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Dopo avere aggiunto i campi al documento principale è possibile visualizzare in anteprima i risultati dell'unione. Quando si è soddisfatti dell'anteprima, si può completare l'unione.

Visualizzare in anteprima l'unione

È possibile visualizzare in anteprima i documenti uniti e apportarvi modifiche prima di completare effettivamente l'unione.

Per visualizzare l'anteprima, effettuare una delle seguenti operazioni:

• Scorrere ogni documento unito mediante i pulsanti Successivo e Precedente nel riquadro attività.
• Visualizzare in anteprima un documento specifico facendo clic su Trova destinatario.
• Fare clic su Escludi destinatario se si comprende di non voler includere il record che si sta esaminando.
• Fare clic su Modifica elenco destinatari per aprire la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, in cui è possibile filtrare l'elenco se si visualizzano record che non si desidera includere.
• Fare clic su Precedente nella parte inferiore del riquadro attività per tornare indietro di un passaggio o due se è necessario apportare altre modifiche.

Quando i risultati dell'unione sono soddisfacenti, fare clic su Successivo nella parte inferiore del riquadro attività.

Completare l'unione

L'operazione da effettuare dipende dal tipo di documento che viene creato. Se si uniscono lettere, è possibile stampare le lettere o modificarle singolarmente. Se si decide di modificare le lettere, in Word vengono salvate tutte in un unico file, con una lettera per pagina.

Indipendentemente dal tipo di documento che viene creato, è possibile stampare, trasmettere o salvare tutti o solo un sottoinsieme di documenti.

Suggerimenti sui messaggi di posta elettronica

È importante ricordare che i documenti uniti che vengono salvati sono separati dal documento principale. È consigliabile salvare il documento principale stesso se si pianifica di utilizzarlo per un'altra unione.

Quando si salva il documento principale, oltre al contenuto e ai campi, si salva anche la connessione al file di dati. Alla successiva apertura del documento principale viene chiesto di scegliere se unire di nuovo le informazioni del file di dati nel documento principale.

• Se si sceglie Sì, il documento verrà aperto con le informazioni del primo record unite. Se si apre il riquadro attività (scegliendo Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi facendo clic su Stampa unione), sarà attivo il passaggio Selezione dei destinatari. È possibile fare clic sui collegamenti ipertestuali nel riquadro attività per modificare il file di dati e includere una serie diversa di record o connettersi a un file di dati diverso. È quindi possibile fare clic su Successivo nella parte inferiore del riquadro attività per procedere con l'unione.
• Se si sceglie No, la connessione tra il documento principale e il file di dati verrà interrotta. Il documento principale diverrà un documento standard di Word e i campi verranno sostituiti con le informazioni univoche del primo record.