Introduzione a Microsoft Office InfoPath 2003

In un contesto aziendale il personale è spesso tenuto a compilare moduli, quali note spese, schede orario, questionari per i dipendenti o moduli assicurativi. Altre persone sono responsabili della progettazione, della distribuzione e della gestione di questi moduli. È possibile utilizzare InfoPath, un nuovo programma disponibile in Microsoft Office System, sia per progettare che per compilare moduli elettronici, quali il modulo nota spese riportato di seguito.

 Nota    Le informazioni contenute in questo articolo presuppongono che nel computer sia installato Microsoft Office InfoPath 2003 Service Pack 1 e che in InfoPath siano state attivate le funzionalità del service pack. Per ulteriori informazioni sul service pack e su come effettuare il download, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche nella parte superiore di questo articolo.

Cos'è InfoPath

In InfoPath è possibile eseguire due operazioni:

• Progettare moduli    È possibile progettare e pubblicare moduli interattivi e semplici in modalità di progettazione (modalità progettazione: Ambiente di progettazione di InfoPath in cui è possibile creare o modificare un modello di modulo.). Oltre all'inserimento di caselle di testo e altri controlli (controllo: Oggetto dell'interfaccia grafica utente, ad esempio una casella di testo, una casella di controllo, una barra di scorrimento o un pulsante di comando, che consente di controllare il programma. È possibile utilizzare i controlli per visualizzare dati o scelte, eseguire un'azione o facilitare la lettura dell'interfaccia utente.) standard in un modulo, InfoPath consente di inserire controlli che offrono agli utenti la flessibilità di aggiungere, rimuovere, sostituire o nascondere sezioni (sezione: Controllo contenente altri controlli in un modulo.) di un modulo. I moduli progettati possono variare da semplici moduli per la raccolta di dati a moduli complessi appartenenti a un processo aziendale più vasto. I moduli di InfoPath possono essere utilizzati da soli oppure è possibile progettarli per l'utilizzo con servizi Web o database esistenti. I moduli possono essere pubblicati e utilizzati in un percorso comune su una rete aziendale, ad esempio una cartella condivisa, un server Web oppure una raccolta moduli (raccolta moduli: Cartella per la memorizzazione e condivisione di un insieme di moduli basati sullo stesso modello. A ogni modulo di una raccolta sono associate informazioni definite dall'utente che vengono visualizzate nell'elenco del contenuto della raccolta.) che si trova su un sito di Microsoft Windows® SharePoint™ Services. Per compilare i moduli, è necessario che InfoPath sia installato nel computer.
• Compilare moduli    Gli utenti di InfoPath possono compilare i moduli utilizzando funzionalità note, simili a quelle dei documenti. Ad esempio, possono eseguire il controllo ortografico all'interno dei campi, utilizzare lo strumento Copia formato per copiare e incollare la formattazione oppure inserire testo e grafica formattati in alcuni campi del modulo. In base alla progettazione del modulo, gli utenti possono anche essere in grado di riunire i dati di più moduli in un singolo modulo o di esportare i dati in altri programmi. Gli utenti possono anche salvare i moduli nei rispettivi computer, utilizzarli non in linea e infine inviarli alla rete aziendale quando viene ristabilita la connessione. Si tratta di un'operazione particolarmente utile per le persone che dispongono di un accesso discontinuo o limitato alle risorse di rete, ad esempio i dipendenti che viaggiano di frequente.

InfoPath si basa sul formato Extensible Markup Language (XML) (XML (Extensible Markup Language): Forma abbreviata del linguaggio SGML (Standard Generalized Markup Language) che consente agli sviluppatori di creare tag personalizzati ottenendo così una notevole flessibilità per l'organizzazione e presentazione delle informazioni.). Quando si progetta un modulo, in InfoPath viene creato un file con estensione xsn, ovvero un file cabinet (cab) contenente file XML standard, quali i file schema XML (XSD) (XML Schema: Specifica formale scritta in XML che definisce la struttura di un documento XML, inclusi i nomi degli elementi e i tipi di dati formattati, stabilendo inoltre quali elementi possono essere visualizzati in combinazione con altri e quali attributi sono disponibili per ogni elemento.) e trasformazione XSL (XSLT) (trasformazione XSL (XSLT): Linguaggio utilizzato per la trasformazione di documenti XML in altri tipi di documenti, ad esempio HTML o XML. Progettato per l'utilizzo nell'ambito di XSL.). Quando un utente compila un modulo in InfoPath, i dati di quel modulo vengono salvati o inviati nel formato XML standard. Tuttavia, non è necessario conoscere il linguaggio XML per progettare o compilare un modulo InfoPath. L'aspetto importante è che il formato XML del modulo può facilitare in misura considerevole il reimpiego dei dati da parte di un'organizzazione. Ad esempio, un singolo modulo InfoPath per il resoconto di un viaggio può essere utilizzato per fornire dati XML a un sistema CRM (Customer Relationship Management), a un sistema di piccola cassa e a un sistema di pianificazione viaggi.

Perché utilizzare InfoPath

I moduli InfoPath possono essere moduli semplici, utilizzabili da più persone di un piccolo gruppo di lavoro per raccogliere informazioni. Ad esempio, un team di vendita composto da 10 persone potrebbe utilizzare un modulo per compilare e condividere informazioni sui contatti di vendita effettuati. I dati contenuti nei moduli possono quindi essere riuniti in un unico rapporto di riepilogo che viene inviato ogni mese alla direzione.

In alternativa, i moduli InfoPath possono essere moduli più sofisticati che vengono collegati a database esistenti o integrati in sistemi aziendali esistenti. Ad esempio, se una società utilizza Microsoft BizTalk® Server 2004 per gestire il processo di richiesta di rimborso spese, gli sviluppatori del settore IT potrebbero progettare un modulo InfoPath per tale richiesta di rimborso, che consenta agli utenti di inviare i dati direttamente a BizTalk, che a sua volta li inoltra all'ufficio appropriato per l'approvazione o l'elaborazione.

L'elenco che segue delinea alcuni dei vantaggi più importanti derivanti dall'utilizzo di InfoPath:

Dati riutilizzabili    Grazie al formato XML, i dati memorizzati in un modulo InfoPath non devono rimanere bloccati all'interno del modulo; possono essere facilmente separati dal modulo e riformattati o riutilizzati in diversi modi. Questa flessibilità consente ai progettisti di moduli di integrare i dati dei moduli nei processi aziendali esistenti che si basano sul formato XML. Riduce inoltre la necessità di attività di immissione di dati ridondanti e lunghe, quali la ridigitazione di dati da moduli cartacei in database o la copia manuale di dati tra programmi diversi.

Dati accurati    Mentre gli utenti compilano un modulo InfoPath, i dati immessi possono essere controllati per verificare che non vi siano errori di convalida dei dati (convalida dei dati: Processo di verifica della precisione dei dati. Insieme di regole che è possibile applicare a un controllo per specificare il tipo e l'intervallo dei dati che gli utenti possono immettere.). Se il modulo è collegato a un database o a un servizio Web, gli utenti non saranno in grado di inviare i dati finché questi errori non saranno corretti. In tal modo si avrà la certezza che i dati raccolti siano accurati e privi di errori e che siano conformi a qualunque standard venga specificato. Nella figura che segue viene illustrato come appare un errore di convalida dei dati a una persona che sta compilando un modulo.

Inoltre, è possibile utilizzare formule per calcolare automaticamente valori matematici per gli utenti oppure attivare il correttore ortografico affinché l'utente possa individuare e correggere eventuali errori ortografici prima di inviare il modulo.

Carico di lavoro minimo    A differenza dei moduli cartacei, che devono essere ristampati quando si apporta una modifica, i moduli InfoPath possono essere facilmente modificati e ripubblicati. Inoltre, in InfoPath viene automaticamente rilevato quando un modulo è stato aggiornato, in modo che gli utenti possano disporre sempre dell'ultima versione.

Supporto non in linea    Diversamente dai moduli basati sul Web, i moduli InfoPath non devono essere compilati mentre l'utente è connesso a una rete. Gli utenti possono riempire i moduli in modalità non in linea e inviarli in seguito, quando riconnettono i loro computer alla rete.

Visualizzazioni multiple    È possibile creare un modulo InfoPath che includa più visualizzazioni (visualizzazione: Impostazione di visualizzazione specifica del modulo che è possibile salvare con un modello di modulo e applicare ai dati del modulo durante la compilazione. Gli utenti possono selezionare le visualizzazioni disponibili per determinare la quantità di dati visualizzata nel modulo.). Ad esempio, per facilitare l'utilizzo di un modulo molto lungo relativo allo stato dei progetti, è possibile creare una visualizzazione complessa del riepilogo in aggiunta alla visualizzazione dettagliata predefinita. È possibile creare una regola (regola: Una condizione, un'azione o una serie di condizioni o azioni che determinano l'esecuzione automatica di operazioni in base a eventi e valori nel modulo.) che passi automaticamente da una visualizzazione a un'altra quando gli utenti aprono il modulo, lo inviano oppure fanno clic su un pulsante del modulo. Gli utenti possono anche passare da una visualizzazione a un'altra utilizzando il menu Visualizza, come raffigurato nell'illustrazione che segue.

Controlli flessibili    Oltre ai controlli standard, quali le caselle di testo e le caselle di riepilogo, in InfoPath sono inclusi alcuni controlli nuovi, quali tabelle ripetute (tabella ripetuta: Controllo in un modulo che contiene altri controlli in formato di tabella e che può essere ripetuto più volte a seconda delle esigenze. Gli utenti possono inserire più righe durante la compilazione del modulo.), gruppi di scelte (gruppo di scelta: I controlli gruppo di scelta vengono utilizzati nei moduli per presentare agli utenti una serie di scelte che si escludono a vicenda. Per impostazione predefinita, un gruppo di scelta include due sezioni di scelta, una delle quali viene visualizzata come scelta predefinita nel modulo.) e sezioni facoltative (sezione facoltativa: Controllo in un modulo che contiene altri controlli e che in genere non viene visualizzato per impostazione predefinita. Gli utenti possono inserire e rimuovere le sezioni facoltative durante la compilazione del modulo.). Questi tipi di controlli consentono di progettare un modulo flessibile adeguato alle necessità degli utenti. Ad esempio, in un modulo nota spese, è possibile utilizzare una tabella ripetuta per consentire agli utenti di inserire solo le voci delle spese necessarie.

Supporto per Tablet PC    Se si utilizza un Tablet PC, è possibile ricorrere a una penna elettromagnetica (penna elettromagnetica: Penna fornita con un Tablet PC e utilizzata per interagire con lo schermo del Tablet PC.) per scrivere direttamente nei campi del modulo. Dopo una breve attesa in InfoPath l'input penna viene convertito automaticamente in testo. A seconda di come è stato progettato il modulo, è possibile anche scrivere o disegnare all'interno di alcuni controlli e successivamente salvare l'inchiostro insieme al modulo.

Utilizzo di InfoPath con altri programmi

Supportando il formato XML, che è conforme agli standard del settore, InfoPath funziona in modo efficace con altri programmi e tecnologie, tra cui quelle elencate nella tabella che segue.