Gestire le proprie informazioni

Accedere al contenuto e alle informazioni quando se ne ha bisogno e ovunque ci si trovi può essere molto importante per portare a termine il proprio lavoro. Grazie ai collegamenti Newsfeed, OneDrive for Business e Siti nella parte superiore di SharePoint Server 2013 o alle pagine di Office 365 è possibile raccogliere e archiviare contenuto e informazioni per trovarli rapidamente e in qualunque momento dai propri dispositivi desktop e cellulari.

Questo articolo fornisce istruzioni generali sulla gestione del contenuto in OneDrive for Business e nella pagina Siti. Le informazioni, tuttavia, provengono anche dalle conversazioni avute con gli altri utenti. Per informazioni sulla gestione delle informazioni ottenute da altri utenti e dalle conversazioni sui social network, vedere Seguire le persone per tenere traccia delle relative attività e Elementi visualizzati nel newsfeed dell'utente

 Nota    In base al modo in cui l'organizzazione ha configurato e personalizzato i siti e i profili personali, le caratteristiche e l'accesso alle pagine Newsfeed, OneDrive for Business e Siti potrebbero essere diverse da quelle illustrate in questo articolo. In particolare, gli utenti di Office 365 potrebbero visualizzare un collegamento a Yammer invece dell'opzione Newsfeed.

Contenuto dell'articolo


Archiviare e condividere documenti in OneDrive for Business

OneDrive for Business è una raccolta di OneDrive per l'azienda, un percorso in cui archiviare e condividere documenti personali sul luogo di lavoro.

OneDrive for Business è diverso da OneDrive, che è invece destinato all'archiviazione di documenti personali. OneDrive for Business è diverso anche dal sito del team, che è destinato all'archiviazione di documenti del team o correlati a progetti.

OneDrive for Business consente di organizzare la raccolta e i file in base alle proprie esigenze. Per impostazione predefinita tutti i file sono privati, ma è possibile condividere documenti secondo le esigenze.

SharePoint Online e Office 365 offrono una singola allocazione di spazio di archiviazione pari a 25 GB per il contenuto del sito personale, che include la raccolta di OneDrive for Business, il newsfeed personale e il Cestino. I server locali possono avere limiti di spazio di archiviazione diversi, a seconda dei requisiti dell'organizzazione. Per altre informazioni sull'allocazione di spazio online, vedere SharePoint Online: limiti del software.

L'archiviazione dei file di lavoro in OneDrive for Business è consigliabile in quanto rappresenta una posizione centralizzata in cui archiviare il contenuto, trovare le informazioni necessarie e condividere gli elementi su cui si può collaborare con altre persone dell'organizzazione.

 Nota    Le caratteristiche e l'accesso a OneDrive for Business dipendono dalle personalizzazioni effettuate dall'organizzazione e possono essere diversi da quelli descritti in questo articolo.

La raccolta di OneDrive for Business è una posizione appropriata in cui organizzare gli elementi seguenti:

  • Documenti e altri file creati personalmente.
  • Documenti da creare in modo condiviso con altri utenti.
  • Risorse multimediali come immagini, presentazioni di PowerPoint o file musicali e video.

Per accedere alla raccolta personali

  1. Accedere a Office 365 o SharePoint Server.
  2. Selezionare OneDrive nella superiore dei siti di SharePoint o Office 365 dell'organizzazione.

Selezionare la raccolta di OneDrive for Business

Per avviare attività, ad esempio creazione o caricamento di file, usare le opzioni nella barra dei comandi rapidi.

Barra dei comandi rapidi in OneDrive for Business

Per spostare i file nella raccolta, selezionare l'elemento da spostare e usare l'opzione Apri in Esplora risorse nella scheda Raccolta, come descritto in Video: Copiare o spostare file in una raccolta con Apri in Esplora risorse.

Per altre attività di gestione dei file, selezionare l'opzione Gestisci nella barra dei comandi rapidi.

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Seguire i documenti più importanti

Seguendo i documenti è possibile tenere traccia delle modifiche apportate e trovarli più facilmente. Seguire un documento è particolarmente utile per i documenti ai quali si collabora con altre persone, documenti condivisi con gli altri o che gli altri hanno condiviso.

I documenti seguiti vengono visualizzati nella pagina del newsfeed sotto Elementi seguiti e nella pagina di OneDrive for Business facendo clic su Documenti seguiti sulla barra di avvio veloce. Per seguire un documento in OneDrive for Business:

  1. Selezionare il documento.
  2. Nella scheda File, nel gruppo Condividi e tieni traccia selezionare Segui.

Contrassegnare i documenti mediante l'aggiunta di tag per consentire agli altri utenti di trovarli più facilmente

Aggiungendo tag, è possibile associare un documento ad aree di interesse specifiche, purché l'azienda supporti questo modo di contrassegnare i file. Ad esempio, è possibile contrassegnare con il tag #ferie un documento che descrive i criteri applicati dall'azienda in materia di ferie. È possibile contrassegnare con un tag un documento selezionato oppure aggiungervi una nota o un commento personale facendo clic sullo strumento Tag e note sulla barra multifunzione e digitando una parola chiave nella casella di testo. Tali note o commenti verranno visualizzati come #parola_chiave se l'organizzazione supporta l'uso di tag e saranno associati al documento.

Per altre informazioni sulle parole chiave, vedere Visualizzare e configurare il proprio profilo.

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Trovare i documenti e i siti più importanti

Se si trova un documento o un sito utile, è possibile seguire il documento o seguire il sito per trovarli più facilmente quando se ne avrà bisogno.

Per trovare un documento seguito, eseguire una delle seguenti operazioni nella parte superiore di un sito di SharePoint o di una pagina di Office 365:

  • Fare clic su Newsfeed e, in Elementi seguiti, fare clic sul numero cerchiato sopra documenti.
  • Fare clic su OneDrive e sulla barra di avvio veloce fare clic su Documenti seguiti.

Per trovare un sito seguito, eseguire una delle seguenti operazioni nella parte superiore di un sito di SharePoint o di una pagina di Office 365:

  • Fare clic su Newsfeed e, in Elementi seguiti, fare clic sul numero cerchiato sopra siti.
  • Fare clic su Siti.

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Gestire la privacy dei documenti

I documenti presenti nella raccolta di OneDrive for Business sono privati per impostazione predefinita. Per modificare questa condizione e consentire a determinate persone di condividere documenti specifici è necessario condividere i documenti in modoesplicito. È anche possibile specificare le autorizzazioni di lettura e modifica delle persone invitate ad accedere ai documenti. Per configurare un documento per la condivisione, fare clic su Apri menu (…) accanto al documento da condividere, come illustrato in Gestire la privacy dei documenti.

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Seguire tag relativi agli argomenti a cui si è interessati

Per visualizzare le conversazioni relative ad argomenti contrassegnati con tag, per i quali ottenere ulteriori informazioni, è possibile:

Tenere traccia delle modifiche relative ai documenti mediante l'aggiunta di avvisi

Aggiungendo un avviso per un documento, è possibile ricevere notifiche quando il documento viene modificato, in caso di aggiornamento o eliminazione. Le impostazioni degli avvisi consentono di definire la frequenza con cui si preferisce riceverli e la modalità con cui devono essere inviati, ad esempio tramite posta elettronica o come messaggio di testo. È possibile aggiungere un avviso per un documento facendo clic sulla scheda File della raccolta, e quindi su Invia avviso, come illustrato in Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS.

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Aggiungere valutazioni a documenti e elenchi

Le valutazioni dei documenti  condivisi e si vuole capire quali aree di contenuto risultino più interessanti alle persone che visitano il sito. Sono utili anche ai visitatori per decidere quali documenti o elementi esaminare. Quando si valuta un elemento in un sito di SharePoint, le persone da cui si viene seguiti ricevono una notifica nel loro newsfeed, se hanno almeno autorizzazione di lettura per il documento, e se le impostazioni del newsfeed lo consentono.

Per informazioni su come aggiungere valutazioni a documenti ed elenchi, vedere Aggiungere una caratteristica di valutazione a una raccolta.

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Condividere i propri documenti

È possibile collaborare su qualsiasi documento in OneDrive for Business condividendolo con le persone di propria scelta nell'organizzazione. Selezionare () accanto al documento da condividere e fare clic sull'opzione Condividi nel callout del documento, come illustrato in Collaborare a documenti.

Seguire i siti a cui si è interessati

È possibile seguire determinati siti di SharePoint se si vuole visualizzarne gli URL Web nella pagina Siti. Quando si segue un sito, i post del newsfeed del sito vengono aggiunti al proprio feed degli Elementi seguiti. A seconda delle impostazioni del newsfeed, nei newsfeed delle persone da cui si viene seguiti saranno anche visibili i propri elementi seguiti. Questo è un pratico sistema per diffondere la propria influenza. Allo stesso modo, si riceverà nel proprio newsfeed una notifica quando le persone che si è scelto di seguire iniziano a seguire lo stesso sito, un aspetto che può essere interessante rilevare poiché queste persone sono potenziali collaboratori.

I siti seguiti compaiono nella pagina del newsfeed sotto ‘Elementi seguiti’, o quando si fa clic su Siti nella parte superiore di una pagina di SharePoint o Office 365. Per ulteriori informazioni su come seguire i siti, vedere Seguire i siti a cui si è interessati.

Contrassegnare i siti mediante l'aggiunta di tag per consentire agli altri utenti di trovarli più facilmente

I tag consentono di organizzare i siti a cui si è maggiormente interessati. Contribuiscono anche alla collaborazione e alla condivisione delle informazioni, poiché le persone che seguono un utente possono trovare utile un sito contrassegnato con tag dall'utente.

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Si applica a:
SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online Midsize Business, SharePoint Online per aziende (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard