Configurare una riunione Lync

La pianificazione di una riunione online singola o ricorrente in Outlook o in Outlook Web App è simile alla pianificazione delle riunioni normali. Il collegamento Riunione Lync viene aggiunto automaticamente alla convocazione di riunione. Se l'account personale è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, la convocazione di riunione includerà le informazioni per la partecipazione alla riunione tramite telefono, ovvero numero di telefono e ID conferenza.

Gli utenti che non usano un programma Outlook o Windows possono configurare nuove riunioni mediante Lync Web Scheduler. È possibile accedervi all'indirizzo https://sched.lync.com oppure ottenere ulteriori informazioni in Lync Web Scheduler.

Per configurare una riunione online tramite Outlook Web App

   
  1. Nel portale di Office 365 eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Per configurare una riunione in base alla data, fare clic sulla scheda Calendario e nell'angolo in alto a sinistra fare clic su Nuovo evento.
  • Per configurare una riunione in base agli invitati, fare clic sulla scheda Persone, fare clic su un contatto o un gruppo nell'elenco Contatti e quindi fare clic su Pianifica riunione sotto il nome della persona o del gruppo.

 Suggerimento    Per aggiungere un contatto o un gruppo, nell'angolo in alto a sinistra della scheda Persone fare clic su Nuovo e poi fare clic su Crea contatto e digitare le informazioni richieste oppure fare clic su Crea gruppo , digitare un nome di gruppo, fare clic nella casella di testo Aggiungi membri e quindi digitare l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona da aggiungere. Durante la digitazione, sotto la casella di testo verranno visualizzati suggerimenti dall'elenco contatti. Se i suggerimenti includono il nome del contatto, fare clic sul nome.

  1. Nel centro della finestra della riunione, sopra l'area dei messaggi, fare clic su Riunione online. Nell'area dei messaggi verranno visualizzati i dettagli per la partecipazione, se l'account in uso è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, e sarà visualizzata l'opzione Riunione online in Posizione.
  2. Configurare la riunione come al solito, ossia specificare un nome per l'evento, aggiungere o rimuovere partecipanti, scegliere ora di inizio e durata e così via. Se sono previsti partecipanti di persona, in Posizione digitare un luogo per la riunione, ad esempio una sala riunioni oppure fare clic su Aggiungi una sala per trovare agevolmente una sala riunioni.

 Suggerimento    Per cercare un orario disponibile per tutti, fare clic su Assistente Pianificazione nella parte superiore della finestra della riunione.

 Suggerimento    Per visualizzare le impostazioni per stabilire chi ha accesso alla riunione online, chi deve attendere di essere ammesso alla riunione e chi può svolgere il ruolo di relatore durante la riunione, fare clic su Impostazioni riunione online

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  1. Digitare un'agenda nell'area della riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione online.
  2. (Facoltativo) Per aggiungere un'immagine o un allegato all'agenda, nella parte superiore della finestra della riunione fare clic sull'icona Altre azioni (…) a destra di Assistente Pianificazione, fare clic su Inserisci e quindi fare clic su Allegato o Immagine.
  3. Nella parte superiore della finestra della riunione fare clic su Invia.

Per configurare una riunione di Lync tramite Outlook 2013

   
  1. Aprire Outlook e andare al calendario.
  2. Nella scheda Home fare clic su Nuova riunione Lync sulla barra multifunzione Riunione Lync.
  3. Configurare la riunione seguendo la procedura normale:
  • Nella casella A digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare, separati da caratteri di due punti.
  • Nella casella Oggetto digitare un nome per la riunione.
  • Se sono previsti partecipanti di persona, fare clic su Ricerca sala sulla barra multifunzione Opzioni della scheda Riunione e quindi trovare una sala oppure digitare una posizione per la riunione nella casella Posizione , ad esempio una sala riunioni.
  • Selezionare un'ora di inizio e di fine.

 Nota    Per cercare un orario disponibile per tutti, fare clic su Assistente Pianificazione nella barra multifunzione Mostra della scheda Riunione.

  1. Digitare un'agenda nell'area della riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione di Lync.
  2. (Facoltativo) Sulla barra multifunzione di Outlook fare clic su Regole Pianificazioneper verificare di avere impostato l'orario migliore per la riunione.
  3. Fare clic su Invia.

 Importante    Pianificare una riunione usando le opzioni predefinite, come è stato illustrato in questo documento, è utile soprattutto per le piccole riunioni interne informali con pochi colleghi. Per pianificare invece una riunione con persone esterne alla società o con molti partecipanti, occorre modificare le opzioni della riunione nel modo più adeguato alle esigenze specifiche prima di inviare le convocazioni. Nella convocazione di riunione, sulla barra multifunzione Riunione Lync della scheda Riunione, fare clic su Opzioni riunione e quindi selezionare le opzioni appropriate.

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Per avviare una riunione estemporanea con Lync

Se diventa necessario discutere di un argomento che richiede attenzione immediata, è possibile avviare rapidamente una riunione ad hoc con Lync. Vedere Avviare una riunione Lync estemporanea.

 
 
Si applica a:
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