Creare un calendario dinamico per il personale scolastico utilizzando FrontPage 2002

Settembre 2002

di Amber Mitchell

Si applica a
Microsoft FrontPage® 2002

In questo articolo viene spiegato come impostare un calendario di eventi, che può essere aggiornato e visualizzato dal personale di un istituto scolastico direttamente dal sito Web della scuola.

Introduzione

In che modo il personale del proprio istituto scolastico viene informato di riunioni ed eventi? Esiste un luogo in cui è sempre disponibile un programma accurato e aggiornato degli eventi scolastici? Oggi, grazie agli strumenti di creazione e gestione di siti Web di Microsoft FrontPage 2002, è possibile creare un calendario dinamico sempre aggiornato e sempre disponibile sul sito Web della scuola.

Ecco solo alcuni dei vantaggi che sarà possibile ottenere creando un calendario in linea con FrontPage:

  • Il calendario in linea offre al personale della scuola un punto di accesso comune per ottenere informazioni precise.
  • È più facile mantenere aggiornato un calendario in linea rispetto a un calendario in formato cartaceo, che deve essere ridistribuito di frequente e può tuttavia riusultare spesso non aggiornato.
  • Se non si è sicuri di aver bisogno di un complesso sistema di calendario, con FrontPage è possibile partire con un programma di eventi molto semplice, per ampliarlo e arricchirlo senza difficoltà in un secondo tempo, in base alle specifiche esigenze.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a creare il proprio calendario in FrontPage, è necessario adottare alcune decisioni in merito a ciò che si vuole ottenere.

In primo luogo, occorre determinare gli eventi di cui si desidera tenere traccia. Queste informazioni verranno archiviate in un database di Microsoft Access, per cui sarà necessario pensare in termini di campi di dati. Un elenco preliminare potrebbe ad esempio includere i seguenti campi:

  • Titolo evento
  • Data di inizio (tre campi distinti per gg/mm/aaaa)
  • Orario di inizio
  • Data di fine (tre campi distinti, come per la data di inizio)
  • Orario di fine
  • Descrizione
  • Luogo evento
  • Responsabile evento
  • E-mail responsabile (a cui collegarsi)
  • Stato (ad esempio: attivo, inattivo, trascorso)

In secondo luogo, è opportuno designare un incaricato che si occuperà di mantenere aggiornato il calendario degli eventi. A tale proposito, sarà possibile scegliere una persona sola che si occupi di tutto il lavoro oppure si potrà decidere che il responsabile di ciascun reparto aggiorni gli eventi relativi alla propria area di competenza. A questo punto si tratterà di assegnare agli utenti il nome e la password per aggiornare il database.

Utilizzare la procedura guidata

Una volta completata la fase di pianificazione, è possibile iniziare a utilizzare FrontPage avviando la Creazione guidata Interfaccia database, che consentirà di creare il database, il modulo di invio, l'editor del database e la pagina dei risultati.

Per creare un programma di eventi utilizzando la Creazione guidata Interfaccia database

  1. In visualizzazione Pagina scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Pagina o Web.
  2. Nell'area Nuovo da modello del riquadro attività fare clic su Modelli sito Web.
  3. Fare clic sul modello Creazione guidata Interfaccia database e scegliere OK.
  4. Nella schermata Creazione guidata Interfaccia database scegliere Avanti per creare un nuovo database di Access, quindi digitare il nome del database e i campi desiderati.
  5. Una volta terminata la creazione guidata del database scegliere Avanti.
  6. Alla richiesta di specificare le Pagine interfaccia database da creare, selezionare tutte e tre le opzioni disponibili, quindi scegliere Avanti.
  7. Immettere un nome utente e una password per l'editor del database (questi dati potranno essere modificati in seguito).
  8. Seguire le istruzioni visualizzate, in modo da portare a termine la procedura guidata.

A questo punto si dispone di un modulo per l'aggiunta di eventi, di una pagina per la modifica degli eventi, di un database in cui archiviarli e di una pagina per visualizzarli. Gran parte del lavoro è già stato fatto.

La pagina dei risultati generata dalla procedura guidata presenta un elenco generale, che costituisce un buon punto di partenza per personalizzare i risultati.

Personalizzare i risultati

FrontPage consente di personalizzare completamente i risultati attraverso la creazione di query di database in linguaggio SQL (Structured Query Language), sia che si desideri elencare gli eventi in base al mese, visualizzare solo quelli del mese corrente oppure solo quelli con stato attivo.

Con la Creazione guidata Area risultati database è possibile scrivere query personalizzate, oltre che scegliere i campi da visualizzare, cambiare la formattazione e altro ancora.

Per creare elenchi personalizzati di eventi utilizzando la Creazione guidata Area risultati database

  1. Per creare una nuova area risultati database, scegliere Database dal menu Inserisci, quindi fare clic su Risultati. Se invece si utilizza un'area risultati database esistente, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'area stessa e scegliere Proprietà Risultati database per avviare la creazione guidata.
  2. Nella finestra di dialogo Creazione guidata Area risultati database - Passaggio 1 di 5 fare clic sul proprio database e scegliere Avanti.

Creazione guidata Area risultati database - Passaggio 1 di 5

  1. In Creazione guidata Area risultati database - Passaggio 2 di 5 scegliere Query personalizzata, quindi Modifica per creare un'istruzione SQL relativa all'area della pagina in cui si sta lavorando. Nel passaggio successivo verranno visualizzate le istruzioni per creare una query personalizzata, per cui è anche possibile procedere al passaggio 3 e successivamente tornare indietro. Scegliere Avanti.
  2. In Creazione guidata Area risultati database - Passaggio 3 di 5 scegliere i campi che si desidera visualizzare. Fare clic su Altre opzioni per un aiuto nella creazione delle query. Create le query desiderate, quindi scegliere Avanti.
  3. In Creazione guidata Area risultati database - Passaggio 4 di 5 sono disponibili delle opzioni di formattazione, mentre in Creazione guidata Area risultati database - Passaggio 5 di 5 i record vengono suddivisi in gruppi in base al numero specificato. Dopo aver completato la procedura per personalizzare i risultati, scegliere Fine.

Visualizzare il calendario

Quando si pensa a un calendario, più che a un semplice elenco di eventi si pensa in realtà a una rappresentazione visiva di date.

A tale proposito è possibile creare manualmente delle tabelle HTML per ciascun mese, in modo da controllare al meglio ogni aspetto del layout del proprio calendario. Se invece si desidera semplicemente modificare un calendario standard, sarà possibile esportare un calendario di Microsoft Outlook® 2002 in formato HTML, in cui integrare i risultati.

Per esportare un calendario di Outlook in formato HTML

  1. Passare alla cartella Calendario di Outlook (sarà necessario utilizzare un calendario vuoto).
  2. Scegliere Salva come pagina Web dal menu File.

 Nota   Se viene visualizzato un messaggio che informa che è necessario installare la Pubblicazione guidata sul Web di Microsoft Internet Explorer, installarla come funzionalità aggiuntiva dal CD di Microsoft Office.

Una volta salvate le pagine desiderate, aprirle in FrontPage per modificarle. Come nella procedura precedente, è possibile aggiungere delle query di database al file HTML utilizzando la Creazione guidata Area risultati database.

Ampliare il calendario

Una volta iniziato a utilizzare il proprio calendario, sarà possibile arricchirlo aggiungendovi nuove caratteristiche in base alle specifiche esigenze. Se ad esempio nel calendario sono presenti molti eventi, può risultare utile aggiungere una casella di riepilogo a discesa per visualizzare gli eventi in base ai diversi ambiti di competenza. Oppure sarà possibile ampliare il calendario per includere altri elementi pianificati, come sale riunioni e risorse varie.

Non c'è limite alle aggiunte o alle modifiche che è possibile apportare al proprio calendario di base per farne uno strumento ancora più utile ed efficiente. In questo modo si risparmieranno al personale della scuola impegnative ricerche tra documenti, circolari e avvisi vari per reperire informazioni relative a un evento e scoprire magari che le informazioni sul cartaceo non risultano aggiornate.

Aspetti legati alla protezione

Ogni volta che si pubblicano delle informazioni sul Web è fondamentale tenere presente gli aspetti della protezione. Al riguardo, ecco alcuni suggerimenti:

  • Per visualizzare l'editor del database è necessario effettuare l'accesso. Rendere disponibili tali informazioni di accesso solo agli utenti designati.
  • Se il calendario contiene informazioni riservate, consentirne la visualizzazione solo previo inserimento di un'apposita password.