Istruzioni ed esempi per ordinare e filtrare i dati per colore

L'ordinamento e il filtraggio dei dati per colore rappresentano una nuova interessante funzionalità di Microsoft Office Excel 2007. Con le istruzioni e gli esempi riportati di seguito sarà possibile conferire maggiore risalto ai report di Office Excel 2007.


Una luce che attraversa uno spettro di colori determina la visualizzazione di 6 colori su un foglio di lavoro

 Quando la luce bianca passa attraverso uno spettro di colori, vengono visualizzati sei colori: rosso, arancione, giallo, verde, blu e viola.

In questo articolo


Informazioni generali sull'ordinamento e il filtraggio dei dati per colore e set di icone

L'ordinamento e il filtraggio dei dati, insieme alla formattazione condizionale, costituiscono parte integrante dell'analisi dei dati e possono essere utili per rispondere a domande quali:

  • Chi ha venduto servizi per un valore superiore a 50.000 euro questo mese?
  • Quali prodotti presentano un incremento di fatturato superiore al 10% su base annua?
  • Quali studenti mostrano il profitto più elevato e il più basso nella classe del primo anno?
  • Dove sono le eccezioni in un riepilogo di profitti degli ultimi cinque anni?
  • Qual è la distribuzione complessiva per età dei dipendenti?

L'ordinamento consente di organizzare rapidamente i dati e di individuare quelli desiderati. I filtri consentono di visualizzare solo le righe che soddisfano i criteri specificati e di nascondere quelle non rilevanti, su una o più colonne di dati. La formattazione condizionale dei dati consente di esplorare visivamente e analizzare i dati, rilevare problemi critici e identificare schemi e tendenze. Queste tre funzionalità, insieme, consentono agli utenti di prendere decisioni più efficaci basate sui dati a disposizione.

In Office Excel 2007 è possibile ordinare e filtrare i dati in base al formato, ad esempio il colore della cella e il colore del carattere, indipendentemente dal fatto che le celle siano state formattate in modo manuale o condizionale.


Dati ordinati e filtrati per colore con una legenda


È inoltre possibile ordinare e filtrare i dati in base a un set di icone creato attraverso un formato condizionale. Un set di icone può essere utilizzato per annotare e classificare i dati in categorie, da tre a cinque, separate da un valore soglia. Ogni icona rappresenta un intervallo di valori. Ad esempio, nella tabella di set di icone riportata di seguito, nel set di icone con 3 frecce, la freccia verde rivolta verso l'alto rappresenta i valori più alti, la freccia gialla orizzontale rappresenta i valori intermedi, mentre la freccia rossa rivolta verso il basso rappresenta i valori più bassi.

Tabella di set di icone

Tabella di set di icone

In generale, la funzionalità di formattazione condizionale è stata notevolmente espansa in Office Excel 2007. È possibile formattare le celle utilizzando una scala a due colori, una scala a tre colori, barre dei dati e set di icone. È inoltre possibile formattare le celle contenenti specifici valori alfanumerici, di data e ora, i primi o gli ultimi valori, valori superiori o inferiori alla media, valori univoci o duplicati, nonché creare molte regole e gestirle più facilmente.

Per ulteriori informazioni sull'ordinamento, il filtraggio e la formattazione condizionale dei dati, utilizzare i collegamenti nella sezione Vedere anche.

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Utilizzo efficace dei colori per l'analisi dei dati

I colori piacciono a tutti e, se utilizzati in modo efficace, possono migliorare decisamente l'impatto e la leggibilità di un documento. Un utilizzo efficace dei colori e delle icone nei report di Excel può migliorare il processo decisionale, aiutando gli utenti a focalizzare l'attenzione sulle informazioni più importanti e a comprendere visivamente i risultati. Può inoltre trasmettere un'emozione positiva. Viceversa, un utilizzo non efficace dei colori può distrarre gli utenti e persino risultare invasivo se utilizzato eccessivamente. Le istruzioni riportate nelle sezioni seguenti consentono di utilizzare i colori in modo ottimale e di evitarne un utilizzo errato.


Ulteriori informazioni sui temi dei documenti      Office Excel 2007 consente di creare facilmente temi coerenti e di aggiungere stili ed effetti personalizzati. Invece di combinare manualmente i colori per ottenere un risultato efficace, è possibile sfruttare i temi di documento predefiniti che utilizzano combinazioni di colori di notevole effetto. Per formattare in modo semplice e veloce un intero documento conferendogli un aspetto professionale e moderno, è possibile applicare un tema del documento, ovvero un insieme di opzioni di formattazione che comprende un set di colori del tema, un set di caratteri del tema, inclusi i caratteri per l'intestazione e il corpo del testo, e un set di effetti del tema, inclusi le linee e gli effetti di riempimento. Per ulteriori informazioni sui temi, utilizzare i collegamenti nella sezione Vedere anche     .


Utilizzare i colori standard e limitare il numero di colori

Quando si ordinano e si filtrano i dati in base al colore, le scelte di colore vengono effettuate in base alle proprie preferenze. È tuttavia fondamentale chiedersi se le scelte effettuate saranno gradite e visibili anche dagli altri utenti. Anche se il computer in uso supporta la visualizzazione di 16.777.216 di colori in modalità colore a 24 bit, è comunque vero che la maggior parte degli utenti è in grado di distinguere solo una piccola parte di questi colori. Inoltre, la qualità dei colori può variare a seconda del computer in uso e possono verificarsi differenze in termini di illuminazione dell'ambiente, qualità della carta, risoluzione dello schermo e della stampante e impostazioni del browser. Infine, fino al 10% della popolazione ha problemi di distinzione e visualizzazione di alcuni colori. Queste sono variabili importanti sulle quali è probabile che non si abbia alcun controllo.

È invece possibile controllare variabili quali la scelta e il numero di colori nonché lo sfondo del foglio di lavoro o della cella. Una scelta accorta dei colori basata su principi assodati può agevolare la comunicazione del messaggio e la corretta interpretazione dei dati. È inoltre possibile corredare i colori di icone e legende per assicurarsi che gli utenti ne comprendano il significato.

Prestare attenzione al contrasto dei colori e allo sfondo

In generale è consigliabile utilizzare colori con un'elevata saturazione, quali il giallo brillante, il verde medio o il rosso scuro. Verificare che il contrasto tra lo sfondo e il primo piano sia elevato impostando, ad esempio, uno sfondo bianco o grigio per il foglio di lavoro con celle colorate oppure celle bianche o grigie con un carattere colorato. Se è necessario utilizzare un colore o un'immagine di sfondo, assicurarsi che il colore o l'immagine sia il più chiaro possibile in modo che il colore della cella o del carattere non risulti offuscato. Se la strategia utilizzata si basa unicamente sul colore del carattere, è consigliabile aumentare la dimensione del carattere o formattarlo in grassetto. Maggiore è la dimensione del carattere, più facile sarà per l'utente vedere e distinguere il colore. Se necessario, modificare o rimuovere l'evidenziazione alternata delle righe o delle colonne perché il colore dell'evidenziazione potrebbe interferire con il colore della cella o del carattere. Tutti questi accorgimenti agevoleranno notevolmente la comprensione e l'interpretazione dei dati da parte degli utenti.

Evitare di utilizzare combinazioni di colori che potrebbero ridurre la visibilità del colore o confondere l'utente, per non creare inavvertitamente illusioni ottiche o effetti grafici stancanti per la vista. Provare ad applicare un bordo alle celle per distinguere i colori problematici, ad esempio il rosso e il verde, se è inevitabile accostare questi colori. Utilizzare colori complementari e contrastanti per aumentare il contrasto ed evitare di utilizzare colori simili. È utile conoscere la ruota dei colori di base ed essere in grado di individuare colori simili, contrastanti e complementari.


Ruota dei colori di base

Callout 1 I colori simili sono disposti l'uno accanto all'altro sulla ruota dei colori. Ad esempio, il viola e l'arancione sono colori simili al rosso.
Callout 2 I colori contrastanti si trovano a tre colori di distanza. Ad esempio, il rosso e il verde sono colori contrastanti rispetto al rosso.
Callout 3 I colori complementari sono opposti l'uno all'altro sulla ruota dei colori. Ad esempio, il verde-blu è il colore complementare del rosso.

Se possibile, testare i colori scelti, mostrarli ad alcuni colleghi, provarli in diverse condizioni di illuminazione e sperimentare diverse impostazioni dello schermo e della stampante.

 Suggerimento   Se si stampa il documento a colori, verificare che risulti leggibile con i colori delle celle e dei caratteri impostati. Se il colore della cella è troppo scuro, provare a utilizzare un carattere bianco per migliorare la leggibilità.

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Scelta dei colori più adatti alle proprie esigenze

“ In sintesi, utilizzare il rosso, il giallo, il verde o il blu con uno sfondo bianco o grigio.”

Assegnare ai colori un significato in funzione dei destinatari e dello scopo previsto. Se necessario, inserire una legenda per specificare chiaramente il significato di ogni colore. La maggior parte delle persone è in grado di distinguere da sette a dieci colori su uno stesso foglio di lavoro. È possibile distinguere fino a 50 colori, ma questo richiederebbe una formazione specifica ed esula dagli scopi di questo articolo.

I 10 colori principali

La tabella riportata di seguito può essere utile per decidere quali colori utilizzare se si prevede di ordinare e filtrare i dati per colore. Questi colori assicurano un contrasto ottimale e, in genere, vengono distinti con la massima facilità dalla maggior parte delle persone.

Tabella di scelte di colore

Questi colori possono essere applicati facilmente alle celle e ai caratteri utilizzando i pulsanti Colore riempimento o Colore carattere nel gruppo Carattere della scheda Home.

Colori standard

Utilizzo di colori naturalmente significativi

Nella lettura di dati finanziari, i numeri negativi sono in rosso e i numeri positivi in nero. Poiché il rosso è per convenzione portatore di significato, se si desidera evidenziare i numeri negativi, si utilizzerà questo colore. A seconda del tipo di dati di cui si dispone, può essere possibile utilizzare colori specifici in quanto trasmettono un significato ai destinatari o magari perché il loro significato è convenzionalmente accettato. Ad esempio:

  • Se i dati riguardano letture della temperatura, è possibile utilizzare i colori caldi (rosso, giallo e arancione) per indicare le temperature più elevate e i colori freddi (verde, blu e viola) per indicare le temperature più basse.
  • Se i dati riguardano informazioni topografiche, è possibile utilizzare il blu per l'acqua, il verde per la vegetazione, il marrone per il deserto e le montagne e il bianco per il ghiaccio e la neve.
  • Se i dati riguardano il traffico e la sicurezza, è possibile utilizzare il rosso per condizioni di fermo e arresto, l'arancione per i pericoli inerenti apparecchiature, il giallo per le avvertenze, il verde per la sicurezza e il blu per le informazioni generali.
  • Se i dati riguardano resistenze elettriche, è possibile utilizzare la codifica a colori standard, ovvero marrone, rosso, arancione, giallo, verde, blu, viola, grigio e bianco.

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Alcuni esempi

Si supponga di dover preparare una serie di report relativi a descrizioni di prodotti, prezzi e livelli delle scorte. Nelle sezioni seguenti sono indicate le domande più frequenti sui dati di questo tipo e viene illustrato come sia possibile rispondere a ogni domanda mediante l'utilizzo di colori e set di icone.

Dati di esempio

Negli esempi vengono utilizzati i dati riportati di seguito.


Dati di esempio utilizzati negli esempi


Per copiare i dati in una cartella di lavoro vuota, effettuare le seguenti operazioni:

MostraPer salvare i dati di esempio in un file xlsx

  1. Avviare Blocco note.
  2. Selezionare il testo di esempio, quindi copiarlo e incollarlo in Blocco note.
  3. Salvare il file con un nome e un'estensione di file, ad esempio Prodotti.csv.
  4. Chiudere Blocco note.
  5. Avviare Office Excel 2007 .
  6. Aprire il file salvato da Blocco note.
  7. Salvare il file in formato xlsx.

MostraDati di esempio

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate  Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Quali tipi di confezioni vengono utilizzate per i prodotti?

Problema

È necessario individuare i diversi tipi di contenitori utilizzati per i prodotti ma non è presente una colonna Contenitore. È possibile utilizzare la colonna Quantità per unità per colorare manualmente le singole celle, quindi ordinare i dati per colore. È anche possibile aggiungere una legenda per specificare il significato di ogni colore.

Risultati


Risultati dell'esempio relativo al problema dei diversi tipi di confezioni per i prodotti


Soluzione

  1. Per colorare manualmente le celle in base alla combinazione di colori riportata nella tabella precedente, fare clic su ogni cella, quindi applicare ciascun colore utilizzando il pulsante Colore riempimento nel gruppo Carattere della scheda Home.

 Suggerimento   Per applicare rapidamente il colore selezionato in un'altra cella, fare clic sul pulsante Copia formato nel gruppo Appunti della scheda Home.

  1. Selezionare una cella nella colonna Quantità per unità quindi, nel gruppo Modifica della scheda Home fare clic su Ordina e filtra. Infine, fare clic su Ordinamento personalizzato.
  2. Nella finestra di dialogo Ordina selezionare Quantità per unità in Colonna, selezionare Colore cella in Ordina in base a, quindi fare clic due volte su Copia livello.
  3. In Ordine selezionare il colore rosso nella prima riga, il colore blu nella seconda e il colore giallo nella terza.

Le celle che non contengono nessuno di questi colori, ad esempio le celle colorate di bianco, rimarranno nella stessa posizione.

 Nota   I colori elencati sono i colori disponibili nella colonna. Non esiste un ordinamento predefinito basato sul colore e non è possibile creare un ordine personalizzato utilizzando un elenco personalizzato.

  1. Aggiungere una legenda utilizzando le celle accanto al report e servendosi della tabella riportata di seguito come guida.
Legenda:
Rosso scatole/confezioni
Blu lattine/barattoli
Verde bottiglie
Bianco (nessun dato)

Quali prodotti hanno un ricarico superiore al 67% o inferiore al 34%?

Problema

Si desidera visualizzare rapidamente i valori di ricarico più elevati o più bassi nella parte superiore del report.

Risultati


Risultati dell'esempio relativo al problema del ricarico dei prodotti


Soluzione

  1. Selezionare le celle E2:E26 quindi, nel gruppo Stile della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale e fare clic su Set di icone. Infine, selezionare il set di icone 3 frecce (colorate).
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna Ricarico, scegliere Ordina, quindi fare clic su Ordinamento personalizzato.
  3. Nella finestra di dialogo Ordina, selezionare Ricarico in Colonna, selezionare Icona cella in Ordina in base a, quindi fare clic su Copia livello.
  4. In Ordine selezionare la freccia verde rivolta verso l'alto nella prima riga e la freccia rossa rivolta verso il basso nella seconda riga.

Quali prodotti devono essere riordinati immediatamente?

Problema

Si desidera generare rapidamente un report dei prodotti che devono essere riordinati immediatamente e inviare il report al proprio staff.

Risultati


Risultati dell'esempio relativo al problema dei prodotti da riordinare


Soluzione

  1. Selezionare le celle I2:I26 quindi, nel gruppo Stile della scheda Home, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale, scegliere Regole evidenziazione celle e fare clic su Uguale a.
  2. Immettere nella prima casella e selezionare Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro nella seconda.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella formattata nella colonna, scegliere Filtro, quindi Filtro in base al colore della cella selezionata.

 Suggerimento   Posizionare il puntatore sul pulsante Filtro nell'intestazione di colonna per visualizzare il filtro applicato alla colonna.

Quali prodotti hanno i prezzi e i costi più alti e più bassi?

Problema

Si desidera raggruppare i prezzi e i costi più alti e più bassi nella parte superiore del report.

Risultati


Risultati dell'esempio relativo al problema dei prezzi e dei costi dei prodotti


Soluzione

  1. Per le celle C2:C26 e D2:D26, effettuare le seguenti operazioni:
    • Nel gruppo Stile della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale, quindi su Regole Primi/Ultimi e infine su Primi 10 elementi.
    • Immettere 1 nella prima casella e selezionare Riempimento giallo con testo giallo scuro nella seconda.
    • Nel gruppo Stile della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale, quindi su Regole Primi/Ultimi e infine su Ultimi 10 elementi.
    • Immettere 1 nella prima casella e selezionare Riempimento verde con testo verde scuro nella seconda.
  2. Per le colonne Costo e Prezzo, effettuare le seguenti operazioni:
    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul valore più basso, scegliere Ordina e fare clic su Colore cella selezionata all'inizio.
    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul valore più alto, scegliere Ordina e fare clic su Colore cella selezionata all'inizio.

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Si applica a:
Excel 2007