Utilizzare una cartella condivisa per la collaborazione

È possibile creare una cartella di lavoro condivisa (cartella di lavoro condivisa: Cartella di lavoro impostata in modo che ne sia consentita la visualizzazione e la modifica contemporanea da parte di più utenti di una rete. Ogni utente che salva la cartella potrà vedere le modifiche apportate dagli altri utenti.) e posizionarla in un percorso di rete nel quale più utenti possano modificarne contemporaneamente il contenuto. Se, ad esempio, ognuno dei membri del proprio gruppo di lavoro gestisce numerosi progetti e ha la necessità di conoscere lo stato dei progetti degli altri membri, l'utilizzo di una cartella di lavoro condivisa consentirà al gruppo di tenere traccia dello stato dei progetti. Tutti gli utenti coinvolti nei progetti potranno inserire i dati dei relativi progetti nella stessa cartella di lavoro.

Il proprietario della cartella di lavoro condivisa può gestire la cartella, ad esempio può rimuovere utenti e risolvere le modifiche in conflitto oppure può interrompere la condivisione della cartella quando tutte le modifiche sono state inserite.

Condivisione dei dati di Excel

Per saperne di più


Condividere una cartella di lavoro

  1. Creare una nuova cartella di lavoro e inserirvi i dati da fornire oppure aprire una cartella di lavoro esistente da rendere disponibile a più utenti.

 Nota   In una cartella di lavoro condivisa non sono supportate tutte le caratteristiche. Se si desidera aggiungere caratteristiche dei tipi seguenti, è consigliabile aggiungerle prima di salvare la cartella come una cartella di lavoro condivisa: celle unite (cella unita: Singola cella ottenuta tramite l'unione di due o più celle selezionate. Il riferimento di cella per una cella unita corrisponde alla prima cella in alto a sinistra nell'intervallo selezionato in origine.), formati condizionali (formato condizionale: Formato, come l'ombreggiatura di una cella o il colore di carattere, applicato automaticamente alle celle quando si verifica una condizione specificata.), convalida dei dati (convalida dei dati: Caratteristica di Excel che consente di definire restrizioni sui tipi di dati che è possibile o è necessario immettere in una cella. È inoltre possibile visualizzare messaggi per indicare all'utente il formato corretto dell'immissione e informarlo in caso di immissioni non corrette.), grafici, immagini, oggetti inclusi gli oggetti disegno, collegamenti ipertestuali (collegamento ipertestuale: Testo colorato e sottolineato o immagine su cui è possibile fare clic per accedere a un file, a un punto specifico in un file oppure a una pagina Web su Internet o in una rete Intranet. I collegamenti ipertestuali possono inoltre condurre a newsgroup o siti Gopher, Telnet e FTP.), scenari, strutture (struttura: Dati di un foglio di lavoro in cui le righe o le colonne dei dati di dettaglio sono raggruppate in modo da consentire la creazione di rapporti di riepilogo. Una struttura consente di riepilogare un intero foglio di lavoro o una parte selezionata.), subtotali, tabelle dati (tabella dati: Intervallo di celle che visualizza il risultato della sostituzione di valori diversi in una o più formule. Esistono due tipi di tabelle dati: tabelle a input singolo e tabelle a input doppio.), rapporti di tabelle pivot (rapporto di tabella pivot: Rapporto interattivo a tabelle incrociate che riepiloga e analizza dati, quali record di database, provenienti da varie origini, incluse quelle esterne a Excel.), protezione delle cartelle di lavoro e dei fogli di lavoro e macro. Non è possibile modificare queste caratteristiche dopo che è stata attivata la condivisione della cartella di lavoro.

MostraCaratteristiche non supportate in una cartella di lavoro condivisa

Operazioni non consentite in una cartella di lavoro condivisa Operazioni possibili
Creazione di una tabella Excel Nessuna
Inserimento o eliminazione di blocchi di celle È possibile inserire intere righe e colonne.
Eliminazione di fogli di lavoro Nessuna
Unione di celle o divisione di celle unite Nessuna
Aggiunta o modifica di formati condizionali I formati condizionali esistenti continuano a essere visualizzati quando cambiano i valori delle celle, ma non è possibile modificarli o ridefinirne le condizioni.
Aggiunta o modifica della convalida dei dati Le celle continuano a essere convalidate quando si immettono nuovi valori, ma non è possibile modificare le impostazioni esistenti della convalida dei dati.
Creazione o modifica di grafici o di rapporti di grafico pivot È possibile visualizzare i grafici e i rapporti esistenti.
Inserimento o modifica di immagini o di altri oggetti È possibile visualizzare le immagini e gli oggetti esistenti.
Inserimento o modifica di collegamenti ipertestuali I collegamenti ipertestuali esistenti continuano a funzionare.
Utilizzo degli strumenti di disegno È possibile visualizzare i disegni e gli oggetti grafici esistenti.
Assegnazione, modifica o rimozione di password Le password esistenti rimangono valide.
Protezione o rimozione della protezione di fogli o cartelle di lavoro Le protezioni esistenti rimangono valide.
Creazione, modifica o visualizzazione di scenari Nessuna
Raggruppamento o creazione di strutture di dati È possibile continuare a utilizzare le strutture esistenti.
Inserimento di subtotali automatici È possibile visualizzare i subtotali esistenti.
Creazione di tabelle dati (tabella dati: Intervallo di celle che visualizza il risultato della sostituzione di valori diversi in una o più formule. Esistono due tipi di tabelle dati: tabelle a input singolo e tabelle a input doppio.) È possibile visualizzare le tabelle dati esistenti.
Creazione o modifica di rapporti di tabella pivot È possibile visualizzare i rapporti esistenti.
Scrittura, registrazione, modifica, visualizzazione o assegnazione di macro È possibile eseguire le macro esistenti che non accedono a funzioni non disponibili. È possibile registrare le operazioni di una cartella di lavoro condivisa in una macro memorizzata in un'altra cartella di lavoro non condivisa.
Aggiunta o modifica di fogli di dialogo di Microsoft Excel 4 Nessuna
Modifica o eliminazione di formule in forma di matrice (formula in forma di matrice: Formula che esegue più calcoli su uno o più insiemi di valori e quindi restituisce un unico risultato o più risultati. Le formule in forma di matrice sono racchiuse tra parentesi graffe { } e vengono immesse premendo CTRL+MAIUSC+INVIO.) Le formule in forma di matrice esistenti continuano a eseguire i calcoli correttamente.
Aggiunta di nuovi dati tramite un modulo dati È possibile eseguire la ricerca di un record tramite un modulo dati.

Utilizzo di dati XML, incluse le operazioni seguenti:

  • Importazione, aggiornamento ed esportazione di dati XML
  • Aggiunta, ridenominazione o eliminazione di mapping XML
  • Creazione di un mapping delle celle a elementi XML
  • Utilizzo del riquadro Origine XML, della barra degli strumenti XML o dei comandi XML del menu Dati
Nessuna
  1. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Condividi cartella di lavoro.

Icona barra multifunzione di Excel

  1. Nella scheda Modifiche selezionare la casella di controllo Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro.
  2. Nella scheda Avanzate selezionare le opzioni desiderate per l'analisi e l'aggiornamento delle modifiche e quindi fare clic su OK.
  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Se si tratta di una nuova cartella di lavoro, digitare un nome nella casella Nome file.
    • Se la cartella di lavoro esiste già, fare clic su OK per salvarla, fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante e quindi scegliere Salva con nome.
  4. Su un computer che esegue Windows Vista    
    • Nella Barra degli indirizzi selezionare un percorso di rete accessibile agli utenti desiderati e quindi fare clic su Salva.

Su un computer che esegue Microsoft Windows XP    

  • Nella casella Salva in selezionare un percorso di rete accessibile agli utenti desiderati e quindi fare clic su Salva.

 Nota   È consigliabile utilizzare una cartella di rete condivisa e non un server Web.

  1. Se la cartella di lavoro contiene collegamenti ad altre cartelle di lavoro o ad altri documenti, controllare che i collegamenti siano attivi e ripristinare i collegamenti interrotti, quindi fare clic su Salva Icona del pulsante sulla barra di accesso rapido o premere CTRL+S.

Barra di accesso rapido

MostraCome controllare e aggiornare i collegamenti ad altri documenti o cartelle di lavoro

  1. Nel gruppo Connessioni della scheda Dati fare clic su Modifica collegamenti.

Icona barra multifunzione di Excel

 Nota   Se il file non contiene informazioni collegate, il comando Modifica collegamenti non sarà disponibile.

  1. Fare clic su Verifica stato per controllare lo stato di tutti i collegamenti dell'elenco.

 Nota   Questa operazione può richiedere alcuni minuti se il documento contiene molti collegamenti o se la cartella di origine dei collegamenti è in rete e la rete è lenta.

  1. Controllare lo stato nella colonna Stato, fare clic sul collegamento e quindi eseguire l'azione necessaria.
Stato Azione da eseguire
OK Non è richiesta alcuna azione, il collegamento funziona ed è aggiornato.
Sconosciuto Fare clic su Verifica stato per aggiornare lo stato di tutti i collegamenti dell'elenco.
N/D

Il collegamento utilizza la tecnologia OLE (Object Linking and Embedding) (OLE: Tecnologia di integrazione dei programmi che consente di condividere informazioni tra programmi. Tutte le applicazioni di Office supportano l'automazione OLE ed è pertanto possibile condividere informazioni utilizzando oggetti collegati e incorporati.) o DDE (Dynamic Data Exchange) (DDE (Dynamic Data Exchange): Protocollo consolidato per lo scambio di dati tra programmi per Microsoft Windows.).

 Nota   Non è possibile verificare lo stato di questi tipi di collegamenti.

Errore: origine non trovata Fare clic su Cambia origine e quindi selezionare un'altra cartella di lavoro.
Errore: cartella di lavoro non trovata Fare clic su Cambia origine e quindi selezionare un foglio di lavoro diverso. L'origine potrebbe essere stata spostata o rinominata.
Avviso: valori non aggiornati Fare clic su Aggiorna valori. Il collegamento non è stato aggiornato quando è stata aperta la cartella di lavoro.
Avviso: fare clic su Apri origine e premere F9 per calcolare la cartella di lavoro La cartella di lavoro potrebbe essere impostata per il calcolo manuale. Per impostare il calcolo automatico, fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante e quindi su Opzioni di Excel. Nella categoria Formule, in Opzioni di calcolo, fare clic su Automaticamente.
Avviso: alcuni nomi non possono essere risolti senza aprire la cartella di lavoro Fare clic su Apri origine, tornare alla cartella di lavoro di destinazione (file di destinazione: File in cui viene inserito un oggetto collegato o incorporato. Il file di origine contiene le informazioni utilizzate per creare l'oggetto. Le informazioni modificate in un file di destinazione non vengono aggiornate anche nel file di origine.) e quindi fare clic su Verifica stato. Se il problema non viene risolto, accertarsi che il nome sia presente e sia digitato correttamente. Passare alla cartella di lavoro di origine e nella scheda Formule, nel gruppo Celle denominate fare clic su Gestione nomi e cercare il nome.
Avviso: fare clic su Apri origine. Non è possibile aggiornare il collegamento se l'origine non è aperta.
Origine aperta Non è possibile controllare lo stato del collegamento.
Valori aggiornati danome file Nessuna azione richiesta. I valori sono stati aggiornati.
Avviso: non è possibile determinare lo stato del collegamento L'origine potrebbe non contenere fogli di lavoro o essere salvata in un formato file non supportato. Fare clic su Aggiorna valori.

 Note 

  • Tutti gli utenti con accesso alla condivisione di rete hanno accesso completo alla cartella di lavoro condivisa a meno che non si blocchino le celle e non si protegga il foglio di lavoro per limitare l'accesso. Per proteggere una cartella di lavoro condivisa, fare clic su Proteggi e condividi cartella di lavoro nel gruppo Revisioni della scheda Revisione. Se si protegge una cartella di lavoro condivisa, è possibile impostare una password che deve essere immessa da tutti gli utenti per aprire la cartella.
  • Per modificare la cartella di lavoro condivisa, è necessario che nel computer degli utenti siano installati Microsoft Office Excel, Microsoft Excel 97 o versioni successive oppure Microsoft Excel 98 o versioni successive per Macintosh.
  • In una cartella di lavoro condivisa non sono supportate tutte le caratteristiche di Excel. Per ulteriori informazioni, vedere la tabella precedente "Caratteristiche non supportate in una cartella di lavoro condivisa".

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Modificare una cartella di lavoro condivisa

Dopo avere aperto una cartella di lavoro condivisa, è possibile immettere e modificare i dati esattamente come in una cartella di lavoro normale.

  1. Aprire la cartella di lavoro condivisa.

MostraCome aprire una cartella di lavoro condivisa

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante e quindi su Apri.
  2. Su un computer che esegue Windows Vista    
    • Nella Barra degli indirizzi individuare il percorso di rete nel quale è memorizzata la cartella di lavoro condivisa e quindi fare clic sulla cartella.

Su un computer che esegue Microsoft Windows XP    

  • Nella casella Cerca in individuare il percorso di rete nel quale è memorizzata la cartella di lavoro condivisa e quindi fare clic sulla cartella.
  1. Fare clic su Apri.

 Suggerimento   Per aprire la cartella di lavoro condivisa, è inoltre possibile passare al percorso di rete in cui è memorizzata e farvi doppio clic sopra.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante , quindi su Opzioni di Excel.
  1. Nella categoria Impostazioni generali, in Personalizzazione della copia di Office, nella casella Nome utente, digitare il nome utente che si desidera utilizzare per identificare le proprie operazioni nella cartella di lavoro condivisa e quindi fare clic su OK.
  2. Immettere e modificare i dati nei fogli di lavoro nel modo solito.

 Nota   Non sarà possibile aggiungere o modificare le celle unite, i formati condizionali, la convalida di dati, i grafici, le immagini, gli oggetti inclusi gli oggetti disegno, i collegamenti ipertestuali, gli scenari, le strutture, i subtotali, le tabelle di dati, i rapporti di tabella pivot, le protezioni della cartella di lavoro e del foglio di lavoro e le macro.

  1. Eseguire le eventuali impostazioni dei filtri (filtrare: Visualizzare solo le righe di un elenco che soddisfano le condizioni specificate. Utilizzare il comando Filtro automatico per visualizzare solo le righe corrispondenti a uno o più valori, valori calcolati o condizioni specifici.) e di stampa desiderate. Per impostazione predefinita, le impostazioni di ogni utente vengono salvate separatamente.

 Suggerimento   È inoltre possibile utilizzare le impostazioni dei filtri e di stampa definite dal proprietario della cartella di lavoro ogni volta che si apre la cartella.

MostraCome utilizzare le impostazioni dei filtri e di stampa originali

  1. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Condividi cartella di lavoro.

Icona barra multifunzione di Excel

  1. Nella scheda Avanzate, in Includi nelle visualizzazioni personali, deselezionare la casella di controllo Impostazioni di stampa o Impostazioni filtro e fare clic su OK.
  1. Per salvare le modifiche apportate alla cartella di lavoro e visualizzare le modifiche apportate da altri utenti dopo l'ultimo salvataggio, fare clic su Salva Icona del pulsante sulla barra di accesso rapido o premere CTRL+S.

Barra di accesso rapido

Se viene visualizzata la finestra di dialogo Risoluzione conflitto, risolvere i conflitti.

 Suggerimento   Per risolvere i conflitti, vedere Risolvere le modifiche in conflitto apportate a una cartella di lavoro condivisa in questo argomento.

 Note 

  • È possibile verificare quali altri utenti hanno la cartella di lavoro aperta nella scheda Modifiche della finestra di dialogo Condivisione file (scheda Revisione, gruppo Revisioni, pulsante Condividi cartella di lavoro).
  • È possibile scegliere di aggiornare periodicamente e automaticamente le modifiche degli altri utenti, salvandole o meno, in Aggiorna modifiche nella scheda Avanzate della finestra di dialogo Condivisione file.

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Rimuovere un utente da una cartella di lavoro condivisa

Se necessario, è possibile disconnettere gli utenti da una cartella di lavoro condivisa.

 Nota   Prima di disconnetterli, accertarsi che abbiano completato le relative operazioni nella cartella. Se si rimuove un utente attivo, il lavoro non salvato verrà perso.

  1. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Condividi cartella di lavoro.

Icona barra multifunzione di Excel

  1. Nella scheda Modifiche, esaminare i nomi degli utenti nell'elenco Attualmente la cartella di lavoro è utilizzata da.
  2. Selezionare il nome dell'utente da disconnettere e quindi fare clic su Rimuovi utente.

 Nota   Questa azione disconnette l'utente dalla cartella di lavoro condivisa, ma non gli impedisce di modificarla di nuovo.

  1. Per eliminare le impostazioni delle visualizzazioni personali dell'utente rimosso, eseguire le operazioni seguenti:
    1. Nel gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro della scheda Visualizza, fare clic su Visualizzazioni personalizzate.

Icona barra multifunzione di Excel

  1. Nell'elenco Visualizzazioni selezionare la visualizzazione di un altro utente e quindi fare clic su Elimina.

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Risolvere le modifiche in conflitto apportate a una cartella di lavoro condivisa

Un conflitto si verifica quando due utenti modificano contemporaneamente la stessa cartella di lavoro condivisa e tentano di salvare modifiche che riguardano la stessa cella. È possibile salvare solo una delle modifiche apportate alla cella. Quando il secondo utente salva la cartella di lavoro, verrà visualizzata la finestra di dialogo Risoluzione conflitto.

  1. Nella finestra di dialogo Risoluzione conflitto leggere le informazioni relative a ogni modifica e alle modifiche in conflitto apportate da altri utenti.
  2. Per mantenere le proprie modifiche o quelle altrui e passare alla modifica in conflitto successiva, fare clic su Accetta propria modifica o Accetta modifica altrui.

Per mantenere tutte le proprie modifiche successive o tutte quelle altrui, fare clic su Accetta tutte le proprie modifiche o Accetta tutte le modifiche altrui.

  1. Per far prevalere sempre le proprie modifiche rispetto a quelle altrui e non visualizzare più la finestra di dialogo Risoluzione conflitto, eseguire le operazioni seguenti:
    1. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Condividi cartella di lavoro.

Icona barra multifunzione di Excel

  1. Nella scheda Avanzate, in Modifiche in conflitto tra gli utenti, fare clic su Preferisci modifiche in corso di salvataggio e quindi su OK.
  1. Per visualizzare le risoluzioni dei conflitti precedenti proprie o altrui, eseguire le operazioni seguenti:
  1. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Revisioni, quindi su Mostra revisioni.
  1. Selezionare Tutti nella casella Quando.
  2. Deselezionare le caselle di controllo Da chi e Percorso.
  3. Selezionare la casella di controllo Elenca modifiche su un nuovo foglio e quindi fare clic su OK.
  4. Nel foglio di lavoro Cronologia (foglio di lavoro Cronologia: Foglio di lavoro separato in cui sono elencate le modifiche registrate in una cartella di lavoro condivisa, inclusi l'autore e la data della modifica, i dati eliminati o sostituiti e le scelte adottate per la risoluzione dei conflitti che si sono verificati.) scorrere verso destra per visualizzare le colonne Tipo azione e Perdita azione.

 Nota   Le modifiche in conflitto conservate riportano Vinto come Tipo azione. I numeri di riga nella colonna Perdita azione identificano le righe che contengono informazioni sulle modifiche in conflitto che non sono state mantenute, inclusi gli eventuali dati eliminati.

 Suggerimento   Per salvare una copia del foglio di lavoro con tutte le proprie modifiche, scegliere Annulla nella finestra di dialogo Risoluzione conflitto, fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante, fare clic su Salva con nome e quindi digitare un nuovo nome per il file.

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Interrompere la condivisione di una cartella di lavoro

Prima di interrompere la condivisione di una cartella di lavoro, accertarsi che tutti gli altri utenti abbiano completato il proprio lavoro. Le modifiche non salvate verranno perse. Poiché verrà eliminata anche la cronologia delle modifiche (cronologia delle modifiche: In una cartella di lavoro condivisa, le informazioni che vengono registrate sulle modifiche apportate nelle sessioni di modifica precedenti. Le informazioni includono l'autore della modifica, la data della modifica e i dati modificati.), è consigliabile stampare innanzitutto il foglio di lavoro Cronologia (foglio di lavoro Cronologia: Foglio di lavoro separato in cui sono elencate le modifiche registrate in una cartella di lavoro condivisa, inclusi l'autore e la data della modifica, i dati eliminati o sostituiti e le scelte adottate per la risoluzione dei conflitti che si sono verificati.) oppure copiarlo in un'altra cartella di lavoro.

  1. Per mantenere una copia delle informazioni contenute nella cronologia delle modifiche, eseguire le operazioni seguenti:
    1. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Revisioni, quindi su Mostra revisioni.

Icona barra multifunzione di Excel

  1. Selezionare Tutti nella casella Quando.
  2. Deselezionare le caselle di controllo Da chi e Percorso.
  3. Selezionare la casella di controllo Elenca modifiche su un nuovo foglio e quindi fare clic su OK.
  4. Eseguire una o entrambe le operazioni seguenti:
    • Per stampare il foglio di lavoro Cronologia, fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante e quindi su Stampa .
    • Per copiare la cronologia in un'altra cartella di lavoro, selezionare le celle che si desidera copiare, fare clic su Copia Icona del pulsante nel gruppo Appunti della scheda Home, passare a un'altra cartella di lavoro, fare clic sul punto in cui si desidera incollare i dati e quindi fare clic su Incolla Icona del pulsante nel gruppo Appunti nella scheda Home.

Icona barra multifunzione di Excel

  1.  Nota   È inoltre possibile salvare o stampare la versione corrente della cartella di lavoro se questa cronologia non dovesse essere più valida per le versioni successive. Ad esempio, le posizioni delle celle, inclusi i numeri di riga, nella cronologia copiata potrebbero non essere più valide.

  1. Nella cartella di lavoro condivisa, nella scheda Revisione, nel gruppo Revisioni fare clic su Condividi cartella di lavoro.
  2. Nella scheda Modifiche accertarsi di essere l'unico utente presente nell'elenco Attualmente la cartella di lavoro è utilizzata da.

 Suggerimento   Per rimuovere gli eventuali altri utenti, vedere Rimuovere un utente da una cartella di lavoro condivisa in questo argomento.

  1. Deselezionare la casella di controllo Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro.

 Nota   Se la casella di controllo non è disponibile, è necessario innanzitutto rimuovere la protezione della cartella di lavoro condivisa. A tale scopo, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Condivisione file.
  2. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Rimuovi protezione cartella condivisa.
  1. Se richiesto, digitare la password (password: Metodo per limitare l'accesso a una cartella di lavoro, a un foglio di lavoro o a una parte di foglio di lavoro. Le password di Excel possono contenere fino a 255 lettere, numeri, spazi e simboli. È necessario digitare correttamente le maiuscole e le minuscole durante l'impostazione e l'immissione delle password.) e quindi fare clic su OK.
  2. Nel gruppo Modifiche della scheda Revisione fare clic su Condividi cartella di lavoro.
  1. Nella scheda Modifiche deselezionare la casella di controllo Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti e unione cartelle di lavoro.
  1. Quando viene visualizzata una finestra che informa sugli effetti della rimozione dall'utilizzo condiviso sugli altri utenti, fare clic su .

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Si applica a:
Excel 2007