Passaggio 1: pianificare la gestione di SharePoint Online tramite l'interfaccia di amministrazione

Questo è il primo articolo nella Guida alla pianificazione di SharePoint Online per Office 365 per aziende. In questo articolo vengono presentate le attività di pianificazione per le raccolte siti interne dell'organizzazione e le caratteristiche che è possibile implementare nelle raccolte siti. Nell'articolo sono inoltre descritti alcuni degli aspetti che è opportuno prendere in considerazione prima della creazione di un sito Web pubblico.

Contenuto dell'articolo


Destinatari dell'articolo

Quando l'organizzazione e i relativi utenti sottoscrivono SharePoint Online per Microsoft Office 365 per aziende, all'organizzazione viene fornito un URL per la gestione dell'implementazione di SharePoint Online. La persona che utilizza tale URL per accedere all'interfaccia utente di amministrazione di SharePoint Online è noto come amministratore di SharePoint Online. Questo documento risulta utile per gli utenti assegnati a questo ruolo o che stanno pianificando l'implementazione di SharePoint Online. Potrebbe essere utile coinvolgere altre persone dell'organizzazione nella pianificazione dell'implementazione di SharePoint Online per prendere decisioni in merito a caratteristiche, autorizzazioni e governance di siti e raccolte siti.

Inizio pagina Inizio pagina

Responsabilità dell'amministratore del servizio SharePoint Online

L'amministratore del servizio SharePoint Online può:

  • Creare, eliminare e ripristinare raccolte siti
  • Concedere l'accesso agli amministratori della raccolta siti
  • Concedere l'accesso a utenti esterni e partner di supporto
  • Allocare e monitorare lo spazio di archiviazione per la raccolta siti
  • Pianificare siti multilingue
  • Configurare profili utente e siti personali
  • Configurare InfoPath Forms Services per l'organizzazione
  • Configurare e gestire i metadati gestiti

Per alcune di queste attività sono fondamentali una valutazione accurata delle esigenze e un'attenta pianificazione. Lo scopo di questo documento è offrire informazioni utili per agevolare la pianificazione.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'utilizzo di soluzioni dei partner

All'inizio della pianificazione è opportuno stabilire se l'organizzazione ha esigenze aziendali specifiche che potrebbero richiedere l'utilizzo di servizi o applicazioni di terze parti per la personalizzazione di SharePoint Online. È possibile, ad esempio, che l'organizzazione abbia la necessità di eseguire la migrazione di volumi elevati di contenuto o di un numero consistente di utenti nel sito di SharePoint Online oppure potrebbero esistere processi aziendali che richiedono il supporto di elenchi abilitati per la posta elettronica. Se si ritiene che l'organizzazione possa trarre vantaggio da servizi o applicazioni di terze parti, è consigliabile esplorare l'offerta di servizi e applicazioni professionali dei partner Microsoft nel sito Microsoft Office 365 Marketplace. È possibile utilizzare questo sito per trovare esperti in grado di offrire consulenza per l'implementazione nel cloud o per l'adattamento di Microsoft Office 365 agli specifici requisiti aziendali. È consigliabile cercare ed esplorare i servizi e le soluzioni di terze parti disponibili nelle fasi iniziali del processo di pianificazione.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare la creazione e la gestione delle raccolte siti

L'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online offre una posizione centralizzata per la creazione e la gestione delle raccolte siti, ma è fondamentale pianificare queste operazioni in anticipo per decidere come implementare le raccolte siti prima di crearle effettivamente.

Una raccolta siti è un gruppo di siti Web che condividono lo stesso proprietario e le stesse impostazioni di amministrazione, come le autorizzazioni. Quando si crea una raccolta siti, viene creato automaticamente un sito principale. È quindi possibile creare uno o più siti secondari all'interno del sito principale.

I siti principali e i siti secondari consentono di applicare livelli di controllo diversi sulle caratteristiche e le impostazioni dei siti. L'utilizzo di questa struttura gerarchica consente agli utenti di disporre di un sito di lavoro principale per un intero team, nonché di singoli siti di lavoro e siti condivisi per progetti collaterali. È possibile creare raccolte siti separate per divisioni diverse o per siti Web esterni. Le decisioni relative alla strutturazione delle raccolte siti dipendono dalle dimensioni dell'organizzazione e dalle relative esigenze aziendali.

Per iniziare, è possibile valutare i tipi di siti e raccolte siti necessari per l'organizzazione prendendo in considerazione le informazioni seguenti.

Decisione da prendere: Per eseguire questa operazione:
Tipo di contenuto da archiviare nei siti Individuare i gruppi dell'organizzazione che utilizzano tipi di contenuto o modelli di sito simili. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei modelli di sito, vedere Pianificare il modello di sito da utilizzare per la raccolta siti in questo articolo.
Quantità di spazio di archiviazione necessario per ogni raccolta siti Stabilire il numero di raccolte siti che potrebbero essere necessarie o che si possono creare. Si potrebbe determinare questo numero in base all'attuale utilizzo del file server o al tipo di contenuto che verrà ospitato nelle raccolte siti. Per ulteriori informazioni sulla modifica dello spazio di archiviazione nelle raccolte siti, vedere Modificare le quote di archiviazione e di utilizzo delle risorse per la raccolta siti nella Guida di SharePoint Online.
Divisioni o gruppi con l'esigenza di mantenere separati i dati Creare raccolte siti separate. Le autorizzazioni assegnate agli utenti dei dati relativi alle risorse umane, ad esempio, saranno diverse da quelle concesse per il materiale marketing.
Disponibilità di un sito Web pubblico per l'organizzazione Scegliere un nome di dominio e acquistarlo oppure utilizzare il nome di dominio predefinito specificato da Office 365. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un sito Web pubblico nella Guida di SharePoint Online.
Necessità di supportare più lingue Scegliere la lingua corretta al momento della creazione della raccolta siti. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei siti che utilizzano più lingue, vedere Pianificare l'utilizzo di più lingue nei siti di seguito in questo articolo.
Possibilità per gli utenti di creare siti personali Pianificare l'implementazione di siti personali. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei siti personali, vedere Pianificare i siti personali di seguito in questo articolo.
Necessità di creare e gestire moduli personalizzati o incorporarli in flussi di lavoro Pianificare l'implementazione di InfoPath Forms Services. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificare l'implementazione di InfoPath Forms Services di seguito in questo articolo.
Necessità di utilizzare metadati gestiti Stabilire chi sarà responsabile della definizione e gestione della terminologia utilizzata nell'organizzazione. Per ulteriori informazioni sulla pianificazione dei metadati gestiti, vedere Pianificare l'utilizzo dei metadati gestiti di seguito in questo articolo.

Il termine governance indica l'insieme di regole, ruoli, responsabilità e processi che guidano, indirizzano e controllano la collaborazione all'interno di un'organizzazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Questi obiettivi sono incentrati sulla governance del software e dei servizi forniti, sulla governance delle applicazioni e le soluzioni personalizzate fornite, nonché sulla gestione del contenuto e delle informazioni archiviati dagli utenti in questi servizi. Durante la pianificazione delle raccolte siti è consigliabile definire un piano anche per regolamentarne l'utilizzo.

Per stabilire come strutturare le raccolte siti e regolamentarne l'utilizzo, tenere conto delle considerazioni seguenti.

Aspetto da considerare: Per creare:
Contributo della struttura delle raccolte siti alla efficacia dell'organizzazione Una raccolta siti efficace costituita da singole persone e team che condividono obiettivi comuni.
La struttura consente all'architettura delle informazioni di soddisfare requisiti legali, esigenze a livello di privacy e obiettivi per la sicurezza Un sito sicuro aperto a coloro che devono disporre delle informazioni, ma nel quale le informazioni sono bloccate per coloro che non devono vederle.
Tipo di accesso al contenuto necessario per gli utenti Un modello di autorizzazioni che consente l'accesso in lettura, in scrittura o per entrambe le operazioni.
Necessità di consentire l'accesso a utenti dall'esterno della società Assegnazione di autorizzazioni per gli utenti esterni solo nelle raccolte siti in cui è necessario. Per ulteriori informazioni su come consentire l'accesso ai siti a utenti esterni, vedere Condividere un sito con utenti esterni nella Guida di SharePoint Online.
Utenti che saranno autorizzati a creare e gestire siti nella raccolta siti Un piano gestito per garantire l'adeguata manutenzione dei siti.
Caratteristiche e funzionalità da abilitare per gli utenti Posizioni per azioni ed applicazioni specifiche, come soluzioni in modalità sandbox.
Contenuto nei risultati di ricerca rilevante per coloro che condividono la raccolta siti Una raccolta siti nella quale il contenuto sia utile per coloro che condividono il sito.
Livello di personalizzazione consentito Una soluzione gestibile e facile da aggiornare.

Per valutare in modo appropriato le considerazioni sopra indicate, continuare con la lettura delle guide alla pianificazione e leggere anche gli articoli della Guida di SharePoint Online relativi alla gestione delle autorizzazioni. È importante avere le idee chiare sul tipo di accesso che si desidera concedere sia agli utenti interni che a quelli esterni prima di procedere con la configurazione dell'ambiente.

È consigliabile che l'amministratore di SharePoint Online collabori con altri utenti dell'organizzazione per la valutazione di questi aspetti prima di configurare le raccolte siti e consentire la creazione di siti. L'amministratore ha la possibilità di:

  • Creare, eliminare e ripristinare raccolte siti
  • Impostare quote per le raccolte siti
  • Creare un sito pubblico
  • Assegnare autorizzazioni agli amministratori delle raccolte siti
  • Decidere se gli utenti esterni saranno autorizzati ad accedere alle raccolte siti
  • Configurare le altre caratteristiche e funzionalità indicate in questo articolo

Un'adeguata pianificazione preliminare può fare una grande differenza a livello di efficienza dell'implementazione dei siti nel tempo. Per ulteriori considerazioni sulla pianificazione di siti e raccolte siti, vedere Passaggio 2: pianificare i siti e gestire gli utenti in questa guida.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare il modello di sito da utilizzare per la raccolta siti

Quando si crea una raccolta siti o un sito all'interno di una raccolta, viene offerta la possibilità di scegliere un modello di sito. I modelli di sito includono già elenchi, raccolte, pagine e altri elementi o altre caratteristiche specifici per il supporto delle esigenze di un'organizzazione. Se si crea una nuova raccolta siti o un nuovo sito con un modello, è possibile iniziare subito a utilizzare il sito oppure personalizzarlo in modo da soddisfare particolari esigenze del team, per un evento o dell'intera organizzazione.

Prima di creare la raccolta siti, è importante riflettere sulle modalità previste per l'utilizzo dei siti, perché ogni sito erediterà le proprietà dal modello scelto per la raccolta siti. È possibile decidere di creare più raccolte siti che utilizzano modelli di sito diversi per progetti o scopi differenti.

Per la configurazione di siti in SharePoint Online è disponibile un'ampia gamma di modelli. Per una descrizione di ogni modello, vedere Anteprima dei modelli di sito nella Guida di SharePoint Online.

Ulteriori informazioni sui modelli di sito sono disponibili in Passaggio 2: pianificare i siti e gestire gli utenti in questa guida.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare la quantità di spazio di archiviazione da allocare alle raccolte siti

Al momento dell'acquisto del servizio SharePoint Online, all'organizzazione viene assegnato un pool di spazio di archiviazione basato sul numero di licenze utente acquistate e sul tipo di piano di Office 365 acquistato. La quantità totale di spazio di archiviazione viene raggruppata in un pool in modo da poter stabilire quanto spazio di archiviazione assegnare a ogni raccolta siti, con un minimo di 50 MB.

Quando si assegna lo spazio di archiviazione a una nuova raccolta siti, sarà possibile visualizzare la quantità totale di spazio di archiviazione allocata all'organizzazione e la quantità di spazio di archiviazione rimasta per l'allocazione a nuove raccolte siti. La quantità di spazio di archiviazione impostata per una raccolta siti può essere sempre aumentata in seguito, se necessario.

Gli strumenti disponibili in SharePoint Online consentono di valutare la quantità di spazio di archiviazione utilizzata da ogni raccolta siti e di ricevere un avviso quando lo spazio di archiviazione utilizzato da una raccolta siti sta per approssimarsi al limite di allocazione.

Se si nota che lo spazio di archiviazione rimanente per l'organizzazione sta per esaurirsi, è possibile procedere in tre modi:

  • Ridurre la quantità di contenuto nei siti di SharePoint Online
  • Eliminare una o più raccolte siti
  • Acquistare ulteriore spazio di archiviazione da Microsoft o dal provider

È importante monitorare la quantità di spazio utilizzata e definire linee guida e criteri insieme agli amministratori di raccolte siti e ai proprietari di siti per quanto riguarda le eventuali limitazioni alle dimensioni dei file che potrebbe essere utile impostare nell'organizzazione.

Per ulteriori informazioni sull'impostazione dei limiti e degli avvisi per lo spazio di archiviazione, vedere Modificare le quote di archiviazione e di utilizzo delle risorse per la raccolta siti nella Guida di SharePoint Online.

Eliminare e ripristinare raccolte siti

Il Cestino consente all'amministratore di SharePoint Online di ripristinare le raccolte siti eliminate, purché non siano rimaste nel cestino per più di 30 giorni. Dopo una permanenza di 30 giorni nel Cestino, una raccolta siti viene eliminata automaticamente in modo definitivo. Il Cestino offre il tempo necessario per verificare che la raccolta siti non contenga dati di cui l'organizzazione necessita.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'accesso ai siti interni da parte di utenti esterni

SharePoint Online consente di collaborare con utenti all'esterno dell'organizzazione concedendo loro le autorizzazioni per l'accesso alle risorse nei siti interni. Questi utenti vengono definiti utenti esterni. Per consentire l'accesso a un sito agli utenti esterni, è prima di tutto necessario abilitare Gestisci condivisione tramite posta elettronica nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online. Con l'attivazione di questa impostazione nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, l'amministratore di SharePoint Online concede a tutti gli amministratori delle raccolte siti nell'ambiente la possibilità di attivare la condivisione dei siti con l'esterno.

Gli amministratori possono quindi attivare l'opzione Inviti utenti esterni per le rispettive raccolte e in seguito i proprietari e i progettisti di siti potranno a loro volta invitare utenti esterni ad accedere ai siti tramite l'invio di un invito tramite posta elettronica. Gli utenti possono accedere al sito in tre modi: un indirizzo di posta elettronica associato a un account Microsoft; un account Hotmal, Live o MSN; o un ID Microsoft Online Services (se la società dispone di una sottoscrizione propria di Microsoft Online Services). L'invito è valido per una sola visita. Quando un utente esterno diventa membro o visitatore di un sito, tale utente può essere aggiunto a qualsiasi altro sito in qualsiasi raccolta nell'ambiente.

È importante comprendere il funzionamento di questa caratteristica, perché può essere attivata e disattivata su tre diversi livelli dell'ambiente. Ogni posizione è rilevante, a seconda del fatto che sia già stato o meno concesso l'accesso agli utenti.

Per ulteriori informazioni su come consentire l'accesso a utenti esterni, vedere Condividere un sito con utenti esterni nella Guida di SharePoint Online.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'utilizzo di più lingue nei siti

La caratteristica MUI (Multilingual User Interface) consente agli utenti di visualizzare siti o pagine Web in una lingua diversa da quella predefinita impostata nel sito o nella raccolta siti. La caratteristica MUI non è uno strumento di traduzione, ma consente semplicemente di cambiare la lingua di visualizzazione per gli elementi dell'interfaccia utente. L'interfaccia utente del sito è costituita dagli elementi visualizzati sullo schermo che consentono di interagire con SharePoint, ad esempio i menu, gli elementi di spostamento e il Cestino.

Con la caratteristica MUI è possibile visualizzare gli elementi dell'interfaccia seguenti in lingue diverse:

  • Titolo e descrizione del sito
  • Azioni e menu predefiniti di SharePoint
  • Colonne predefinite
  • Colonne personalizzate (elenco o sito)
  • Collegamenti della barra di spostamento
  • Servizi metadati gestiti

Quando l'interfaccia MUI viene implementata da un utente, l'interfaccia utente viene cambiata solo per tale utente senza effetti sulla modalità di visualizzazione del sito per gli altri utenti. Inoltre, il contenuto del sito (a differenza degli elementi dell'interfaccia utente) creato nella lingua predefinita del sito verrà comunque visualizzato nella lingua predefinita.

L'interfaccia MUI è abilitata per impostazione predefinita nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online. Se deve essere utilizzata in una raccolta siti, tuttavia, l'interfaccia MUI dovrà essere abilitata dall'amministratore della raccolta siti. L'amministratore di SharePoint Online e i proprietari di siti devono decidere in anticipo la lingua predefinita da utilizzare per la raccolta siti e i siti, perché dopo l'impostazione non potrà essere cambiata. Dopo aver creato una raccolta siti, è importante verificare che le impostazioni locali e internazionali del sito siano accurate. Quando si creano siti in francese, ad esempio, le impostazioni locali verranno sempre impostate su Francia anche se ci si trova in Canada. Per questo motivo, indipendentemente dalla lingua scelta, è consigliabile verificare che le impostazioni internazionali e quelle locali siano appropriate per la località in cui ci si trova.

È inoltre consigliabile controllare che siano accurate anche le impostazioni delle raccolte siti pre-create, ovvero le raccolte siti come My e ContentHub.

Per ulteriori informazioni sui siti multilingui, vedere Introduzione alle caratteristiche multilingui nella Guida di SharePoint Online.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare un sito Web pubblico

L'amministratore di SharePoint Online ha la possibilità di creare un solo sito Web pubblico accessibile per gli utenti all'esterno dell'organizzazione, allo scopo di promuovere la società, fornire informazioni su come contattare la società e consentire a clienti o partner di trovare agevolmente informazioni sui prodotti e i servizi offerti. Per la creazione del sito viene richiesto di specificare un nome di dominio, ovvero l'URL che verrà utilizzato dai visitatori per accedere al sito. È possibile scegliere di utilizzare il nome predefinito fornito da Microsoft oppure un nome personalizzato di cui è proprietaria la società.

Sicurezza   Se si sceglie di utilizzare un nome di dominio personalizzato, per il sito pubblico verrà utilizzato il protocollo HTTP anziché il protocollo HTTPS. I dati inviati tramite HTTP non sono crittografati e ciò significa che altri utenti nella rete potrebbero essere in grado di visualizzare le informazioni inviate dal e al sito. Tutti gli altri siti di SharePoint Online per Office 365 per aziende utilizzano il protocollo HTTPS, incluso il sito pubblico se viene configurato con l'URL predefinito.

Per assicurarsi che il dominio funzioni con SharePoint Online, è necessario tenere conto di alcune considerazioni ed eseguire alcune operazioni:

  • È necessario essere i proprietari del nome di dominio    L'organizzazione deve aver acquistato il nome del dominio ed è necessario che sia registrato presso un registrar.
  • Il nome del dominio deve essere univoco in SharePoint Online    Per evitare conflitti con i server di posta elettronica interni, è consigliabile evitare l'utilizzo di nomi di dominio di secondo livello per SharePoint Online, come contoso.com. Questo requisito è conforme alle specifiche definite nel documento RFC (Request for Comments) 1034 relativo ai concetti e alle strutture per i nomi di dominio. Il server di posta elettronica, ad esempio, potrebbe utilizzare il nome di dominio contoso.com e il sito di SharePoint pubblico l'indirizzo www.contoso.com.
    Per reindirizzare gli utenti che potrebbero cercare il sito pubblico digitando l'indirizzo http://contoso.com, si potrebbe impostare un reindirizzamento nel registrar per dirigere il traffico all'indirizzo http://www.contoso.com.

     Nota    Non tutti i registrar offrono servizi di reindirizzamento.

  • Modificare lo scopo del dominio nella pagina di amministrazione del dominio Office 365    Al momento dell'iscrizione per i servizi in Office 365, è possibile specificare i nomi di dominio che si desidera utilizzare per i servizi acquistati. Per utilizzare il nome di dominio proprio in SharePoint Online, è necessario specificare in Office 365 che si desidera utilizzare il nome di dominio con SharePoint Online anziché con un altro servizio. Durante la configurazione del sito pubblico in SharePoint Online, sarà quindi possibile selezionare il nome di dominio specificato nella pagina di amministrazione di Office 365.
  • Aggiungere un record CNAME per il nome di dominio    È consigliabile recuperare le informazioni CNAME del sito pubblico in SharePoint Online e impostare un record CNAME presso il registrar prima di creare il sito Web. Questa operazione deve essere eseguita prima che il sito diventi accessibile per i visitatori. La registrazione anticipata del CNAME consentirà l'avvio della propagazione prima della pubblicazione del sito.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione del sito pubblico e sulla creazione del record CNAME, vedere l'articolo Creare un sito Web pubblico.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare i profili utente

Prima di personalizzare i siti e il contenuto in un'organizzazione, è necessario pianificare le modalità di utilizzo e gestione dei profili utente all'interno dell'organizzazione. In SharePoint Online, le informazioni sugli utenti di un'organizzazione vengono archiviate nei profili utente e le informazioni dei profili vengono recuperate regolarmente dal servizio directory di Office 365 tramite una sincronizzazione unidirezionale pianificata. Gli utenti hanno inoltre la possibilità di modificare manualmente i profili, in genere tramite la pagina Profilo personale.

I profili utente consentono di individuare i punti di collegamento tra gli utenti, ad esempio i responsabili in comune, i gruppi di lavoro, le appartenenze ai gruppi e i siti. I profili contengono inoltre informazioni sugli interessi degli utenti e consentono di individuare i colleghi con competenze specifiche per una particolare area tramite la funzionalità di ricerca degli utenti.

I profili utente non sono semplici raggruppamenti di proprietà importate e personalizzate relative agli utenti di un'organizzazione. Queste proprietà vengono utilizzate anche per visualizzare informazioni sulle relazioni tra gli utenti di un'organizzazione. Queste relazioni possono promuovere una collaborazione più efficiente tra i colleghi e tra i diversi team. È possibile utilizzare sottotipi di profili per creare set di proprietà diversi per set di utenti differenti. Si potrebbe creare, ad esempio, un sottotipo per classificare un utente come lavoratore a progetto o dipendente a tempo pieno.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare le proprietà dei profili utente

Durante la pianificazione dei profili utente, è necessario determinare le informazioni necessarie sugli utenti, che verranno archiviate nelle proprietà dei profili utente. Le impostazioni relative alla privacy e ai criteri di un'organizzazione determinano i tipi di informazioni sui profili visualizzabili da un utente. Le impostazioni relative alla privacy vengono impostate dal proprietario mentre le impostazioni dei criteri sono specificate dall'organizzazione.

Per la pianificazione dei profili utente è necessario prendere in considerazione alcuni fattori:

  • Se le proprietà predefinite soddisfano le esigenze dell'organizzazione o è necessario crearne di nuove. È necessario stabilire quali proprietà utilizzare per i profili utente principali decidendo quali sono quelle rilevanti per tutta l'organizzazione. Le proprietà sono importanti per la ricerca di utenti, la creazione di gruppi di destinatari per l'assegnazione del contenuto e la definizione di relazioni tra colleghi e gruppi di lavoro.
  • Se esistono aree dell'organizzazione per le quali sono necessari sottotipi di profili utente diversi. Potrebbe essere utile, ad esempio, creare sottotipi di profili utente per i dipendenti a tempo pieno, i dipendenti part-time e i lavoratori a progetto.

Proprietà predefinite dei profili utente    SharePoint Online include un set di proprietà predefinite per i profili utente. È necessario esaminare tali proprietà e i criteri applicabili prima di decidere quali modifiche apportare, quali proprietà mantenere o rimuovere, nonché quali proprietà aggiuntive creare. Alcune di queste proprietà possono essere indicizzate dalla funzionalità di ricerca degli utenti e alcune possono essere replicate in tutte le raccolte siti.

Proprietà aggiuntive per i profili    Le proprietà predefinite dei profili utente possono essere integrate con ulteriori proprietà per registrare informazioni importanti che non sarebbero altrimenti disponibili. Le proprietà aggiuntive possono essere numeri interi, stringhe, set di termini e così via. È possibile creare, ad esempio, una proprietà di profilo denominata "hobby preferito" e associarla a un set di termini denominato "hobby" dal servizio metadati gestiti. Gli utenti che aggiornano il loro profilo potranno quindi selezionare uno dei termini nel set "hobby" come valore per l'hobby preferito. Per ulteriori informazioni sui set di termini e il servizio metadati gestiti, vedere Pianificare l'utilizzo dei metadati gestiti di seguito in questo articolo.

L'aggiunta delle proprietà deve essere pianificata a livello del servizio profili utente o della raccolta siti a seconda delle esigenze aziendali individuate nelle attività di pianificazione precedenti. È spesso possibile soddisfare esigenze cruciali per l'azienda tramite la creazione di nuove proprietà per associare gli utenti a processi aziendali importanti. Queste proprietà possono essere utilizzate dalla ricerca per individuare gli utenti o nelle funzionalità di personalizzazione per assegnare il contenuto agli utenti. Non è obbligatorio che le proprietà siano visibili nei profili pubblici o nei siti personali. Le proprietà possono essere infatti utili per la ricerca o la personalizzazione anche senza essere visualizzate nei profili pubblici o nei siti personali.

Per limitare l'ambito della pianificazione, concentrarsi sull'aggiunta di proprietà che consentono di soddisfare esigenze aziendali importanti oppure di realizzare scenari particolari per ogni raccolta siti. Se una proprietà rilevante non risulta utile per scenari specifici, attendere che un'esigenza specifica venga individuata durante il normale utilizzo dei siti anziché pianificare l'aggiunta di una proprietà solo perché si ritiene che potrebbe essere necessaria. È anche possibile che non sia affatto necessario aggiungere molte proprietà nuove. L'aggiunta di nuove proprietà è comunque un aspetto che vale la pena considerare, perché si potrebbero individuare esigenze ovvie.

Appartenenze e colleghi    Le relazioni esistenti tra i diversi utenti di un'organizzazione vengono visualizzate nella pagina del profilo pubblico per ogni utente. Le relazioni includono le appartenenze ai siti (visualizzazione globale di tutte le appartenenze per ogni utente) e i colleghi. I profili utente contengono informazioni sulle appartenenze ai siti degli utenti solo se appartengono al gruppo di appartenenze predefinito per un sito.

I colleghi possono includere le relazioni di lavoro immediate, ad esempio il manager, i colleghi di pari livello e i subordinati di ogni utente. Le organizzazioni nelle quali esistono relazioni importanti estese ad altri gruppi di utenti, manager o utenti, possono aggiungere utenti agli elenchi Colleghi per particolari gruppi.

Per ulteriori informazioni sulla gestione dei profili utente, vedere Gestire profili utente e Aggiungere, modificare o eliminare proprietà per un profilo utente o un profilo organizzazione.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare i criteri dei profili utente

I criteri sono set di regole assegnate agli utenti o a gruppi di utenti dagli amministratori. Tramite queste regole gli amministratori hanno la possibilità di specificare le impostazioni relative alla privacy associate a una particolare proprietà di profilo, pertanto i criteri determinano le informazioni visibili per gli utenti nei reciproci profili. I criteri consentono inoltre agli amministratori di specificare se un utente può ignorare le impostazioni predefinite per la privacy.

Per iniziare la pianificazione dei criteri è necessario determinare la visibilità corrente per le informazioni relative agli utenti nell'organizzazione. Alcune informazioni sui singoli utenti dovranno rimanere private, altre potranno e dovranno essere condivise liberamente con altri utenti per favorire la collaborazione. I criteri meno restrittivi consentono a più utenti di visualizzare i profili pubblici più spesso e ciò influisce sulla frequenza richiesta per l'aggiornamento dei profili. Nelle organizzazioni con numerosi utenti, gli aggiornamenti frequenti potrebbero influire sulle prestazioni e la pianificazione delle capacità.

SharePoint Online include un set di criteri configurabili per consentire agli amministratori di rendere disponibili le informazioni appropriate in base alle specifiche esigenze dell'organizzazione. In presenza di requisiti particolari, le organizzazioni hanno inoltre la possibilità di creare e distribuire criteri personalizzati. Prima di elaborare un piano per l'implementazione della migliore combinazione di criteri occorre esaminare le esigenze di collaborazione su tutti i livelli dell'organizzazione.

Le domande seguenti possono essere utili per determinare i criteri appropriati per l'organizzazione:

  • Quali proprietà devono essere obbligatorie?    Alcune proprietà, come il nome di account, il nome preferito, il numero di telefono dell'ufficio, il reparto, il titolo e l'indirizzo di posta elettronica dell'ufficio, sono obbligatorie per impostazione predefinita e non possono essere ignorate o modificate dagli utenti. Nella maggior parte delle organizzazioni, queste proprietà rappresentano strumenti fondamentali per favorire la collaborazione e sviluppare relazioni all'interno dell'organizzazione. Molte di queste proprietà vengono inoltre utilizzate in SharePoint Online per abilitare altre caratteristiche, come i colleghi e i gruppi di destinatari.
  • Quali proprietà devono essere visibili per tutti?    Alcune delle proprietà sono visibili per tutti per impostazione predefinita, ma esiste la possibilità di limitare la visibilità delle informazioni sensibili. Una società con numerosi dipendenti che lavorano sul campo, ad esempio, potrebbe decidere che il numero di cellulare rappresenti un'informazione importante che deve essere visibile per tutti. Altre organizzazioni potrebbero scegliere di mantenere privati tutti i numeri di telefono ad eccezione di quelli dell'ufficio.
  • Quali proprietà possono essere modificate dagli utenti?    Alcune proprietà possono essere rese disponibili senza che gli utenti debbano fornire informazioni o consentire l'esecuzione di una particolare azione. Alcuni utenti, ad esempio, potrebbero non consentire il popolamento automatico degli elenchi di colleghi. Altri utenti potrebbero avere la necessità di modificare l'impostazione di visibilità predefinita per una proprietà.

Per la pianificazione delle impostazioni dei criteri per una proprietà, considerare i fattori seguenti:

Condizione Disabilitare la proprietà Impostare la proprietà come facoltativa Impostare la proprietà come obbligatoria
La proprietà è utilizzata da caratteristiche fondamentali per gli utenti. X
La proprietà è associata a dati aziendali cruciali per le applicazioni. X
La proprietà è utilizzata per la creazione di gruppi di destinatari. X
Gli amministratori di SharePoint Online si aspettano valori coerenti e significativi per la proprietà. X
La proprietà verrà utilizzata raramente. X

La proprietà rappresenterà una distrazione da altre proprietà più importanti.

Nota: è possibile modificare le impostazioni di visualizzazione per le proprietà per nasconderle dalla visualizzazione dei profili pubblici, nella pagina Modifica dettagli o nella web part Colleghi personali.

X
Si decide di specificare valori predefiniti per le proprietà, ma è anche necessario che gli utenti possano rimuovere le informazioni oppure si desidera consentire a ogni utente di specificare il valore rilevante per la proprietà. X

Per la pianificazione delle impostazioni di visibilità predefinite per i criteri dell'organizzazione, considerare i fattori seguenti:

Condizione Azione
Si desidera utilizzare la proprietà nella ricerca in modo che gli utenti possano essere trovati tramite le ricerche eseguite per tale proprietà.

Impostare il criterio di accesso predefinito su Tutti.

Nota: le proprietà con criteri di accesso più restrittivi non verranno utilizzate dalla ricerca.

La proprietà è utile per tutti i gruppi di lavoro e per altre divisioni dell'organizzazione e non contiene informazioni sensibili. Impostare la proprietà come visibile per tutti.
La proprietà è utile principalmente per la collaborazione all'interno di un gruppo di lavoro ben delimitato o con un gruppo specifico di singoli colleghi selezionati. Impostare la proprietà come visibile solo per i colleghi.
La proprietà contiene informazioni di natura privata o sensibile.

Impostare la proprietà come visibile solo per il diretto responsabile oppure, in alcuni casi, solo per un utente specifico.

Importante: la classificazione delle informazioni come private può variare per ogni organizzazione e anche in base all'area geografica. Per le organizzazione con sedi in numerosi paesi o regioni, è consigliabile eseguire ricerche per raccogliere informazioni sulle leggi e le normative correlate alla privacy in vigore nelle varie aree geografiche.

Per ulteriori informazioni sulla gestione dei criteri per i profili utente, vedere Gestire profili utente.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare i gruppi di destinatari e l'assegnazione del contenuto

I gruppi di destinatari sono una caratteristica del servizio profili utente che consente alle organizzazioni di assegnare il contenuto agli utenti in base al loro ruolo professionale o alle attività di cui sono responsabili. È possibile definire i gruppi di destinatari in base a uno o più elementi in combinazione tra i seguenti: appartenenza a una lista di distribuzione o a un gruppo di sicurezza di Windows, posizione nell'organigramma aziendale o proprietà pubbliche nei profili utente. Per l'assegnazione del contenuto è inoltre possibile utilizzare gruppi di SharePoint per assegnare il contenuto in web part.

È inoltre necessario tenere conto del fatto che le informazioni sui gruppi di destinatari vengono compilate in base a una pianificazione non controllata tramite SharePoint Online. Ciò significa che è possibile che le informazioni non siano sempre aggiornate.

Individuare i principali gruppi di destinatari    Per la pianificazione dei gruppi di destinatari durante l'implementazione iniziale, l'obiettivo consigliato è individuare il set più piccolo possibile di gruppi di destinatari chiave in base alle esigenze dell'organizzazione per il contenuto, all'architettura delle informazioni del sito e delle raccolte siti, nonché agli utenti associati a ogni raccolta siti. Per la pianificazione dei gruppi di destinatari durante la configurazione iniziale, è consigliabile attenersi alle linee guida seguenti:

  1. Registrare lo scopo principale di ogni raccolta siti e sito.
  2. Stabilire il numero più limitato possibile di gruppi di destinatari che consentono di assegnare il contenuto in base alle esigenze individuate.
  3. Registrare tutti i gruppi di SharePoint esistenti e mapparli ai gruppi di destinatari corrispondenti alle esigenze individuate.
  4. Individuare gli eventuali ulteriori gruppi di destinatari che è necessario definire.
  5. Individuare gli eventuali ulteriori gruppi di SharePoint che è necessario definire.

Al termine del processo di pianificazione dei gruppi di destinatari dovrebbe essere disponibile un elenco di gruppi di destinatari in grado di soddisfare le esigenze dei gruppi di utenti che utilizzeranno ogni raccolta siti.

Pianificare le modalità di assegnazione del contenuto ai gruppi di destinatari    Per poter utilizzare i gruppi di destinatari per l'assegnazione del contenuto, è necessario che l'amministratore di SharePoint Online e gli amministratori dei siti decidano quali elementi del sito utilizzare per ogni sito. L'amministratore di SharePoint Online e gli amministratori dei siti dovrebbero collaborare strettamente per assicurarsi di rendere disponibile un'esperienza di utilizzo coerente per i gruppi di destinatari in tutti i siti e le raccolte siti.

Dopo aver definito i gruppi di destinatari, è possibile utilizzarli in vari modi per l'assegnazione del contenuto. Nel caso delle applicazioni client di Microsoft Office 2010, ad esempio, l'amministratore di SharePoint Online può definire i collegamenti visualizzati nelle posizioni di SharePoint e impostare i gruppi di destinatari per cui è visibile ogni collegamento. Per i siti Web personali, l'amministratore di SharePoint Online può impostare i gruppi di destinatari per i collegamenti per gli spostamenti dei siti personali visualizzati nella barra dei collegamenti superiore. In un ambiente in cui sono configurati gruppi di destinatari, gli amministratori dei siti possono utilizzare web part per l'assegnazione del contenuto in base al gruppo di destinatario.

È inoltre possibile assegnare collegamenti alle applicazioni client di Office, collegamenti ai siti di personalizzazione (collegamenti per gli spostamenti nei siti personali), posizioni attendibili dell'host di siti personali e web part.

Per ulteriori informazioni sulla gestione dei gruppi di destinatari, vedere Gestire gruppi di destinatari.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'utilizzo delle funzionalità di social tagging

Le funzionalità di social tagging in SharePoint Online prendono la forma di note e tag. Gli utenti possono applicare tag ai documenti e alle pagine che desiderano rintracciare e ricordare con facilità o che ritengono possano essere interessanti per altri utenti. L'aggiunta di note per altri utenti può essere utile per incoraggiare comunicazioni informali e favorire i contatti tra le persone.

I tag sono organizzati in un "tag cloud" visualizzato nella scheda Tag e note della pagina Profilo personale di un utente. I tag utilizzati più spesso appaiono più grandi degli altri. Sono disponibili varie possibilità di visualizzazione e filtro dei tag.

Tag cloud

I tag e le note vengono visualizzati anche come attività nella pagina Profilo personale di un utente e le attività vengono visualizzate nelle pagine Newsfeed personali di altri utenti. Per ulteriori informazioni sulle modalità di utilizzo di tag e note, nonché sui vantaggi del loro utilizzo, vedere Video: Utilizzare tag e note per condividere informazioni con i colleghi o Utilizzare tag e note per condividere informazioni con i colleghi.

Caratteristiche utili per proteggere le informazioni personali e riservate

Le funzionalità di social tagging in SharePoint Online includono le caratteristiche seguenti, utili per consentire agli utenti di controllare le informazioni condivise in modo da evitare di condividere inavvertitamente informazioni personali o riservate.

  • Tag privati: quando si aggiunge un tag a una pagina Web, è possibile impostare il tag come privato. Gli altri utenti non verranno a conoscenza dell'aggiunta del tag alla pagina Web e non potranno vedere il tag nel tag cloud dell'utente, a meno che l'utente che ha aggiunto il tag non abbia anche applicato lo stesso tag a un'altra pagina Web senza impostarlo come privato.
  • Controllo per le valutazioni: il controllo per le valutazioni visualizza esclusivamente la valutazione aggregata di un elemento. Non vengono indicati gli utenti che hanno aggiunto una valutazione o le singole valutazioni specificate.
  • Limitazione per motivi di sicurezza: l'aggiunta di un tag, una nota o una valutazione in una pagina Web comporta la creazione di un'attività. Prima di visualizzare un'attività in SharePoint Online, viene utilizzato un componente noto come trimmer di sicurezza per stabilire se l'utente corrente dispone delle autorizzazioni per visualizzare la pagina Web a cui si applica l'attività. Se l'utente non autorizzato, l'attività non verrà visualizzata. È possibile aggiornare le impostazioni di limitazione per motivi di sicurezza in base alle esigenze specifiche dell'organizzazione. È possibile restringere i controlli di limitazione per motivi di sicurezza, ad esempio, solo ai collegamenti a uno o più siti specificati. È inoltre possibile disattivare la limitazione per motivi di sicurezza. Per ulteriori informazioni sulla limitazione per motivi di sicurezza e su come gestire tali opzioni, vedere Gestire le impostazioni dei siti personali.

Modalità di visualizzazione delle informazioni di social tagging

È possibile visualizzare le informazioni di social tagging nei seguenti modi:

  • Pagine Profilo personale e Newsfeed personale: il contenuto visualizzato nelle pagine Profilo personale e Newsfeed personale è sottoposto a limitazione per motivi di sicurezza in base all'utente che visualizza la pagina. Per questo motivo, è possibile visualizzare tutte le informazioni nella propria pagina Profilo personale, ma nella pagina Newsfeed personale o nella pagina del profilo di un altro utente saranno visibili solo le informazioni che si è autorizzati a visualizzare.
  • Seguire i tag: quando si segue un tag, si riceve una notifica ogni volta che un utente aggiunge il tag a una pagina Web. Queste notifiche sono sottoposte a limitazione per motivi di sicurezza. Il fatto che un utente decida di seguire un tag è pubblico. Quando si aggiunge un altro utente come collega, si riceverà una notifica ogni volta che la persona aggiunge un tag, una nota o una valutazione a una pagina Web.
  • Pagine Web: quando si aggiunge un tag o una nota a una pagina Web, è possibile visualizzare i tag e le note aggiunti da altri utenti alla pagina Web. Saranno visibili tutte le note, ma solo i tag pubblici.

Consigli per l'utilizzo delle funzionalità di social tagging

Oltre a utilizzare le caratteristiche per la tutela della privacy e la sicurezza incluse in SharePoint Online, è opportuno prendere in considerazione le misure seguenti:

  • Informare gli utenti su quali aspetti delle attività di social tagging sono pubblici e quali sono privati.
  • Prima di implementare codice personalizzato, assicurarsi che le informazioni presentate soddisfino gli standard relativi a privacy e sicurezza dell'organizzazione.
  • In caso di modifica delle autorizzazioni necessarie per accedere a un sito Web, impostare il servizio di ricerca in modo da ripetere la ricerca per indicizzazione del sito Web.

Per informazioni sulla gestione delle caratteristiche di social networking, incluso il social tagging, vedere Gestire caratteristiche personali e di social networking o Abilitare o disabilitare tag di social networking e aree note per un utente o un gruppo.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare i siti personali

I siti personali offrono una vasta gamma di funzionalità per il social networking e la collaborazione per ogni membro dell'organizzazione. Tramite i siti personali gli utenti ottengono una posizione centrale in cui archiviare, condividere e registrare le informazioni di loro interesse. Ogni utente può utilizzare un sito personale per individuare altri utenti, aree di competenza, progetti e relazioni aziendali. Per visualizzare il sito personale, ogni utente può fare clic sul proprio nome nell'angolo in alto a destra di qualsiasi pagina e fare clic su Sito personale.

Tramite i siti personali gli utenti hanno la possibilità di condividere facilmente informazioni su loro stessi e il loro lavoro. La condivisione delle informazioni promuove la collaborazione, stimola la crescita professionale tramite la diffusione delle esperienze e consente di assegnare il contenuto rilevante alle persone che desiderano effettivamente consultarlo. È possibile personalizzare il contenuto per ogni utente di qualsiasi organizzazione, nonché consentire agli amministratori di impostare criteri adeguati per la tutela della privacy.

Sebbene un'organizzazione possa personalizzare i siti personali, per impostazione predefinita questi siti sono organizzati con tre sezioni distinte:

  • Newsfeed personale    è la pagina predefinita quando si accede al proprio sito personale. In questa pagina viene visualizzato un feed delle attività recenti correlate ai colleghi e agli interessi specificati da un utente. Gli utenti possono personalizzare i newsfeed personali tramite l'aggiunta o la rimozione di colleghi, la definizione degli interessi personali, nonché la configurazione del tipo di attività che desiderano seguire, ad esempio quando un collega aggiunge un tag a informazioni di interesse comune.
  • Contenuti personali    è una pagina web part che visualizza il contenuto archiviato da un utente nel sito personale. Per impostazione predefinita, nella pagina Contenuti personali è disponibile un riquadro di spostamento a sinistra con collegamenti alle raccolte documenti e immagini dell'utente. Questa pagina web part contiene le web part Documenti condivisi, Documenti personali e Post di blog recenti. La pagina Contenuti personali può essere personalizzata tramite l'aggiunta o rimozione di web part nelle varie aree della pagina.
  • Profilo personale    consente di visualizzare la pagina del profilo dell'utente ad altre persone dell'organizzazione e in queste pagine gli utenti possono condividere informazioni sulle proprie competenze, foto del profilo e così via. Sebbene le pagine Newsfeed personale e Contenuti personali siano disponibili solo per l'utente a cui appartengono, la pagina Profilo personale è quella che viene vista dall'utente e dagli altri utenti dell'organizzazione quando accedono al sito personale dell'utente.

Per pianificare in modo efficace i siti personali, è necessario stabilire quanto segue:

  • Le informazioni del profilo utente che si desidera rendere disponibili per gli utenti, come indicato in precedenza
  • I criteri che verranno applicati per la visualizzazione delle informazioni del profilo utente nel profilo pubblico, come indicato in precedenza
  • Gli utenti che potranno disporre di un sito personale e le autorizzazioni appropriate per tali utenti
  • Le caratteristiche dei siti personali che si desidera abilitare

Nelle sezioni seguenti vengono illustrati i passaggi utili per la pianificazione dei siti personali.

Inizio pagina Inizio pagina

Definire gli utenti e le autorizzazioni utente

Oltre a stabilire quali utenti dell'organizzazione potranno disporre di un sito personale, è necessario pianificare anche le caratteristiche per i siti personali che saranno disponibili per ogni utente. Gli aspetti da considerare includono i seguenti:

  • Utenti autorizzati a creare siti personali
  • Utenti autorizzati a creare tag di social networking e note
  • Utenti autorizzati ad aggiungere colleghi

Per la gestione delle autorizzazioni è consigliabile utilizzare i gruppi di sicurezza. Nella tabella seguente sono disponibili indicazioni per la configurazione delle autorizzazioni per le caratteristiche di social networking:

Autorizzazione Indicazioni
Creazione sito personale Per impostazione predefinita, tutti gli utenti autenticati possono creare un sito Web personale. Verificare che sia appropriato applicare l'impostazione predefinita all'organizzazione. In alternativa, è possibile utilizzare uno o più gruppi di sicurezza per concedere l'autorizzazione Creazione sito personale a un sottoinsieme di utenti in un'organizzazione.
Usa caratteristiche di social networking Per impostazione predefinita, tutti gli utenti autenticati possono aggiungere valutazioni e tag di social networking ai documenti, ad altri elementi di SharePoint Online, nonché per altri elementi come le pagine Web esterne e i post di blog. Gli utenti possono anche aggiungere note immediate nelle pagine del profilo di un sito Web personale o in qualsiasi pagina di SharePoint Online. In alternativa, è possibile utilizzare uno o più gruppi di sicurezza per concedere l'autorizzazione Usa caratteristiche di social networking a un sottoinsieme di utenti in un'organizzazione.
Utilizzo caratteristiche personali Per impostazione predefinita, tutti gli utenti autenticati possono modificare il profilo personale, aggiungere o modificare colleghi e aggiungere o modificare appartenenze. In alternativa, è possibile utilizzare uno o più gruppi di sicurezza per concedere l'autorizzazione Utilizzo caratteristiche personali a un sottoinsieme di utenti in un'organizzazione.

Per ulteriori informazioni sulla gestione delle caratteristiche di social networking, vedere Gestire caratteristiche personali e di social networking.

Pianificare le caratteristiche dei siti personali

Le caratteristiche dei siti personali per le quali sono necessarie considerazioni particolari includono le seguenti:

  • Newsfeed    Per impostazione predefinita, questa caratteristica è disabilitata e deve essere abilitata affinché gli utenti possano seguire le attività dei colleghi nella pagina del newsfeed dei relativi siti personali. Gli utenti possono solo visualizzare le attività nel newsfeed per le quali dispongono delle autorizzazioni. Durante la pianificazione dei siti personali è opportuno valutare le implicazioni a livello di privacy di questa caratteristica e implementare le misure di tutela necessarie a seconda dei requisiti specifici.
  • Strumento per tag e note    Lo strumento per l'aggiunta di tag e note può essere attivato o disattivato nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online tramite l'autorizzazione Usa caratteristiche di social networking. Questa impostazione è valida per tutti gli utenti che dispongono dell'autorizzazione Usa caratteristiche di social networking. Gli utenti possono anche aggiungere tag o note al contenuto all'esterno di SharePoint Online tramite lo strumento bookmarklet.
  • Visualizzatore delle organizzazioni    Il visualizzatore delle organizzazioni è abilitato per impostazione predefinita. Le informazioni sulle organizzazioni vengono importate dal servizio directory di Office 365. Per accedere al visualizzatore delle organizzazioni è necessario che gli utenti finali dispongano di Microsoft Silverlight installato nel computer in uso. Non è possibile disabilitare il visualizzatore delle organizzazioni, ma è possibile impedirne la visualizzazione eliminando il nodo dell'organizzazione dalla barra di avvio veloce oppure rimuovendo la web part dalla pagina.

Per la pianificazione dei siti personali è importante valutare sia i vantaggi che l'impatto dell'utilizzo di queste caratteristiche.

Per ulteriori informazioni sulla gestione dei siti personali, vedere Gestire le impostazioni dei siti personali. Per ulteriori informazioni sulla gestione degli utenti e delle autorizzazioni utente, vedere gli articoli Passaggio 2: pianificare i siti e gestire gli utenti e Gestione delle autorizzazioni  nella Guida di SharePoint Online.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'implementazione di InfoPath Forms Services

InfoPath Forms Services in Microsoft SharePoint Online consente il rendering di moduli nel Web browser ed è disponibile come caratteristica Enterprise di SharePoint Online. Gli amministratori di SharePoint Online possono configurare le impostazioni per InfoPath Forms Services nella home page dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online.

Tutti i processi aziendali comportano la raccolta di dati di qualche tipo e l'efficacia di qualsiasi processo aziendale dipende dalla qualità e dall'integrità di tali dati. L'utilizzo dei moduli di InfoPath in soluzioni di SharePoint consente di assicurarsi che vengano raccolti solo dati validi di buona qualità, poiché InfoPath 2010 consente di standardizzare, personalizzare e ottimizzare il processo di raccolta dei dati senza scrivere codice.

Di seguito vengono elencate alcune delle principali funzionalità offerte da InfoPath per assicurare l'integrità dei dati:

  • Convalida dei dati personalizzata:    garantisce che gli utenti non possano inviare moduli che contengono dati non validi.
  • Layout personalizzato:    con l'utilizzo di più visualizzazioni è possibile semplificare l'esperienza di compilazione dei moduli suddividendoli in più pagine o creando visualizzazioni separate ottimizzate per attività o utenti specifici. La formattazione condizionale consente di ottimizzare l'esperienza di compilazione dei moduli. È possibile, ad esempio, visualizzare o nascondere i campi nel modulo in base ai valori immessi dagli utenti.
  • Connessioni dati:    le connessioni ad altre origini come elenchi di SharePoint o servizi Web consentono di recuperare dati contestuali di supporto nei moduli.

 Nota    L'accesso a origini dati esterne da InfoPath Forms Services avviene tramite un'identità di Windows delegata. Ne consegue che le origini dati esterne devono trovarsi nella stessa raccolta siti o essere disponibili per gli utenti anonimi. In caso contrario, l'autenticazione per le origini dati esterne avrà esito negativo.

Non è necessario scrivere codice per implementare le funzionalità qui descritte. È comunque possibile scrivere codice gestito tramite Visual Studio Tools for Applications (VSTA) per aggiungere funzionalità più avanzate ai moduli.

Distribuzione dei moduli

Le opzioni di pubblicazione per i moduli di raccolte moduli dipendono dalla presenza di codice gestito nel modello di modulo, dalle autorizzazioni del progettista del modulo e dalle impostazioni di InfoPath Forms Services.

 Nota    È necessario utilizzare Microsoft Office InfoPath 2010 per pubblicare moduli in SharePoint Online. Non è possibile pubblicare modelli di modulo in SharePoint Online da InfoPath 2007 o versioni precedenti.

Pubblicazione di moduli browser senza codice    I moduli per Web browser che non contengono codice gestito possono essere pubblicati direttamente in SharePoint Online da qualsiasi progettista di moduli con il livello di autorizzazione Progettazione. Per pubblicare i modelli di modulo, i progettisti utilizzano InfoPath Designer.

Gli amministratori di SharePoint Online possono impedire la pubblicazione di moduli browser in SharePoint Online disabilitando la pubblicazione dei modelli di modulo utente abilitati per i browser nella pagina delle opzioni di configurazione di InfoPath Forms Services nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online. Questa opzione è valida solo per i moduli di raccolte moduli e consente alle organizzazioni che desiderano centralizzare il controllo dei modelli di modulo di richiedere l'approvazione dell'amministratore prima di consentire la pubblicazione di moduli browser in SharePoint Online. Questa opzione non impedisce agli utenti di pubblicare in SharePoint Online moduli progettati esclusivamente per la compilazione tramite InfoPath Filler.

Pubblicazione di moduli browser con codice    I progettisti di moduli hanno la possibilità di aggiungere codice gestito ai moduli tramite Visual Studio Tools for Applications (VSTA). VSTA è un componente facoltativo disponibile nel programma di installazione per InfoPath 2010.

Gli amministratori di raccolte siti possono pubblicare i modelli di modulo contenenti codice all'interno di raccolte moduli in forma di soluzioni in modalità sandbox, a condizione che il servizio codice in modalità sandbox di Microsoft SharePoint Foundation sia in esecuzione nella raccolta siti. Ciò consente a un progettista di moduli che è anche amministratore di una raccolta siti di pubblicare i moduli senza l'approvazione dell'amministratore di SharePoint Online. Le soluzioni in modalità sandbox verranno eseguite in un ambiente con accesso limitato al modello a oggetti del server.

Non è consentita la pubblicazione in SharePoint Online dei modelli di modulo con codice che richiede l'attendibilità completa per l'esecuzione.

Compilazione dei moduli

Dopo la pubblicazione di un modello di modulo, gli utenti possono iniziare a compilare i moduli basati su tale modello.

Sono disponibili due ambienti principali per la compilazione dei moduli, ovvero il Web browser e InfoPath Filler. Qualsiasi modulo può essere compilato in InfoPath Filler, mentre i Web browser supportano la compilazione solo di moduli abilitati per i browser.

Gli amministratori di SharePoint Online possono disabilitare il rendering dei moduli nel Web browser configurando impostazioni specifiche nella pagina di configurazione di InfoPath Forms Services. Ciò è possibile solo per i modelli di modulo utente pubblicati in raccolte moduli e non per i modelli di modulo approvati dall'amministratore o per i modelli di modulo pubblicati in elenchi. Quando il rendering dei moduli in Web browser è disabilitato, i moduli verranno aperti in InfoPath Filler, se nel computer dell'utente è installato InfoPath.

I moduli elenco di SharePoint possono essere compilati offline tramite SharePoint Workspace. I moduli di raccolte moduli possono essere compilati offline tramite InfoPath Filler.

I moduli browser di InfoPath possono essere inoltre ospitati in pagine Web tramite la web part Modulo di InfoPath.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione di InfoPath Forms Services, vedere Configurare InfoPath Forms Services.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'uso di Servizi di integrazione applicativa

In alcuni casi, non tutti i dati necessari o sui quali si desidera lavorare sono memorizzati nei database di SharePoint. Le informazioni importanti per l'attività possono essere contenute in altre applicazioni esterne. Servizi di integrazione applicativa (BCS) è stato creato per consentire l'integrazione di questi sistemi esterni nel flusso di dati di SharePoint come elenchi esterni. Per gli utenti di SharePoint, i dati provenienti da questi sistemi esterni sono disponibili su una pagina Web e possono essere letti e scritti come qualsiasi altro elenco.

È possibile utilizzare Servizi di integrazione applicativa per trasferire dati nel sito di SharePoint Online dalle seguenti due origini:

  • Servizi Web di Microsoft Windows Communication Foundation (noto anche come WCF)

 Nota    Per trarre dati da altri sistemi esterni possono essere necessari passaggi intermedi sotto forma di servizio Web WCF con codice personalizzato. Alcune aziende, comunque, pubblicano WCF per un uso più ampio.

Osserviamo i passaggi in dettaglio.

Creazione di un'applicazione di destinazione mediante il servizio di archiviazione sicura

Prima di tutto occorre creare un'applicazione di destinazione perché l'implementazione di BCS in SharePoint Online utilizza la tecnologia di archiviazione sicura. Questo passaggio può essere paragonato alla creazione di uno strumento che consente di eseguire il mapping da un gruppo di account conosciuti e ritenuti attendibili da SharePoint a un account conosciuto e ritenuto attendibile dai servizi WCF.

Lo scopo principale della creazione di una connessione di archiviazione sicura è il fatto che le credenziali utilizzato per accedere al sistema esterno saranno diverse da quelle utilizzate per accedere a SharePoint Online. L'archiviazione sicura collega i due sistemi (SPO e il sistema esterno) archiviando il nome utente e la password appropriati per il sistema esterno e consentendo ai membri di un gruppo designato in SharePoint Online di utilizzare le credenziali archiviate. In questo modo, un determinato gruppo di utenti di SharePoint Online potrà accedere ai dati nel sistema esterno.

L'archiviazione sicura risolve inoltre i potenziali problemi di doppio passaggio dell'autenticazione in quanto, dopo l'accesso, SharePoint Online recupera le informazioni dal sistema di dati esterno per conto dell'utente. L'archiviazione sicura può eliminare la necessità di forme di autenticazione più complesse.

 Nota    Si verifica un doppio passaggio quando l'utente passa le credenziali a un computer ed esegue l'autenticazione con esse ma successivamente deve effettuare il pull di informazioni da un altro computer nel quale, per accedere ai dati, sarebbe necessario passare e convalidare le credenziali utente una seconda volta. SharePoint Online può risolvere questo problema di sicurezza utilizzando l'archiviazione sicura per passare le credenziali a un sistema di dati esterno.

Inizio pagina Inizio pagina

Creazione di un tipo di contenuto esterno e di un elenco esterno

È possibile utilizzare SharePoint Designer per creare il tipo di contenuto esterno e l'elenco esterno necessari per visualizzare i dati esterni. Il tipo di contenuto esterno può essere considerato come una connessione a dati esterni che dipende dal tipo di contenuto da visualizzare. Ad esempio, per la connessione a un servizio WCF è necessario un tipo di contenuto esterno WCF. Quando si configura il tipo di contenuto esterno, è possibile definire il tipo di azioni che l'utente può eseguire in relazione ai dati, ad esempio se i dati possono essere letti e scritti o se sono di sola lettura.

Dopo avere configurato il tipo di contenuto esterno, è possibile utilizzare SharePoint Designer 2010 per creare un elenco per la visualizzazione dei dati esterni oppure creare l'elenco esterno all'interno di un sito del team di SharePoint Online. Questo elenco espone i dati sul sito Web per gli utenti del sito, che possono quindi decidere di creare grafici o fogli di calcolo in Microsoft Office Word o Excel utilizzando l'elenco. Ciò significa anche che i dati esterni necessari possono essere visualizzati dalle persone che hanno l'esigenza di utilizzarli mediante SharePoint Online. Ad esempio, se il tipo di contenuto esterno WCF include dati sugli ordini dei clienti, BCS consente di visualizzare tali dati su un sito sicuro sotto forma di elenco. Gli utenti del sito possono aggiornare l'elenco Ordini clienti sul sito di SharePoint Online direttamente dal browser.

Inizio pagina Inizio pagina

Autorizzazioni per il tipo di contenuto esterno

Quando si configurano le autorizzazioni per il nuovo tipo di contenuto esterno nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, tenere presente che almeno un account o gruppo deve disporre dei diritti Imposta autorizzazioni. Senza la possibilità di impostare le autorizzazioni per utenti o gruppi, la connessione BCS diventa ingestibile in quanto a nessuno viene assegnato l'accesso per impostazione predefinita e, dopo avere immesso manualmente un utente o un gruppo, l'interfaccia applica l'allocazione iniziale del diritto Imposta autorizzazioni come precauzione.

In genere, quando si configurano per la prima volta le autorizzazioni specifiche per i tipi di contenuto esterno, all'amministratore o ai gruppi di SharePoint Online specificati per la gestione di BCS vengono assegnati i diritti Imposta autorizzazioni o addirittura tutti i diritti disponibili. I diritti disponibili sono:

  • Modifica
  • Esegui
  • Selezionabile nei client
  • Imposta autorizzazioni

Tra queste, l'autorizzazione Modifica dovrebbe essere riservata e concessa solo agli utenti specificatamente scelti per gestire BCS o che dispongono di accesso di livello amministratore di SharePoint Online. Tenere presente anche che il diritto Imposta autorizzazioni consente, a chi ne dispone, di concedere il diritto Modifica ad altri utenti. È importante tenerne conto a livello di sicurezza quando si pianificano le persone che avranno accesso alla configurazione di BCS.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'uso del servizio di archiviazione sicura

Qual è lo scopo del servizio di archiviazione sicura? Questo servizio di SharePoint semplifica l'accesso ai dati delle applicazioni aziendali esterne. Per capire perché il servizio di archiviazione sicura offre questo vantaggio, è importante comprendere che il nome utente e la password utilizzati per accedere ad archivi dati esterni potrebbero non coincidere con il nome utente e la password utilizzati per accedere a SharePoint Online. Quando un utente accede a una pagina di SharePoint Online in cui sono visualizzate informazioni provenienti da un sistema di dati esterno, SharePoint deve eseguire una richiesta separata per recuperare le informazioni dal sistema di dati esterno. Affinché la richiesta di contenuto vada a buon fine, è necessario che le credenziali utilizzate siano note al sistema di dati esterno. Solo a quel punto SharePoint potrà visualizzare le informazioni tratte da tale sistema nella pagina. È per questo motivo che il servizio di archiviazione sicura archivia le credenziali dei sistemi di dati esterni.

Il servizio di archiviazione sicura è progettato per creare un mapping in background tra un gruppo di utenti in SharePoint e un singolo utente noto al sistema di dati esterno. Quando il servizio di archiviazione sicura è configurato correttamente, accade quanto segue:

  • Un utente viene autenticato tramite Internet Information Services (la tecnologia server Web alla base delle tecnologie SharePoint) in SharePoint Online mediante credenziali valide.
  • All'interno di SharePoint Online, il servizio di archiviazione sicura utilizza le credenziali mappate note all'applicazione aziendale esterna per presentare i dati esterni necessari sul sito per l'utente autenticato.

Un altro vantaggio del servizio di archiviazione sicura è rappresentato dall'eliminazione delle richieste di autenticazione per gli utenti. Quando gli utenti passano a pagine di SharePoint Online che accedono a sistemi di dati esterni, il servizio di archiviazione sicura è attivo in background, verifica i diritti utente e fornisce credenziali mappate per i dati esterni, se necessario. In questo modo, gli utenti possono accedere ai dati necessari senza rispondere a richieste di immissione di nomi utente e password specifici per l'applicazione esterna.

Il servizio di archiviazione sicura viene utilizzato insieme a Servizi di integrazione applicativa in SharePoint Online.

Inizio pagina Inizio pagina

Pianificare l'utilizzo dei metadati gestiti

L'utilizzo di insiemi gerarchici di termini gestiti centralmente, noti come set di termini, come attributi per gli elementi in siti di SharePoint consente di migliorare la coerenza dei metadati nel contenuto e di semplificare l'individuazione del contenuto nei siti per gli utenti. I set di termini vengono creati e gestiti tramite una caratteristica denominata Strumento di gestione archivio termini, accessibile dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online nonché dalla pagina Impostazioni sito.

Lo Strumento di gestione archivio termini è lo strumento utilizzabile da tassonomisti, amministratori o altri utenti responsabili della gestione di tassonomie per creare, importare e gestire set di termini e i termini in essi inclusi. Nello Strumento di gestione archivio termini vengono visualizzati tutti i set di termini globali e gli eventuali set di termini locali disponibili per la raccolta siti da cui si accede allo Strumento di gestione archivio termini.

Per pianificare la strategia di utilizzo dei metadati gestiti, vedere Pianificare termini e set di termini. Per ulteriori informazioni sui metadati gestiti in SharePoint Online, vedere Introduzione ai metadati gestiti.

Articolo successivo in questa guida alla pianificazione: Passaggio 2: pianificare i siti e gestire gli utenti

Articolo principale della guida alla pianificazione: Guida alla pianificazione di SharePoint Online per Office 365 per aziende

Inizio pagina Inizio pagina