Prima di condividere un documento importante con colleghi o clienti, come misura di sicurezza è probabile che si decida di correggere o rivedere il contenuto del documento per assicurarsi che non contenga errori o dati che non si desidera fornire ad altre persone. Se si intende condividere una copia elettronica di un documento di Microsoft Office, è consigliabile effettuare un'operazione supplementare di revisione allo scopo di verificare l'eventuale presenza di informazioni personali o dati nascosti che potrebbero essere memorizzati nel documento stesso o nelle proprietà del documento, anche noti come metadati (metadati: Dati che descrivono altri dati. Ad esempio, le parole di un documento sono dati mentre il conteggio delle parole è un esempio di metadati.). Dal momento che tali informazioni nascoste potrebbero rivelare dettagli sulla propria organizzazione o sul documento che non si desidera rendere pubblici, potrebbe essere opportuno rimuoverle prima di condividere il documento con altre persone.
In questo articolo viene descritto in che modo la caratteristica Controllo documento di Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office PowerPoint 2007 consente di individuare e rimuovere le informazioni personali e i dati nascosti nei documenti di Office.
Contenuto dell'articolo
Tipi di informazioni personali e dati nascosti memorizzati nei documenti di Office
In un documento di Office è possibile salvare diversi tipi di informazioni personali e dati nascosti. Tali informazioni potrebbero non essere immediatamente visibili quando il documento viene aperto in un'applicazione di Office, ma è possibile che altri utenti riescano a visualizzarle o recuperarle.
Le informazioni nascoste possono includere i dati aggiunti a un file mediante le applicazioni di Office allo scopo di consentire la collaborazione con altri utenti per la stesura e la modifica di un documento, nonché informazioni deliberatamente impostate come nascoste.
I documenti di Office possono contenere i tipi di informazioni personali e dati nascosti seguenti:
- Commenti, indicatori di revisione, versioni e annotazioni a penna Se si collabora con altre persone per la creazione di un documento, quest'ultimo potrebbe contenere elementi quali indicatori di revisione, commenti, annotazioni a penna o versioni. Tali informazioni possono consentire ad altri utenti di visualizzare i nomi di coloro che hanno lavorato a un documento, i commenti dei revisori e le modifiche apportate al documento.
- Proprietà del documento e informazioni personali Le proprietà del documento, anche note come metadati (metadati: Dati che descrivono altri dati. Ad esempio, le parole di un documento sono dati mentre il conteggio delle parole è un esempio di metadati.), includono dettagli sul documento quali nome dell'autore, argomento e titolo. Possono inoltre contenere informazioni che vengono automaticamente mantenute nelle applicazioni di Office, ad esempio il nome dell'ultima persona che ha salvato un documento e la data di creazione di un documento. Se sono state utilizzate caratteristiche specifiche, il documento potrebbe anche contenere ulteriori tipi di informazioni che consentono l'identificazione personale degli utenti (dati personali: Qualsiasi informazione utile a identificare una persona, inclusi nome, indirizzo postale, indirizzo di posta elettronica, codice fiscale, partita IVA e indirizzo IP o qualsivoglia altro.), quali intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione, percorsi di stampanti e informazioni sui percorsi file per la pubblicazione delle pagine Web.
- Intestazioni, piè di pagina e filigrane Le intestazioni e i piè di pagina dei documenti di Word e delle cartelle di lavoro di Excel possono contenere informazioni. Nel documento di Word potrebbe inoltre essere stata aggiunta una filigrana.
- Testo nascosto I documenti di Word possono contenere testo formattato come testo nascosto. Per verificare se nel documento in uso è presente testo nascosto, è possibile utilizzare Controllo documento.
- Righe, colonne e fogli di lavoro nascosti In una cartella di lavoro di Excel possono essere nascosti righe, colonne e interi fogli di lavoro. Se si distribuisce una copia di un foglio di lavoro contenente righe, colonne o fogli di lavoro nascosti, altre persone potrebbero scoprire tali elementi e visualizzare i dati in essi contenuti.
- Contenuto invisibile Le presentazioni di PowerPoint e le cartelle di lavoro di Excel possono contenere oggetti formattati come invisibili.
- Contenuto all'esterno delle diapositive Le presentazioni di PowerPoint possono contenere oggetti che non sono immediatamente visibili perché trascinati nell'area esterna alla diapositiva. Tale contenuto può includere caselle di testo, ClipArt, grafica e tabelle.
- Note presentazione La sezione Note di una presentazione di PowerPoint potrebbe contenere testo che non si desidera rendere pubblico, in particolar modo se le note sono state scritte unicamente per il relatore della presentazione.
- Proprietà del server dei documenti Se il documento è stato salvato in un percorso su un server Document Management, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una libreria basata su Microsoft Windows SharePoint Services, potrebbe contenere ulteriori proprietà del documento o informazioni relative alla posizione del server.
- Dati XML personalizzati I documenti possono contenere dati XML personalizzati che non sono visibili nel documento e che è possibile individuare e rimuovere mediante Controllo documento.
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Informazioni che è possibile individuare e rimuovere mediante Controllo documento
Controllo documento include diversi tipi di controllo utilizzabili per individuare e rimuovere vari tipi di informazioni personali e dati nascosti. Alcuni di questi controlli sono specifici delle singole applicazioni di Office. In Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007 sono, ad esempio, disponibili diversi gruppi di controlli che consentono di individuare e rimuovere informazioni personali e dati nascosti specifici di ognuna di tali applicazioni.
Per ulteriori informazioni sui tipi di informazioni personali e dati nascosti che è possibile individuare e rimuovere mediante Controllo documento in una specifica applicazione di Microsoft Office, fare riferimento alle tabelle seguenti.
Nota Se la propria organizzazione ha personalizzato la caratteristica Controllo documento mediante l'aggiunta di moduli di controllo, potrebbe essere possibile verificare la presenza di ulteriori tipi di informazioni nei documenti.
Office Word 2007
| Nome controllo |
Trova e rimuove |
| Commenti, revisioni, versioni e annotazioni |
- Commenti
- Indicatori di revisione
- Informazioni sulla versione del documento
- Annotazioni a penna
|
| Proprietà del documento e informazioni personali |
- Proprietà del documento, incluse le informazioni contenute nelle schede Riepilogo, Statistiche e Personalizza della finestra di dialogo delle proprietà del documento.
- Intestazioni di messaggi di posta elettronica
- Liste di distribuzione
- Informazioni sugli invii per revisione
- Proprietà del server Document Management
- Informazioni sui criteri di gestione dei documenti
- Informazioni sul tipo di contenuto
- Informazioni sul collegamento di associazione dati per i campi associati ai dati (ultimo valore convertito in testo)
- Nome utente
- Nome modello
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| Intestazioni e piè di pagina |
- Informazioni nelle intestazioni dei documenti
- Informazioni nei piè di pagina dei documenti
- Filigrane
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| Testo nascosto |
- Testo formattato come nascosto (effetto del carattere disponibile nella finestra di dialogo Tipo di carattere)
Nota Questo controllo non consente l'individuazione del testo nascosto mediante altri metodi, ad esempio testo bianco su uno sfondo bianco.
|
| Dati XML personalizzati |
- Dati XML personalizzati che possono essere memorizzati all'interno di un documento
|
Office Excel 2007
| Nome controllo |
Trova e rimuove |
| Commenti e annotazioni |
- Commenti
- Annotazioni a penna
|
| Proprietà del documento e informazioni personali |
- Proprietà del documento, incluse le informazioni contenute nelle schede Riepilogo, Statistiche e Personalizza della finestra di dialogo delle proprietà del documento
- Intestazioni di messaggi di posta elettronica
- Liste di distribuzione
- Informazioni sugli invii per revisione
- Proprietà del server Document Management
- Informazioni sui criteri di gestione dei documenti
- Informazioni sul tipo di contenuto
- Nome utente
- Informazioni sui percorsi delle stampanti
- Commenti sugli scenari
- Percorso file per la pubblicazione delle pagine Web
- Commenti per nomi definiti e nomi di tabella
- Connessioni a dati esterni inattive
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| Intestazioni e piè di pagina |
- Informazioni nelle intestazioni dei fogli di lavoro
- Informazioni nei piè di pagina dei fogli di lavoro
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| Righe e colonne nascoste |
- Righe nascoste
- Colonne nascoste contenenti dati
Note
- Se nella cartella di lavoro sono presenti colonne nascoste che non contengono dati e che si trovano tra colonne che contengono dati, le colonne vuote verranno comunque trovate e rimosse.
- Se si rimuovono righe o colonne nascoste che contengono dati, i risultati dei calcoli o delle formule presenti nella cartella di lavoro potrebbero cambiare. Se non si conosce il tipo di informazioni contenute nelle righe o nelle colonne nascoste, chiudere Controllo documento, scoprire le righe o le colonne nascoste e quindi esaminarne il contenuto.
- Questo controllo non rileva le forme, i grafici, i controlli, gli oggetti e i controlli Microsoft ActiveX, le immagini o gli elementi grafici SmartArt che potrebbero essere presenti nelle colonne nascoste.
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| Fogli di lavoro nascosti |
Nota Se si rimuovono fogli di lavoro nascosti che contengono dati, i risultati dei calcoli o delle formule presenti nella cartella di lavoro potrebbero cambiare. Se non si conosce il tipo di informazioni contenute nei fogli di lavoro nascosti, chiudere Controllo documento, scoprire i fogli di lavoro nascosti e quindi esaminarne il contenuto.
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| Dati XML personalizzati |
- Dati XML personalizzati che è possibile memorizzare in una cartella di lavoro
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| Contenuto invisibile |
- Oggetti formattati come invisibili
Nota Questo controllo non consente di individuare gli oggetti coperti da altri oggetti.
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Office PowerPoint 2007
| Nome controllo |
Trova e rimuove |
| Commenti e annotazioni |
- Commenti
- Annotazioni a penna
|
| Proprietà del documento e informazioni personali |
- Proprietà del documento, incluse le informazioni contenute nelle schede Riepilogo, Statistiche e Personalizza della finestra di dialogo delle proprietà del documento
- Intestazioni di messaggi di posta elettronica
- Liste di distribuzione
- Informazioni sugli invii per revisione
- Proprietà del server Document Management
- Informazioni sui criteri di gestione dei documenti
- Informazioni sul tipo di contenuto
- Percorso file per la pubblicazione delle pagine Web
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| Contenuto diapositiva invisibile |
- Oggetti formattati come invisibili
Nota Questo controllo non consente di individuare gli oggetti coperti da altri oggetti.
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| Contenuto all'esterno delle diapositive |
- Contenuto o oggetti che non sono immediatamente visibili in una presentazione perché posizionati all'esterno dell'area della diapositiva, tra cui:
- ClipArt
- Caselle di testo
- Grafica
- Tabelle
Nota Controllo documento non consente di individuare o rimuovere gli oggetti all'esterno delle diapositive con effetti di animazione.
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| Note presentazione |
- Testo aggiunto alla sezione Note di una presentazione
Nota Non è possibile utilizzare Controllo documento per rimuovere immagini aggiunte alla sezione Note di una presentazione.
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| Dati XML personalizzati |
- Dati XML personalizzati che possono essere memorizzati all'interno di una presentazione
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Ricerca e rimozione di informazioni personali e dati nascosti nei documenti di Office
Per trovare e rimuovere informazioni personali e dati nascosti nei documenti di Office creati in Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 e nelle versioni precedenti di queste applicazioni di Office, è possibile utilizzare Controllo documento. È consigliabile utilizzare tale caratteristica prima di condividere una copia elettronica del documento di Office, ad esempio in un allegato di un messaggio di posta elettronica.
- Aprire il documento di Office nel quale si desidera verificare la presenza di informazioni personali o dati nascosti.
- Fare clic sul pulsante Microsoft Office
, scegliere Salva con nome e quindi digitare un nome nella casella Nome file per salvare una copia del documento originale.
Importante È consigliabile utilizzare Controllo documento su una copia del documento originale in quanto non è sempre possibile ripristinare i dati rimossi mediante questa caratteristica.
- Nella copia del documento originale fare clic sul pulsante Microsoft Office, scegliere Prepara e quindi Controlla documento.
- Nella finestra di dialogo Controllo documento selezionare le caselle di controllo relative ai tipi di contenuto nascosto che si desidera controllare. Per ulteriori informazioni sui singoli controlli, vedere Informazioni che è possibile individuare e rimuovere mediante Controllo documento
- Fare clic su Controlla.
- Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento.
- Fare clic su Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo relativi ai tipi di contenuto nascosto che si desidera rimuovere dal documento.
Importante Se si rimuove contenuto nascosto dal documento, potrebbe non essere possibile ripristinarlo facendo clic su Annulla.
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