Condividere siti e documenti con persone esterne all'organizzazione

 Nota    Se le informazioni non corrispondono a quanto visualizzato, è possibile che si stia usando una versione di pre-aggiornamento di Office 365. Per trovare le informazioni applicabili, vedere Condividere un sito con utenti esterni .
Verificare se è stato eseguito l'aggiornamento del servizio per la versione di Office 365 in uso

Se si svolge un'attività che include la condivisione di documenti o la collaborazione diretta con fornitori o clienti, può essere utile usare il sito per condividere contenuto con utenti esterni all'organizzazione che non dispongono di licenze per la sottoscrizione di Microsoft Office 365.

È possibile eseguire questa operazione in tre modi:

  • È possibile condividere un intero sito invitando gli utenti esterni ad effettuare l'accesso al sito usando un Account Microsoft o un ID utente Microsoft Office 365.
  • È possibile condividere documenti singoli invitando gli utenti esterni a effettuare l'accesso al sito usando un Account Microsoft o un ID utente Microsoft Office 365.
  • È possibile inserire o inviare agli utenti un collegamento guest che permette di visualizzare documenti singoli sul sito in forma anonima.

In questo argomento è spiegato come condividere un sito o un documento con persone esterne all'organizzazione.

Informazioni da tenere presenti

Prima di buttarsi a capofitto e condividere contenuto con persone esterne, è consigliabile consultare la sezione Procedure consigliate per la condivisione. Per informazioni su quali tipi di utenti sono considerati utenti esterni e sui diritti degli utenti esterni, vedere Che cos'è un utente esterno? Per scoprire come attivare o disattivare la funzionalità di condivisione esterna, vedere la sezione Gestire la condivisione esterna.

Contenuto dell'articolo


Condividere un sito

Quando si condivide un sito con utenti esterni, viene loro inviato un invito che possono usare per accedere al sito. Questo invito può essere inviato a qualunque indirizzo di posta elettronica. Quando il destinatario accetta l'invito, potrà effettuare l'accesso usando un Account Microsoft o un ID utente Office 365 . Quando si condivide un sito, è possibile selezionare il tipo di autorizzazioni che si vuole che un utente abbia sul sito.

Fare attenzione quando si condivide il sito del Team o gli altri siti usati dalla propria organizzazione per attività e documenti interni, poiché in questo modo si concede agli utenti esterni l'accesso al sito e a tutti i siti secondari che ne condividono le autorizzazioni, rischiando di consentire agli utenti esterni di accedere a contenuto sensibile. Se si ha una necessità continua di collaborare con utenti esterni all'organizzazione, impostare un sito da usare in maniera specifica per la condivisione esterna e configurarlo in modo tale da avere autorizzazioni univoche e diverse dagli altri siti. Per altre informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni, vedere Informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni.

Per condividere un sito con utenti esterni è necessario essere proprietari del sito o avere il livello di autorizzazione Controllo completo. Inoltre, nella sottoscrizione di Office 365 deve essere attiva la funzione di condivisione esterna. A seconda del proprio piano, questa funzione può essere attivata dall'amministratore di Office 365 o di SharePoint Online.

  1. Accedere al sito che si vuole condividere con utenti esterni.
  2. Fare clic su Condividi.
    Immagine del comando Condividi in alto a destra sullo schermo.
  3. Nella finestra di dialogo Condividi digitare i nomi degli utenti esterni da invitare. Ad esempio: utente@outlook.com o utente@contoso.com.

    Promemoria: è anche possibile usare il comando Condividere per concedere l'accesso a un sito agli utenti interni con licenza. Per farlo, è sufficiente digitare i nomi degli utenti da invitare.
  4. Digitare un messaggio da includere con l'invito.
  5. Per assegnare un utente esterno a un gruppo di autorizzazioni specifico, fare clic su Mostra opzioni e selezionare il gruppo desiderato.

    È bene concedere agli utenti il livello di autorizzazione necessario unicamente a eseguire l'attività desiderata. Ad esempio, se gli utenti che si invitano devono soltanto leggere il contenuto, assegnarli al gruppo Visitatori, che ha autorizzazioni di lettura come impostazione predefinita. Se gli utenti esterni devono anche modificare o aggiornare il contenuto, aggiungerli al gruppo Membri, che ha autorizzazioni di modifica come impostazione predefinita. Fare molta attenzione quando si aggiungono utenti a gruppi aventi autorizzazioni Controllo completo.


    Immagine della finestra di dialogo Condividi per un sito, con i nomi utenti degli utenti esterni.
  6. Fare clic su Condividi.

Per impostazione predefinita, gli inviti inviati a utenti esterni scadono dopo 7 giorni. Se l'utente non accetta l'invito entro 7 giorni, ma si vuole che questo utente abbia accesso al sito, sarà necessario inviare nuovamente l'invito.

Quando gli utenti esterni ricevono gli inviti, fanno clic su un pulsante che li reindirizza su una pagina dalla quale possono accedere al sito di SharePoint Online mediante un account Microsoft o un ID utente Office 365. Se gli utenti non dispongono almeno di un account Microsoft, possono crearne uno gratuitamente.

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Condividere un documento inviando o inserendo un collegamento guest anonimo

È possibile creare un collegamento guest anonimo, quindi condividerlo usando qualsiasi elemento multimediale. Ad esempio, è possibile inserirlo in una pagina di social media oppure incollarlo in un messaggio di posta elettronica. Si può creare un collegamento guest che conceda autorizzazioni di modifica o solo di visualizzazione.

Per condividere un documento con utenti esterni è necessario essere proprietari del sito o avere il livello di autorizzazione Controllo completo. Inoltre, è necessario che la funzione di condivisione sia attivata nelle Impostazioni di servizio di Office 365 o nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online (a seconda del proprio piano). La condivisione esterna deve inoltre essere attiva anche per la propria raccolta siti (solo piani enterprise).

  1. Fare clic sui puntini di sospensione (...) accanto al documento per aprire la finestra callout e quindi fare clic su Condividi.
    Iniziare a condividere un documento in una raccolta di SharePoint
  2. Nella finestra di dialogo Condividi selezionare Ottieni collegamento.
  3. Selezionare Crea un collegamento per il tipo di autorizzazione che si vuole concedere.
    Viene creato un URL di collegamento guest.
  4. Selezionare l'URL del collegamento guest e copiarlo.
    Creare un collegamento guest anonimo e copiarlo
    È ora possibile incollare l'URL del collegamento guest nell'elemento multimediale preferito.
  • Se un documento si trova in una raccolta del sito del team, gli altri membri del sito potranno trovare i collegamenti guest nella finestra di dialogo Condividi e potranno inviarli ad altri utenti.
  • Se il file che si tenta di condividere si trova in una raccolta che usa Information Rights Management, non sarà possibile condividerlo esternamente.
  • I collegamenti guest anonimi possono essere inoltrati e condivisi con chiunque, e consentire di visualizzare e modificare il contenuto senza effettuare l'accesso. È consigliabile non utilizzare collegamenti guest anonimi per contenuto sensibile.
  • Le persone invitate ad accedere ai documenti usando collegamenti guest anonimi potranno solo visualizzare o leggere i file in Office Online . Non potranno aprire i file in una versione desktop corrispondente del programma Office.
  • Se la condivisione esterna viene disabilitata a livello globale dalle Impostazioni di servizio di Office 365 o nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, tutti i collegamenti condivisi smetteranno di funzionare. Se la funzione viene successivamente riattivata, tali collegamenti riprenderanno a funzionare. È anche possibile disabilitare singoli collegamenti condivisi, se si vuole revocare l'accesso a un documento specifico. Vedere Disattivare un collegamento guest anonimo.

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Permettere agli altri utenti di creare collegamenti guest ai documenti condivisi con loro

É possibile che si voglia ottenere un livello elevato di condivisione di alcuni documenti e incoraggiare le persone a condividerli a loro volta. Per questi documenti è possibile permettere alle persone di creare collegamenti guest anonimi nei documenti condivisi con loro.

Per poterlo fare, è necessario disporre di autorizzazioni di controllo completo.

  1. Passare alla raccolta in cui si vuole permettere agli utenti di creare collegamenti guest.
  2. Selezionare l'icona a forma di ingranaggio, quindi selezionare Impostazioni sito.
  3. Nella pagina Impostazioni sito selezionare Autorizzazioni sito, nella sezione Utenti e autorizzazioni.
  4. Nella scheda Autorizzazioni selezionare Impostazioni richieste di accesso.
  5. Nella finestra di dialogo Impostazioni richieste di accesso selezionare l'opzione che permette agli utenti di condividere il sito e i singoli file e cartelle.

Quando le persone selezionano i documenti condivisi con loro e aprono la finestra di dialogo Condividi, potranno creare un collegamento guest. Si noti però che le altre persone potranno creare collegamenti guest che permettono agli altri utenti di modificare il documento solo se è stata concessa l'autorizzazione di modifica durante la condivisione iniziale del documento. Se è stata concessa solo l'autorizzazione di visualizzazione, sarà possibile creare solo collegamenti guest con autorizzazioni di visualizzazione.

Per informazioni generali su Impostazioni richieste di accesso, vedere Video: Condividere un sito senza richiesta di accesso.

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Condividere un documento che richiede l'accesso al sito

Per condividere un documento con utenti esterni è necessario essere proprietari del sito o avere il livello di autorizzazione Controllo completo. Inoltre, è necessario che la funzione di condivisione sia attivata nelle Impostazioni di servizio di Office 365 o nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online (a seconda del proprio piano). La condivisione esterna deve inoltre essere attiva anche per la propria raccolta siti (solo piani enterprise).

  1. Fare clic sui puntini di sospensione (...) accanto al documento per aprire la finestra callout e quindi fare clic su Condividi.
    Iniziare a condividere un documento in una raccolta di SharePoint
  2. Digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare alla condivisione del documento. Ad esempio: utente@outlook.com o utente@gmail.com oppure utenteesterno@contoso.com.
  3. Nell'elenco a discesa selezionare il livello di autorizzazione da concedere a questi utenti.
  4. Se si vuole, digitare un messaggio da includere nel messaggio di posta elettronica. Il messaggio potrebbe includere informazioni o istruzioni sul documento condiviso.
  5. Selezionare la casella di controllo Richiedi accesso.

 Attenzione    Se non si seleziona la casella di controllo Richiedi accesso, il messaggio di posta elettronica includerà un collegamento guest anonimo al documento. I collegamenti guest anonimi potrebbero essere inoltrati o condivisi con altri utenti, che saranno in grado di visualizzare o modificare il contenuto senza effettuare l'accesso.

  1. Fare clic su Condividi.

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Come condividere, senza condividere troppo

Procedure consigliate per la condivisione dei siti

Se si è scelto di condividere un sito intero con un utente, quest'ultimo potrà accedere al sito e agire come un membro effettivo di tale sito. L'utente potrà esplorare, cercare, visualizzare e modificare contenuti (in base al gruppo di autorizzazioni a cui viene assegnato). Potrà anche eseguire operazioni quali la visualizzazione dei nomi di altri utenti del sito nella selezione utenti o la visualizzazione dei metadati del documento. Poiché questi utenti esterni compariranno anche nella selezione utenti come utenti del sito, gli altri utenti del sito potrebbero concedere loro autorizzazioni diverse da quelle concesse originariamente. Prima di invitare un utente esterno sul proprio sito, verificarne l'identità.

Se si invitano utenti esterni al sito del team, essi potranno visualizzare il contenuto di tale sito e di tutti i siti secondari. Per evitare che gli utenti esterni accedano a contenuto importante o riservato nel sito del team, è consigliabile creare un sito secondario del sito del team con autorizzazioni univoche e condividere solo tale sito secondario con gli utenti esterni. Per altre informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni, vedere Informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni.

Allo stesso modo, se si vuole condividere un sito secondario creato in un percorso di OneDrive for Business, è bene verificare che sia dotato di autorizzazioni univoche, per evitare di concedere in modo accidentale agli utenti autorizzazioni agli altri contenuti o siti del sito personale.

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Procedure consigliate per la condivisione dei documenti

Se si condividono documenti attraverso collegamenti guest anonimi, i destinatari possono condividere i collegamenti con qualunque altro utente, che potrà così visualizzare il contenuto. Non usare collegamenti guest per condividere documenti sensibili. Per ridurre il rischio che venga condiviso un collegamento guest, è consigliabile condividere un documento richiedendo l'accesso.

Scegliere il metodo di condivisione

Quando si valuta se e come condividere contenuto esternamente, è opportuno considerare i seguenti aspetti:

  • A chi si vuole concedere l'accesso al contenuto del sito del team e ai siti secondari, e cosa si vuole che questi utenti siano autorizzati a fare?
  • A quali membri dell'organizzazione si vuole concedere l'autorizzazione a condividere contenuto con l'esterno?
  • Esiste contenuto che non deve assolutamente essere visualizzato da utenti esterni all'organizzazione?

Rispondendo a queste domande sarà più semplice pianificare la strategia per la condivisione dei contenuti.

Provare: Per:

Condividere un sito

Per condividere un sito, limitando tuttavia l'accesso degli utenti esterni al contenuto interno dell'organizzazione, si può considerare l'opzione di creare un sito secondario con autorizzazioni univoche, da usare unicamente per la condivisione con l'esterno.

Garantire ad alcuni utenti esterni all'organizzazione l'accesso costante alle informazioni e al contenuto del sito; tali utenti devono poter agire come utenti effettivi del sito creando, modificando e visualizzando il contenuto.
Condividere un documento e richiedere la registrazione. Garantire a utenti esterni all'organizzazione l'accesso protetto a un documento specifico a scopo di revisione o collaborazione, ma tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante ad altro contenuto del sito interno.
Condividere un documento usando un collegamento guest anonimo. Condividere un collegamento a un documento non riservato o non confidenziale con utenti esterni all'organizzazione in modo che possano visualizzarlo o aggiornarlo con commenti e suggerimenti. Tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante al contenuto del sito interno.

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Vedere chi ha accesso a un sito o documento specifico

È possibile usare il comando Condividi per visualizzare un elenco delle persone con le quali è stato condiviso il documento.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per visualizzare un elenco delle persone hanno accesso a un sito, fare clic su Condividi nella parte in alto a destra della pagina, e quindi fare clic sul collegamento accanto a Condiviso con nella finestra di dialogo Condividi.
  • Per visualizzare un elenco delle persone hanno accesso a un documento, cartella o set di documenti, selezionare l'elemento nella raccolta documenti e fare clic su Condiviso con nella scheda File.

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Ritirare inviti

Per ritirare un invito inviato a un utente esterno, è sufficiente revocare l'invito prima che venga accettato dall'utente.

Accedere al sito per il quale si vuole ritirare l'invito.

  1. Accedere a ImpostazioniPulsante Impostazioni > Impostazioni sito.
  2. Sotto Utenti e autorizzazioni, fare clic su Richieste di accesso e inviti.
  3. Sotto Inviti utenti esterni, trovare la persona alla quale revocare l'invito al sito e fare clic su Apri menu.
  4. Nella finestra delle proprietà, fare clic su Ritira.

Se l'utente esterno ha già accettato l'invito e si vuole rimuoverlo dal sito, è sufficiente rimuoverlo dal gruppo di autorizzazione di SharePoint al quale era stato assegnato. Anche coloro che nell'organizzazione detengono autorizzazioni da amministratore di Office 365 o di SharePoint Online possono rimuovere questo utente dal proprio ambiente. Per maggiori informazioni, vedere gli articoli nella selezione Gestire la condivisione esterna.

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Disattivare un collegamento guest anonimo

Nel callout del documento è possibile scoprire se il documento è stato condiviso mediante un collegamento guest.

Finestra di dialogo delle proprietà in cui è mostrato che il documento è stato condiviso mediante un collegamento guest.

È possibile revocare l'accesso a un documento condiviso mediante collegamento guest, semplicemente disattivando il collegamento.

  1. Accedere alla raccolta contenente il documento per il quale si intende rimuovere il collegamento guest.
  2. Selezionare il documento e fare clic su Apri menu.
  3. Fare clic su un collegamento guest nella frase Aperto a chiunque abbia un collegamento guest.
  4. Accanto all'URL del collegamento guest, fare clic sul pulsante Disabilita.
  5. Quando viene richiesto se si vuole disattivare il collegamento, fare clic su Disattiva collegamento.
    Finestra di dialogo in cui viene richiesto se si vuole disattivare il collegamento guest di un documento condiviso, in modo che non funzioni più.

Quando gli utenti esterni all'organizzazione tenteranno di accedere al contenuto attraverso il collegamento guest, riceveranno un messaggio di errore.

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Gestire la condivisione esterna

Le impostazioni di amministrazione della condivisione esterna sono diverse a seconda della sottoscrizione a Office 365 detenuta dalla propria azienda. Per informazioni su come abilitare o disabilitare la condivisione esterna, o su come configurarla diversamente, consultare i seguenti argomenti:

Se l'organizzazione usa Office 365 Small Business, vedere Gestire la condivisione con utenti esterni.

Se l'organizzazione usa uno dei piani enterprise di Office 365, vedere Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint online.

Per informazioni sulla configurazione e la gestione delle richieste di accesso ai siti, vedere Configurare e gestire le richieste di accesso.

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Si applica a:
Interfaccia di amministrazione di SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online Midsize Business, SharePoint Online per aziende (E1 & E2), SharePoint Online Small Business