Dopo la connessione del documento principale a un file di dati, è possibile aggiungere campi che indicano il punto in cui verranno visualizzate le informazioni univoche in ogni copia del documento generato al momento dell'unione. Per accertarsi che in Word sia possibile reperire una colonna del file di dati che corrisponde a ogni indirizzo o elemento di saluto, potrebbe essere necessario trovare una corrispondenza per i campi.

Aggiungere campi

Se il documento principale è ancora vuoto, digitare le informazioni che verranno visualizzate in ogni copia. Aggiungere quindi i campi facendo clic sui collegamenti ipertestuali nel riquadro attività.

I campi sono segnaposti inseriti nel documento principale in punti in cui devono essere visualizzate le informazioni univoche. È ad esempio possibile fare clic sul collegamento Blocco di indirizzi o Formula di apertura nel riquadro attività per aggiungere i campi accanto alla parte superiore di una lettera per un nuovo prodotto, per fare in modo che la lettera di ogni destinatario contenga un indirizzo e un saluto personalizzato. I campi sono visualizzati nel documento tra virgolette, ad esempio «Blocco di indirizzi».

Se si fa clic su Altro nel riquadro attività, è possibile aggiungere campi che corrispondano alle colonne del file di dati che potrebbe, ad esempio, comprendere una colonna denominata Nota personale. Collocando un campo Nota_personale nella parte inferiore di una lettera tipo, è possibile personalizzare ulteriormente ogni copia. Si possono personalizzare anche le buste aggiungendo un codice a barre postale , se si utilizza la versione in lingua inglese degli Stati Uniti di Word , o l'affrancatura elettronica (se è installata un'applicazione apposita).

Corrispondenza dei campi

Se si inserisce un campo del blocco di indirizzi o un campo della formula di apertura nel documento, viene richiesto di scegliere il formato. L'illustrazione mostra, ad esempio, la finestra di dialogo Formula di apertura che viene visualizzata quando si fa clic su Formula di apertura nel riquadro attività. Gli elenchi in corrispondenza di Formato formula di apertura vengono utilizzati per le scelte personali.

Se in Word non è possibile far corrispondere ogni formula di apertura o indirizzo a una colonna del file di dati, gli indirizzi e le formule di apertura non verranno uniti correttamente. Per evitare problemi, fare clic su Corrispondenza campi. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi.

Gli elementi di un indirizzo e di una formula di apertura sono elencati a sinistra, mentre le intestazioni di colonna del file di dati sono elencate a destra.

In Word viene effettuata la ricerca della colonna che corrisponde a ciascun elemento. Nell'illustrazione è stata trovata automaticamente la corrispondenza della colonna Cognome del file di dati con Cognome, ma non è stato possibile trovare la corrispondenza degli altri elementi. Da questo file di dati, ad esempio, non è possibile trovare la corrispondenza tra Nome o Indirizzo 1.

Mediante le casella a destra è possibile selezionare la colonna del file di dati che corrisponde all'elemento a sinistra. Nell'illustrazione la colonna Nome ora corrisponde a Nome e la colonna Indirizzo corrisponde a Indirizzo 1. È indifferente che Forma di cortesia, Società e Nome coniuge abbiano una corrispondenza, perché non sono rilevanti per il documento che viene creato.

Al termine dell'aggiunta e della corrispondenza dei campi nel documento principale, sarà possibile procedere al passaggio successivo.

Passaggio successivo

Passaggio 4: Visualizzare in anteprima l'unione e completare l'operazione