Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011: configurare Outlook in base alle proprie necessità

Il presente articolo è parte di una serie Procedure consigliate per Outlook per Mac 2011. Per ulteriori informazioni sulle parti specifiche della serie, consultare i collegamenti Vedi anche alla fine della pagina.

MostraConfigurazione di Outlook per Mac 2011: layout

Il primo passo delle procedure consigliate è la configurazione di un sistema per ottimizzare l'utilizzo di Outlook per Mac 2011. Si consiglia di:

Per ulteriori dettagli su come configurare il layout consigliato, consultare la sezione FAQ alla fine di questa scheda.

MostraCartelle

Si consiglia di:

  • Disporre di una cartella Posta in arrivo per i messaggi da elaborare (gestire). La cartella Posta in arrivo è dedicata ai messaggi inviati direttamente o che possono essere importanti. Se si ricevono più messaggi che vengono scambiati tra alcuni utenti, passare alla visualizzazione Conversazioni. In alternativa, utilizzare la disposizione (la disposizione predefinita).
  • Disporre di una sola cartella dei riferimenti, nella struttura di Posta in arrivo, per tutto il materiale di riferimento a cui fare riferimento in un secondo momento. Nella cartella non vi sono riempimenti automatici (ad esempio, con una regola). Rinominare la cartella 1-Riferimenti (l'aggiunta di 1- comporterà la collocazione dell'elemento come primo della struttura all'interno della cartella Posta in arrivo). La cartella viene creata nella struttura di Posta in arrivo in modo da potere ridurre Posta in arrivo e rimuoverla dalla visualizzazione.

 Nota   Se la cartella diventa troppo grande (con più di 10.000 elementi), Outlook per Mac 2011 subirà un rallentamento durante il passaggio a questa cartella.

  • Disporre di una cartella per i messaggi di lavoro, privati e personali. L'utilizzo di una cartella separata per le informazioni relative al lavoro e a quelle personali consente di ricercare liberamente un messaggio anche in presenza di occhi indiscreti senza preoccuparsi di mostrare messaggi contenenti informazioni private. Rinominare la cartella 2-Personale.

I responsabili possono utilizzare una sola cartella per i feedback sui propri dipendenti denominata 3-Gestione.

  • Disporre di un insieme di cartelle per i messaggi a un gruppo di contatti. Non è necessario leggere tutti i messaggi inviati ai gruppi di contatti (denominati anche server di elenco o liste di distribuzione). L'insieme di cartelle è il repository per tutti i messaggi del gruppo di contatti che non vengono recapitati automaticamente alla posta in arrivo. Creare un'unica cartella principale in Posta in arrivo denominata Gruppi di contatti, quindi creare una cartella secondaria per ciascun argomento dei gruppi di contatti. Generalmente, è sufficiente una cartella per gruppo di contatti, tuttavia se si è in alcuni gruppi di contatto correlati, si consiglia di inoltrare tutti i messaggi alla stessa cartella. Comprimere la cartella principale del gruppo di contatti per non essere distratti dai messaggi non letti nelle cartelle della struttura.

 Nota    Per leggere tutti i messaggi di un gruppo di contatti, non creare una cartella. I messaggi verranno ricevuti direttamente nella cartella Posta in arrivo.

Cartelle smart    

Le cartelle smart, denominate anche cartelle di ricerca, consentono di raccogliere informazioni da diverse cartelle di posta. Le cartelle smart possono rivelarsi particolarmente utili quando si ha bisogno di raccogliere informazioni salvate in diverse cartelle, ad esempio durante la preparazione di un incontro trimestrale.

Cartelle smart

Se si riceve un volume ampio di messaggi (più di 200 messaggi al giorno), le cartelle di ricerca possono rappresentare una soluzione ottimale per analizzare la posta proveniente da diversi mittenti.

Per dettagli su come configurare le cartelle smart, consultare la sezione FAQ alla fine di questa scheda.

MostraRegole

L'obiettivo dell'organizzazione di Outlook è ridurre la quantità di "rumore" inutile nella posta in arrivo e portare gli elementi preminenti in primo piano. Le regole facilitano questo processo spostando i messaggi in cartelle basate su criteri impostati dall'utente. Le regole consentono di filtrare i messaggi nella posta in arrivo per i soli elementi importanti.

Si consiglia di utilizzare le regole seguenti (eventuali dettagli sulla modalità di configurazione delle regole sono disponibili nelle FAQ alla fine di questa scheda):

  • A: me     I messaggi inviati direttamente con il proprio contatto nella riga Cc vengono inviati alla posta in arrivo e non vengono elaborati mediante altre regole, anche nel caso in cui vengano inviati a un gruppo di contatti.
  • Gruppi di contatti     I messaggi posta elettronica inviati a un gruppo di contatti vengono inviati a una cartella del gruppo di contatti a meno che le relative parole chiave suggeriscano che è importante per l'utente, nel cui caso vengono inviati alla posta in arrivo. È necessario che più gruppi di contatti simili utilizzino la stessa regola e che vengano archiviati nella stessa cartella. Se si è membri di un gruppo di contatti per cui è necessario leggere tutti i messaggi, non creare una regola per il gruppo. Tutti i messaggi che è necessario leggere arriveranno direttamente nella posta in arrivo.

MostraNotifiche

Se si ricevono molti messaggi o se si viene facilmente distratti dal suono delle notifiche relative ai messaggi in arrivo, si consiglia di disattivare le opzioni seguenti:

Icona del Dock di Outlook 2011

  • Il suono associato alle impostazioni precedenti

Per modificare tali impostazioni, dal menu Outlook, fare clic su Preferenze, quindi su Notifiche e suoni. In Arrivo di messaggi, deselezionare tutte le caselle di controllo.

Arrivo di messaggi

MostraCategorie

Le categorie in Outlook per Mac 2011 consentono di gestire gli elementi in modi diversi. Si consiglia di creare tre tipi principali di categorie:

  • Progetto (può includere utenti)
  • Argomento
  • Percorso o attività

Le categorie non rappresentano un aspetto obbligatorio del sistema, tuttavia, se utilizzate correttamente, consentono di semplificare le operazioni. Ad esempio, consentono di identificare più rapidamente le attività da compiere e di raggruppare attività simili per compierle contemporaneamente.

Per creare categorie, procedere come segue:

  • Nella scheda Home, fare clic su Categorizza, quindi fai clic su Aggiungi nuova.

Si consiglia di disporre di una categoria per:

  • Tutti i diretti subalterni e il responsabile per gli elementi da esaminare nella riunione successiva (ad esempio, una categoria denominata 1:1 Responsabile).
  • Tutti i percorsi principali o tipi di attività svolte, al fine di eseguire azioni in blocco (una parte consistente della gestione delle attività), ad esempio:

@In viaggio     per le attività che possono essere svolte nel tragitto verso casa.

@E-mail     per le attività che includono messaggi di posta elettronica, riunioni o altri aspetti di Outlook per Mac 2011.

@Casa     per le attività che possono essere svolte esclusivamente a casa.

@Riunione     per gli elementi necessari alla preparazione di una riunione.

@Offline     per le attività che implicano un allontanamento dal computer, ad esempio fotocopiare un documento.

@Online     per le attività che possono essere svolte esclusivamente online o mediante un browser Web.

@Telefono     per le chiamate da effettuare o ricevere.

@Lettura     per le attività che implicano la sola lettura e non la risposta. Questa categoria è utile per i messaggi lunghi o per gli allegati di grandi dimensioni che devono essere letti ma che non è possibile ottenere immediatamente.

@In attesa     per messaggi o attività per cui si sta attendendo una risposta ma non vi sono azioni successive esplicite da parte dell'utente.

Categorie di Outlook

 Nota   L'utilizzo del simbolo @ consente alle categorie di risaltare nell'elenco delle categorie. Contrassegnare alcune categorie con il simbolo @ consente di mantenere tali categorie all'inizio dell'elenco delle categorie e ricorda all'utente dove dovrebbe trovarsi quando viene svolta l'attività (ad esempio, con @Telefono si intende "al telefono").

  • Eventuali argomenti e progetti importanti in modo da poter facilmente trovare i messaggi riguardanti un determinato argomento, in particolar modo se non vi sono parole nel testo o nell'oggetto del messaggio che potrebbero essere visualizzate nella ricerca.
  • Elementi importanti da concludere in giornata e che non possono essere rimandati al giorno successivo.

 Nota   È possibile applicare più categorie a un singolo elemento a differenza dell'archiviazione, in cui gli elementi possono trovarsi in una sola cartella per volta. Ad esempio, un messaggio importante da discutere con il proprio responsabile prima della risposta può essere incluso sia nella categoria @E-mail sia nella categoria 1:1 Responsabile.

Le categorie rendono la ricerca più efficace e semplificano la preparazione alle riunioni.

 Nota   Si presti particolare attenzione alla categorizzazione dei messaggi in uscita, poiché i destinatari potrebbero essere in grado di visualizzare le categorie. Se i destinatari non utilizzano Outlook per Mac 2011 o Exchange Server 2010, potranno visualizzare le categorie impostate.

Vedere anche

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Si applica a:
Outlook per Mac 2011