Attività di base in SharePoint Online per Office 365 per professionisti e piccole imprese

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Questo articolo include informazioni e descrizioni di alcune attività di base utili per imparare a utilizzare SharePoint Online per Office 365 per professionisti e piccole imprese.

• Introduzione a SharePoint Online
• Parti di un sito
• Caratteristiche specifiche del sito che influiscono sull'utilizzo
• Autorizzazioni e accesso
• Introduzione alla progettazione del sito Web
• Aggiunta di contenuto a un sito
• Gestione e utilizzo del contenuto di un sito

Introduzione a SharePoint Online

SharePoint Online offre una singola posizione integrata utilizzabile dai dipendenti per collaborare in modo efficiente con i membri del team, condividere conoscenze, nonché trovare risorse e informazioni dell'organizzazione.

Il sito di SharePoint Online è inizialmente costituito da due siti, ovvero il sito del team e il sito Web. È importante conoscere le differenze tra i due siti.

Sito del team    Sito interno nel quale i team o i gruppi dell'organizzazione possono mantenersi in contatto o collaborare a documenti e altri file. È possibile utilizzare il sito del team per archiviare documenti e condividerli con altri utenti, pubblicare annunci interni, pianificare riunioni, registrare attività e problemi, archiviare informazioni in elenchi e così via. Si possono inoltre creare vari siti secondari dai modelli di sito disponibili nel sito del team. È possibile, ad esempio, creare un blog per il team in cui i dipendenti possono condividere informazioni o un'area di lavoro riunioni per eventi sociali per organizzare gli eventi del team, le riunioni aziendali e così via.

Sito Web    Sito nel quale si progetta la presenza pubblica su Internet. Questo è il sito che verrà visitato dai clienti per accedere a informazioni sull'organizzazione. Il sito Web include tutti gli elementi fondamentali per iniziare a progettare il sito, ovvero raccolte per archiviare contenuto come logo, grafica o documenti da visualizzare nelle pagine del sito e ancora più importante lo strumento di progettazione di siti Web che consente di eseguire con facilità le attività di progettazione. Per ulteriori informazioni sul sito Web e lo strumento di progettazione, vedere la sezione successiva Introduzione alla progettazione del sito Web.

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Parti di un sito

Un sito è un gruppo di pagine Web correlate in cui un team può gestire progetti, archiviare dati e documenti, nonché condividere informazioni. Un team potrebbe ad esempio disporre di un proprio sito in cui archiviare pianificazioni, file e informazioni sulle procedure. Tutti i siti sono costituiti da elementi comuni che è necessario conoscere per poter utilizzare il prodotto, ovvero elenchi, raccolte, web part e visualizzazioni.

Elenchi    Un elenco è un componente di sito in cui un'organizzazione può archiviare, condividere e gestire informazioni. È ad esempio possibile creare un elenco di attività per tenere traccia delle assegnazioni oppure utilizzare un calendario per tenere traccia degli eventi di un team. È inoltre possibile condurre un sondaggio oppure ospitare discussioni in un'area discussioni.

 Nota    Sebbene sia possibile creare elenchi per uso interno nel sito Web pubblico, non è possibile condividere informazioni dagli elenchi nel sito Web pubblico.

Raccolte    Una raccolta è un tipo speciale di elenco in cui vengono archiviati file e informazioni sui file. È possibile definire la modalità di visualizzazione, verifica, gestione e creazione dei documenti nelle raccolte.

Visualizzazioni    Le visualizzazioni consentono di visualizzare gli elementi di un elenco o di una raccolta che hanno maggiore rilevanza o che meglio si adattano a uno scopo specifico. È ad esempio possibile creare una visualizzazione di tutti gli elementi di un elenco che si applicano a un reparto specifico oppure evidenziare documenti specifici di una raccolta. È possibile creare più visualizzazioni di un elenco o di una raccolta da cui gli utenti possono effettuare selezioni, nonché utilizzare una web part per mostrare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta in una pagina separata del sito.

Web part    Una web part è un'unità modulare di contenuto che costituisce un componente di base della maggior parte delle pagine di un sito. Se si dispone dell'autorizzazione per la modifica delle pagine di un sito, è possibile utilizzare le web part per personalizzare il sito e visualizzare immagini e grafici, parti di altre pagine Web, elenchi di documenti, visualizzazioni personalizzate di dati business e così via.

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Caratteristiche specifiche del sito che influiscono sull'utilizzo

Le impostazioni specifiche di installazione e configurazione di SharePoint determinano gli elementi visibili e le opzioni disponibili nel sito.

Autorizzazioni    Se si dispone del livello di autorizzazione Controllo completo, sarà possibile utilizzare l'intera gamma di opzioni per la gestione del sito. Se invece si dispone del livello di autorizzazione Collaborazione o Lettura, le opzioni e l'accesso al contenuto del sito saranno più limitati. Molte delle opzioni illustrate in questo articolo non sono disponibili per gli utenti con il livello di autorizzazione Lettura, che consente di leggere il contenuto ma non di modificarlo. Poiché le autorizzazioni sono progettate in modo da essere flessibili e personalizzabili, è possibile che nella propria organizzazione siano state configurate impostazioni univoche.

Personalizzazione    È possibile che nella propria organizzazione siano state apportate modifiche alle autorizzazioni e alla personalizzazione del sito, sia stata personalizzata la struttura di spostamento del sito e siano stati spostati alcuni controlli, come il menu Azioni sito, in un altro punto della pagina.

Versione di SharePoint    In questo articolo vengono fornite informazioni generali su SharePoint Online per Office 365 per professionisti e piccole imprese. Se l'organizzazione ha sottoscritto un piano diverso di Office 365 o utilizza una versione precedente di SharePoint, vedere la relativa Guida.

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Autorizzazioni e accesso

Per accedere al sito del team o al sito Web pubblico, è necessario disporre delle autorizzazioni appropriate. Per impostazione predefinita, le autorizzazioni per la collaborazione al sito del team vengono concesse alla maggior parte degli utenti nel sito. È probabile che un numero piuttosto limitato di utenti disponga invece delle autorizzazioni per la progettazione del sito Web pubblico. Gli amministratori della raccolta siti possono gestire le autorizzazioni per gli utenti in tutti i siti, mentre i proprietari dei siti possono gestire le autorizzazioni per gli utenti solo per i siti di loro proprietà. L'amministratore della raccolta siti o un proprietario di sito può aggiungere o rimuovere rapidamente gli utenti nei siti per cui gestisce le autorizzazioni tramite il collegamento Condividi sito nel menu Azioni sito.

• Per ulteriori informazioni sull'aggiunta o rimozione di utenti nel sito del team, vedere Gestire gli utenti nel sito del team.

• Per ulteriori informazioni sull'aggiunta o rimozione di utenti nel sito Web, vedere Gestire gli utenti nel sito Web.

 Nota    Gli amministratori di raccolte siti possono aggiungere utenti con le autorizzazioni di designer al sito Web.

I principali livelli di autorizzazione disponibili in SharePoint sono Controllo completo, Progettazione, Collaborazione e Lettura. I livelli di autorizzazione sono combinazioni di autorizzazioni raggruppate in genere il base alla tipologia di operazioni consentite. Il livello di autorizzazione Collaborazione, ad esempio, può essere assegnato a un utente che aggiungerà contenuto al sito del team, mentre il livello di autorizzazione Progettazione è appropriato per utenti che si occuperanno della progettazione del sito Web pubblico. Per ulteriori informazioni sui ruoli e i livelli di autorizzazione, vedere Ruoli predefiniti in un sito di SharePoint Online. Consultare inoltre la tabella seguente come riferimento rapido per stabilire il livello di accesso consentito al sito del team e al sito Web in base ai livelli di autorizzazione predefiniti.

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Introduzione alla progettazione del sito Web

SharePoint Online include funzionalità che consentono di progettare facilmente il sito Web pubblico per creare una presenza online per il proprio gruppo o la propria società. In questa sezione viene illustrato come utilizzare tali funzionalità in modo efficace per progettare un sito Web aziendale di aspetto professionale.

Sia per gli utenti che conoscono già gli strumenti per la progettazione di siti disponibili in Microsoft Office Live Small Business, che per i nuovi utenti, è consigliabile consultare prima di tutto le risorse seguenti per individuare gli argomenti specifici da approfondire.

Sito Web

Nel sito Web sono disponibili tutti i componenti necessari per iniziare con la progettazione del sito pubblico. Il sito Web contiene le raccolte fondamentali per l'archiviazione di contenuto come immagini, modelli, documenti e pagine Web correlati al sito Web. Sulla barra multifunzione nel sito Web sono disponibili le opzioni che consentono di gestire i file e avviare lo strumento di progettazione di siti Web di supporto per la creazione del sito pubblico.

Esistono due modi per accedere al sito Web:

1. In Office 365 per le piccole aziende fare clic su SharePoint Online nella barra di spostamento superiore.

—OPPURE—

1. Aprire il sito Web nel browser, fare clic su Accesso membri nella home page e immettere l'account e la password Windows Live ID nella finestra di dialogo delle credenziali.

 Nota    Se non si conosce l'URL (Uniform Resource Locator) del sito Web, contattare l'amministratore della raccolta siti.

2. Nella barra dei collegamenti superiore nel sito di SharePoint fare clic su sito Web.

Sono tre i componenti nel sito Web che nel loro insieme offrono un'interfaccia completa per la progettazione di siti, ovvero la barra multifunzione, le raccolte e lo strumento di progettazione di siti Web.

Barra multifunzione nel sito Web

La barra multifunzione nel sito Web consente di eseguire operazioni di base come la creazione, l'eliminazione e la modifica di pagine, la visualizzazione delle proprietà delle pagine, la visualizzazione di una pagina nel browser, il caricamento di documenti e l'aggiunta di utenti come designer al sito Web.

 Nota    La maggior parte delle opzioni sulla barra multifunzione è disponibile anche all'interno dello strumento di progettazione di siti Web. Ad esempio, è possibile aggiungere, modificare o eliminare pagine, visualizzare una pagina in anteprima o visualizzare le proprietà delle pagine anche nello strumento di progettazione di siti Web.

Le opzioni nella barra multifunzione potrebbero essere disattivate per uno dei motivi seguenti:

• L'azione dipende da altre azioni. Nell'elenco Pagine Web, ad esempio, alcune opzioni sulla barra multifunzione come Modifica, Elimina o Proprietà non sono disponibili fino a quando non si seleziona un elemento nell'elenco.
• L'opzione potrebbe non essere applicabile al contesto attivo per l'elenco o la raccolta. L'opzione Carica file, ad esempio, è disponibile solo nella raccolta Documenti, mentre le opzioni Elimina e Proprietà sono le uniche disponibili nella raccolta Modelli.

 Nota    La barra multifunzione non viene visualizzata all'interno della raccolta Immagini.

Raccolte

Il sito Web include un insieme di pagine Web e raccolte predefinite che consentono di archiviare il contenuto rilevante per il sito, come immagini, modelli o documenti. È possibile accedere a tali raccolte facendo clic sul collegamento corrispondente sulla barra di avvio veloce, ovvero l'area di spostamento a sinistra nel sito Web. Per informazioni sull'aggiunta di file a tali raccolte, vedere Aggiungere un file a una raccolta di seguito in questo articolo.

 Note 

• Gli elenchi e le raccolte nel sito Web non sono visibili per i visitatori esterni del sito Web e non sono accessibili dallo strumento di progettazione di siti Web. Per visualizzare gli elenchi e le raccolte nel sito Web, scegliere Salva e pubblica o Chiudi la pagina Web dal menu File.
• All'apertura di documenti di Microsoft Office da una raccolta è possibile che venga visualizzata una finestra di dialogo per richiedere l'immissione delle credenziali. In questo caso, chiudere o annullare la finestra di dialogo. Il documento dovrebbe essere aperto normalmente.

Per informazioni dettagliate, vedere la tabella seguente:

Strumento di progettazione di siti Web

Lo strumento di progettazione di siti Web semplifica il processo di progettazione del sito Web pubblico. Sono sufficienti pochi clic per eseguire attività di progettazione e modifica come le seguenti:

• Selezione di un tema e di uno stile per ottenere un aspetto e caratteristiche uniformi per l'intero sito Web.
• Progettazione della struttura di spostamento del sito per consentire ai visitatori di individuare facilmente le informazioni che cercano.
• Progettazione delle pagine del sito tramite le combinazioni di colori e i tipi di carattere disponibili.
• Aggiunta di un'intestazione e un piè di pagina per le pagine.
• Aggiunta e formattazione di testo nelle pagine Web, ad esempio creare elenchi puntati e numerati, modificare il tipo di carattere, impostare l'allineamento e così via.
• Aggiunta di elementi nelle pagine, come immagini, tabelle e collegamenti ipertestuali.
• Aggiunta di gadget, ovvero unità di informazioni modulari che consentono di visualizzare contenuto da un'ampia gamma di origini.

Barra multifunzione nello strumento di progettazione di siti Web

La barra multifunzione disponibile nello strumento di progettazione di siti Web include tre schede di base, ovvero Home, Inserisci e Progettazione, nonché una scheda contestuale Strumenti immagine che contiene opzioni specifiche per un particolare insieme di attività.

 Nella scheda Home sono disponibili le opzioni per eseguire attività di base e frequenti come la creazione di nuove pagine, la formattazione del testo, l'allineamento e così via.

 La scheda Inserisci include opzioni che consentono di inserire elementi nelle pagine, come immagini, collegamenti ipertestuali, tabelle, linee e gadget.

 Le opzioni della scheda Progettazione consentono di utilizzare gli elementi per modificare l'aspetto e le caratteristiche dell'intero sito Web.

 Nella scheda Strumenti immagine sono disponibili le opzioni per l'utilizzo delle immagini. Diversamente dalle altre tre schede, la scheda Strumenti immagine è contestuale, ovvero viene visualizzata solo quando si seleziona un'immagine in una pagina nello strumento di progettazione di siti Web.

Barra di accesso rapido

La barra di accesso rapido viene visualizzata sopra la barra multifunzione nello strumento di progettazione di siti Web. Utilizzare la barra di accesso rapido per eseguire le attività principali nello strumento di progettazione di siti Web, come salvare e pubblicare la pagina corrente, nonché visualizzare il sito Web nel browser.

Aspetto di una pagina nello strumento di progettazione di siti Web

Quando si apre una pagina nello strumento di progettazione di siti Web, il corpo della pagina è suddiviso in varie aree ognuna contenente testo segnaposto. Il contenuto all'interno delle aree è modificabile, pertanto è sufficiente fare clic nell'area, eliminare il testo segnaposto e digitare il contenuto desiderato. In un'area è possibile aggiungere testo, immagini, collegamenti ipertestuali, tabelle o gadget. Nello strumento di progettazione di siti Web una pagina Web può includere varie aree a seconda del layout della pagina.

Nella parte superiore di ogni area sono disponibili due quadratini di ridimensionamento che consentono di modificare la larghezza e la posizione dell'area nella pagina.

È possibile aggiungere o rimuovere aree, a seconda del layout di pagina. Per cambiare il layout di una pagina, fare clic sulla scheda Progettazione nello strumento di progettazione di siti Web, quindi fare clic su Layout nel gruppo Area e selezionare lo stile di layout che si desidera utilizzare. Nella pagina verranno aggiunte o rimosse automaticamente delle aree, in base allo stile di layout prescelto.

Attività di base nel sito Web

In questa sezione vengono illustrate tutte le attività di base che si eseguono nel sito Web, come l'apertura dello strumento di progettazione di siti Web e l'aggiunta o la modifica di una pagina.

Aprire lo strumento di progettazione di siti Web

È possibile aprire lo strumento di progettazione di siti Web nell'elenco Pagine Web nel sito Web.

1. Nel sito Web fare clic su Pagine Web sulla barra di avvio veloce.
2. Fare clic sulla scheda Pagine sulla barra multifunzione.
3. Sulla barra multifunzione fare clic su Progettazione nel gruppo Sito.

Aggiungere una pagina al sito Web

Nel sito Web è possibile aggiungere pagine tramite i diversi modelli predefiniti o utilizzando gli eventuali modelli personalizzati disponibili. Per impostazione predefinita, il sito Web include un insieme di pagine, ad esempio Home page, Chi siamo, Contattaci e Mappa del sito.

È possibile aggiungere una nuova pagina dalla barra multifunzione o tramite lo strumento di progettazione di siti Web. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiungere o eliminare una pagina.

Modificare una pagina Web

Per modificare una pagina Web, è possibile utilizzare l'opzione Modifica sulla barra multifunzione o lo strumento di progettazione di siti Web.

1. Nel sito Web fare clic su Pagine Web sulla barra di avvio veloce.
2. Fare clic sulla scheda Pagine sulla barra multifunzione.
3. Selezionare la casella di controllo accanto a una pagina Web e quindi fare clic su Modifica sulla barra multifunzione.

—OPPURE—

Fare clic su Progettazione sulla barra multifunzione e quindi nello strumento di progettazione di siti Web fare clic sul collegamento alla pagina, ad esempio Home page o Chi siamo.

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Aggiunta di contenuto a un sito

Nel sito del team o nel sito Web è possibile aggiungere elementi agli elenchi e file alle raccolte tramite un Web browser. I pulsanti che consentono di eseguire le operazioni più comuni si trovano sulla barra multifunzione, disponibile nella parte superiore della pagina per la maggior parte delle pagine di un sito.

I pulsanti della barra multifunzione potrebbero essere disattivati per uno dei motivi seguenti:

• L'azione non è applicabile o dipende da un'altra azione, ad esempio è necessario selezionare la casella di controllo relativa a un documento per poterlo estrarre.
• Non si dispone dell'autorizzazione necessaria per eseguire l'attività.
• La caratteristica non è abilitata per il sito, ad esempio è possibile che i flussi di lavoro non siano abilitati nel sito.

È inoltre possibile salvare file in una raccolta da alcuni programmi client compatibili con SharePoint Online. È ad esempio possibile salvare un documento di Microsoft Word in una raccolta in un sito di SharePoint mentre si utilizza Word.

Per aggiungere un elemento a un elenco o un file a una raccolta, è necessario disporre dell'autorizzazione per collaborare all'elenco o alla raccolta. Per ulteriori informazioni sul modo in cui l'organizzazione utilizza le autorizzazioni e i relativi livelli, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

Quando si aggiunge la voce o il file, altri utenti che dispongono dell'autorizzazione per la lettura dell'elenco possono visualizzare la voce o il file, a meno che non sia necessaria l'approvazione. In tal caso, la voce o l'elenco vengono archiviati in uno stato di attesa nell'elenco o nella raccolta fino a quando non vengono approvati da un utente con le autorizzazioni appropriate. Se durante l'aggiunta di un elemento o di un file si sta già visualizzando l'elenco o la raccolta, potrebbe essere necessario aggiornare il browser per visualizzare la nuova voce o il nuovo file.

Oltre alle autorizzazioni per l'aggiunta di contenuto agli elenchi e alle raccolte esistenti, è possibile disporre di autorizzazioni per creare nuovi elenchi e raccolte. I modelli per gli elenchi e le raccolte possono essere utilizzati come punto di partenza. In base al livello di autorizzazione, è inoltre possibile creare e personalizzare nuovi siti e pagine.

Elenchi (inclusi calendari e contatti)

Sebbene esistano diversi tipi di elenchi, inclusi calendari ed elenchi di contatti, la procedura per l'aggiunta di elementi è simile. Non è necessario pertanto apprendere nuove tecniche per utilizzare diversi tipi di elenchi. Un elemento di elenco contiene testo in una serie di colonne, ma alcuni elenchi possono consentire l'aggiunta di allegati all'elemento.

Aggiungere un elemento a un elenco

1. Nell'elenco in cui si desidera aggiungere l'elemento, fare clic sulla scheda Elementi sulla barra multifunzione (scheda Eventi per un calendario).
2. Fare clic su Nuovo elemento (Nuovo evento per un calendario).

    Suggerimento    Un altro metodo rapido per l'aggiunta di un evento a un calendario consiste nel posizionare il puntatore del mouse sulla data nel calendario e quindi fare clic su Aggiungi.

3. Completare i campi obbligatori e altri eventuali campi desiderati.
4. Fare clic su Salva.

Modificare o eliminare un elemento di un elenco

1. Posizionare il puntatore del mouse su un elemento e quindi selezionare la casella di controllo accanto a esso.

    Suggerimento    È possibile eseguire azioni su più elementi selezionando più caselle di controllo.

2. Nella scheda Elementi sulla barra multifunzione fare clic su Modifica elemento o Elimina elemento, a seconda delle esigenze.

In molti tipi di siti alcuni elenchi vengono creati automaticamente. Tali elenchi predefiniti possono spaziare da un'area discussioni a un elenco di tipo calendario. Se si dispone dell'autorizzazione appropriata, è inoltre possibile creare elenchi a partire da diversi tipi di modelli di elenco, che offrono la struttura e le impostazioni da utilizzare come punto di partenza.

Creare un elenco

1. Per creare un elenco, scegliere Altre opzioni di creazione dal menu Azioni sito .

    Nota    Se il menu Azioni sito non è visibile o se l'opzione di creazione non viene visualizzata, è possibile che non si disponga delle autorizzazioni necessarie per creare un elenco.

2. Nella pagina Crea fare clic sul tipo di elenco che si desidera creare, ad esempio Collegamenti.
3. Digitare un valore in Nome per l'elenco, completare altri eventuali campi desiderati e quindi fare clic su Crea.

Raccolte

Una raccolta è una posizione in un sito nella quale è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire file insieme agli altri membri del team. In ogni raccolta vengono visualizzati un elenco dei file e le informazioni principali su tali file, in modo che gli utenti possano individuare e utilizzare facilmente i file per attività di collaborazione.

È possibile aggiungere un file a una raccolta caricandolo dal Web browser. Dopo l'aggiunta, il file sarà visibile anche ad altri utenti dotati dell'autorizzazione appropriata. Se durante l'aggiunta si sta già visualizzando la raccolta, potrebbe essere necessario aggiornare il browser per rendere visibile il nuovo file.

Se si utilizza un'applicazione compatibile con SharePoint Online, è possibile creare un nuovo file a partire da un modello mentre si utilizza la raccolta. È inoltre possibile salvare un file nella raccolta da un'altra applicazione, ad esempio SharePoint Workspace o Microsoft Word.

Aggiungere un file a una raccolta

1. Nella raccolta in cui si desidera aggiungere il file fare clic sulla scheda Documenti sulla barra multifunzione.
2. Fare clic su Carica documento.
3. Selezionare il documento e quindi fare clic su OK.

 Suggerimento    Se si utilizza un'applicazione compatibile con SharePoint Online, come Microsoft Word 2010, è possibile trascinare i documenti da Esplora risorse nella finestra di dialogo Carica documento.

Aprire o eliminare un file in una raccolta

1. Posizionare il puntatore del mouse su un file e quindi selezionare la casella di controllo accanto a esso.
2. Nella scheda Documenti sulla barra multifunzione fare clic su Modifica documento o Elimina documento, a seconda delle esigenze.

Quando si creano molti tipi di siti, viene creata automaticamente una raccolta documenti predefinita denominata Documenti condivisi. Questa è una raccolta documenti che può essere utilizzata per archiviare diversi tipi di file. Se si dispone dell'autorizzazione per gestire gli elenchi, è possibile creare più raccolte, ad esempio una raccolta immagini per l'archiviazione delle immagini.

Creare una raccolta documenti

1. Per creare una raccolta documenti, scegliere Nuova raccolta documenti dal menu Azioni sito .

    Nota    Se il menu Azioni sito non è visibile o se l'opzione di creazione non viene visualizzata, è possibile che non si disponga delle autorizzazioni necessarie per creare una raccolta.

2. Digitare un valore in Nome per la raccolta, completare altri eventuali campi desiderati e quindi fare clic su Crea.

 Nota    Per visualizzare gli altri tipi di raccolte che è possibile creare, scegliere Altre opzioni di creazione dal menu Azioni sito. Posizionare il puntatore del mouse su un'opzione della raccolta per visualizzare la relativa descrizione.

Siti e pagine

È possibile utilizzare un sito per uno scopo di carattere generale, ad esempio per archiviare informazioni di riferimento utilizzate di frequente dal team, quali pianificazioni, linee guida e file. In alternativa, è possibile utilizzare un sito per uno scopo più specifico, ad esempio per tenere traccia di una riunione o per ospitare un blog in cui i membri dell'organizzazione inseriscono di frequente notizie e idee.

L'organizzazione può suddividere il contenuto del sito in siti distinti, gestibili separatamente. Ad esempio, ogni reparto dell'organizzazione potrebbe disporre di un sito specifico per il proprio team.

È possibile aggiungere contenuto ai siti aggiungendo elenchi e raccolte. Se si dispone dell'autorizzazione necessaria, è inoltre possibile aggiungere pagine al sito, ad esempio pagine web part (pagina web part: Tipo speciale di pagina Web che contiene una o più web part. In una pagina web part, i dati, come gli elenchi e i grafici, e il contenuto Web, come il testo e le immagini, vengono consolidati in un portale di informazioni dinamico basato su un'attività comune.) che consentono di utilizzare le web part per aggiungere rapidamente contenuto dinamico.

Se è necessario creare nuovi siti, è possibile scegliere tra diversi tipi di modelli da utilizzare come punto di partenza. La capacità di creare siti e siti secondari dipende dalla configurazione dei siti dell'organizzazione e dalle autorizzazioni necessarie per crearli.

Creare un sito

1. Per creare un sito, scegliere Nuovo sito dal menu Azioni sito .

    Nota    Se il menu Azioni sito non è visibile o se l'opzione di creazione non viene visualizzata, è possibile che non si disponga delle autorizzazioni necessarie per creare un sito.

2. Selezionare un modello di sito da Informazioni di rilievo o fare clic su Esplora tutto per visualizzare tutte le opzioni.
3. Digitare un valore in Titolo e Nome URL per il sito.
4. Se si seleziona un modello dalla raccolta Esplora tutto scegliere le opzioni desiderate e quindi fare clic su Crea.

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Gestione e utilizzo del contenuto di un sito

Per migliorare la produttività del team, è possibile gestire ed estendere in vari modi il contenuto di elenchi, raccolte e siti. Alcune caratteristiche consentono al team di trovare e utilizzare le informazioni in modo più efficiente, mentre altre consentono di gestire l'accesso alle informazioni.

Spostamento nel contenuto

Gli elementi di spostamento consentono agli utenti di visualizzare il contenuto necessario. Due elementi della struttura di spostamento che è possibile personalizzare sono la barra dei collegamenti superiore e la barra di avvio veloce.

Tramite le pagine di impostazioni relative a ogni elenco o raccolta, è possibile scegliere gli elenchi e le raccolte da visualizzare sulla barra di avvio veloce, nonché modificare l'ordine dei collegamenti, aggiungere o eliminare collegamenti e aggiungere o eliminare le sezioni in cui sono organizzati i collegamenti. Se ad esempio la sezione Elenco include troppi elenchi, sarà possibile aggiungere una nuova sezione relativa a Elenchi di attività in cui aggiungere collegamenti a elenchi di attività. Tutte queste modifiche alla barra di avvio veloce possono essere apportate all'interno di un Web browser. È inoltre possibile aggiungere collegamenti a pagine esterne al sito.

La barra dei collegamenti superiore consente agli utenti del sito di passare ad altri siti della raccolta siti visualizzando una riga di schede nella parte superiore di ogni pagina del sito. Quando si crea un nuovo sito, è possibile scegliere se includere il sito sulla barra dei collegamenti superiore del sito padre e se utilizzare tale barra.

Se il sito utilizza una barra dei collegamenti superiore esclusiva, è possibile personalizzare i collegamenti visualizzati sulla barra dei collegamenti superiore del sito. È inoltre possibile visualizzare su questa barra i siti creati all'interno del sito padre a condizione che siano configurati per ereditare la barra dei collegamenti superiore del sito padre, nonché includere collegamenti ad altri siti non contenuti nella raccolta siti.

Gestione dell'accesso al contenuto

Il proprietario o l'amministratore del sito può concedere i livelli di autorizzazione agli utenti e ai gruppi di SharePoint che includono gli utenti. Le autorizzazioni possono essere applicate a un sito, agli elenchi e alle raccolte di un sito e gli elementi di elenchi e raccolte.

È possibile assegnare livelli di autorizzazione diversi per oggetti diversi, ad esempio un elemento specifico quale un sito, un elenco, una raccolta, una cartella all'interno di un elenco o di una raccolta, un elemento di elenco o un documento.

Organizzazione di elenchi e raccolte

L'organizzazione degli elenchi e delle raccolte dipende dalle esigenze del gruppo e dalle preferenze relative all'archiviazione delle informazioni e alla modalità di esecuzione delle ricerche all'interno di tali informazioni. Una pianificazione adeguata consente di configurare la struttura ottimale per l'organizzazione.

Negli elenchi e nelle raccolte le informazioni sono memorizzate in colonne, ad esempio Titolo, Cognome o Società. È possibile utilizzare le colonne per ordinare e filtrare gli elementi del filtro come in un foglio di calcolo facendo clic sulle intestazioni di colonna in un elenco o in una raccolta. Le visualizzazioni consentono anche di visualizzare le voci di un elenco o gli elementi di una raccolta che hanno maggiore rilevanza.

Modificare la visualizzazione di un elenco o di una raccolta

1. Nell'elenco o nella raccolta in cui si desidera modificare la visualizzazione, fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta sulla barra multifunzione.
2. Nel gruppo Gestisci visualizzazioni, in Visualizzazione corrente fare clic sulla freccia accanto all'elenco delle visualizzazioni e quindi selezionarne una.

Se si ha necessità di memorizzare informazioni aggiuntive relative alle voci di elenco o ai file di una raccolta, è possibile aggiungere colonne che consentano di ordinare, raggruppare e creare più visualizzazioni dell'elenco. È ad esempio possibile ordinare un elenco in base alla data di scadenza o raggruppare le voci in base al nome del reparto.

Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, ad esempio riga singola di testo, elenco a discesa, numero calcolato da altre colonne o addirittura nome e fotografia di un utente del sito.

Creare una colonna

1. Nell'elenco o nella raccolta in cui si desidera creare la colonna fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta nella barra multifunzione.
2. Fare clic su Crea colonna.
3. Digitare un nome per la colonna e selezionare un tipo di colonna.
4. Selezionare eventuali impostazioni aggiuntive e quindi fare clic su OK.

È inoltre possibile utilizzare le colonne di un elenco o di una raccolta per creare visualizzazioni per consentire a reparti specifici di trovare le informazioni desiderate, quali le attività con la priorità più alta o tutti gli elementi assegnati a ogni utente. Per informazioni sulla creazione e la modifica di visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione.

Alcune caratteristiche degli elenchi consentono al team di creare e gestire elementi in modo efficiente in più elenchi o raccolte. È ad esempio possibile creare una colonna contenente informazioni sugli elementi di elenco e quindi condividerla con altri elenchi oppure, se si desidera rendere disponibile un file in più raccolte, è possibile copiarlo facilmente in altre raccolte del sito. Se il file è stato modificato, potrebbe venire richiesto di aggiornarlo.

Per informazioni sulla gestione di elenchi e raccolte di grandi dimensioni, vedere Gestire elenchi e raccolte che includono molti elementi.

Utilizzo delle funzionalità di accessibilità

I siti sono progettati in modo da poter accedere con facilità ad elenchi, raccolte e altre caratteristiche utilizzando soltanto sequenze di tasti. Una modalità di Accessibilità consente agli utenti delle tecnologie di accessibilità di interagire più facilmente con menu e controlli vari. Il collegamento Torna a contenuto principale consente agli utenti che si servono della tastiera di saltare collegamenti di spostamento ripetitivi per passare al contenuto più significativo in una pagina.

Il markup delle intestazioni è stato progettato per definire in modo più accurato la struttura e migliorare le modalità di spostamento per gli utenti che utilizzano screen reader. Le immagini caricate nel sito consentono di definire il testo alternativo personalizzato. È possibile ad esempio assegnare testo alternativo personalizzato all'immagine visualizzata nella home page nella web part Immagine sito o a un'immagine aggiunta a una raccolta immagini. Per la visualizzazione dei siti, le opzioni a contrasto elevato di Windows risultano molto utili agli utenti con ipovisione.

Per ulteriori informazioni sull'esplorazione di siti e l'utilizzo della modalità di Accessibilità, vedere Funzionalità di accessibilità.

Rilevamento delle versioni

È possibile configurare l'elenco o la raccolta per tenere traccia delle versioni, in modo da consentire il ripristino di una versione precedente se si commette un errore e la visualizzazione di una cronologia delle versioni relativa alle modifiche. Quando le versioni vengono rilevate, le revisioni delle voci o dei file e delle relative proprietà vengono archiviate, consentendo in tal modo una migliore gestione del contenuto revisionato e persino il ripristino di una versione precedente se ad esempio si commette un errore nella versione corrente. Il controllo delle versioni è particolarmente utile quando più utenti condividono progetti o quando le informazioni vengono sottoposte a diverse fasi di sviluppo e revisione.

 La versione principale pubblicata corrente è evidenziata e il numero di versione corrisponde a un numero intero.

 Viene creata una versione in caso di modifica delle proprietà o dei metadati.

 La prima versione di un file corrisponde sempre al numero di versione secondaria 0.1.

Il controllo delle versioni è disponibile per gli elementi di elenco di tutti i tipi di elenco predefiniti, inclusi calendari, elenchi per la gestione dei problemi ed elenchi personalizzati, nonché per tutti i tipi di file archiviabili nelle raccolte, tra cui le pagine web part.

Creazione condivisa di documenti

È possibile per due o più utenti modificare un documento di Word o una presentazione di PowerPoint nello stesso momento. Questa nuova caratteristica consente di leggere e scrivere parti di un file archiviate in SharePoint. È ad esempio possibile modificare un paragrafo in un documento di Word mentre un collega lavora su un altro paragrafo dello stesso documento nello stesso momento.

Ricezione di informazioni aggiornate sulle modifiche

RSS rappresenta uno strumento ottimale per distribuire e ricevere informazioni in un formato standardizzato, inclusi gli aggiornamenti a elenchi e raccolte. È possibile visualizzare le informazioni in un formato di file XML standardizzato con più programmi diversi, nonché sottoscrivere elenchi e raccolte impostando gli avvisi per essere informati in caso di modifica del contenuto.

Un team può utilizzare i feed al fine di personalizzarne il contenuto per i membri che li sottoscrivono e di offrire collegamenti ai relativi siti. I feed RSS consentono di tenere traccia facilmente dello stato del team e degli aggiornamenti dei progetti. Anziché dover visitare più siti del team, si ricevono automaticamente le ultime notizie o gli aggiornamenti da tali siti.

Gestione del flusso di lavoro

I flussi di lavoro consentono la collaborazione degli utenti sui documenti e la gestione delle attività di progetto tramite l'implementazione di processi aziendali specifici in documenti ed elementi di un sito. Grazie ai flussi di lavoro, le organizzazioni possono garantire processi aziendali coerenti migliorando inoltre l'efficienza e la produttività interna tramite la gestione delle attività e delle operazioni di processi aziendali specifici. In questo modo, gli utenti addetti possono concentrarsi sull'esecuzione delle attività anziché sulla gestione del flusso di lavoro.

I flussi di lavoro possono ridurre il costo e i tempi necessari per coordinare processi aziendali comuni, ad esempio l'approvazione di progetti o la revisione di documenti, tramite la gestione e la verifica delle attività per le risorse umane che tali processi comportano. Un'organizzazione ad esempio può creare e distribuire un flusso di lavoro personalizzato di base per gestire il processo di approvazione per bozze di documenti in una raccolta documenti.

Utilizzo dei tipi di contenuto

L'elenco o la raccolta può supportare più tipi di contenuto. In ambito aziendale, tali tipi consentono di organizzare, gestire e distribuire con maggiore efficienza grandi quantità di informazioni. Se l'elenco o la raccolta vengono configurati per consentire più tipi di contenuto, è possibile aggiungere i tipi di contenuto da un elenco di opzioni disponibili utilizzate di frequente nell'organizzazione, ad esempio Presentazioni commerciali o Contratti.

Dopo aver aggiunto un tipo di contenuto a un elenco o una raccolta, è possibile inserire in tale elenco o raccolta elementi del tipo aggiunto. Il pulsante Nuovo elemento dell'elenco o della raccolta consente agli utenti di creare nuovi elementi di tale tipo.

Uno dei principali vantaggi associati ai tipi di contenuto per elenchi e raccolte è costituito dalla possibilità di includere in un unico elenco o in un'unica raccolta più tipi di elementi o di documenti, ognuno dei quali può essere caratterizzato da metadati, criteri o comportamenti univoci. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei tipi di contenuto, vedere Utilizzare i tipi di contenuto per gestire il contenuto in un sito di SharePoint.

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