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Per unire informazioni univoche nel documento principale, è necessario connettersi > al file di dati in cui sono memorizzate le informazioni univoche, o crearlo e connettersi a esso. Se non si desidera utilizzare tutti i dati del file nell'unione, è possibile scegliere i record desiderati.

Connettersi al file di dati

In questo passaggio della procedura di stampa unione ci si connette al file di dati in cui sono memorizzate le informazioni univoche che si desidera unire nel documento.

Se si conservano informazioni complete e aggiornate nell'elenco Contatti di Microsoft Office Outlook®, si tratta di un ottimo file di dati per le lettere o i messaggi di posta elettronica per i clienti. Fare semplicemente clic su Seleziona dai contatti di Outlook nel riquadro attività e scegliere la cartella dei contatti.

Se si dispone di un foglio di lavoro di Microsoft Office Excel o di un database di Microsoft Office Access che contiene le informazioni sui clienti, fare clic su Usa elenco esistente, quindi scegliere Sfoglia per individuare il file.

Se non si dispone ancora di un file di dati, fare clic su Crea un nuovo elenco, quindi utilizzare il modulo visualizzato per creare l'elenco, che verrà salvato come file di database di posta (mdb) che potrà essere riutilizzato.

Nota  Se si stanno creando messaggi di posta elettronica o fax con Stampa unione, assicurarsi che il file di dati includa una colonna per l'indirizzo di posta elettronica o il numero di fax. La colonna sarà necessaria più avanti nella procedura.

Scegliere i record del file di dati che si desidera utilizzare

Solo perché ci si connette a un determinato file di dati non significa che è necessario unire le informazioni di tutti i record (righe) del file di dati nel documento principale.

Dopo essersi connessi al file di dati che si desidera utilizzare o avere creato un nuovo file di dati, verrà visualizzata la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione. È possibile selezionare un sottoinsieme di record per la Stampa unione ordinando o filtrando l'elenco.

Effettuare una delle seguenti operazioni:

• Per disporre i record di una colonna in ordine crescente o decrescente, fare clic sull'intestazione della colonna.
• Per filtrare l'elenco, fare clic sulla freccia accanto all'intestazione della colonna che contiene il valore in base al quale si desidera applicare il filtro. Fare quindi clic sul valore desiderato oppure, se si tratta di un lungo elenco, fare clic su (Avanzate) per visualizzare una finestra di dialogo in cui è possibile impostare il valore. Fare clic su (Vuote) per visualizzare solo i record che non contengono informazioni o (NonVuote) per visualizzare solo i record che contengono informazioni.

  Suggerimento

  Dopo avere filtrato l'elenco, è possibile visualizzare di nuovo tutti i record facendo clic sulla freccia e su (Tutto).

• Deselezionare la casella di controllo accanto a un record per escluderlo.
• Utilizzare i pulsanti per selezionare o escludere tutti i record o per reperire record specifici.

  Suggerimento

  Se il file di dati è stato creato come parte della procedura di Stampa unione, il pulsante Modifica sarà disponibile in questa finestra di dialogo. È possibile apportare modifiche ai record, se si desidera aggiornare il file.

Dopo avere scelto i record desiderati, sarà possibile procedere al passaggio successivo.

Passaggio successivo

Passaggio 3: Aggiungere campi al documento principale