Pianificare il contenuto nei siti

Se si è responsabili della pianificazione del contenuto in SharePoint Online, è possibile che si desiderino informazioni su come iniziare la pianificazione o come personalizzare i siti per soddisfare esigenze specifiche. Questo articolo illustra alcune considerazioni chiave relative alla pianificazione della struttura e del contenuto dei siti. Sono inoltre disponibili informazioni utili per determinare quali caratteristiche di contenuto utilizzare per supportare gli obiettivi dell'organizzazione.

Contenuto dell'articolo


Tipi di contenuto pubblicati nei siti

È consigliabile che i proprietari dei siti dedichino un po' di tempo alla pianificazione del contenuto che verrà pubblicato in tali siti. L'obiettivo delle attività di pianificazione del contenuto è quello di stabilire:

  • I tipi di contenuto che si desidera creare   . I tipi di contenuto aiutano a personalizzare il modo in cui si gestiscono tipi specifici di contenuto e il modo in cui se ne tiene traccia.
  • I tipi di metadati (colonne del sito) da associare ai tipi di contenuto   . I metadati sono informazioni che aiutano a descrivere e classificare il contenuto.
  • I tipi di set di termini che si desidera creare e le colonne di metadati da associare ai tipi di contenuto   . Le colonne di metadati possono aiutare ad assicurare che determinati tipi di contenuto vengano classificati sempre in modi specifici.
  • I tipi di criteri di gestione delle informazioni che si desidera configurare per i tipi di contenuto   . I criteri aiutano a determinare il modo in cui vengono gestiti i tipi di contenuto, ad esempio il tempo per cui il contenuto viene mantenuto.
  • I tipi di elenchi o raccolte che si desidera creare per organizzare il contenuto   . Le raccolte possono essere utilizzate per archiviare documenti e altri file, mentre gli elenchi possono risultare utili per tenere traccia di attività o problemi.

È possibile che l'organizzazione desideri gestire questo tipo di attività di pianificazione in modo centralizzato, in particolare per i tipi di contenuto. In molti casi sarà necessario operare in stretta collaborazione con l'amministratore della raccolta siti, nonché con l'amministratore di SharePoint Online, perché molte delle decisioni derivanti dalla pianificazione del contenuto potrebbero richiedere la configurazione di caratteristiche specifiche a livelli diversi.

Vantaggi della definizione dei tipi di contenuto

I tipi di contenuto consentono agli utenti del sito di creare rapidamente contenuti specializzati mediante il comando Nuovo elemento o Nuovo documento di un elenco o di una raccolta. I tipi di contenuto sono utili perché consentono ai proprietari dei siti di garantire l'uniformità e la coerenza del contenuto nei siti. Grazie ai tipi di contenuto, inoltre, un singolo elenco o una singola raccolta possono contenere più tipi di elementi o documenti. I proprietari dei siti possono preconfigurare dettagli specifici sul contenuto quando impostano i tipi di contenuto per un sito, un elenco o una raccolta.

Elenco a discesa del menu Nuovo documento che mostra un tipo di contenuto Contratto di vendita.

I proprietari dei siti possono definire i tipi di contenuto per elementi di elenchi, documenti o cartelle. In SharePoint Online per Office 365 Enterprise, tramite le impostazioni per i tipi di contenuto è possibile specificare:

  • Le colonne (metadati) che si desidera assegnare agli elementi di questo tipo (incluse le colonne di metadati gestiti).
  • I moduli Nuovo, Modifica e Visualizza da utilizzare con il tipo di contenuto.
  • I flussi di lavoro disponibili per gli elementi del tipo di contenuto.
  • Le soluzioni o le caratteristiche personalizzate associate agli elementi del tipo di contenuto.
  • I criteri di gestione delle informazioni associati agli elementi del tipo di contenuto.
  • Il riquadro informazioni documento, visualizzato nelle applicazioni di Microsoft Office compatibili per gli elementi del tipo di contenuto.
  • Il modello di documento per i nuovi elementi del tipo (solo per tipi di contenuto per documenti).

Può risultare utile definire tipi di contenuto per parte del contenuto se questo soddisfa i criteri seguenti:

Condizione: Tipi di contenuto che potrebbero essere utili nei modi seguenti:
Sono disponibili tipi specifici di documenti con formato o scopi standard e si desidera che tali documenti siano coerenti in tutta l'organizzazione. Configurare tipi di contenuto del sito per questi tipi di documenti nel sito principale della raccolta siti in modo che siano disponibili in tutti i siti secondari. In questo modo tutti gli utenti dell'organizzazione creeranno questi documenti in modo uniforme.
Si dispone di modelli specifici che gli utenti sono tenuti a utilizzare per tipi particolari di documenti. Aggiungere questi modelli di documento ai tipi di contenuto pertinenti in modo che per tutti i nuovi documenti creati da un tipo di contenuto venga utilizzato il modello.
Esiste un set di informazioni standard di cui si desidera tenere traccia per tipi specifici di documenti o elementi. Aggiungere colonne al tipo di contenuto per tenere traccia di queste informazioni. Se un'informazione è particolarmente importante, è possibile designare le colonne come obbligatorie. È inoltre possibile fornire valori predefiniti per colonne specifiche quando si configura il tipo di contenuto.
Esiste un processo aziendale predefinito per la gestione o la revisione di tipi specifici di documento. Prendere in considerazione l'opportunità di configurare flussi di lavoro per tipi di contenuto specifici. È possibile utilizzare i flussi di lavoro per gestire processi aziendali come revisione o approvazione di documenti.

Dopo aver individuato il contenuto per cui potrebbe essere opportuno definire i tipi di contenuto, è necessario riflettere sulla posizione in cui definirli. Se si definiscono i tipi di contenuto nel sito principale della raccolta siti, questi saranno ampiamente disponibili per il riutilizzo in elenchi e raccolte in tutti i siti secondari del sito principale. Anche i singoli proprietari di siti possono definire tipi di contenuto per i loro siti, ma in questo caso tali tipi di contenuto saranno disponibili per l'utilizzo solo negli elenchi e nelle raccolte di tale sito e degli eventuali siti secondari. È inoltre possibile condividere tipi di contenuto in varie raccolte siti di SharePoint Online designando un sito specifico come hub per la pubblicazione dei tipi di contenuto. La pubblicazione dei tipi di contenuto consente alle organizzazioni di gestire in modo coerente il contenuto e i metadati per tutti i siti, grazie alla possibilità di creare e aggiornare i tipi di contenuto a livello centralizzato per poi pubblicare gli aggiornamenti in più raccolte siti.

In fase di pianificazione dei tipi di contenuto può essere utile creare un foglio di calcolo o una tabella per raccogliere le informazioni da includere durante la definizione dei tipi di contenuto. Si potrebbe iniziare, ad esempio, creando un documento semplice come la tabella seguente e quindi adattarla in modo da includere tutte le informazioni aggiuntive che si ritiene utile registrare, come i siti o i team che utilizzeranno i tipi di contenuto:

Nuovo tipo di contenuto Tipo di contenuto padre Colonne Modello di documento Flussi di lavoro Criteri gestione informazioni
Specificare il nome del tipo di contenuto che si desidera creare. Specificare il tipo di contenuto padre da cui verrà creato. Elencare la colonna nuova o esistente che si desidera aggiungere al tipo di contenuto. Specificare se sarà disponibile un modello di documento associato al tipo di contenuto. Specificare se saranno disponibili flussi di lavoro associati al tipo di contenuto. Specificare i criteri di gestione delle informazioni applicabili al tipo di contenuto.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei tipi di contenuto, vedere gli argomenti della categoria Creare o personalizzare un tipo di contenuto.

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Tipi di app da aggiungere

Oltre a riflettere sui tipi di contenuto necessari, è inoltre consigliabile esaminare gli altri tipi di informazioni che verranno archiviate nei siti o i tipi di attività che gli utenti dell'organizzazione desiderano gestire tramite i siti. Queste analisi saranno utili per pianificare i diversi tipi di app da aggiungere ai siti per iniziare. Se, ad esempio, si desidera una posizione in cui archiviare documenti, sarà probabilmente necessario aggiungere una raccolta documenti. Se si desidera tenere traccia di date importanti, sarà necessario aggiungere un calendario.

Non occorre aggiungere subito tutte le app ipoteticamente necessarie. I proprietari dei siti potranno infatti aggiungere o rimuovere app nel tempo, con il variare delle esigenze aziendali. Pianificare in modo anticipato la personalizzazione del contenuto dei siti, tuttavia, può contribuire a garantire che i siti siano in ogni caso immediatamente utili per gli utenti.

SharePoint Online include app predefinite, utili per una vasta gamma di scopi aziendali, dall'archiviazione e gestione dei documenti, alla gestione e verifica dei progetti, alle comunicazioni. In un sito si possono aggiungere più istanze di questi tipi di app. È inoltre possibile acquistare e aggiungere al sito app di terze parti da SharePoint Store.

Per ulteriori informazioni, vedere Aggiungere un'app a un sito e Acquistare un'app da SharePoint Store.

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Modalità di ricerca e accesso al contenuto

È consigliabile dedicare del tempo alla pianificazione delle modalità di ricerca e utilizzo del contenuto. Questo tipo di pianificazione risulterà utile per prendere decisioni in merito alla configurazione della struttura di spostamento e delle funzionalità di ricerca per il sito del team e i relativi siti secondari.

Siti da includere nella struttura di spostamento globale

Per pianificare la struttura di spostamento, può essere utile creare un diagramma dei siti nella gerarchia dei siti. Se è già stato creato un diagramma in fase di pianificazione dei siti, sarà possibile iniziare da tale diagramma e quindi modificarlo per includere tutti i siti secondari del sito del team. Può inoltre essere utile includere eventuali elenchi o raccolte importanti inclusi nel sito del team e nei relativi siti secondari. In questo modo, basterà una sola occhiata per individuare le destinazioni importanti a cui potranno accedere con facilità gli utenti del sito principale.

Nei siti di SharePoint, la barra dei collegamenti superiore rappresenta la cosiddetta struttura di spostamento globale e viene visualizzata nella parte superiore di tutte le pagine del sito, sotto il titolo del sito.

Barra di spostamento superiore di un sito

Per impostazione predefinita, ogni sito utilizza la propria barra di spostamento superiore, ma è possibile decidere che i siti secondari ereditino la barra di spostamento superiore dal sito padre, in modo da ottenere un'esperienza di spostamento coerente in tutti i siti. Si possono configurare i siti da visualizzare nella barra di spostamento superiore ed è inoltre possibile includere collegamenti a qualsiasi URL desiderato, nel caso si desideri integrare collegamenti a risorse esterne nella struttura di spostamento del sito. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione della barra di spostamento superiore, vedere Personalizzare la struttura di spostamento del sito del team.

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Se la raccolta siti contiene numerosi siti secondari, può essere preferibile evitare di esporli tutti nella barra dei collegamenti superiore perché potrebbe essere eccessivo per gli utenti del sito. È però altrettanto importante che i siti o il contenuto importanti non risultino introvabili. Fare riferimento al diagramma della gerarchia dei siti per individuare i siti fondamentali da esporre nella struttura di spostamento globale.

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Modalità di spostamento all'interno dei siti

Oltre alla barra dei collegamenti superiore, nei siti viene visualizzato un elemento per lo spostamento anche sul lato sinistro della pagina, denominato Avvio veloce.

Nella barra di avvio veloce vengono in genere visualizzati i collegamenti specifici per il sito corrente ed è possibile utilizzarla per mettere in evidenza il contenuto più importante.

Il collegamento Recenti nella barra di avvio veloce visualizza le pagine, le raccolte e gli elenchi creati recentemente

Come nel caso della barra dei collegamenti superiore, anche la barra di avvio veloce è personalizzabile e si possono aggiungere o rimuovere collegamenti agli elenchi e alle raccolte nel sito. I collegamenti possono inoltre essere raggruppati sotto a titoli personalizzati. Se i siti secondari vengono impostati in modo da ereditare la struttura di spostamento globale, è importante che i proprietari dei siti personalizzino gli elementi di spostamento nella barra di avvio veloce, perché questo sarà lo strumento principale utilizzato dagli utenti per trovare il contenuto in un sito. Se invece si decide che i siti secondari non ereditino la struttura di spostamento globale dal sito principale, gli utenti potranno utilizzare sia la barra dei collegamenti superiore che la barra di avvio veloce in un sito secondario per trovare il contenuto al suo interno.

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Modalità di spostamento all'interno di elenchi o raccolte

Se si prevede di utilizzare le caratteristiche relative ai metadati gestiti disponibili in SharePoint Online per creare set di termini utilizzabili dai collaboratori per aggiungere termini gestiti come tag per il contenuto, saranno disponibili ulteriori opzioni per migliorare la facilità di individuazione del contenuto nei siti. È possibile configurare lo spostamento basato su metadati per semplificare la ricerca di contenuto in elenchi e raccolte di grandi dimensioni. Con lo spostamento basato su metadati gli utenti hanno la possibilità di applicare filtri dinamici per trovare il contenuto in elenchi e raccolte tramite un controllo albero gerarchico di spostamento che consente di applicare diversi filtri basati su metadati alla visualizzazione. È possibile utilizzare Filtri chiave in combinazione con la gerarchia di spostamento per limitare l'elenco di elementi visualizzati.

Controllo di spostamento tra metadati

Per ulteriori informazioni sulla configurazione dello spostamento basato su metadati o sull'utilizzo di metadati gestiti, vedere Introduzione ai metadati gestiti.

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Considerazioni utili per la pianificazione della ricerca

L'amministratore di SharePoint Online può personalizzare la ricerca per gli utenti tramite la pagina Amministrazione ricerca nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint. Le personalizzazioni includono la definizione di proprietà gestite disponibili per la ricerca nello schema di ricerca, l'identificazione delle pagine di alta qualità per migliorare la pertinenza, la gestione delle regole di query e delle origini dei risultati, oltre alla rimozione di singoli risultati. È anche possibile valutare eventuali modifiche visualizzando i report sull'utilizzo e la ricerca.

Le modifiche apportate dalla pagina di amministrazione della ricerca sono valide per l'intero ambiente di SharePoint Online (tenant), ma la ricerca può essere personalizzata anche a livello della raccolta siti e di singoli siti.

Disponibilità del contenuto nella ricerca

Il servizio di ricerca è pianificato per eseguire una ricerca per indicizzazione del contenuto di SharePoint Online ogni cinque minuti. Dopo l'aggiunta di un elemento in un sito di SharePoint Online, trascorrerà un certo periodo di tempo prima che tale elemento venga indicizzato e restituito nei risultati di ricerca. Il tempo richiesto varia in base alle attività utente correnti. Operazioni come la migrazione, l'aggiornamento e la manutenzione dei siti comportano un aumento del carico per la pipeline di indicizzazione. I nuovi elementi di contenuto in genere vengono visualizzati nei risultati di ricerca entro un'ora.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione della ricerca, vedere Panoramica dell'amministrazione della ricerca in SharePoint Online.

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Esigenze di utilizzo del contenuto

È consigliabile integrare domande specifiche sugli scenari di utilizzo del contenuto nel processo di pianificazione del contenuto, in quanto tali domande risulteranno utili per stabilire come configurare siti, elenchi o raccolte specifici e di quali caratteristiche avranno necessità gli utenti del sito per l'utilizzo del contenuto.

È inoltre consigliabile verificare i Requisiti software per Office 365 per aziende, in modo da poter prevedere i potenziali problemi di utilizzo del contenuto di SharePoint Online all'interno dell'organizzazione in base alla configurazione dei computer locali degli utenti.

Domande: Considerazioni per la configurazione del contenuto:
È necessario tenere traccia delle diverse versioni di particolari tipi di documenti o elementi di elenco?
  • Valutare la possibilità di abilitare il controllo delle versioni per raccolte o elenchi specifici.
  • Valutare la possibilità di impostare come obbligatoria l'estrazione dei documenti o degli elementi prima della modifica.
Gli utenti del sito dovranno avere la possibilità di lavorare o collaborare contemporaneamente a tipi specifici di documenti?
  • Valutare la possibilità di abilitare la creazione condivisa per le raccolte pertinenti, in modo da agevolare la collaborazione.
È richiesta l'approvazione di tipi specifici di contenuto prima di consentirne la divulgazione?
  • Valutare la possibilità di abilitare l'approvazione del contenuto per le raccolte o l'utilizzo di flussi di lavoro per gestire il processo di approvazione.
Sono previsti tipi di documenti particolari soggetti a processi aziendali o flussi di lavoro specifici?
  • Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro per i tipi di contenuto applicabili a questi documenti oppure per le raccolte che contengono tali documenti.
È previsto l'utilizzo di elenchi per indirizzare o gestire i processi?
  • Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro basati su elenchi per processi come la registrazione e la gestione dei problemi.
Nei siti sarà presente contenuto riservato per cui occorre prevedere limitazioni di accesso?
  • Valutare la possibilità di creare siti o raccolte specifici configurati con autorizzazioni univoche per l'archiviazione del contenuto riservato.
  • Valutare la possibilità di applicare Information Rights Management a elenchi o raccolte per l'archiviazione del contenuto riservato. Per ulteriori informazioni, vedere Applicare Information Rights Management a un elenco o a una raccolta.
  • Valutare la possibilità di disattivare la condivisione esterna per le raccolte siti che conterranno informazioni riservate. Per ulteriori informazioni, vedere Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint online.
  • Valutare la possibilità di impostare autorizzazioni a livello di singoli elementi se è necessario limitare l'accesso solo a quantità minime di contenuto.
  • Valutare la possibilità di assegnare gruppi di destinatari per visualizzare contenuti diversi a utenti diversi.
  • Verificare se è opportuno escludere elenchi o raccolte specifici dall'indicizzazione per la ricerca.
Sarà necessario gestire il contenuto come record e determinare per quanto tempo verranno conservati o quando scadranno?
  • Valutare la possibilità di creare un Centro record o di configurare una Gestione record locale.
È possibile che l'organizzazione debba fornire documenti eDiscovery per procedimenti legali o indagini?
  • Valutare la possibilità di configurare un Centro eDiscovery per la gestione di contenuto per procedimenti e indagini.
È previsto che gli utenti debbano ricevere aggiornamenti per le modifiche del contenuto?
  • Valutare la possibilità di abilitare RSS per gli elenchi e le raccolte più importanti.
Gli utenti pubblicheranno database di Microsoft Access nei siti?
  • Potrebbe essere necessario accertarsi che Access Services sia abilitato e configurato in modo appropriato per il sito.
Gli utenti pubblicheranno cartelle di lavoro di Microsoft Excel nei siti?
  • Potrebbe essere necessario accertarsi che Excel Services sia abilitato e configurato in modo appropriato per il sito.
Gli utenti utilizzeranno molti file video, immagine o audio e si occuperanno della gestione di informazioni relative a tali file?
  • Valutare la possibilità di configurare una Raccolta risorse, preconfigurata per l'utilizzo di caratteristiche speciali che consentono di gestire risorse multimediali elaborate, ad esempio file immagine, audio e video.
Gli utenti pubblicheranno diagrammi di Microsoft Visio come disegni Web?
  • Potrebbe essere necessario accertarsi che Servizi Visio sia abilitato e configurato in modo appropriato per il sito.
Gli utenti dovranno creare soluzioni basate su moduli?

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Modalità di gestione del contenuto per l'intero ciclo di vita

Durante la pianificazione del contenuto per i siti, riflettere anche sul ciclo di vita del contenuto. In altre parole:

  • Appurare in che modo o per quali motivi è più probabile che venga creato il contenuto specifico, ad esempio se verrà creato per supportare risultati formali oppure per le normali attività professionali e di collaborazione quotidiane.
  • Stabilire per quanto tempo dovrà essere accessibile per gli utenti.
  • Determinare l'aumento di dimensioni e la frequenza di modifica previsti durante l'utilizzo.
  • Stabilire quando non sarà più necessario.
  • Decidere come procedere quando non è più necessario.
  • Verificare se esistono specifici motivi aziendali o legali per cui occorre conservare il contenuto oltre il periodo di uso attivo.

Queste informazioni relative al ciclo di vita del contenuto saranno di grande utilità per la pianificazione e il monitoraggio dello spazio di archiviazione, oltre ad agevolare la pianificazione di elementi per i quali potrebbe essere necessario implementare procedure di gestione dei record particolari, come i criteri di scadenza.

Per ulteriori informazioni, vedere Scegliere come archiviare e gestire i record e Implementare la gestione dei record. Vedere anche Criteri di chiusura dei siti.

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Si applica a:
Interfaccia di amministrazione di SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online Midsize Business, SharePoint Online per aziende (E1 & E2)