Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint online

Se la propria organizzazione svolge attività che include la condivisione di documenti o la collaborazione diretta con fornitori o clienti, può essere utile usare i siti di SharePoint Online per condividere contenuto con utenti esterni all'organizzazione che non dispongono di licenze per la sottoscrizione di Microsoft Office 365 dell'organizzazione.

Gli utenti possono condividere il contenuto del sito con gli utenti esterni all'organizzazione in tre modi:

Per informazioni e procedure sulla condivisione di un sito o documento, vedere Condividere siti e documenti con persone esterne all'organizzazione. Per informazioni su quali tipi di utenti sono considerati utenti esterni e sui diritti degli utenti esterni, vedere Che cos'è un utente esterno?

Procedure consigliate per la condivisione dei siti

Se si è scelto di condividere un sito intero con un utente, quest'ultimo potrà accedere al sito e agire come un membro effettivo di tale sito. L'utente potrà esplorare, cercare, visualizzare e modificare contenuti (in base al gruppo di autorizzazioni a cui viene assegnato). Potrà anche eseguire operazioni quali la visualizzazione dei nomi di altri utenti del sito nella selezione utenti o la visualizzazione dei metadati del documento. Poiché questi utenti esterni compariranno anche nella selezione utenti come utenti del sito, gli altri utenti del sito potrebbero concedere loro autorizzazioni diverse da quelle concesse originariamente. Prima di invitare un utente esterno sul proprio sito, verificarne l'identità.

Se si invitano utenti esterni al sito del team, essi potranno visualizzare il contenuto di tale sito e di tutti i siti secondari. Per evitare che gli utenti esterni accedano a contenuto importante o riservato nel sito del team, è consigliabile creare un sito secondario del sito del team con autorizzazioni univoche e condividere solo tale sito secondario con gli utenti esterni. Per altre informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni, vedere Informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni.

Allo stesso modo, se si vuole condividere un sito secondario creato in un percorso di OneDrive for Business, è bene verificare che sia dotato di autorizzazioni univoche, per evitare di concedere in modo accidentale agli utenti autorizzazioni agli altri contenuti o siti del sito personale di OneDrive for Business.

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Procedure consigliate per la condivisione dei documenti

Se si condividono documenti attraverso collegamenti guest anonimi, i destinatari possono condividere i collegamenti con qualunque altro utente, che potrà così visualizzare il contenuto. Non usare collegamenti guest per condividere documenti sensibili. Per ridurre il rischio che venga condiviso un collegamento guest, è consigliabile condividere un documento richiedendo l'accesso.

Scegliere il metodo di condivisione

Quando si valuta se e come condividere contenuto esternamente, è opportuno considerare i seguenti aspetti:

  • A chi si vuole concedere l'accesso al contenuto del sito del team e ai siti secondari, e cosa si vuole che questi utenti siano autorizzati a fare?
  • A quali membri dell'organizzazione si vuole concedere l'autorizzazione a condividere contenuto con l'esterno?
  • Esiste contenuto che non deve assolutamente essere visualizzato da utenti esterni all'organizzazione?

Rispondendo a queste domande sarà più semplice pianificare la strategia per la condivisione dei contenuti.

Provare: Per:

Condividere un sito

Per condividere un sito, limitando tuttavia l'accesso degli utenti esterni al contenuto interno dell'organizzazione, si può considerare l'opzione di creare un sito secondario con autorizzazioni univoche, da usare unicamente per la condivisione con l'esterno.

Garantire ad alcuni utenti esterni all'organizzazione l'accesso costante alle informazioni e al contenuto del sito; tali utenti devono poter agire come utenti effettivi del sito creando, modificando e visualizzando il contenuto.
Condividere un documento e richiedere la registrazione. Garantire a uno o più utenti esterni all'organizzazione l'accesso protetto a un documento specifico a scopo di revisione o collaborazione, ma tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante ad altro contenuto del sito interno.
Condividere un documento senza richiedere la registrazione. Condividere un collegamento a un documento non riservato o non confidenziale con utenti esterni all'organizzazione in modo che possano visualizzarlo o aggiornarlo con commenti e suggerimenti. Tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante al contenuto del sito interno.

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Abilitare o disabilitare la condivisione esterna per un ambiente di SharePoint Online (tenant)

È possibile configurare la condivisione esterna su due livelli all'interno dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint:

  1. È possibile abilitare o disabilitare la condivisione esterna a livello globale per l'intero ambiente di SharePoint Online (o tenant).   Inoltre, se si abilita la condivisione esterna, è possibile specificare se consentire la condivisione solo con gli utenti autenticati, o se consentire agli utenti di condividere contenuto sia con gli utenti autenticati che con utenti anonimi mediante collegamenti guest.
  2. È possibile abilitare o disabilitare la condivisione esterna per raccolte siti individuali   In questo modo si protegge il contenuto di raccolte siti specifiche che non si vogliono condividere. È inoltre possibile specificare il livello di condivisione da consentire in una raccolta siti (condivisione con utenti autenticati soltanto o condivisione con utenti autenticati e utenti anonimi mediante collegamenti guest.)

Quando si effettua il primo accesso all'interfaccia di amministrazione di SharePoint, la condivisione esterna è abilitata per impostazione predefinita sia all'interno dell'intero ambiente di SharePoint Online (anche detto tenant), sia nelle raccolte siti in esso contenute. È possibile disabilitarla a livello globale prima che gli utenti comincino a usare i siti, o fino a che non si decide la modalità esatta di utilizzo della caratteristica.


 Note 

  • Se il tenant è stato aggiornato dalla versione 2010, non sarà possibile gestire la condivisione esterna tramite l'interfaccia di amministrazione di SharePoint per i siti che usano ancora la versione 2010. Per gestire la condivisione esterna per i siti che usano la versione 2010, è necessario seguire la procedura descritta nell'articolo relativo alla versione 2010 Condividere un sito con utenti esterni .
  • La possibilità di condividere contenuto tramite collegamenti anonimi è una nuova caratteristica per i siti 2013 e verrà attivata per impostazione predefinita per tutti i siti aggiornati dalla versione 2010. Per abilitarla, è necessario attivarla.

Come parte della strategia di gestione globale delle autorizzazioni di SharePoint Online, è bene includere la pianificazione della condivisione esterna. In linea di massima, è consigliabile operare sulla base del “principio dei privilegi minimi” e concedere agli utenti esterni un accesso minimo e limitato al proprio ambiente. Potrebbe inoltre risultare utile creare un gruppo di autorizzazioni specifico al quale assegnare gli utenti esterni che ricevono l'invito. Inoltre, è bene considerare la segmentazione del contenuto per livelli di sicurezza, in modo tale che il contenuto sensibile si trovi in una posizione centralizzata e possa essere protetto. Se si prevede il bisogno continuo di avere utenti esterni che accedono al proprio sito per effettuare attività specifiche, considerare l'idea di creare una raccolta siti dedicata alla condivisione esterna. In questo modo, è possibile consentire agli utenti esterni di accedere a contenuto specifico senza dover aprire loro l'accesso all'intero ambiente.

Per altre informazioni sulla strategia di gestione delle autorizzazioni, vedere Pianificare la strategia di gestione delle autorizzazioni.

Configurare la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint online

Per configurare la condivisione esterna, è necessario essere amministratori di SharePoint Online.

  1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint
  2. Fare clic su impostazioni.
  3. Nella sezione Condivisione esterna eseguire una delle operazioni seguenti:
Per: Selezionare questa opzione: Per questo risultato:
Evitare che tutti gli utenti di tutti i siti possano condividere siti e contenuto con utenti esterni.

Non consentire la condivisione all'esterno dell'organizzazione

  • Gli utenti non saranno in grado di condividere siti o contenuto con utenti che non dispongono licenze di sottoscrizione a Office 365.
  • La condivisione esterna può essere abilitata per raccolte siti individuali.
Richiedere agli utenti che hanno ricevuto un invito per la visualizzazione di siti o contenuto, di effettuare l'accesso con un account Microsoft prima di potervi accedere. Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e accedono come utenti autenticati
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di visualizzare il contenuto.
  • Gli inviti alla visualizzazione del contenuto possono essere usati una volta sola. Dopo che l'invito è stato accettato, non sarà possibile condividerlo o farlo usare da altri utenti per ottenere l'accesso.
Consentire agli utenti del sito di condividere il sito con altri utenti autenticati che hanno effettuato l'accesso, sempre consentendo agli utenti del sito di potere condividere documenti mediante l'uso di collegamenti guest anonimi, che non prevedono l'accesso obbligatorio.

Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e collegamenti guest

  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di potere visualizzare il contenuto su un sito condiviso.
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere documenti e scegliere se richiedere l'accesso o inviare collegamenti guest anonimi per i documenti.
  • Quando un utente del sito condivide un documento, può concedere agli utenti esterni autorizzazioni di visualizzazione o modifica al documento.
  • Gli utenti esterni che ricevono collegamenti guest anonimi possono visualizzare o modificare il contenuto senza bisogno di accedere.
  • I collegamenti guest anonimi possono essere inoltrati e condivisi con chiunque, e consentire di visualizzare e modificare il contenuto senza effettuare l'accesso.


 Note 

  • Se si disattiva la condivisione esterna per l'intero ambiente, e successivamente la si attiva nuovamente, gli utenti esterni che in precedenza avevano accesso al contenuto o ai documenti sui siti, otterranno nuovamente l'accesso. Se la condivisione esterna era in precedenza attiva e usata per raccolte siti specifiche, e non si vuole che gli utenti esterni ottengano nuovamente l'accesso qualora la condivisione esterna venisse riattivata a livello globale, è consigliabile disattivarla per le raccolte siti specifiche.
  • Quando si disattiva la condivisione esterna a livello di raccolta siti, tutte le autorizzazioni degli utenti esterni relative a quella raccolta siti specifica saranno eliminate permanentemente.
  • Quando si disattiva la condivisione esterna a livello di raccolta siti, i collegamenti guest vengono disattivati, ma potrebbero funzionare nuovamente qualora la condivisione esterna venisse riattivata. Per revocare l'accesso a documenti specifici in maniera permanente, è necessario disattivare i collegamenti guest anonimi.
  • Quando si disattiva l'accesso esterno o si applicano limitazioni all'accesso esterno, gli utenti esterni perderanno l'accesso entro un'ora dalla modifica.

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Abilitare o disabilitare la condivisione esterna per raccolte siti individuali

Per configurare la condivisione esterna per raccolte siti individuali è necessario essere amministratori di SharePoint Online. Per le raccolte siti basate sulla versione 2013, l'attività deve essere eseguita nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, e gli amministratori delle raccolte siti non possono modificare le configurazioni di condivisione esterna.

Per le raccolte siti basate sulle versione 2010 è necessario modificare le caratteristiche di condivisione esterna dalla pagina Caratteristiche raccolta siti. Per altre informazioni, vedere l'articolo della versione 2010 Condividere un sito con utenti esterni.

  1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint.
  2. Fare clic su raccolta siti.
  3. Nell'elenco delle raccolte siti selezionare quelle da aggiornare, quindi fare clic su Condivisione.
  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:
Per: Selezionare questa opzione: Per questo risultato:
Evitare che tutti gli utenti di tutti i siti possano condividere siti e contenuto dei siti con utenti esterni.

Non consentire la condivisione all'esterno dell'organizzazione

  • Gli utenti non saranno in grado di condividere siti o contenuto nella raccolta siti con utenti che non dispongono licenze di sottoscrizione a Office 365.
  • Se la condivisione era precedentemente attiva per la raccolta siti, tutti gli utenti esterni invitati ad accedere per visualizzare il contenuto dei siti nella raccolta siti saranno eliminati permanentemente.
  • Se si intende attivare nuovamente la condivisione esterna per la raccolta siti, sarà necessario invitare nuovamente gli utenti esterni.
Richiedere agli utenti che hanno ricevuto un invito per la visualizzazione di siti o contenuto, di effettuare l'accesso con un account Microsoft prima di potervi accedere. Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e accedono come utenti autenticati
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • I proprietari dei siti o tutti coloro che detengono una autorizzazione Controllo completo su un sito possono condividere documenti con utenti esterni richiedendo l'accesso.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di visualizzare il contenuto.
  • Gli inviti alla visualizzazione del contenuto possono essere usati una volta sola. Dopo che l'invito è stato accettato, non sarà possibile condividerlo o farlo usare da altri utenti per ottenere l'accesso.
Consentire agli utenti del sito di condividere il sito con altri utenti autenticati che hanno effettuato l'accesso, sempre consentendo agli utenti del sito di potere condividere documenti mediante l'uso di collegamenti guest anonimi, che non prevedono l'accesso obbligatorio.

Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e collegamenti guest

  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di potere visualizzare il contenuto su un sito condiviso.
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono inoltre condividere documenti esternamente e scegliere se richiedere l'accesso o inviare collegamenti guest anonimi per i documenti.
  • Quando un utente condivide un documento, può concedere agli utenti esterni autorizzazioni di visualizzazione o modifica al documento.
  • Gli utenti esterni che ricevono collegamenti guest anonimi possono visualizzare o modificare il contenuto senza bisogno di accedere.
  • I collegamenti guest anonimi possono essere inoltrati e condivisi con chiunque, e consentire di visualizzare e modificare il contenuto senza effettuare l'accesso.


 Note 

  • Se la condivisione esterna è disattivata per l'intero ambiente di SharePoint Online, non sarà possibile attivarla per raccolte siti specifiche.
  • Le impostazioni della condivisione esterna per raccolte siti individuali non possono essere meno restrittive rispetto a ciò che viene consentito nell'ambiente di SharePoint Online, ma soltanto più restrittive. Ad esempio, se la condivisione esterna è attivata per l'intero ambiente di SharePoint Online, ma limitata unicamente agli utenti autenticati, rappresenterà l'unico tipo di condivisione esterna che è possibile consentire in una raccolta siti specifica. Se nell'ambiente di SharePoint Online è consentita la condivisione esterna sia tramite richiesta di accesso che tramite collegamenti guest, è possibile disattivarla interamente per l'intera raccolta siti, o limitarla agli utenti autenticati (senza collegamenti guest).
  • Se la condivisione esterna viene disattivata a livello globale nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, tutti i collegamenti condivisi smetteranno di funzionare. Se successivamente la caratteristica viene riattivata, tali collegamenti riprenderanno a funzionare. È anche possibile disabilitare singoli collegamenti condivisi, se si vuole revocare in maniera permanente l'accesso a un documento specifico.
  • Se si modificano le impostazioni di condivisione esterna per una raccolta siti Sito personale, le modifiche saranno applicate anche a tutte le raccolte siti personali esistenti o nuove.
  • Le impostazioni di condivisione della raccolta siti Sito personale (ad es., https://contoso-my.sharepoint.com) saranno applicate a tutti i siti di OneDrive for Business per tutti gli utenti dell'organizzazione. Non è possibile gestire la condivisione per il sito di OneDrive for Business di un singolo utente.

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Gestire la condivisione esterna per siti non aggiornati alla versione 2013.

Se la sottoscrizione di Office 365 è stata aggiornata alla versione 2013 ma non sono ancora stati aggiornati raccolte siti e siti dell'ambiente di SharePoint Online, per questi sarà necessario servirsi di impostazioni diverse per la gestione della condivisione esterna. Per altre informazioni, vedere l'articolo della versione 2010 Condividere un sito con utenti esterni.

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Visualizzare le impostazioni della condivisione esterna per le raccolte siti

Per visualizzare in maniera rapida le impostazioni di condivisione di più raccolte siti, selezionare queste ultime nella pagina delle raccolte siti all'interno dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint e fare clic su Condivisione.

Nella finestra di dialogo saranno visualizzare le impostazioni correnti. Per chiudere la finestra di dialogo senza applicare modifiche, fare clic su Annulla.

 Nota    Per le raccolte siti ancora in versione 2010, accedere alla pagina Caratteristiche raccolta siti relativa a ciascuna raccolta siti e verificare se la caratteristica è attiva. Per altre informazioni, vedere l'articolo della versione 2010 Condividere un sito con utenti esterni.

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Rimuovere utenti esterni

Se un sito è stato condiviso con un utente esterno e si vuole revocare l'accesso all'utente in questione, è possibile farlo rimuovendo l'autorizzazione individuale dal sito.

  1. Accedere al sito per il quale si vuole ritirare l'invito.
  2. Fare clic su impostazioniPulsante Impostazioni > Impostazioni sito.
  3. In Utenti e autorizzazioni, fare clic su Utenti e gruppi.
  4. In Gruppi, selezionare il gruppo dal quale rimuovere utenti.
  5. Selezionare gli utenti da rimuovere, selezionare Azioni e fare clic su Rimuovi utenti dal gruppo.
  6. Quando viene richiesto di confermare l'eliminazione degli utenti, fare clic su OK.


 Note 

  • Non è possibile visualizzare a livello globale un elenco di tutti i siti ai quali un utente esterno ha accesso. Per verificare se un dato utente ha accesso a un sito, è necessario accedere al sito stesso
  • Inoltre, non è possibile visualizzare un elenco di tutti i documenti condivisi esternamente.

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Ritirare inviti

Per ritirare un invito inviato a un utente esterno, è sufficiente revocarlo prima che venga accettato dall'utente.

  1. Accedere al sito per il quale si vuole ritirare l'invito.
  2. Accedere a ImpostazioniPulsante Impostazioni > Impostazioni sito.
  3. Sotto Utenti e autorizzazioni, fare clic su Richieste di accesso e inviti.
  4. Sotto Inviti utenti esterni, trovare la persona alla quale revocare l'invito al sito e fare clic su Apri menu.
  5. Nella finestra delle proprietà, fare clic su Ritira.

Se l'utente esterno ha già accettato l'invito e si vuole rimuoverlo dal sito, è sufficiente rimuoverlo dal gruppo di autorizzazione di SharePoint al quale era stato assegnato. Anche coloro che nell'organizzazione detengono autorizzazioni da amministratore di Office 365 o di SharePoint Online possono rimuovere questo utente usando SharePoint Online Management Shell. Per altre informazioni, vedere i cmdlet per la gestione utenti nell'articolo Introduzione a SharePoint Online Management Shell.

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Disabilitare un collegamento guest anonimo

Nel menu delle proprietà di un documento è possibile scoprire se il documento è stato condiviso mediante un collegamento guest.

Finestra di dialogo delle proprietà in cui è mostrato che il documento è stato condiviso mediante un collegamento guest.

È possibile revocare l'accesso a un documento condiviso mediante collegamento guest, semplicemente disattivando il collegamento.

  1. Accedere alla raccolta contenente il documento per il quale si intende rimuovere il collegamento guest.
  2. Selezionare il documento e fare clic su Apri menu.
  3. Fare clic su un collegamento guest nella frase Aperto a chiunque abbia un collegamento guest.
  4. Accanto all'URL del collegamento guest, fare clic sul pulsante Elimina.
  5. Quando viene richiesto se si vuole disattivare il collegamento, fare clic su Disattiva collegamento.
    Finestra di dialogo in cui viene richiesto se si vuole disattivare il collegamento guest di un documento condiviso, in modo che non funzioni più.

Quando gli utenti esterni all'organizzazione tenteranno di accedere al contenuto attraverso il collegamento guest, riceveranno un messaggio di errore.

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Si applica a:
Amministratore di Office 365 Enterprise, Amministrazione di Office 365 Midsize Business, Interfaccia di amministrazione di SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online Midsize Business, SharePoint Online per aziende (E1 & E2)