Aggiungere, modificare o eliminare record

Le informazioni mantenute in un database vengono memorizzate in tabelle, le quali contengono dati relativi a un argomento specifico, ad esempio beni o contatti. Ogni record di una tabella contiene informazioni su un singolo elemento, ad esempio un determinato contatto. Un record è composto da campi, ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono. Un record è comunemente detto riga e un campo è comunemente detto colonna. In Microsoft Office Access 2007 è possibile aggiungere, modificare o eliminare i record di una tabella direttamente nella visualizzazione Foglio dati (visualizzazione Foglio dati: Finestra che visualizza i dati di una tabella, maschera, query, vista o stored procedure in formato di righe e colonne. Nella visualizzazione Foglio dati è possibile modificare i campi, aggiungere ed eliminare dati, nonché eseguire ricerche.). Se si progetta e crea una query di selezione (query di selezione: Query che esegue un'interrogazione sui dati memorizzati nelle tabelle e restituisce un set di risultati in forma di foglio dati, senza modificare i dati.), sarà possibile visualizzare e talvolta modificare i record direttamente nel foglio dati generato dall'esecuzione della query. È inoltre possibile creare una maschera basata su una tabella o query e quindi utilizzare tale maschera per aggiungere o modificare record.

Contenuto dell'articolo


Panoramica

Quando si crea un database basato su un modello, vengono create automaticamente tabelle, query e maschere iniziali. In questo articolo viene illustrato come aggiungere, modificare ed eliminare record quando si utilizza un database creato in base a un modello disponibile in Access.

Per informazioni su come aggiungere, modificare o eliminare record di un database che non è stato creato utilizzando un modello incluso in Access, vedere gli articoli seguenti:

Per informazioni su come utilizzare la funzionalità di raccolta e aggiornamento dei dati tramite messaggi di posta elettronica, vedere l'articolo Raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica.

Per informazioni su come importare dati in Access, vedere gli articoli seguenti:

Per informazioni su come aggiungere un nuovo campo o colonna a una tabella, vedere l'articolo Inserire, aggiungere o creare un nuovo campo in una tabella.

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Aggiungere un nuovo record

Un record viene aggiunto al database quando si ha la necessità di tenere traccia di un nuovo elemento. È ad esempio possibile che si desideri aggiungere un nuovo contatto alla tabella Contatti quando è necessario registrare informazioni su un nuovo amico o collega. Quando si aggiunge un nuovo record, il record viene aggiunto da Office Access 2007 alla fine della tabella.

Per aggiungere un record, è innanzitutto necessario aprire una tabella o una maschera. Quando si apre un database, viene talvolta aperta automaticamente una maschera. Ad esempio, quando si apre un database creato in base al modello Contatti, la maschera Elenco contatti viene aperta automaticamente. La maschera Elenco contatti è la maschera di avvio per il database Contatti.

Maschera Elenco contatti

Nelle sezioni seguenti vengono illustrati i diversi modi in cui è possibile aggiungere un nuovo record utilizzando la visualizzazione Foglio dati o la visualizzazione Maschera.

Utilizzare una maschera di avvio del modello

Quando si crea un database basato su un modello disponibile in Access, viene in genere caricata una maschera di avvio alla prima apertura del database. Ad esempio, se si crea un database basato sul modello Contatti, verrà caricata la maschera di avvio Elenco contatti. La maschera di avvio è progettata per offrire un punto iniziale per l'esplorazione e l'utilizzo del database. Nella gran parte di questi modelli è disponibile un pulsante che consente di aggiungere un nuovo record nella maschera di avvio. Nella maschera Elenco contatti è ad esempio disponibile il pulsante Nuovo contatto, mentre nella maschera Elenco problemi è disponibile il pulsante Nuovo problema.

Maschera Elenco contatti con pulsante Nuovo contatto cerchiato

Quando si fa clic su questo tipo di pulsante, viene aperta una maschera in cui è possibile immettere le informazioni appropriate. Ad esempio, quando si fa clic sul pulsante Nuovo contatto, viene aperta la maschera Dettagli contatto.

Aggiungere un nuovo record utilizzando il pulsante Nuovo

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante , quindi su Apri.
  1. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.
  2. Quando viene visualizzata la maschera di avvio, fare clic sul pulsante che consente di aggiungere un nuovo record.

Ad esempio, nella maschera Elenco contatti fare clic sul pulsante Nuovo contatto. Verrà aperta la maschera Dettagli contatto.

  1. Completare la maschera immettendo le informazioni in ogni campo, premendo TAB per spostarsi al campo successivo oppure premendo MAIUSC+TAB per spostarsi al campo precedente.

 Nota   Per iniziare una nuova riga in un campo che supporta più righe di testo, ad esempio un campo di tipo Testo o Memo, premere CTRL+INVIO. Nel caso si desideri disporre di più spazio per la modifica, è possibile aprire la casella Zoom. Per aprire la casella Zoom, fare clic sul campo che si desidera modificare in modo che il cursore sia posizionato nel campo e il campo sia selezionato e quindi premere MAIUSC+F2.

  1. Al termine dell'immissione dei record, fare clic su OK per salvare le informazioni oppure, se si desidera immettere record aggiuntivi, fare clic sul pulsante Salva e nuovo, se disponibile.

Se si sta utilizzando la maschera Elenco contatti, sarà possibile aggiungere un nuovo record facendo clic su Aggiungi da Outlook e quindi selezionando il record dalla Rubrica di Microsoft Office Outlook 2007.

Aggiungere un nuovo record utilizzando il pulsante Aggiungi da Outlook

Alcuni modelli includono un pulsante Aggiungi da Outlook che consente di aggiungere un record dalla Rubrica di Office Outlook 2007. Si noti che questo pulsante è disponibile solo in determinati modelli e non è presente per impostazione predefinita quando si crea una nuova maschera o tabella.

  1. Fare clic su Aggiungi da Outlook.
  2. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Scegli profilo, selezionare un nome di profilo nella casella Nome profilo e quindi fare clic su OK.

 Nota   È possibile che venga visualizzata una finestra di dialogo contenente il messaggio seguente: Un programma sta tentando di accedere agli indirizzi di posta elettronica archiviati in Outlook. Consentire l'operazione? Se l'operazione non è prevista, potrebbe trattarsi di un virus, pertanto scegliere "No".. Dopo aver fatto clic su Aggiungi da Outlook è normale che venga visualizzata questa finestra di dialogo e pertanto non fare clic su No. Se si prevede di scegliere più contatti, selezionare la casella di controllo Consenti accesso per e quindi scegliere un periodo di tempo breve, ad esempio 5 minuti. In tal modo viene indicato a Outlook di consentire l'accesso agli indirizzi di posta elettronica memorizzati per il periodo di tempo specificato. Al termine, fare clic su .

  1. Nella finestra di dialogo Seleziona nomi da aggiungere fare doppio clic sui nomi che si desidera aggiungere e quindi fare clic su OK.

I nomi verranno aggiunti alla maschera.

Salvare un record contatto nella Rubrica di Outlook

Alcuni modelli includono un pulsante Crea contatto di Outlook che consente di salvare un record come contatto nella Rubrica di Outlook in uso. Si noti che questo pulsante è disponibile solo in determinati modelli e non è presente per impostazione predefinita quando si crea una nuova maschera o tabella.

  1. Fare clic su Crea contatto di Outlook.
  2. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Scegli profilo, selezionare un nome di profilo nella casella Nome profilo e quindi fare clic su OK.
  3. In Outlook verrà aperto automaticamente un modulo per il nuovo contatto contenente i dati del record selezionato. Controllare i dati del modulo e apportare le eventuali modifiche o aggiunte necessarie.
  4. Nella scheda Contatto del modulo per il nuovo contatto, nel gruppo Azioni fare clic su Salva e chiudi.

In alcuni modelli viene visualizzato un comando Salva come contatto di Outlook sulla barra multifunzione, che fa parte dell'Interfaccia utente Microsoft Office Fluent. Questo comando consente di salvare un record contatto nella Rubrica di Outlook ed è una caratteristica di determinati modelli. È disponibile solo quando si utilizza una tabella in cui sono memorizzati indirizzi di posta elettronica oppure quando si utilizza una query o una maschera, basata su questa tabella, in un database che si fonda su determinati modelli.

  1. Selezionare il record che si desidera salvare come contatto di Outlook.
  2. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Altro e quindi su Salva come contatto di Outlook.
  3. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Scegli profilo, selezionare un nome di profilo nella casella Nome profilo e quindi fare clic su OK.
  4. In Outlook verrà automaticamente aperto un modulo per il nuovo contatto contenente i dati del record selezionato. Controllare i dati del modulo e apportare eventuali modifiche o aggiunte necessarie.
  5. Nella scheda Contatto del modulo per il nuovo contatto, nel gruppo Azioni fare clic su Salva e chiudi.

Aggiungere un record alla maschera di avvio

A seconda del modello utilizzato, è talvolta possibile immettere le informazioni direttamente nella maschera di avvio. In Access vengono in genere visualizzate le eventuali informazioni esistenti in un foglio dati. Subito sotto l'ultima riga di dati è disponibile un nuovo record vuoto con un asterisco (*) visualizzato nel selettore di record. Immettere le informazioni nel record, precedute dall'asterisco. Si noti che se sono stati assegnati valori predefiniti a qualsiasi campo, il nuovo record verrà visualizzato con alcuni valori predefiniti già assegnati. Per passare rapidamente al nuovo record alla fine della tabella, è possibile fare clic sul pulsante di spostamento Nuovo record (vuoto) oppure su Nuovo record nel gruppo Record della scheda Home.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante , quindi su Apri.
  1. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.
  2. Quando la maschera viene visualizzata, se non vi sono dati esistenti, immettere le informazioni nel nuovo record vuoto visualizzato. Se vi sono dati esistenti, eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Nuovo.
  • Fare clic su Nuovo record (vuoto), se disponibile.
  • Individuare il record con un asterisco nel selettore di record e immettervi le informazioni.
  1. Completare il record. Immettere le informazioni in ogni campo, premendo TAB per spostarsi al campo successivo oppure MAIUSC+TAB per spostarsi al campo precedente.

 Nota   Per iniziare una nuova riga in un campo che supporta più righe di testo, ad esempio un campo di tipo Testo o Memo, premere CTRL+INVIO. Nel caso si desideri disporre di più spazio per la modifica, è possibile aprire la casella Zoom. A tale scopo, posizionare il cursore nel campo che si desidera modificare e quindi premere MAIUSC+F2.

  1. Dopo aver completato tutti i campi, premere TAB per spostarsi a un nuovo record vuoto.

Quando si visualizza un altro record o si chiude la maschera, il nuovo record aggiunto viene salvato da Access.

Utilizzare una tabella o una maschera dal riquadro di spostamento

Oltre a inserire un nuovo record utilizzando la maschera di avvio del modello, è possibile aprire una tabella o una maschera dal riquadro di spostamento e quindi inserirvi un nuovo record.

Aprire una tabella o una maschera

  • Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sull'elemento che si desidera aprire oppure fare clic una sola volta se è stata modificata l'opzione Apri oggetti con nella finestra di dialogo Opzioni di spostamento.

La tabella o la maschera verrà visualizzata nella visualizzazione predefinita corrispondente.

Le eventuali informazioni esistenti verranno in genere visualizzate nelle righe di un foglio dati. Al di sotto di tali righe, verrà visualizzato un nuovo record vuoto con un asterisco nel selettore record.

Aggiungere un record a una tabella o una maschera    

Quando la maschera o il foglio dati viene visualizzato, se non vi sono dati esistenti, immettere le informazioni nel nuovo record vuoto visualizzato. Se vi sono informazioni esistenti, eseguire una delle operazioni esistenti:

  • Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Nuovo.
  • Fare clic su Nuovo record (vuoto), se disponibile.
  • Individuare il record con un asterisco nel selettore di record e immettere le nuove informazioni in tale riga.

Dopo aver completato tutti i campi, premere TAB per spostarsi a un nuovo record vuoto.

Quando si visualizza un altro record o si chiude la tabella, il nuovo record aggiunto viene salvato da Access.

Discontinuità nella sequenza dei numeri di ID

Quando si crea un campo impostato sul tipo di dati Contatore, in Access viene generato automaticamente un valore per tale campo in ogni nuovo record. Il valore viene incrementato per impostazione predefinita e pertanto a ogni nuovo record viene assegnato il numero sequenziale successivo disponibile. Lo scopo del tipo di dati Contatore è di fornire un valore adatto per essere utilizzato come chiave primaria.

Per ulteriori informazioni sulle chiavi primarie, vedere l'articolo Aggiungere, impostare, modificare o rimuovere la chiave primaria.

Quando si elimina una riga da una tabella che contiene un campo impostato sul tipo di dati Contatore, il valore incluso nel campo Contatore relativo a tale riga non viene sempre riutilizzato automaticamente. Per questo motivo, il numero generato da Access potrebbe non essere quello che si prevede venga visualizzato e la sequenza dei numeri di ID potrebbe strutturalmente presentare delle discontinuità. È consigliabile basarsi solo sull'univocità dei valori contenuti in un campo di tipo Contatore anziché sulla loro sequenza.

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Trovare un record da modificare o eliminare

Prima di poter modificare o eliminare un record, è innanzitutto necessario individuarlo. In una tabella che contiene solo un numero limitato di record, è possibile utilizzare i pulsanti di spostamento per spostarsi tra i record fino a quando non viene individuato quello desiderato. In una tabella più grande è invece consigliabile utilizzare altre tecniche per trovare i record desiderati.

Utilizzo dei pulsanti di spostamento tra record

È possibile spostarsi tra i record utilizzando i pulsanti di spostamento. È possibile fare clic su tali pulsanti con la freccia per spostarsi al primo record, al record precedente, al record successivo o all'ultimo record oppure per aggiungere un nuovo record.


Pulsanti di spostamento

Callout 1 Primo record
Callout 2 Record precedente
Callout 3 Record corrente
Callout 4 Record successivo
Callout 5 Ultimo record
Callout 6 Nuovo record (vuoto)
Callout 7 Indicatore di filtro
Callout 8 Casella Cerca

Quando si fa clic nella casella Record corrente, è possibile digitare un numero di record e quindi premere INVIO per spostarsi a tale record. Il numero di viene contato in modo sequenziale, dall'inizio della maschera o del foglio dati, e non corrisponde ad alcun valore di campo.

Il pulsante dell'indicatore di filtro indica se è stato applicato un filtro. Per rimuovere il filtro, è possibile fare clic su questo pulsante quando sul pulsante viene visualizzato Filtrato. In modo analogo, quando sul pulsante viene visualizzato Non filtrato, è possibile fare clic su questo pulsante per applicare l'ultimo filtro utilizzato.

Quando si immette del testo nella casella Cerca, il primo valore corrispondente viene evidenziato in tempo reale durante l'immissione dei caratteri. È possibile utilizzare questa caratteristica per cercare rapidamente un record contenente un valore corrispondente a quello immesso nella casella Cerca.

Utilizzare la caratteristica Trova nella finestra di dialogo Trova e sostituisci

È possibile utilizzare la caratteristica Trova nella finestra di dialogo Trova e sostituisci per individuare un record corrispondente. Quando si trova un record corrispondente, tale record diventa il record corrente ed è quindi possibile modificarlo o eliminarlo.

Trovare un record corrispondente.

  1. Fare clic sul campo che si desidera cercare.
  2. Nel gruppo Trova della scheda Home fare clic su Trova oppure premere CTRL+F.

Scelta rapida da tastiera  Premere CTRL+T.

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Trova e sostituisci.

  1. Fare clic sulla scheda Trova.
  2. Nella casella Trova digitare il valore di cui si desidera trovare la corrispondenza.
  3. Se lo si desidera, è possibile utilizzare l'elenco Cerca in per modificare il campo in cui si desidera eseguire la ricerca oppure per eseguire la ricerca in tutta la tabella sottostante.
  4. Se lo si desidera, selezionare Parte del campo nell'elenco Confronta. La selezione di questa opzione consente di eseguire la ricerca più ampia possibile.
  5. Nell'elenco Cerca selezionare Tutto e quindi fare clic su Trova successivo.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della finestra di dialogo Trova e sostituisci, vedere l'articolo Utilizzare la finestra di dialogo Trova e sostituisci per la modifica di dati.

Applicazione di un filtro

È possibile applicare un filtro per limitare il numero di record visualizzati a quelli che corrispondono ai criteri impostati. L'applicazione di un filtro rende più facile l'individuazione del record che si desidera modificare o eliminare. Ad esempio, per limitare rapidamente il numero di record visualizzati, fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo con il valore di cui si desidera ottenere la corrispondenza e quindi scegliere Uguale a, Diversa da, Contiene oppure Non contiene nella parte inferiore del menu di scelta rapida.

Applicare un filtro in base a una selezione

  1. Aprire una tabella o una maschera.
  2. Per assicurarsi che la tabella o la maschera non sia già filtrata, fare clic su Impostazioni avanzate nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home e quindi fare clic su Cancella tutti i filtri, se il comando è disponibile.
  3. Spostarsi al record che contiene il valore che si desidera utilizzare come parte del filtro e quindi fare clic sul filtro. Per filtrare in base a una selezione parziale, selezionare solo i caratteri desiderati.
  4. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Selezione, quindi sul filtro che si desidera applicare.

In alternativa

Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo e quindi scegliere Uguale a, Diversa da, Contiene oppure Non contiene nella parte inferiore del menu di scelta rapida.

  1. Per filtrare altri campi in base a una selezione, ripetere i passaggi 3 e 4.

Per provare altre forme di filtro, utilizzare i comandi disponibili nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home.

Per ulteriori informazioni sull'applicazione di un filtro, vedere l'articolo Utilizzare i filtri per limitare il numero di record in una vista.

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Modificare un record esistente

È possibile che talvolta si desideri apportare modifiche a un record esistente, ad esempio per modificare un indirizzo. Per modificare un record esistente, aprire una maschera o una tabella, spostarsi al record che si desidera modificare e quindi apportare le modifiche desiderate.

Aprire una tabella o una maschera

  • Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sull'elemento che si desidera aprire oppure fare clic una sola volta se è stata modificata l'opzione Apri oggetti con nella finestra di dialogo Opzioni di spostamento.

La tabella o la maschera verrà aperta nella visualizzazione predefinita corrispondente.

Quando si apre una maschera o una tabella, vengono visualizzate le eventuali informazioni esistenti e il primo campo del primo record risulta in genere selezionato o evidenziato. Se si inizia a digitare mentre i dati sono selezionati, i caratteri digitati sostituiranno i dati selezionati.

Sostituire il valore incluso in un campo

  1. Selezionare il contenuto del campo che si desidera sostituire.

 Suggerimento   In visualizzazione Foglio dati è possibile selezionare un campo facendo clic accanto al bordo sinistro del campo quando il puntatore del mouse assume la forma di un segno più (+). In visualizzazione Maschera è possibile fare clic sull'etichetta di un campo per selezionare il campo.

  1. Digitare o selezionare il nuovo valore per il campo.

I caratteri digitati o il valore selezionato sostituiscono il valore incluso nel campo. Quando si passa a un altro record o si chiude la maschera o la tabella, le modifiche apportate vengono salvate.

Per immettere informazioni in un campo, fare clic sul campo e quindi posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire le informazioni. Quando il cursore è posizionato nel campo, è possibile spostare il cursore utilizzando i tasti di direzione.

 Nota   È possibile inserire la data corrente in un campo premendo CTRL+Punto e virgola (;). Per inserire l'ora corrente, premere CTRL+MAIUSC+Due punti (:).

Inserire nuove informazioni in un campo

  1. Fare clic sul campo oppure passare al campo utilizzando il tasto TAB o i tasti di direzione e quindi premendo F2.
  2. Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera immettere le informazioni.
  3. Digitare il testo che si desidera inserire. Per correggere un eventuale errore di digitazione, premere BACKSPACE.

Quando si passa a un altro record o si chiude la tabella o la maschera, le modifiche apportate vengono salvate automaticamente da Access.

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Eliminare un record

L'eliminazione di un record determina l'eliminazione definitiva delle informazioni dalla tabella. È pertanto consigliabile assicurarsi di volere eliminare un record prima di eliminarlo. Se non è necessario eliminare tutto il record ma solo alcune informazioni, selezionare solo i dati che si desidera eliminare e quindi premere CANC.

Eliminare un record

  1. Selezionare il record o i record che si desidera eliminare.

Per selezionare un record, fare clic sul selettore di record accanto al record, se disponibile.

Per estendere o ridurre la selezione, trascinare il selettore di record, se disponibile, oppure premere MAIUSC+FRECCIA GIÙ o MAIUSC+FRECCIA SU.

  1. Premere CANC.

In alternativa

Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Elimina.

Per ulteriori informazioni sull'eliminazione di record, vedere l'articolo Eliminare uno o più record da un database.

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Quando vengono salvati i dati

Quando si modificano i dati contenuti in una maschera o una tabella, le modifiche apportate vengono salvate automaticamente quando si passa a un altro record oppure quando si chiude la maschera o la tabella. Durante la modifica di un record, in Access viene visualizzato il simbolo di matita nel selettore di record sul lato sinistro del record corrente. Quando si passa a un altro record, il simbolo di matita scompare per indicare che le modifiche apportate sono state salvate.

Nella tabella seguente vengono illustrati alcuni simboli del selettore di record che potrebbero venire visualizzati.

Simbolo Significato
Indicatore di record corrente Record corrente. L'indicatore scompare quando il record è stato salvato. Il record corrente è indicato da una modifica del colore nel selettore di record.
Indicatore di record modificato Record in corso di modifica. Le modifiche non sono state ancora salvate.
Indicatore di record bloccato Record bloccato da un altro utente. Il record non può essere modificato.
Indicatore di nuovo record Nuovo record in cui è possibile immettere informazioni.
Indicatore di chiave primaria Campo chiave primaria (chiave primaria: Uno o più campi (colonne) il cui valore identifica in modo univoco ogni record di una tabella. Una chiave primaria non consente valori Null e deve sempre avere un indice univoco. La chiave primaria viene utilizzata per collegare una tabella alle chiavi esterne di altre tabelle.) contenente un valore che identifica in modo univoco il record.

 Nota   Se si desidera salvare le modifiche apportate a un record senza passare a un altro record, fare clic su Salva record nel gruppo Record della scheda Home.

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Annullare le modifiche

Quando si immettono dati non corretti, è talvolta possibile annullare le modifiche. Ad esempio, quando si modificano i dati inclusi in un campo, è possibile fare clic su Annulla sulla barra di accesso rapido oppure premere ESC per annullare le modifiche. Per annullare tutte le modifiche apportate al record, premere di nuovo ESC. Anche dopo aver salvato le modifiche o essere passati a un altro record è possibile annullare le modifiche apportate al record modificato in precedenza facendo clic su Annulla sulla barra di accesso rapido. Le modifiche apportate diventeranno tuttavia definitive nel momento in cui si inizierà a modificare un altro record, si applicherà o rimuoverà un filtro oppure si passerà a un'altra finestra o scheda documento.

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Si applica a:
Access 2007