Lavorare in maniera intelligente: Utilizzare Lync Online con Office 2010

Quando si utilizza Microsoft® Office 2010 con il software per le comunicazioni Microsoft® Lync™ Online , è possibile accedere a molte funzionalità di Lync Online direttamente dai programmi di Office 2010.

Se si utilizza una versione precedente di Office, vedere Lavorare in maniera intelligente: Utilizzare Lync Online con Office 2003 e Office 2007.

Selezionare l'operazione da eseguire


Visualizzare la scheda contatto di una persona e le opzioni di contatto disponibili in Lync Online

La scheda contatto visualizza informazioni dettagliate su una persona e fornisce diverse modalità di comunicazione. È possibile accedere alla scheda contatto di una persona direttamente dai programmi Office 2010 quando si visualizza l'indicatore di presenza di Lync Online accanto al nome della persona.

Visualizzare la scheda contatto di una persona e le opzioni di contatto disponibili in un programma di Office 2010

  • Scegliere l'indicatore di presenza di una persona, quindi fare clic sul pulsante Visualizza altre opzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzare la scheda contatto.

Scheda contatto e menu delle opzioni di contatto di Lync 2010

La tabella seguente descrive dove trovare l'indicatore di presenza e la scheda contatto di Lync Online nei programmi di Office 2010.

Programma Office 2010 Posizione
Client di messaggistica e collaborazione Microsoft® Outlook®

Caselle Da, A e Cc della posta elettronica

Risultati di ricerca Trova contatto

Barra Da fare, in Contatti rapidi

Regole pianificazione per una convocazione di riunione

Programma di elaborazione testi Microsoft® Word

Software per fogli di calcolo Microsoft® Excel®

Programma per presentazioni Microsoft® PowerPoint®

Nella scheda File, nella scheda Info, Persone correlate

Microsoft® SharePoint 2010 Team Services

Microsoft® SharePoint Workspace 2010 (noto in precedenza come Microsoft® Office Groove 2007)

Accanto al nome della persona

Utilizzare le funzionalità di Lync Online in Outlook 2010

Oltre a visualizzare la disponibilità e la scheda contatto della persona come descritto nella sezione precedente, è possibile utilizzare le seguenti funzionalità aggiuntive di Lync Online quando si lavora con Outlook 2010:

  • Rispondere a un messaggio di posta elettronica, a un contatto o a un'attività con un messaggio istantaneo o una chiamata
  • Ricercare rapidamente un contatto
  • Visualizzare l'elenco dei contatti nella Barra Da fare di Outlook
  • Pianificare una riunione online
  • Visualizzare le informazioni sulle chiamate, i messaggi vocali e le conversazioni di Lync Online

È inoltre possibile controllare quali funzionalità sono condivise tra Lync Online e Outlook 2010.

Rispondere a un messaggio istantaneo

  1. Nella Posta elettronica di Outlook, nella scheda Home, nel gruppo Rispondi, fare clic suMessaggio.

Risposta con un messaggio istantaneo di Lync 2010 in Outlook 2010

  1. Fare clic su Rispondi con messaggio istantaneo o Rispondi a tutti con messaggio istantaneo.

È inoltre possibile rispondere con un messaggio istantaneo in altre parti di Outlook:

  • In un messaggio di posta elettronica aperto, nella scheda Messaggio, nel gruppo Rispondi
  • Nei Contatti di Outlook, nella scheda Home, nel gruppo Comunicazione, nel menu Altro
  • Nelle Attività di Outlook, nella scheda Home, nel gruppo Rispondi

Rispondere con una chiamata

  1. Nella Posta elettronica di Outlook, nella scheda Home, nel gruppo Rispondi, fare clic su Altro, quindi fare clic su Chiama.

Risposta con una chiamata Lync 2010 in Outlook 2010

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti.
  • Fare clic sul nome o sul numero della persona che ha inviato il messaggio di posta elettronica.
  • Fare clic su Chiama tutti per avviare una conferenza audio Lync Online con tutti coloro che hanno ricevuto il messaggio di posta elettronica.

È inoltre possibile rispondere con un messaggio istantaneo in altre parti di Outlook:

  • In un messaggio di posta elettronica aperto, nella scheda Messaggio, nel gruppo Rispondi, nel menu Altro
  • Nei Contatti di Outlook, nella scheda Home, nel gruppo Comunicazione, nel menu Altro
  • Nei Contatti di Outlook, nella scheda Home, nel gruppo Comunicazione, nel menu Altro

Ricercare rapidamente un contatto

  • Nella casella Trova contatto di Outlook, iniziare a digitare il nome del contatto che si desidera trovare. Viene visualizzato un elenco dei risultati di ricerca non appena si inizia a scrivere.

Visualizzare l'elenco dei contatti nella barra Da fare di Outlook

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla Barra Da fare, scegliere Opzioni, quindi selezionare o deselezionare Mostra Contatti rapidi.
  2. (Facoltativo) Selezionare o deselezionare Mostra fotografia contatto.

Visualizzazione di contatti rapidi Lync in Outlook 2010

Pianificare una riunione online

  • Nella barra multifunzione Calendario di Outlook, nella scheda Home, nel gruppo Riunione online, fare clic su Riunione online (in Microsoft Outlook 2007) o Nuova riunione online (in Microsoft Outlook 2010).

Visualizzazione della cronologia delle conversazioni

  • Nel riquadro di spostamento di Outlook, fare clic sulla cartella Cronologia conversazione. La cartella contiene informazioni sulle chiamate, sui messaggi vocali e sule conversazioni di Lync Online.

Impostare le opzioni di integrazione di Outlook in Lync Online

  1. Nella finestra principale di Lync, fare clic sul pulsante Opzioni e scegliere Personale.
  2. Nell'elenco a discesa di Programma di gestione di dati personali, selezionare Microsoft Exchange o Microsoft Outlook oppure Nessuno.

Opzioni del Programma di gestione di dati personali di Lync 2010

Quando si seleziona Microsoft Exchange o Microsoft Outlook, la funzionalità di ricerca di Lync utilizza l'elenco contatti di Microsoft Outlook come origine dei contatti oltre all'elenco indirizzi globale. Se si seleziona Nessuno, la funzionalità di ricerca di Lync recupera solo i contatti dell'elenco indirizzi globale e non utilizza la rubrica di Windows o l'elenco contatti di Outlook.

  1. Se si seleziona Microsoft Exchange o Microsoft Outlook, effettuare una delle operazioni seguenti:
  • Per fare in modo che lo stato della propria presenza si aggiorni automaticamente quando si partecipa a una riunione pianificata, selezionare la casella di controllo Aggiorna presenza personale in base alle informazioni di calendario. Utilizzare le seguenti impostazioni per specificare anche gli utenti che possono visualizzare tali dati:
    • Per mostrare queste informazioni ai contatti del Gruppo di lavoro, selezionare la casella di controllo Mostra oggetto e sede della riunione ai contatti inclusi nella relazione di privacy Gruppo di lavoro.
    • Per mostrare ai contatti le informazioni Fuori sede, selezionare la casella di controllo Visualizza informazioni Fuori sede di Outlook ai contatti inclusi nelle relazioni di privacy Amici e parenti, Gruppo di lavoro e Colleghi. Deselezionare la casella di controllo per nascondere le informazioni Fuori sede a tutti i contatti.
  • Per salvare la cronologia delle conversazioni in Outlook, selezionare la casella di controllo Salva conversazioni istantanee nella cartella Cronologia conversazioni della posta elettronica. Se questa casella di controllo è deselezionata, la cronologia dei messaggi istantanei non viene conservata.
  • Per salvare la cronologia delle chiamate telefoniche in Outlook, selezionare la casella di controllo Salva registri chiamate nella cartella Cronologia conversazioni della posta elettronica. Se questa casella di controllo non è selezionata, la cronologia delle chiamate telefoniche non viene conservata.
  • Per salvare i contatti in Microsoft Exchange Server, selezionare la casella di controllo Salva i contatti di Lync nella cartella dei contatti personali nel server Exchange. Se questa casella è deselezionata, i contatti personali di Lync vengono conservati solo in Lync.

Impostare le opzioni di integrazione di Lync in Outlook 2010

  1. Nella scheda File di Outlook, fare clic su Opzioni, quindi scegliere Contatti.
  2. In Disponibilità online e fotografie, selezionare o deselezionare Visualizza la disponibilità online accanto a nome.

Visualizzazione dell'indicatore di presenza di Lync 2010 in Outlook 2010

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Avviare una sessione di condivisione di Lync Online in Word, PowerPoint o Excel

È possibile condividere un documento aperto in Word 2010, Excel 2010 o PowerPoint 2010 inviando una copia di un documento o avviando una sessione di condivisione con uno o più contatti.

Condividere un documento aperto dalla scheda File

Per inviare una copia del documento come allegato di un messaggio istantaneo, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nella scheda File, fare clic su Salva e invia, quindi scegliere Invia tramite messaggio istantaneo.
  2. Nel riquadro Invia tramite messaggio istantaneo, completare le caselle A, Oggetto e Messaggio.

Invio di un documento tramite Lync 2010 dalla scheda File di Office 2010

  1. Fare clic su Invia messaggio istantaneo.

Per avviare una sessione di collaborazione e condivisione di Lync Online per il documento, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nella scheda File, fare clic su Salva e invia, quindi scegliere Condividi finestra documento.
  2. Nel riquadro Condividi finestra documento, completare le caselle A, Oggetto e Messaggio.

Avvio di una una sessione di condivisione di Lync 2010 dalla scheda File di Office 2010

  1. Fare clic su Condividi ora.

Condividere un documento aperto dalla scheda Revisione

Per inviare una copia del documento come allegato di un messaggio istantaneo, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nella scheda Revisione, nel gruppo Condivisione, fare clic su Invia tramite messaggio istantaneo.

Invio di un documento aperto di Office come allegato di un messaggio istantaneo di Lync 2010

  1. Nella finestra Invia file, selezionare una o più persone dall'elenco Contatti o cercare altri contatti mediante la casella di ricerca.
  2. Fare clic su OK.

Per avviare una sessione di collaborazione e condivisione Lync Online per il documento, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nella scheda Revisione, nel gruppo Condivisione, fare clic su Condividi ora.

Condividere un documento aperto dalla scheda Revisione di Office

  1. Nella finestra Condividi ora, selezionare una o più persone dall'elenco Contatti o cercare altri contatti mediante la casella di ricerca.
  2. Fare clic su OK.

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