Information Rights Management in Office 2010

In questo articolo viene descritto come limitare le autorizzazioni per l'accesso al contenuto di documenti, cartelle di lavoro e presentazioni tramite Information Rights Management (IRM), disponibile in Microsoft Office 2010. Per informazioni sulla limitazione delle autorizzazioni per l'accesso al contenuto di messaggi di posta elettronica, vedere Introduzione all'utilizzo di IRM per i messaggi di posta elettronica.

Per informazioni sull'impostazione di una password per aprire o modificare un file, vedere l'articolo relativo alla protezione del documento, della cartella di lavoro o della presentazione tramite password, autorizzazioni e altre limitazioni. In altri articoli viene descritto l'utilizzo delle password per limitare o consentire le modifiche alla formattazione e proteggere gli elementi del foglio di lavoro o della cartella di lavoro.

Contenuto dell'articolo


Scopo e limitazioni di IRM

Information Rights Management (IRM) consente a singoli utenti e amministratori di specificare autorizzazioni di accesso per documenti, cartelle di lavoro e presentazioni, proteggendo in questo modo le informazioni personali per evitare che vengano stampate, inoltrate o copiate da persone non autorizzate. Dopo aver impostato autorizzazioni limitate per un file tramite IRM, le limitazioni di accesso e utilizzo vengono applicate indipendentemente dalla posizione delle informazioni, perché le autorizzazioni per un file di documento, cartella di lavoro o presentazione sono archiviate nel file stesso.

IRM consente ai singoli utenti di applicare le proprie preferenze personali in relazione alla trasmissione di informazioni personali o private e alle organizzazioni di applicare criteri aziendali per la gestione del controllo e della diffusione di informazioni riservate o proprietarie.

È possibile utilizzare IRM per eseguire le operazioni seguenti:

  • Impedire a un destinatario autorizzato di contenuto con limitazioni di inoltrare, copiare, modificare, stampare, inviare via fax o incollare il contenuto per l'utilizzo non autorizzato
  • Impedire la copia di contenuto con limitazioni tramite la caratteristica STAMP di Microsoft Windows
  • Limitare l'accesso al contenuto indipendentemente dalla destinazione
  • Supportare la scadenza dei file in modo che il contenuto dei documenti, delle cartelle di lavoro o delle presentazioni non sia più visualizzabile dopo un periodo di tempo specificato
  • Attivare criteri aziendali per la gestione dell'utilizzo e della diffusione di contenuto in ambito aziendale

IRM non può essere utilizzato per:

  • Impedire che il contenuto venga cancellato, rubato o acquisito e trasmesso tramite programmi dannosi, ad esempio trojan horse, keystroke logger e alcuni tipi di spyware
  • Impedire che il contenuto venga perso o danneggiato a causa di virus
  • Impedire che contenuto con limitazioni visualizzato su un monitor venga copiato a mano o ridigitato nella schermata di un destinatario
  • Impedire che un destinatario scatti una foto digitale del contenuto con limitazioni visualizzata su uno schermo
  • Impedire che contenuto con limitazioni venga copiato utilizzando applicazioni di acquisizione schermo di terze parti

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Tipi di file per cui è possibile gestire i diritti con IRM

Utilizzando IRM in Office 2010, è possibile gestire i diritti di file con estensione xps (XML Paper Specification) e i tipi di file seguenti::

File di Word

Tipo di file Estensione
Documento doc
Documento docx
Documento con attivazione macro docm
Modello dot
Modello dotx
Modello con attivazione macro dotm

File di Excel

Tipo di file Estensione
Cartella di lavoro xls
Cartella di lavoro xlsx
Cartella di lavoro con attivazione macro xlsm
Modello xlt
Modello xltx
Modello con attivazione macro xltm
Cartella di lavoro binaria non XML xlsb
Componente aggiuntivo con attivazione macro xla
Componente aggiuntivo con attivazione macro xlam

File di PowerPoint

Tipo di file Estensione
Presentazione ppt
Presentazione pptx
Presentazione con attivazione macro pptm
Modello pot
Modello potx
Modello con attivazione macro potm
Presentazione pps
Presentazione ppsx
Presentazione con attivazione macro ppsm
Tema di Office thmx

 Note 

  • Quando questi tipi di file vengono allegati a un messaggio di posta elettronica i cui diritti sono gestiti tramite Microsoft Outlook, la gestione dei diritti viene estesa automaticamente anche a tali file.
  • Quando si allega un file di messaggio con estensione msg a un messaggio di posta elettronica i cui diritti sono gestiti tramite Microsoft Rights Management, la gestione dei diritti non viene estesa automaticamente al messaggio allegato. IRM non consente di gestire i diritti per tipi di file con estensione msg.

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Configurazione del computer per l'utilizzo di IRM

Per utilizzare IRM in Office 2010, è necessario disporre almeno del client Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). Se si utilizza un computer che esegue Windows Vista, il client Windows Rights Management Services (RMS) è già installato. Se si utilizza un computer che esegue Windows XP, l'utente o l'amministratore di RMS deve installare il client Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). L'amministratore di RMS può configurare criteri IRM specifici della società che definiscono quali utenti possono accedere al contenuto e il livello di modifica consentito per i messaggi di posta elettronica. L'amministratore di una società può ad esempio definire un modello di diritti denominato "Informazioni aziendali riservate" in cui viene specificato che i messaggi di posta elettronica che utilizzano tale criterio possono essere aperti solo da utenti appartenenti al dominio della società.

Installazione del client di Windows Rights Management Services (RMS)

Windows Vista

  1. Fare clic sul pulsante Start e quindi scegliere Pannello di controllo.
  2. Fare clic su Programmi e quindi su Programmi e funzionalità. Nel riquadro sinistro fare clic su Installa un programma dalla rete. Selezionare Windows Rights Management Services Client e quindi fare clic su Aggiungi.

 Nota   Nella visualizzazione classica fare doppio clic su Programmi e funzionalità e quindi nel riquadro sinistro fare clic su Installare un programma dalla rete. Selezionare Windows Rights Management Services Client dall'elenco dei programmi e quindi fare clic su Aggiungi.

Windows XP

  1. Fare clic sul pulsante Start e quindi scegliere Pannello di controllo.
  2. Fare clic su Installazione applicazioni e quindi nuovamente su Installazione applicazioni. Nel riquadro sinistro fare clic su Aggiungi nuovi programmi. Selezionare Windows Rights Management Services Client dall'elenco dei programmi e quindi fare clic su Aggiungi.

 Nota   Nella visualizzazione classica fare doppio clic su Installazione applicazioni e quindi nel riquadro sinistro fare clic su Aggiungi nuovi programmi. Selezionare Windows Rights Management Services Client dall'elenco dei programmi e quindi fare clic su Aggiungi.

In alternativa, quando si tenta di aprire per la prima volta file i cui diritti sono gestiti tramite IRM, in Office 2010 verrà chiesto di scaricare il client Windows Rights Management Services se tale software non è disponibile nel computer in uso. Per ulteriori informazioni sul client Windows Rights Management Services, visitare il sito Web Microsoft Windows Server - Versioni precedenti.

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Download delle autorizzazioni

La prima volta che si tenta di aprire un documento, una cartella di lavoro o una presentazione con autorizzazioni limitate, è necessario connettersi a un server di licenze per verificare le credenziali e scaricare un contratto di licenza con l'utente finale. In tale contratto di licenza è definito il livello di accesso consentito per un file. Questo processo è richiesto per ogni file con autorizzazioni limitate. In altre parole, non è possibile aprire il contenuto con autorizzazioni limitate in assenza di un contratto di licenza con l'utente finale. Per il download delle autorizzazioni è necessario che Microsoft Office invii al server di licenze le credenziali dell'utente, che includono l'indirizzo di posta elettronica, nonché informazioni sulle autorizzazioni dell'utente. Le informazioni contenute nel documento, nella cartella di lavoro o nella presentazione non vengono invece inviate al server di licenze. Per ulteriori informazioni, leggere l'Informativa sulla privacy.

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Limitazione delle autorizzazioni per l'accesso al contenuto di file

Gli autori possono limitare le autorizzazioni per documenti, cartelle di lavoro e presentazioni in base ai singoli utenti, ai singoli file o ai singoli gruppi. Per impostare autorizzazioni limitate a livello di gruppo, è necessario il servizio di directory Microsoft Active Directory per l'espansione dei gruppi. Gli autori utilizzano la finestra di dialogo Autorizzazioni per assegnare agli utenti l'accesso Lettura e Modifica, nonché per impostare le date di scadenza del contenuto. L'autore Davide può ad esempio assegnare a Francesca le autorizzazioni per leggere un documento di Word ma non apportarvi modifiche. Davide può quindi assegnare a Barbara le autorizzazioni per apportare modifiche e consentirle di salvare il documento. Davide può inoltre decidere di consentire a Francesca e Barbara di accedere al documento per cinque giorni prima della scadenza del documento. Per informazioni sull'impostazione di una data di scadenza per un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, vedere Impostazione di una data di scadenza per un file.

Finestra di dialogo Autorizzazioni in Word

  1. Salvare il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.
  2. Fare clic sulla scheda File.
  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Nella scheda Informazioni in Word fare clic su Proteggi documento, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Accesso limitato.
    • Nella scheda Informazioni in Excel fare clic su Proteggi cartella di lavoro, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Accesso limitato.
    • Nella scheda Informazioni in PowerPoint fare clic su Proteggi presentazione, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Accesso limitato.
  4. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni eseguire una delle operazioni seguenti:
    • In Word selezionare Limita autorizzazioni per documento e quindi assegnare i livelli di accesso desiderati per ogni utente.
    • In Excel selezionare Limita autorizzazioni per cartella di lavoro e quindi assegnare i livelli di accesso desiderati per ogni utente.
    • In PowerPoint selezionare Limita autorizzazioni per presentazione e quindi assegnare i livelli di accesso desiderati per ogni utente.

È possibile che le opzioni disponibili siano limitate se un amministratore ha impostato criteri di autorizzazione personalizzati non modificabili dai singoli utenti.

Livelli di autorizzazione

  • Lettura     Gli utenti con l'autorizzazione Lettura possono leggere un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, che tuttavia non possono modificare, stampare o copiare.
  • Modifica     Gli utenti con l'autorizzazione Modifica possono leggere, modificare e salvare le modifiche apportate a un documento, a una cartella di lavoro o a una presentazione, ma non sono autorizzati a stampare.
  • Controllo completo     Gli utenti con l'autorizzazione Controllo completo dispongono di autorizzazioni complete e possono eseguire su un documento, una cartella di lavoro o una presentazione tutte le operazioni consentite all'autore, ovvero impostare la data di scadenza del contenuto, impedire la stampa e assegnare autorizzazioni agli utenti. Dopo la scadenza delle autorizzazioni degli utenti per un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, tale documento, cartella di lavoro o presentazione potrà essere aperta solo dall'autore o dagli utenti che dispongono del diritto Controllo completo per il documento, la cartella di lavoro o la presentazione in questione. Gli autori hanno sempre l'autorizzazione Controllo completo.
  1. Per assegnare a un utente l'autorizzazione Controllo completo, nella finestra di dialogo Autorizzazioni fare clic su Altre opzioni e quindi, nella colonna Livello di accesso fare clic sulla freccia e quindi su Controllo completo nell'elenco Livello di accesso.

Altre opzioni nella finestra di dialogo Autorizzazioni

  1. Dopo aver assegnato i livelli di autorizzazione, fare clic su OK.

Verrà visualizzata la barra dei messaggi su cui è indicato che per il documento, la cartella di lavoro o la presentazione è attiva la gestione dei diritti. Se è necessario apportare modifiche alle autorizzazioni di accesso del documento, alla cartella di lavoro o alla presentazione, fare clic su Modifica autorizzazioni.

Barra dei messaggi in Word

Se un documento, una cartella di lavoro o una presentazione con autorizzazioni limitate viene inoltrata a un utente non autorizzato, verrà visualizzato un messaggio con l'indirizzo di posta elettronica o l'indirizzo del sito Web dell'autore in modo che tale utente possa richiedere le autorizzazioni per il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

Finestra di dialogo in Word in cui è visualizzato un documento con autorizzazioni limitate inoltrato a un utente non autorizzato

Se l'autore sceglie di non includere l'indirizzo di posta elettronica, agli utenti non autorizzati verrà visualizzato un messaggio di errore.

Impostazione di una data di scadenza per un file

  1. Aprire il file.
  2. Fare clic sulla scheda File.
  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Nella scheda Informazioni in Word fare clic su Proteggi documento, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Accesso limitato.
    • Nella scheda Informazioni in Excel fare clic su Proteggi cartella di lavoro, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Accesso limitato.
    • Nella scheda Informazioni in PowerPoint fare clic su Proteggi presentazione, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Accesso limitato.
  4. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni eseguire una delle operazioni seguenti:
    • In Word selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per documento e quindi fare clic su Altre opzioni.
    • In Excel selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per cartella di lavoro e quindi fare clic su Altre opzioni.
    • In PowerPoint selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per presentazione e quindi fare clic su Altre opzioni.
  5. In Autorizzazioni aggiuntive per gli utenti eseguire una delle operazioni seguenti:
    • In Word selezionare la casella di controllo Data di scadenza per documento e quindi immettere una data.
    • In Excel selezionare la casella di controllo Data di scadenza per cartella di lavoro e quindi immettere una data.
    • In PowerPoint selezionare la casella di controllo Data di scadenza per presentazione e quindi immettere una data.
  6. Fare clic due volte su OK.

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Utilizzo di un account utente di Windows diverso per la gestione dei diritti dei file

  1. Aprire il documento, il foglio di lavoro o la presentazione.
  2. Fare clic sulla scheda File.
  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Nella scheda Informazioni in Word fare clic su Proteggi documento, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Gestisci credenziali.
    • Nella scheda Informazioni in Excel fare clic su Proteggi cartella di lavoro, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Gestisci credenziali.
    • Nella scheda Informazioni in PowerPoint fare clic su Proteggi presentazione, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti e quindi fare clic su Gestisci credenziali.
  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente selezionare l'indirizzo di posta elettronica dell'account che si desidera utilizzare e quindi fare clic su OK.
    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente fare clic su Aggiungi, digitare le credenziali del nuovo account e quindi fare clic due volte su OK.

Finestra di dialogo Seleziona utente

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Visualizzazione di contenuto con autorizzazioni limitate

Per visualizzare contenuto per il quale è stata attivata la gestione dei diritti e per il quale si dispone di autorizzazioni utilizzando Office 2010, è sufficiente aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

Se si desidera visualizzare le autorizzazioni di cui si dispone, fare clic su Visualizza autorizzazioni sulla barra dei messaggi o fare clic su una delle opzioni seguenti sulla barra di stato nella parte inferiore della schermata:

  • Il documento contiene criteri di autorizzazione Pulsante che mostra che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione contiene criteri di autorizzazione
  • La cartella di lavoro contiene criteri di autorizzazione Pulsante che mostra che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione contiene criteri di autorizzazione
  • La presentazione contiene criteri di autorizzazione Pulsante che mostra che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione contiene criteri di autorizzazione

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Si applica a:
Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010