Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint Online

Se la propria organizzazione svolge attività che implicano la condivisione di documenti o la collaborazione diretta con fornitori o clienti, può essere utile usare le caratteristiche di condivisione esterna dei siti di SharePoint Online per condividere contenuto con utenti esterni all'organizzazione che non dispongono di licenze per l'abbonamento a Microsoft Office 365 usato dall'organizzazione.

Questo articolo descrive le caratteristiche di condivisione esterna di SharePoint Online. Se si cercano informazioni su altre caratteristiche di condivisione esterna in Office 365, vedere:

Quali sono le caratteristiche di condivisione esterna di SharePoint Online?

Le caratteristiche di condivisione esterna includono:

  • La possibilità di abilitare o disabilitare la condivisione esterna a livello globale per l'intero ambiente (o tenant) di SharePoint Online.    Se si disattiva la condivisione esterna, non sarà possibile condividere esternamente alcun documento, sito o raccolta siti.
  • La possibilità di abilitare o disabilitare la condivisione esterna per singole raccolte siti.    In questo modo si protegge il contenuto di raccolte siti specifiche che non si desidera condividere.
  • La possibilità di condividere siti e documenti con utenti autenticati.    Gli utenti autenticati sono gli utenti che sono stati invitati a effettuare l'accesso mediante un account Microsoft o un ID utente di Office 365.
  • La possibilità di condividere siti e documenti con utenti guest.    Gli utenti guest, detti anche utenti anonimi, non hanno bisogno di un account Microsoft o di un ID utente di Office 365 per accedere ai siti e documenti dell'organizzazione. Accedono infatti tramite collegamenti guest forniti loro dall'amministratore o da altri dipendenti.

Che cos'è un utente esterno?

Un utente esterno è un utente esterno all'organizzazione che può accedere ai siti e documenti di SharePoint Online ma che non ha una licenza per l'abbonamento a SharePoint Online o a Microsoft Office 365. Gli utenti esterni non sono dipendenti, collaboratori o agenti in sede per l'organizzazione o le relative consociate.

Gli utenti esterni ereditano i diritti di utilizzo dell'utente di SharePoint Online che li ha invitati a collaborare. Ad esempio, se un'organizzazione acquista un piano Enterprise E3 e crea un sito che usa caratteristiche Enterprise, all'utente esterno vengono concessi i diritti di utilizzo e/o visualizzazione di queste caratteristiche nell'ambito della raccolta siti a cui è stato invitato a partecipare. Anche se gli utenti esterni possono essere invitati come membri esterni del progetto per poter eseguire una gamma completa di azioni in un sito, non disporranno esattamente delle stesse capacità offerte a un membro completo, pagante, con licenza all'interno dell'organizzazione. Le limitazioni sono descritte nella tabella seguente.

Gli utenti esterni possono... Gli utenti esterni non possono...
Usare Office Online per visualizzare e modificare i documenti. Se il piano in uso include Office Pro Plus, gli utenti esterni non disporranno delle licenze per installare la versione desktop di Office nei propri computer. Creare siti personali, modificare il proprio profilo, cambiare la foto o visualizzare attività aggregate. Gli utenti esterni non hanno una raccolta documenti di OneDrive for Business personale.
Eseguire in un sito attività conformi con il livello di autorizzazioni assegnato. Ad esempio, se si aggiunge un utente esterno al gruppo Membri, l'utente disporrà di autorizzazioni di modifica e potrà aggiungere, modificare ed eliminare elenchi. Potrà anche visualizzare, aggiornare ed eliminare voci dell'elenco e documenti. Essere amministratori di una raccolta siti (tranne nelle situazioni in cui si ingaggia un partner perché si occupi della gestione di Office 365). È possibile designare un utente esterno come progettista per il sito Web pubblico.
Vedere altri tipi di contenuto nei siti, ad esempio passare a siti secondari diversi nella raccolta siti a cui sono stati invitati. Gli utenti esterni saranno anche in grado di eseguire operazioni quali la visualizzazione di feed del sito. Accedere al newsfeed a livello aziendale
Aggiungere spazio di archiviazione al pool di archiviazione globale del tenant
Accedere al Centro ricerche e cercare tutti gli elementi. Altri tipi di ricerca che potrebbero non essere disponibili sono: elaborazione avanzata del contenuto, ricerche per indicizzazione continue e criteri di affinamento.
Accedere alle cassette postali del sito
Accedere a caratteristiche di PowerBI come Power View, Power Pivot, Quick Explore o Timeline Slicer. Queste caratteristiche richiedono una licenza aggiuntiva che non viene ereditata dagli utenti esterni.
Usare eDiscovery. A questo scopo è necessaria una licenza di Exchange Online.

Altre caratteristiche che potrebbero non essere disponibili per gli utenti esterni sono:

  • Caratteristiche di Excel Services, tra cui Misure calcolate e Membri calcolati, tabelle pivot e grafici pivot disaccoppiati, elenco campi e relativo supporto, miglioramenti ai filtri, filtri di ricerca.
  • Raccolte connessioni dati di SharePoint Online
  • Visio Services

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Scegliere il metodo di condivisione

La condivisione esterna è abilitata per impostazione predefinita per l'intero ambiente di SharePoint Online (detto anche tenant) e per le raccolte siti in esso contenute. È possibile disabilitarla a livello globale prima che gli utenti inizino a usare i siti, o fino a che non si decide la modalità esatta di utilizzo della caratteristica.

La caratteristica di condivisione esterna è molto flessibile e offre diverse opzioni a seconda delle esigenze. Ad esempio, è possibile abilitare la condivisione nell'intero tenant, offrendo a tutti gli utenti la possibilità di condividere. È possibile limitare la condivisione a determinate raccolte siti, in modo che solo i relativi amministratori e gli amministratori di siti all'interno di quelle raccolte possano invitare utenti esterni. Si può anche limitare la possibilità di condividere siti e documenti a un determinato gruppo di utenti.

Quando si valuta se e come condividere contenuto esternamente, è opportuno considerare i seguenti aspetti:

  • A chi si desidera concedere l'accesso al contenuto del sito del team e ai siti secondari, e con quali autorizzazioni?
  • A quali membri dell'organizzazione si vuole concedere l'autorizzazione a condividere contenuto con l'esterno?
  • Esiste contenuto che non deve assolutamente essere visualizzato da utenti esterni all'organizzazione?

Rispondendo a queste domande sarà più semplice pianificare la strategia per la condivisione dei contenuti.

Provare: Per:

Condividere un sito

Per condividere un sito, limitando tuttavia l'accesso degli utenti esterni al contenuto interno dell'organizzazione, si può considerare l'opzione di creare un sito secondario con autorizzazioni univoche, da usare unicamente per la condivisione con l'esterno. Allo stesso modo, se si vuole condividere un sito secondario creato in OneDrive for Business, è bene verificare che sia dotato di autorizzazioni univoche, per evitare di concedere in modo accidentale agli utenti autorizzazioni ad altri siti o a contenuti del sito personale di OneDrive for Business.

SharePoint usa un modello di ereditarietà delle autorizzazioni in base al quale i nuovi siti ereditano automaticamente le autorizzazioni dai rispettivi siti padre. Assegnando autorizzazioni esclusive ai siti secondari, si "spezza" la catena di ereditarietà. Per altre informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni, vedere Informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni.

Garantire ad alcuni utenti esterni all'organizzazione l'accesso costante alle informazioni e al contenuto del sito; tali utenti devono poter agire come utenti effettivi del sito creando, modificando e visualizzando il contenuto.
Condividere un documento e richiedere la registrazione. Garantire a uno o più utenti esterni all'organizzazione l'accesso protetto a un documento specifico a scopo di revisione o collaborazione, ma tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante ad altro contenuto del sito interno.
Condividere un documento senza richiedere la registrazione.

Condividere un collegamento a un documento non riservato o non confidenziale con utenti esterni all'organizzazione in modo che possano visualizzarlo o aggiornarlo con commenti e suggerimenti. Tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante al contenuto del sito interno.

Se si condividono documenti attraverso collegamenti guest anonimi, i destinatari possono condividere i collegamenti con qualunque altro utente, che potrà così visualizzare il contenuto.

Nell'ambito della strategia di gestione globale delle autorizzazioni di SharePoint Online, è bene includere la pianificazione della condivisione esterna. In linea di massima, è consigliabile operare sulla base del "principio dei privilegi minimi" e concedere agli utenti esterni un accesso minimo e limitato al proprio ambiente. Potrebbe inoltre risultare utile creare un gruppo di autorizzazioni specifico al quale assegnare gli utenti esterni che ricevono l'invito. Inoltre, è bene considerare la segmentazione del contenuto per livelli di sicurezza, in modo tale che il contenuto sensibile si trovi in una posizione centralizzata e possa essere protetto. Se si prevede il bisogno continuo di avere utenti esterni che accedono al proprio sito per effettuare attività specifiche, considerare l'idea di creare una raccolta siti dedicata alla condivisione esterna. In questo modo è possibile consentire agli utenti esterni di accedere a contenuto specifico senza dover aprire loro l'accesso all'intero ambiente.

Per altre informazioni sulla strategia di gestione delle autorizzazioni, vedere Pianificare la strategia di gestione delle autorizzazioni.

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Abilitare o disabilitare la condivisione esterna per un ambiente di SharePoint Online (tenant)

Per configurare la condivisione esterna, è necessario essere amministratori di SharePoint Online.

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint fare clic su impostazioni.
  2. Nella sezione Condivisione esterna eseguire una delle operazioni seguenti:
Per: Selezionare questa opzione: Per questo risultato:
Evitare che tutti gli utenti di tutti i siti possano condividere siti e contenuto con utenti esterni.

Non consentire la condivisione all'esterno dell'organizzazione

  • Gli utenti non saranno in grado di condividere siti o contenuto con utenti che non dispongono licenze di sottoscrizione a Office 365.
  • La condivisione esterna può essere abilitata per raccolte siti individuali.
Richiedere agli utenti che hanno ricevuto un invito per la visualizzazione di siti o contenuto, di effettuare l'accesso con un account Microsoft prima di potervi accedere. Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e accedono come utenti autenticati
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di visualizzare il contenuto.
  • Gli inviti alla visualizzazione del contenuto possono essere usati una volta sola. Dopo che l'invito è stato accettato, non sarà possibile condividerlo o farlo usare da altri utenti per ottenere l'accesso.
Consentire agli utenti del sito di condividere il sito con altri utenti autenticati che hanno effettuato l'accesso, sempre consentendo agli utenti del sito di potere condividere documenti mediante l'uso di collegamenti guest anonimi, che non prevedono l'accesso obbligatorio.

Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e collegamenti guest

  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di potere visualizzare il contenuto su un sito condiviso.
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere documenti e scegliere se richiedere l'accesso o inviare collegamenti guest anonimi per i documenti.
  • Quando un utente del sito condivide un documento, può concedere agli utenti esterni autorizzazioni di visualizzazione o modifica al documento.
  • Gli utenti esterni che ricevono collegamenti guest anonimi possono visualizzare o modificare il contenuto senza bisogno di accedere.
  • I collegamenti guest anonimi possono essere inoltrati e condivisi con chiunque, e consentire di visualizzare e modificare il contenuto senza effettuare l'accesso.


 Note 

  • Se si disattiva la condivisione esterna per l'intero ambiente, e successivamente la si attiva nuovamente, gli utenti esterni che in precedenza avevano accesso al contenuto o ai documenti sui siti, otterranno nuovamente l'accesso. Se la condivisione esterna era in precedenza attiva e usata per raccolte siti specifiche, e non si vuole che gli utenti esterni ottengano nuovamente l'accesso qualora la condivisione esterna venisse riattivata a livello globale, è consigliabile disattivarla per le raccolte siti specifiche.
  • Quando si disattiva la condivisione esterna a livello di raccolta siti, tutte le autorizzazioni degli utenti esterni relative a quella raccolta siti specifica saranno eliminate permanentemente.
  • Quando si disattiva la condivisione esterna a livello di raccolta siti, i collegamenti guest vengono disattivati, ma potrebbero funzionare nuovamente qualora la condivisione esterna venisse riattivata. Per revocare l'accesso a documenti specifici in maniera definitiva, è necessario disattivare i collegamenti guest anonimi.
  • Quando si disattiva l'accesso esterno o si applicano limitazioni all'accesso esterno, gli utenti esterni perderanno l'accesso entro un'ora dalla modifica.

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Abilitare o disabilitare la condivisione esterna per raccolte siti individuali

Per configurare la condivisione esterna per singole raccolte siti è necessario essere amministratori di SharePoint Online. Agli amministratori di raccolte siti non è consentito modificare le configurazioni della condivisione esterna.

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint fare clic su raccolte siti.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto alle raccolte siti di cui si vogliono attivare o disattivare le impostazioni di condivisione.
  3. Sulla barra multifunzione fare clic su Condivisione.

Barra multifunzione dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online con il pulsante Condivisione evidenziato

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:
Per: Selezionare questa opzione: Per questo risultato:
Evitare che tutti gli utenti di tutti i siti possano condividere siti e contenuto dei siti con utenti esterni.

Non consentire la condivisione all'esterno dell'organizzazione

  • Gli utenti non saranno in grado di condividere siti o contenuto nella raccolta siti con utenti che non dispongono licenze di sottoscrizione a Office 365.
  • Se la condivisione era precedentemente attiva per la raccolta siti, tutti gli utenti esterni invitati ad accedere per visualizzare il contenuto dei siti nella raccolta siti saranno eliminati permanentemente.
  • Se si intende attivare nuovamente la condivisione esterna per la raccolta siti, sarà necessario invitare nuovamente gli utenti esterni.
Richiedere agli utenti che hanno ricevuto un invito per la visualizzazione di siti o contenuto, di effettuare l'accesso con un account Microsoft prima di potervi accedere. Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e accedono come utenti autenticati
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • I proprietari dei siti o tutti coloro che detengono una autorizzazione Controllo completo su un sito possono condividere documenti con utenti esterni richiedendo l'accesso.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di visualizzare il contenuto.
  • Gli inviti alla visualizzazione del contenuto possono essere usati una volta sola. Dopo che l'invito è stato accettato, non sarà possibile condividerlo o farlo usare da altri utenti per ottenere l'accesso.
Consentire agli utenti del sito di condividere il sito con altri utenti autenticati che hanno effettuato l'accesso, sempre consentendo agli utenti del sito di potere condividere documenti mediante l'uso di collegamenti guest anonimi, che non prevedono l'accesso obbligatorio.

Consenti utenti esterni che accettano inviti alla condivisione e collegamenti guest

  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono condividere siti con utenti esterni.
  • A tutti gli utenti esterni sarà richiesto di effettuare l'accesso prima di potere visualizzare il contenuto su un sito condiviso.
  • I proprietari dei siti o gli altri utenti con autorizzazione Controllo completo possono inoltre condividere documenti esternamente e scegliere se richiedere l'accesso o inviare collegamenti guest anonimi per i documenti.
  • Quando un utente condivide un documento, può concedere agli utenti esterni autorizzazioni di visualizzazione o modifica al documento.
  • Gli utenti esterni che ricevono collegamenti guest anonimi possono visualizzare o modificare il contenuto senza bisogno di accedere.
  • I collegamenti guest anonimi possono essere inoltrati e condivisi con chiunque, e consentire di visualizzare e modificare il contenuto senza effettuare l'accesso.


 Note 

  • Se la condivisione esterna è disattivata per l'intero ambiente di SharePoint Online, non sarà possibile attivarla per raccolte siti specifiche.
  • Le impostazioni della condivisione esterna per raccolte siti individuali non possono essere meno restrittive rispetto a ciò che viene consentito nell'ambiente di SharePoint Online, ma soltanto più restrittive. Ad esempio, se la condivisione esterna è attivata per l'intero ambiente di SharePoint Online, ma limitata unicamente agli utenti autenticati, rappresenterà l'unico tipo di condivisione esterna che è possibile consentire in una raccolta siti specifica. Se nell'ambiente di SharePoint Online è consentita la condivisione esterna sia tramite richiesta di accesso che tramite collegamenti guest, è possibile disattivarla interamente per l'intera raccolta siti, o limitarla agli utenti autenticati (senza collegamenti guest).
  • Se la condivisione esterna viene disattivata a livello globale nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, tutti i collegamenti condivisi smetteranno di funzionare. Se successivamente la caratteristica viene riattivata, tali collegamenti riprenderanno a funzionare. È anche possibile disabilitare singoli collegamenti condivisi, se si vuole revocare in maniera permanente l'accesso a un documento specifico.
  • Se si modificano le impostazioni di condivisione esterna per una raccolta siti Sito personale, le modifiche vengono applicate anche a tutti i siti personali esistenti o nuovi.
  • Le impostazioni di condivisione della raccolta siti Sito personale (ad esempio https://contoso-my.sharepoint.com) saranno applicate a tutti i siti di OneDrive for Business per tutti gli utenti dell'organizzazione. Non è possibile gestire la condivisione per il sito di OneDrive for Business di un singolo utente.

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Visualizzare le impostazioni della condivisione esterna per le raccolte siti

Per visualizzare rapidamente le impostazioni della condivisione esterna per un gruppo di raccolte siti:

  1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint fare clic su raccolte siti.
  2. Selezionare la casella di controllo accanto alle raccolte siti di cui si vogliono controllare le impostazioni di condivisione.
  3. Sulla barra multifunzione fare clic su Condivisione.
  4. Scorrere l'elenco degli URL per visualizzare le impostazioni di condivisione di ogni raccolta siti.

Finestra di dialogo Condivisione con le impostazioni di due raccolte siti

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Gestire gli inviti e agli account degli utenti esterni

Una volta abilitata la condivisione esterna per il tenant e/o la raccolta siti e definite le autorizzazioni di condivisione, gli utenti autorizzati possono inviare inviti, creare collegamenti guest, revocare l'accesso e così via. Per le istruzioni complete, vedere Condividere siti e documenti con persone esterne all'organizzazione.


 Note 

  • Non è possibile visualizzare a livello globale un elenco di tutti i siti ai quali un utente esterno ha accesso. Per verificare se un dato utente ha accesso a un sito, è necessario accedere al sito stesso
  • Inoltre, non è possibile visualizzare un elenco di tutti i documenti condivisi esternamente.

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Per altre informazioni

Le impostazioni di amministrazione della condivisione esterna sono diverse a seconda del piano di Office 365 a cui l'organizzazione ha effettuato l'abbonamento.

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Si applica a:
Amministratore di Office 365 Enterprise, Amministrazione di Office 365 Midsize Business, Interfaccia di amministrazione di SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online Midsize Business, SharePoint Online per aziende (E1 & E2)