Pianificare i siti e gestire gli utenti

Se si è responsabili della gestione di raccolte siti o di siti per l'ambiente di SharePoint Online dell'organizzazione, in questo articolo sono disponibili informazioni dettagliate relative ad alcune attività e alcuni concetti chiave necessari per lo sviluppo di un approccio sostenibile per la gestione di siti e utenti.

Contenuto dell'articolo


Gestire siti e raccolte siti

Una raccolta siti è un gruppo di siti di SharePoint che condividono lo stesso proprietario e le stesse impostazioni di amministrazione, come le autorizzazioni. Le raccolte siti hanno una struttura gerarchica e includono sempre un sito principale ed eventuali siti secondari.

Diagramma gerarchico di una raccolta siti, che mostra un sito principale e i siti secondari.

Il sito del team e gli eventuali siti creati al suo interno sono disponibili solo per gli utenti che vengono invitati tramite l'assegnazione delle autorizzazioni per il sito. Con un sito del team, l'organizzazione, il team o il gruppo di lavoro possono rimanere connessi e collaborare a documenti e altri file, pubblicare annunci, pianificare riunioni, gestire le attività, tenere traccia di problemi o impegni, archiviare informazioni in elenchi e così via. Si possono inoltre creare vari siti secondari dai modelli di sito disponibili nel sito del team.

Gestire una raccolta siti

In un'organizzazione di grandi dimensioni, l'ambiente di SharePoint Online può includere in genere alcune raccolte siti, ognuna contenente molti siti secondari. È pertanto possibile che si desideri delegare la gestione dei siti o delle raccolte siti a diversi utenti nell'organizzazione. Il modello di autorizzazioni di SharePoint risulta molto utile, poiché consente di assegnare le autorizzazioni a ruoli diversi, ovvero amministratore della raccolta di siti, proprietario del sito e altri ruoli, illustrati più avanti.

Gli amministratori di una raccolta siti dispongono del livello di autorizzazione Controllo completo per la raccolta e ciò significa che possono aggiungere o eliminare siti, nonché modificare le impostazioni di qualsiasi sito all'interno di una raccolta. Gli amministratori sono inoltre autorizzati a visualizzare, aggiungere, eliminare o modificare tutto il contenuto in questi siti.

Responsabilità tipiche degli amministratori delle raccolte siti

Le responsabilità di un amministratore di una raccolta siti per il sito di SharePoint Online possono includere le seguenti:

  • Fungere da punto di contatto tra gli utenti e l'amministratore globale di Office 365 o l'amministratore di SharePoint Online.
  • Decidere chi è autorizzato ad accedere a contenuto importante archiviato nei siti di SharePoint Online, configurando le autorizzazioni a livello di raccolta siti.
  • Decidere quali caratteristiche rendere disponibili per gli utenti dei siti nella raccolta.
  • Offrire supporto tecnico agli utenti della raccolta siti.
  • Scegliere un amministratore secondario raccolta siti per la raccolta siti.
  • Creare nuovi siti.
  • Visualizzare, eliminare o ripristinare elementi dal Cestino raccolta siti.
  • Creare e personalizzare il sito Web pubblico.
  • Fornire assistenza per l'amministrazione di particolari caratteristiche. Ad esempio:
    • Attivare o disattivare le caratteristiche disponibili per la raccolta siti.
    • Creare o personalizzare i tipi di contenuto del sito.
    • Configurare le impostazioni internazionali.

 Nota    Potrebbe essere necessario collaborare con l'amministratore di SharePoint Online (se non si ha tale ruolo) per gestire le raccolte siti. Per ulteriori informazioni sulle responsabilità dell'amministratore di SharePoint Online, vedere Gestire raccolte siti e impostazioni globali nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

L'amministratore di SharePoint Online può eseguire le attività seguenti:

  • Creare, eliminare e gestire le raccolte siti.
  • Allocare e monitorare lo spazio di archiviazione per la raccolta siti.
  • Concedere l'accesso agli amministratori della raccolta siti.
  • Impostare il sito di SharePoint predefinito.
  • Pianificare siti multilingue.
  • Gestire i profili utente.
  • Pianificare e gestire caratteristiche come i metadati gestiti.
  • Attivare o disattivare la condivisione esterna.

Responsabilità tipiche dei proprietari di siti

Le responsabilità dei proprietari di siti, che dispongono del livello di autorizzazione Controllo completo per un sito, includono le seguenti:

  • Creare e gestire siti.
  • Gestire le caratteristiche e le impostazioni dei siti, come l'aspetto.
  • Salvare un sito come modello.
  • Gestire le colonne e i tipi di contenuto del sito.
  • Eliminare un sito.
  • Configurare le opzioni internazionali e della lingua.
  • Aggiungere app ai siti.

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Tipi di siti necessari

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del volume di contenuto che si prevede di pubblicare nei siti, può risultare utile creare siti secondari per organizzare il contenuto. I siti all'interno di una raccolta siti sono disposti in una struttura gerarchica, che viene definita tramite la creazione di siti all'interno del sito principale. Si possono creare siti secondari all'interno del sito del team e anche creare ulteriori siti secondari all'interno di altri siti secondari.

 Nota    L'amministratore di SharePoint Online è responsabile della creazione del sito principale della raccolta siti e dell'assegnazione di un altro amministratore per la raccolta siti. I proprietari di siti possono creare siti secondari.

Diagramma della gerarchia di una raccolta siti

Esistono molti modi possibili per organizzare i siti secondari. Ad esempio, è possibile decidere di creare i siti secondari in base a:

  • Team e reparti
  • Scopi funzionali
  • Categorie di contenuto
  • Progetti
  • Clienti
  • Livelli di autorizzazione o riservatezza del contenuto (in presenza di informazioni confidenziali, ad esempio, può essere utile isolarle in un sito specifico per limitarne l'accesso)

Dedicare un po' di tempo a valutare il numero di siti necessari e la logica con cui si desidera organizzarli. Può risultare utile creare un diagramma della gerarchia dei siti per agevolare l'organizzazione e la pianificazione. Si può disegnare rapidamente un diagramma su un foglio di carta o una lavagna, ma è anche possibile creare un diagramma più formale utilizzando una delle forme gerarchiche disponibili come SmartArt in Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. In questo modo sarà possibile salvare il diagramma e consultarlo ogniqualvolta necessario, nonché apportare tutte le modifiche richieste nel tempo.

È importante riflettere anche sugli scopi di ogni sito. Ciò consentirà di stabilire con maggiore facilità quali modelli utilizzare per creare i nuovi siti. SharePoint Online include una vasta gamma di modelli di sito tra i quali scegliere. L'utilizzo di un modello di sito progettato per uno scopo specifico consente di offrire agli utenti un ottimo punto di partenza. Se è necessario creare un sito di riferimento utilizzabile dai membri del team per condividere o aggiornare rapidamente le informazioni sui progetti, ad esempio, si potrebbe iniziare dal modello di sito Wiki perché tale modello è progettato proprio per questo tipo di comunicazioni.

Per ulteriori informazioni sulla pianificazione del contenuto dei siti, vedere Pianificare il contenuto nei siti.

 Nota    L'amministratore di SharePoint Online è responsabile della gestione dei siti personali (siti di tipo Sito personale), ovvero siti hub nei quali gli utenti possono restare in contatto con i colleghi e registrare informazioni. L'amministratore della raccolta siti non è responsabile del controllo dei siti personali, poiché ogni utente è l'amministratore del proprio sito personale. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei siti personali, vedere Gestire raccolte siti e impostazioni globali nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

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Elenco dei modelli di sito

L'elenco seguente include i modelli di sito supportati e una breve descrizione di ognuno. Fare riferimento a questo elenco per decidere quali tipi di sito sono i più appropriati per l'organizzazione.

  • Centro ricerche di base    Sito per offrire una la funzionalità di ricerca. Include pagine per i risultati della ricerca e le ricerche avanzate.
  • Blog Sito in cui una persona o un team può pubblicare idee, osservazioni e conoscenze che i visitatori del sito possono commentare.
  • Centro business intelligence    Sito per presentare contenuto di tipo business intelligence in SharePoint Online.
  • Sito community    Sito che consente di prendere parte a discussioni della community.
  • Discovery Center Sito per la gestione di archiviazione, ricerca ed esportazione di contenuto per questioni legali e indagini.
  • Centro documenti    Sito per la gestione centralizzata dei documenti aziendali.
  • Centro ricerche organizzazione per offrire una la funzionalità di ricerca. La pagina iniziale include una casella di ricerca con due schede, ovvero una scheda per le ricerche generali e una scheda per la ricerca di informazioni sugli utenti. È possibile aggiungere e personalizzare schede per concentrarsi su altri ambiti di ricerca o tipi di risultato.
  • Sito di progetto    Sito per la gestione e la collaborazione su un progetto.
  • Centro record    Sito progettato per la gestione dei record. I responsabili dei record possono configurare la tabella di routing in modo da indirizzare i file in arrivo a ubicazioni specifiche. Questo sito consente anche di stabilire se è possibile eliminare o modificare i record dopo l'aggiunta all'archivio.
  • Sito flusso di lavoro SAP    Sito flusso di lavoro SAP che riunisce tutte le attività professionali degli utenti. È possibile aggiungere altre web part correlate al flusso di lavoro.
  • Sito del team    Sito tramite il quale i team possono creare, organizzare e condividere informazioni in modo rapido. Contiene una raccolta documenti ed elenchi per la gestione di annunci, elementi del calendario, attività e discussioni.
  • Archivio processi Visio    Sito che consente ai team di visualizzare, condividere e archiviare rapidamente i diagrammi di processo di Visio. Offre inoltre una raccolta documenti con controllo delle versioni per l'archiviazione dei diagrammi di processo, nonché elenchi per la gestione di annunci, attività e discussioni sulle revisioni.

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Governance

Il termine governance indica l'insieme di regole, ruoli, responsabilità e processi che guidano, indirizzano e controllano la collaborazione tra i team tecnici e le divisioni commerciali di un'organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Nell'ambito di una raccolta siti di SharePoint Online, un piano di governance può rappresentare una guida utile per pianificare i ruoli, le responsabilità e le procedure per il supporto della raccolta siti. A titolo di esempio, il piano può tenere conto degli aspetti seguenti:

  • Architettura delle informazioni, inclusi documenti, elenchi, dati e pagine Web
  • Attività di manutenzione, inclusa la gestione degli account utente
  • Politiche di personalizzazione e gestione dei marchi
  • Formazione

È importante preparare un piano di governance per l'organizzazione. Partecipando alla stesura di un piano di governance è possibile individuare con maggiore facilità i ruoli da assegnare ai team commerciali e tecnici, nonché stabilire chi è responsabile per quali aree del sistema. Per ulteriori informazioni sullo sviluppo di un piano di governance, vedere Procedure consigliate per la creazione e la gestione di siti del team.

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Gestire gli utenti

 Nota    Potrebbe essere necessario collaborare con l'amministratore di SharePoint Online per gestire gli utenti. L'amministratore di SharePoint Online, ad esempio, è responsabile della gestione dei profili utente.

Account utente in Office 365

L'amministratore globale può aggiungere nuovi utenti a Office 365 tramite l'interfaccia di amministrazione di Office 365, ovvero il portale per la gestione degli utenti e la configurazione dei servizi. Durante l'aggiunta di un nuovo utente, l'amministratore globale esegue le operazioni seguenti:

  • Specifica se tale utente può accedere anche all'interfaccia di amministrazione
  • Imposta la posizione geografica per l'utente
  • Seleziona il tipo di licenza per l'utente
  • Crea nome utente e password per l'utente

Utenti del sito del team

È possibile aggiungere utenti al sito del team e modificare le autorizzazioni per gli utenti. I livelli di autorizzazione e le appartenenze ai gruppi di SharePoint sono disponibili in Impostazioni. Tuttavia, Office 365 crea ora un gruppo di sicurezza denominato Tutti tranne gli utenti esterni, che include tutti gli utenti presenti nella directory di Office 365, ad eccezione degli utenti esterni all'organizzazione e invitati tramite la caratteristica di condivisione esterna. A questo gruppo di sicurezza viene concesso automaticamente l'accesso come membro in SharePoint Online. Gli utenti aggiunti alla directory di Office 365 saranno pertanto in grado di modificare siti, elenchi e raccolte per impostazione predefinita.

Livelli di autorizzazione e appartenenze ai gruppi

I livelli di autorizzazione sono insiemi di diritti di SharePoint Online che consentono agli utenti di eseguire un set di attività correlate. Il livello di autorizzazione Lettura, ad esempio, include tra le altre le autorizzazioni Visualizzazione elementi, Apertura elementi, Visualizzazione pagine e Visualizzazione versioni. Tutte queste autorizzazioni sono necessarie per visualizzare pagine, documenti ed elementi in un sito di SharePoint. Le autorizzazioni possono essere incluse in più di un livello di autorizzazione.

Non è consigliabile assegnare livelli di autorizzazione direttamente a singoli utenti perché ciò può complicare notevolmente il controllo e la gestione degli accessi ai siti. Questa procedura è a volte necessaria, ma è consigliabile utilizzarla raramente, per evitare una complessità superflua. È invece consigliabile assegnare le autorizzazioni desiderate ai gruppi e quindi assegnare singoli utenti ai gruppi appropriati. Un gruppo è un set di utenti definiti a livello della raccolta siti per semplificare la gestione delle autorizzazioni. A ogni gruppo è assegnato un livello di autorizzazione predefinito. Alcuni gruppi base di SharePoint predefiniti, ad esempio, includono i livelli di autorizzazione seguenti:

Gruppo Livello di autorizzazione
Proprietari Controllo completo
Visitatori Lettura
Membri Collaborazione

Tutti gli utenti con l'autorizzazione Controllo completo possono creare gruppi personalizzati.

 Nota    Quando si assegnano i livelli di autorizzazione ai gruppi di SharePoint a livello della raccolta siti, per impostazione predefinita tali livelli vengono ereditati da tutti i siti e tutto il contenuto dei siti. Questo comportamento predefinito è denominato ereditarietà delle autorizzazioni. È possibile specificare se impostare autorizzazioni esclusive quando si crea un sito secondario oppure interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni in un sito, un elenco, una raccolta o un elemento.

Dato che il livello di autorizzazione di un utente determina il contenuto che sarà visualizzabile e accessibile per tale utente all'interno di un sito, è necessario tenere conto delle appartenenze ai gruppi con attenzione. Un utente responsabile della creazione e personalizzazione dei siti, ad esempio, dovrà essere perlomeno membro del gruppo di designer. Per un utente che deve solo scaricare contenuto, invece, potrebbe essere sufficiente l'appartenenza al gruppo dei visitatori.

Per ulteriori informazioni sulla gestione di utenti e autorizzazioni, vedere Introduzione: controllare l'accesso degli utenti con le autorizzazioni e Pianificare la strategia di gestione delle autorizzazioni. .

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Amministratore secondario raccolta siti

L'amministratore secondario della raccolta siti può designare un amministratore di backup per la raccolta. L'amministratore della raccolta siti può decidere di aggiungere un altro amministratore della raccolta siti o modificarlo tramite la pagina Impostazioni sito. Per ulteriori informazioni su questa attività, vedere Gestire gli amministratori per una raccolta siti.

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Pianificare l'utilizzo delle caratteristiche dei siti e delle raccolte siti

Gli amministratori di raccolte siti per SharePoint Online potrebbero avere la necessità di gestire le caratteristiche sia a livello di raccolta siti che a livello di sito. Le attività in questo contesto potrebbero includere l'attivazione o la disattivazione delle caratteristiche in base al piano di governance definito. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare o disabilitare le caratteristiche delle raccolte siti. Vedere anche Gestire il Cestino di una raccolta siti di SharePoint.

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Si applica a:
Interfaccia di amministrazione di SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online Midsize Business, SharePoint Online per aziende (E1 & E2)