine wiki     Per creare un insieme di pagine wiki collegate è consigliabile utilizzare una raccolta pagine wiki. Una pagina wiki consente a più utenti di riunire informazioni di routine in un formato facile da creare e modificare. È inoltre possibile aggiungere alla raccolta pagine wiki contenenti immagini, tabelle, collegamenti ipertestuali e collegamenti interni. Se ad esempio il team crea un sito wiki per un progetto, sarà possibile archiviare in tale sito commenti e suggerimenti in una serie di pagine collegate tra loro.

Raccolta risorse     Per condividere e gestire risorse multimediali digitali quali file di immagine, audio e video è consigliabile utilizzare una raccolta risorse, che consente di individuare e riutilizzare più facilmente i file multimediali digitali creati da altri utenti, ad esempio logo e immagini aziendali. In una raccolta risorse sono inoltre disponibili tipi di contenuto con proprietà e visualizzazioni per la gestione e la selezione di risorse multimediali quali anteprime e parole chiave di metadati. È ad esempio possibile gestire e archiviare immagini personalizzate e frammenti di contenuto riutilizzabile provenienti dalle applicazioni in modo che siano disponibili in tutta l'organizzazione e vengano utilizzati in modo coerente.

Raccolta diapositive     Per condividere le presentazioni in modo efficace ed efficiente è consigliabile utilizzare una raccolta diapositive, che consente di condividere, archiviare e gestire le diapositive da Microsoft PowerPoint o da un'applicazione compatibile. Quando si pubblica una presentazione in una raccolta diapositive, le diapositive vengono caricate come singoli file affinché sia possibile modificarle e tenerne traccia in modo indipendente. La raccolta diapositive mantiene un collegamento alla presentazione, in modo che l'utente riceva una notifica quando le diapositive vengono modificate. Tale raccolta consente di ordinare le diapositive, estrarle e tenere traccia della cronologia. In questo tipo di raccolte sono inoltre disponibili caratteristiche speciali per l'individuazione, la gestione e il riutilizzo delle diapositive.

Raccolta record     Per mantenere un archivio centrale in cui memorizzare e gestire i record dell'organizzazione o documenti aziendali importanti è consigliabile utilizzare una raccolta record. È ad esempio possibile che l'organizzazione debba aderire a regolamentazioni di conformità che richiedono un processo organizzato per la gestione di documenti pertinenti. Un sito Centro record può contenere varie raccolte record per l'archiviazione di tipi di record diversi. Per ogni raccolta è possibile impostare i criteri che determinano i record da archiviare, la modalità di distribuzione e gestione dei documenti e il periodo di tempo in cui è necessario mantenere tali record.

Raccolta report     Per semplificare la creazione, la gestione e la distribuzione di pagine Web, documenti e indicatori di prestazioni chiave (KPI) relativi a metriche e obiettivi è consigliabile utilizzare una raccolta report, ovvero una posizione centralizzata in cui è possibile creare e salvare report quali cartelle di lavoro di Excel e pagine dashboard. Quando si pubblica una cartella di lavoro di Excel in una raccolta report, tale cartella viene abilitata con un solo clic per l'apertura nella visualizzazione browser, che consente di ottenere una visualizzazione ottimale della cartella di lavoro senza dover aggiungere quest'ultima a una pagina web part.

Raccolta diagrammi di processo (unità di misura metriche e USA)    Per memorizzare e condividere documenti con diagrammi di processo, come quelli creati con Microsoft Visio 2010, è consigliabile utilizzare una raccolta diagrammi di processo. Le raccolte unità metriche e USA sono personalizzate per le rispettive misurazioni.

 Nota   Vengono create automaticamente raccolte di sistema aggiuntive in base al sito e alla configurazione, ad esempio la raccolta stili, la raccolta risorse del sito e la raccolta pagine del sito. Non è invece possibile creare manualmente queste raccolte specifiche tramite l'interfaccia utente.

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Possibilità di utilizzo delle raccolte

Di seguito sono indicate alcune possibilità di utilizzo delle raccolte e vengono fornite indicazioni su come renderle più utili per il gruppo.

Creazione di visualizzazioni     È possibile utilizzare una visualizzazione (visualizzazione: Serie di colonne in una pagina Web in cui vengono visualizzati elementi in un elenco o in una raccolta documenti. È possibile visualizzare elementi ordinati o filtrati, una selezione di colonne o un layout personalizzato.) per visualizzare gli elementi di una raccolta più rilevanti o che più si adattano a uno scopo preciso. Di fatto il contenuto della raccolta non cambia ma i file vengono organizzati o filtrati in modo da essere più facilmente individuabili e per consentirne l'analisi secondo criteri significativi.

Estrazione dei file obbligatoria     Quando si rende obbligatoria l'estrazione (estrarre: Bloccare un file durante la modifica per impedire agli altri utenti di sovrascriverlo o di apportarvi modifiche inavvertitamente. Solo l'utente che estrae un documento è in grado di apportare modifiche.) di un file, si garantisce che il file venga modificato solo dalla persona che lo ha estratto per tutto il periodo di tempo in cui è estratto (archiviare: Sbloccare il file per la modifica o abilitare la visualizzazione del file aggiornato da parte di altri utenti o consentire a questi ultimi l'estrazione del file.). L'obbligo di estrarre i documenti impedisce che più persone li modifichino contemporaneamente creando conflitti e confusione e ricorda ai membri di aggiungere un commento quando archiviano un file rendendo più facile la memorizzazione delle modifiche apportate a ogni versione.

Traccia delle versioni     Se è necessario mantenere le versioni (controllo delle versioni: Processo di creazione di una copia numerata di un documento o un elemento ogni volta che una revisione viene salvata nella raccolta o nell'elenco.) precedenti dei file, è possibile utilizzare le raccolte che consentono di tenere traccia dei file nonché di memorizzarli e ripristinarli. È possibile decidere di tenere traccia di tutte le versioni allo stesso modo. In alternativa, è possibile designare alcune versioni come principali, ad esempio quando viene aggiunto un nuovo capitolo a un manuale, e alcune versioni come secondarie, ad esempio quando viene corretto un errore di ortografia. Per semplificare la gestione dello spazio di archiviazione, è possibile scegliere il numero di versioni da memorizzare per ogni tipo.

Approvazione dei documenti obbligatoria     È possibile specificare l'obbligatorietà dell'approvazione per un documento. I documenti rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvati o rifiutati da chi dispone dell'autorizzazione necessaria. È possibile controllare i gruppi di utenti che possono visualizzare un documento prima che venga approvato. Questa caratteristica è utile se la raccolta contiene linee guida o procedure importanti che devono essere mostrate ad altri utenti solo quando sono finalizzate.

Indicazione delle autorizzazioni    I gruppi e i livelli di autorizzazione di SharePoint consentono una gestione efficace dell'accesso ai contenuti. Per impostazione predefinita, le autorizzazioni per raccolte, cartelle di raccolte e documenti vengono ereditate dal sito padre. Assegnando livelli di autorizzazione a un elemento specifico è possibile proteggere contenuto riservato, ad esempio le informazioni relative ai contratti o al budget, senza limitare l'accesso al resto del sito.

Ricezione degli aggiornamenti relativi alle modifiche     Le raccolte supportano la tecnologia RSS che consente ai membri del gruppo di lavoro di ricevere e visualizzare automaticamente gli aggiornamenti, o feed, di novità e informazioni in una posizione consolidata. È possibile utilizzare la tecnologia RSS per essere avvisati quando vengono apportate modifiche a una raccolta, ad esempio quando cambiano i file archiviati nella raccolta. I feed RSS consentono ai membri del gruppo di lavoro di visualizzare un elenco consolidato dei file che sono stati modificati. È inoltre possibile creare avvisi tramite posta elettronica per ricevere una notifica quando i file vengono modificati.

Creazione di flussi di lavoro     Una raccolta documenti o un tipo di contenuto può utilizzare flussi di lavoro che l'organizzazione ha definito per i processi aziendali, ad esempio la gestione della revisione o dell'approvazione dei documenti. Il gruppo può applicare ai documenti processi aziendali, detti flussi di lavoro, in cui sono specificate azioni che devono essere eseguite in sequenza, ad esempio l'approvazione o la traduzione di documenti. Un flusso di lavoro di SharePoint consente di automatizzare lo spostamento di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività. Per impostazione predefinita, per le raccolte sono disponibili tre flussi di lavoro: Approvazione, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per l'approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne i commenti e lo restituisce sotto forma di compilazione all'utente che ha avviato il flusso di lavoro, e Raccolta firme, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne le firme digitali.

Definizione dei tipi di contenuto     Se il gruppo gestisce più tipi di file, ad esempio fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta attivando e definendo più tipi di contenuto (tipo di contenuto: Un gruppo riutilizzabile di impostazioni per una categoria di contenuto. Utilizzare i tipi di contenuto per gestire in modo coerente metadati, modelli e funzionamento di elementi e documenti. I tipi di contenuto sono definiti a livello di sito e vengono utilizzati in elenchi e raccolte.). I tipi di contenuto aggiungono flessibilità e uniformità nell'ambito di più raccolte. Ogni tipo di contenuto può specificare un modello e persino processi di flusso di lavoro (flusso di lavoro: Spostamento automatizzato di documenti o elementi tramite una sequenza specifica di azioni o attività correlate a un processo aziendale. I flussi di lavoro possono essere utilizzati per gestire in modo coerente processi aziendali comuni, quali l'approvazione o la revisione di documenti.). I modelli rappresentano un punto di inizio per la formattazione di boilerplate e per le proprietà che si applicano ai documenti di quel tipo, ad esempio nome di reparto o numero di contratto.

Integrazione client    Alcuni programmi client sono in grado di utilizzare le caratteristiche di SharePoint direttamente. Se si utilizza Microsoft Word 2010, ad esempio, è possibile gestire l'archiviazione e l'estrazione con maggiore facilità. In Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 o Microsoft Outlook 2010 è possibile disconnettere il contenuto delle raccolte, utilizzarlo da un sito remoto e quindi sincronizzare le modifiche con la massima facilità alla connessione successiva.

Registrazione di controllo    Nel caso in cui sia utile sapere come venga utilizzato un gruppo di file dal contenuto riservato, è possibile definire un criterio che consente di attivare la registrazione di controllo degli eventi, ad esempio la modifica, la copia o l'eliminazione di testo nei file.

Impostazione di criteri    Con l'impostazione di criteri è possibile attivare la scadenza, l'eliminazione automatica o la revisione periodica, tramite flusso di lavoro, dei documenti dalla cui creazione è trascorso il periodo di tempo specificato. Con l'evoluzione delle raccolte, tali impostazioni di eliminazione consentono di risparmiare il tempo e l'impegno destinati alla pulizia manuale dei dischi rigidi con spazio disponibile ridotto, per evitare il raggiungimento del limite di quota.

Utilizzo di un sito Centro documenti    È possibile utilizzare un sito Centro documenti quando si desidera creare, gestire e archiviare un numero elevato di documenti. Un centro documenti si basa su un modello di sito ed è progettato per svolgere la funzione di archivio centralizzato per la gestione di molti documenti. Le caratteristiche di un Centro documenti, ad esempio lo spostamento basato su metadati e visualizzazione albero, i tipi di contenuto e le web part, consentono di organizzare e recuperare documenti in modo efficiente e intuitivo per gli utenti. I cosiddetti Amministratori del contenuto possono configurare rapidamente lo spostamento basato su metadati in modo da garantire buone prestazioni per la maggior parte delle raccolte senza la creazione esplicita di indici. Possono inoltre creare facilmente indici aggiuntivi per il miglioramento delle prestazioni, grazie alla disponibilità di una gamma ancora più ampia di filtri e visualizzazioni. È possibile utilizzare un sito Centro documenti come ambiente di creazione, in cui gli utenti possono direttamente archiviare ed estrarre file e creare strutture di cartelle per i file, o come archivio di contenuti, in cui gli utenti possono solo visualizzare o caricare documenti.

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Organizzazione delle raccolte in un sito

L'organizzazione dei file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e dalle preferenze relative all'archiviazione delle informazioni e alla modalità di esecuzione delle ricerche all'interno di tali informazioni. Una pianificazione adeguata consente di configurare la struttura ottimale per il gruppo. Le raccolte includono diverse caratteristiche che consentono di lavorare su più file in una sola raccolta. L'utilizzo di più raccolte potrebbe tuttavia essere più appropriato per il gruppo.

Archiviazione di documenti in un'unica raccolta

Un'unica raccolta può soddisfare esigenze diverse. È ad esempio possibile che nello stesso gruppo siano presenti diversi progetti oppure che più gruppi lavorino allo stesso progetto. È consigliabile prendere in considerazione l'utilizzo di un'unica raccolta quando:

  • Il gruppo deve poter vedere informazioni di riepilogo sullo stesso gruppo di file oppure avere visualizzazioni diverse dello stesso gruppo di file. Ad esempio, un manager potrebbe voler vedere tutti i file raggruppati per reparto o per data di scadenza.
  • Gli utenti desiderano eseguire la ricerca di file nella stessa posizione all'interno di un sito.
  • Si desidera applicare le stesse impostazioni ai file, ad esempio la funzionalità di traccia delle versioni dei file o la richiesta di approvazione.
  • I gruppi che utilizzano la raccolta condividono caratteristiche simili, ad esempio gli stessi livelli di autorizzazione.
  • Si desidera analizzare informazioni sui file in un foglio di calcolo o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.

Per utilizzare in modo efficiente i documenti all'interno di un'unica raccolta, è possibile organizzare i file all'interno di essa mediante l'aggiunta di colonne, la definizione di visualizzazioni o la creazione di cartelle.

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Archiviazione di documenti in più raccolte

Può essere utile creare più raccolte se vi sono differenze nette tra i gruppi di file da memorizzare e gestire o tra i gruppi di persone che utilizzano i file. È consigliabile utilizzare più raccolte quando:

  • I tipi di file che si desidera archiviare e gestire sono distinti e non si prevede che gli utenti visualizzeranno spesso riepiloghi dei file o eseguiranno ricerche nei file contemporaneamente.
  • I gruppi di utenti che utilizzano i file sono distinti e dispongono di livelli di autorizzazione nettamente diversi.
  • È necessario applicare a gruppi di file diversi impostazioni diverse, ad esempio per il controllo delle versioni o le approvazioni.
  • Non è necessario analizzare i file contemporaneamente o ricevere aggiornamenti consolidati relativi ai file.
  • Si desidera fornire set diversi di opzioni per la creazione di nuovi file o si desidera che i comandi del menu Nuovo di una raccolta compaiano con un ordine diverso.

Di seguito sono indicate alcune modalità per un utilizzo efficiente di più raccolte.

Configurazione di colonne e modelli di sito    Se all'interno dell'organizzazione si desidera definire impostazioni uniformi in tutte le raccolte, è possibile configurare colonne e modelli di sito. Le impostazioni possono essere condivise da più raccolte. Non è quindi necessario crearle ogni volta.

Invio di file ad altre raccolte    Se si desidera che un file sia disponibile in più raccolte, è possibile archiviarlo in una raccolta e quindi inviarne una copia ad altre raccolte. È possibile attivare un promemoria per ricordarsi di aggiornare le copie in caso di modifiche all'originale.

Creazione di modelli di raccolta    Se si desidera definire alcune impostazioni uniformi per le raccolte o riutilizzare caratteristiche in più raccolte, è possibile salvare una raccolta come modello. I modelli di raccolta sono disponibili come opzione nel sito quando si sceglie Crea dal menu Azioni sito.

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Organizzazione di file in una raccolta

Per organizzare i file all'interno di una raccolta sono disponibili modalità diverse. È possibile aggiungere colonne, definire visualizzazioni e creare cartelle. Ogni metodo presenta vantaggi specifici ed è possibile combinare i diversi metodi per soddisfare le esigenze particolari della raccolta e del team.

Aggiunta di colonne

Per impostazione predefinita, le raccolte tengono traccia del nome dei file, nonché delle informazioni sullo stato di questi, ad esempio se sono archiviati. Per consentire la classificazione e l'individuazione dei file da parte del gruppo, è tuttavia possibile specificare colonne aggiuntive, ad esempio il nome della campagna o il numero del progetto, o altre informazioni importanti per il team. Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, ad esempio riga singola di testo, elenco a discesa, numero calcolato da altre colonne o addirittura nome e fotografia di un utente del sito.

Le colonne sono dotate di intestazioni che consentono di eseguire l'ordinamento e il filtraggio dei documenti con maggiore facilità. Quando si visualizzano i file di una raccolta, è possibile ordinare o filtrare temporaneamente i file scegliendo il nome di una colonna e quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto al nome. Questa funzione è utile se è necessario visualizzare i file in un determinato modo. Si tratta tuttavia di una visualizzazione temporanea. Alla successiva visualizzazione della raccolta sarà necessario ripetere tali passaggi per ottenere lo stesso risultato.

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Definizione di visualizzazioni

Se gli utenti desiderano visualizzare spesso, ad esempio, tutti i documenti relativi a un progetto specifico o tutti i documenti appartenenti a un reparto specifico, oppure desiderano raggruppare i documenti per mese di scadenza, è possibile definire visualizzazioni. È possibile utilizzare le visualizzazioni ogni volta che si utilizza la raccolta. Quando una visualizzazione viene creata, viene aggiunta all'elenco a discesa Visualizzazione corrente presente sulla barra multifunzione della raccolta.

Una visualizzazione raccolta è una selezione di colonne in una pagina che visualizza elementi di una raccolta e spesso definisce un ordine, un filtro, un raggruppamento e un layout personalizzato specifici. Le raccolte possono avere visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Tutti gli utenti che dispongono dell'autorizzazione di collaborazione possono creare una visualizzazione personale per mostrare i file in un determinato modo oppure per filtrare solo i file che desiderano visualizzare. Se si dispone dell'autorizzazione per la progettazione di una raccolta, è possibile creare una visualizzazione pubblica che tutti potranno utilizzare quando visualizzano la raccolta. È inoltre possibile impostare come predefinita la visualizzazione pubblica in modo che venga visualizzata automaticamente quando viene aperta la raccolta.

Se i membri del gruppo visualizzano le raccolte in un dispositivo mobile, è possibile creare visualizzazioni mobili con limiti ottimali per la larghezza di banda e le caratteristiche tecniche dei dispositivi, ad esempio per quanto riguarda il numero di elementi visualizzabili in una visualizzazione.

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Creazione di cartelle

Le cartelle, dette anche contenitori, rappresentano un altro metodo per il raggruppamento e la gestione del contenuto di una raccolta o di un elenco. Se nella raccolta sono attivare le cartelle, è possibile aggiungere cartelle alla maggior parte dei tipi di raccolte. Se nella raccolta sono presenti molti elementi, le cartelle consentono inoltre di rendere più efficiente l'accesso agli elementi stessi. Quando si crea una cartella, si crea un indice interno non visibile agli utenti. Tale indice viene creato anche per la cartella radice, il livello superiore di una raccolta o di un elenco. Quando si accede agli elementi di una cartella, si utilizza effettivamente l'indice interno per l'accesso ai dati.

Se in una raccolta sono presenti numerosi elementi che possono essere raggruppati, è possibile utilizzare le cartelle per organizzare il contenuto della raccolta. Alcuni esempi efficaci di gruppi corrispondono a progetti, team, reparti, categorie di prodotti, fasce d'età, elenchi alfabetici e sottogruppi alfabetici (A-C, D-F e così via). Le cartelle consentono l'analisi e la gestione di un numero elevato di file in modo intuitivo.

Cartelle in una raccolta

Per impostazione predefinita, in una raccolta con cartelle attive le cartelle sono visualizzate all'interno della visualizzazione predefinita senza alcun filtro. Ciò consente agli utenti di scegliere la cartella appropriata quando inseriscono nuovi documenti. La visualizzazione di tutte le cartelle, inoltre, rende meno probabile l'aggiunta per errore di elementi al di fuori di cartelle nella raccolta. Per riorganizzare con facilità i documenti all'interno di cartelle diverse della raccolta, è possibile utilizzare il comando Apri con Esplora risorse disponibile sulla barra multifunzione della raccolta.

 Nota   È possibile definire una raccolta ad ordinamento invariato . In questo caso, nella visualizzazione le cartelle non vengono visualizzate prima degli altri elementi. Non utilizzare questa opzione di ordinamento se si desidera che gli utenti trovino facilmente la cartella corretta.

Le cartelle della raccolta non vengono visualizzate nella sezione Documenti della barra di avvio veloce. Il proprietario del sito o un utente con l'autorizzazione per la progettazione di siti, tuttavia, può attivare la visualizzazione albero, che visualizza la sezione Gerarchia siti nella barra di avvio veloce e consente di espandere e comprimere facilmente le cartelle delle raccolte e di spostarsi rapidamente dall'una all'altra.

Cartelle in una visualizzazione albero

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Utilizzo combinato di colonne, visualizzazioni e cartelle

È possibile utilizzare i tre metodi contemporaneamente. Le stesse colonne utilizzate per tenere traccia dei progetti nella visualizzazione predefinita di una raccolta possono essere utilizzate per creare una visualizzazione con alcuni criteri di filtro. È inoltre possibile ordinare e filtrare una visualizzazione in modo dinamico, selezionando le intestazioni delle colonne desiderate per isolare e identificare ulteriormente il contenuto corrispondente in base alle necessità del momento. Se all'interno della raccolta è definita una struttura di cartelle, è possibile disattivarla in una visualizzazione raccolta selezionando l'opzione Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella sezione Cartelle al momento della creazione o della modifica della visualizzazione. In un utilizzo combinato, ogni metodo contribuisce alla visualizzazione del contenuto corretto al momento giusto e nel modo più adatto per ogni utente.

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Passaggi successivi

Dopo una panoramica generale delle raccolte, di seguito sono elencate le attività più utili e frequenti che è possibile eseguire con le raccolte.

  • Creazione o eliminazione di una raccolta o di una cartella in una raccolta
  • Aggiunta, apertura ed eliminazione di file in una raccolta
  • Aggiunta di colonne in una raccolta e creazione di visualizzazioni raccolta
  • Utilizzo di modelli di raccolta e tipi di contenuto
  • Sincronizzazione di una raccolta di SharePoint nel computer con programmi client
  • Spostamento e copia di documenti da una raccolta all'altra
  • Utilizzo di flussi di lavoro con una raccolta
  • Impostazione di autorizzazione e configurazione di impostazioni avanzate per una raccolta
  • Utilizzo di raccolte diapositive, immagini e risorse multimediali
  • Gestione di raccolte con un numero elevato di documenti
  • Gestione di documenti e raccolte record di grandi dimensioni tramite metadati

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