In questo articolo è contenuta una panoramica dei metodi utilizzabili per condividere un database di Access e dei fattori da prendere in considerazione per la scelta del più adatto alle proprie esigenze. Sono inoltre disponibili collegamenti a informazioni più dettagliate su ogni metodo.

Questo articolo presuppone che nei computer degli utenti che condivideranno il database sia installato Access. Per ulteriori informazioni sulla distribuzione di un database a utenti che non dispongono di Access, vedere l'articolo Distribuzione di un'applicazione di Access 2007.

Sebbene sia possibile condividere dati creando e distribuendo report, l'argomento non è oggetto di questo articolo. Per ulteriori informazioni sulla condivisione dei dati mediante la distribuzione di report, vedere l'articolo Distribuire un report in formato elettronico.

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• Panoramica

• Dividere un database

• Condividere un database utilizzando una cartella di rete

• Condividere un database utilizzando un sito di SharePoint

• Utilizzare Access con un server database

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Panoramica

Un database di Access è costituito da un insieme di oggetti, come tabelle, query e maschere. Nelle tabelle sono memorizzati i dati. Tutti gli altri tipi di oggetti di database consentono di utilizzare i dati memorizzati nelle tabelle. Per condividere un database è necessario condividere le tabelle, in quanto contengono i dati. Quando si condividono le tabelle, è importante assicurarsi che tutti gli utenti utilizzino le stesse tabelle, ovvero gli stessi dati.

Gli altri oggetti di database, come query, maschere, report e così via, non contengono dati, pertanto il fatto che tutti gli utenti utilizzino gli stessi oggetti riveste un'importanza minore. È infatti possibile che dall'impiego di copie diverse di tali oggetti derivi un vantaggio. Le opzioni disponibili per condividere il database sono diverse, in base alle proprie esigenze e risorse.

Metodi di condivisione

• Database diviso   Questa scelta è indicata se non si dispone di un sito di SharePoint o di un prodotto server database. Le tabelle vengono inserite in un file di Access e tutti gli altri oggetti vengono inseriti in un secondo file di Access, denominato database front-end. Il database front-end contiene collegamenti alle tabelle contenute nell'altro file. Ogni utente riceve una copia dal database front-end, pertanto vengono condivise solo le tabelle.
• Cartella di rete  Questa è l'opzione più semplice e che di conseguenza offre meno funzionalità. Il file di database è memorizzato in un'unità di rete condivisa e gli utenti lo utilizzano contemporaneamente. Se più utenti modificano i dati nello stesso momento, l'affidabilità e la disponibilità del database possono diventare un problema. Tutti gli oggetti di database sono condivisi.
• Sito di SharePoint  Questa scelta è indicata se si dispone di un server che esegue Windows SharePoint Services. La presenza di numerosi punti di integrazione con SharePoint consente di rendere l'accesso al database più conveniente. È possibile condividere il database in due modi, pubblicandolo oppure collegandosi a elenchi SharePoint.

  Pubblicando un database è possibile usufruire di numerose caratteristiche degli elenchi SharePoint e aprire maschere e report dal menu Visualizza di SharePoint. Poiché il file di database è memorizzato nel sito di SharePoint, tutti gli oggetti di database sono condivisi.

  Collegandosi agli elenchi SharePoint, vengono condivisi i dati, ma non gli oggetti di database. Ogni utente riceve una propria copia del database.

• Server database  Questo metodo è simile alla suddivisione di un database per l'aspetto che le tabelle sono memorizzate in rete e ogni utente dispone di una copia locale di un file di database di Access, che contiene collegamenti a tabelle, query, maschere, report e altri oggetti di database. Questa opzione costituisce la scelta migliore se si dispone di un server database. I server database sono ottimizzati per la condivisione di dati tra molti utenti. I benefici ottenuti dipendono dal prodotto server database in uso, ma in genere includono account utente e accesso selettivo ai dati, massima disponibilità dei dati e strumenti integrati per la gestione dei dati. Vengono condivise solo le tabelle.

Fattori da considerare

	Database diviso	Cartella di rete	Sito di SharePoint	Server database
Necessità di un prodotto server database	No	No	No	Si
Necessità di Windows Server 2003 o versione successiva	No	No	Si	No
Disponibilità dei dati	Buona	Adeguata per piccoli gruppi con scarse esigenze di modifica dei dati	Ottima	Ottima
Protezione	Dipende dall'adozione di misure aggiuntive	Offre il livello di protezione più basso	Ottima	Ottima
Flessibilità	Flessibile. Consente di sviluppare con semplicità nuove caratteristiche di database senza interrompere il lavoro. Gli utenti possono modificare la struttura degli oggetti nella propria copia locale.	Meno flessibile. Le attività di sviluppo possono essere eseguite con una copia fuori rete del database, che viene quindi sostituita all'originale. Non consente modifiche individuali alla struttura del database da parte degli utenti.	Flessibile. Dipende dal metodo di condivisione. La pubblicazione consente il controllo della disponibilità di maschere e report. Il collegamento consente agli utenti di modificare le proprie copie del database.	Flessibile. Consente di sviluppare con semplicità nuove caratteristiche di database senza interrompere il lavoro. Gli utenti possono modificare la struttura degli oggetti nella propria copia locale.

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Dividere un database

Quando si divide un database, lo si riorganizza in due file, ovvero un database back-end, contenente le tabelle di dati, e un database front-end, contenente tutti gli altri oggetti del database, quali query, maschere e report. Ogni utente interagisce con i dati utilizzando una copia locale del database front-end.

Per dividere un database, si utilizza la Divisione guidata database. Dopo avere completato l'operazione, è necessario distribuire il database front-end agli utenti.

Di seguito sono elencati i principali vantaggi di un database diviso:

• Miglioramento delle prestazioni  Le prestazioni del database migliorano in genere in modo significativo, perché in rete vengono inviati solo i dati. In un database non diviso, ma condiviso utilizzando una cartella di rete, vengono inviati in rete anche gli oggetti stessi del database ovvero tabelle, query, maschere, report, macro e moduli.
• Maggiore disponibilità  Poiché vengono inviati in rete solo i dati, le transazioni del database, ad esempio le modifiche dei record, vengono completate più rapidamente, il che consente una maggiore disponibilità dei dati per la modifica.
• Protezione avanzata  Se si archivia il database back-end su un computer che utilizza il file system NTFS, è possibile utilizzare le funzionalità di protezione NTFS per proteggere i dati. Poiché gli utenti accedono al database back-end utilizzando tabelle collegate, è meno probabile che intrusi riescano a ottenere l'accesso ai dati intercettando il database front-end o presentandosi come utenti autorizzati. Per impostazione predefinita, in Windows XP, Windows Vista e Windows Server 2003 viene utilizzato il file system NTFS.
• Maggiore affidabilità  Se un utente riscontra un problema e il database si chiude improvvisamente, eventuali danneggiamenti al file del database sono in genere limitati alla copia del database front-end aperta dall'utente. Poiché l'utente accede solo ai dati nel database back-end utilizzando le tabelle collegate, è molto meno probabile che il file del database back-end venga danneggiato.
• Ambiente di sviluppo flessibile  Ogni utente, poiché utilizza una copia locale del database front-end, può sviluppare in modo indipendente query, maschere, report e altri oggetti di database senza che ciò influisca sugli altri utenti. Analogamente, è possibile sviluppare e distribuire una nuova versione del database front-end senza interrompere l'accesso ai dati archiviati nel database back-end.

Per informazioni e istruzioni dettagliate sulla suddivisione di un database, vedere l'articolo Dividere un database.

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Condividere un database utilizzando una cartella di rete

Il modo più semplice per condividere un database consiste nel memorizzarlo in una cartella di rete condivisa. Sebbene si tratti del metodo più semplice, è anche quello con le maggiori limitazioni. Per prendere in considerazione questo metodo è necessario che siano soddisfatte tutte le condizioni elencate di seguito:

• Si prevede che il numero di utenti che utilizzeranno il database contemporaneamente sia molto ridotto.
• Il database non deve contenere campi di tipo Memo o, se li contiene, non devono essere aggiornati contemporaneamente da utenti diversi.
• Gli utenti non devono avere la necessità di personalizzare la struttura del database.

 Nota   Questo metodo di condivisione del database offre il livello di protezione più basso, in quanto ogni utente dispone di una copia completa del file di database e ciò aumenta il rischio di accesso non autorizzato.

Per condividere un database utilizzando una cartella di rete

1. Se non ne è già disponibile una, creare una cartella di rete condivisa.

   Per informazioni su questa operazione, fare riferimento alla Guida del sistema operativo del computer che si intende utilizzare per condividere il database. Se la cartella condivisa si trova su un server di rete, può essere necessario l'intervento dell'amministratore di rete.

2. Verificare che Access sia impostato per l'apertura in modalità condivisa nei computer di tutti gli utenti. Questa è l'impostazione predefinita, ma è opportuno verificarlo, in quanto se un utente apre il database in modalità di accesso esclusivo interferirà con l'utilizzo dei dati da parte degli altri utenti. Eseguire la procedura seguente su tutti i computer:
   1. Avviare Access.
   2. Fare clic sul pulsante con il logo di Microsoft Office  , quindi su Opzioni di Access.
   3. Nel riquadro sinistro della finestra di dialogo Opzioni di Access fare clic su Impostazioni avanzate.
   4. Nel riquadro destro della finestra di dialogo Opzioni di Access, nella sezione Impostazioni avanzate, in Modalità di apertura predefinita selezionare Condiviso.
   5. Fare clic su OK e quindi uscire da Access.
3. Copiare il file di database nella cartella condivisa. Dopo aver copiato il file, verificare che gli attributi di file siano impostati in modo da consentire l'accesso in lettura/scrittura. Per utilizzare il database, gli utenti devono disporre di accesso in lettura/scrittura.
4. Creare un collegamento al file di database nei computer di tutti gli utenti.

   Quando si inserisce il percorso del file di database nel campo della destinazione del collegamento, utilizzare un indirizzo UNC invece di utilizzare la lettera di unità mappata. Ad esempio, invece di F:\databasecampione.accdb, utilizzare \\nomecomputer\databasecondiviso.accdb.

    Nota   Questo passaggio può anche essere eseguito direttamente dagli utenti.

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Condividere un database utilizzando un sito di SharePoint

Access offre numerosi punti di integrazione con Windows SharePoint Services. Memorizzare i dati in una posizione centrale risulta molto utile ed è inoltre possibile usufruire delle caratteristiche di SharePoint per semplificare la gestione dell'accesso alle applicazioni e rendere disponibili i dati tramite un browser Web. Per una panoramica sull'integrazione di SharePoint, vedere l'articolo Introduzione all'integrazione dei dati tra Access e un sito di SharePoint.

È possibile condividere un database utilizzando SharePoint in due modi, pubblicando il database oppure spostando le tabelle in elenchi SharePoint e quindi collegandosi a tali elenchi dal database di Access.

Pubblicare un database su un sito di SharePoint

Quando si pubblica un database di Microsoft Office Access 2007 su un sito di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, il database potrà essere utilizzato da altri membri dell'organizzazione. Sarà possibile condividere le tabelle con altri utenti del sito, mentre si continua a utilizzare Access come front-end per le maschere, i report e le query del database. Se gli altri utenti dispongono di Access, è possibile rendere loro disponibili query, maschere e report come visualizzazioni.

Se ad esempio il sito di SharePoint contiene elenchi che consentono di tenere traccia dei problemi del servizio clienti e di memorizzare le informazioni sui dipendenti, è possibile creare un database in Access come front-end per tali elenchi. È possibile generare query di Access per analizzare tali problemi e report di Access per formattare e pubblicare report scritti per una riunione sullo stato del team. Se nel computer degli utenti è installato Access, le query e i report di Access diventano disponibili dal menu Visualizza relativo all'elenco SharePoint. Quando gli utenti visualizzano l'elenco sul sito di SharePoint, possono individuare e aprire query, report e altri oggetti di Access facendo clic sul menu Visualizza. Chi non dispone di Access potrà comunque visualizzare i dati negli elenchi utilizzando le visualizzazioni SharePoint.

La prima volta che un database viene pubblicato su un sito di SharePoint, in Access viene reso disponibile un elenco di server Web che consente di passare facilmente alla posizione in cui si desidera pubblicare, ad esempio una raccolta documenti. Dopo la pubblicazione del database, la posizione viene memorizzata e non è pertanto necessario individuare di nuovo il server per pubblicare eventuali modifiche.

La pubblicazione di un database su un sito di SharePoint è disponibile solo per i file di database salvati nel formato di Office Access 2007.

Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo Pubblicare un database su un sito di SharePoint.

Spostare i dati in elenchi SharePoint e connettersi agli elenchi

Con questo metodo ogni utente può modificare la propria copia del database, in quanto i dati vengono condivisi mediante il sito di SharePoint. Sebbene i vantaggi siano inferiori rispetto alla pubblicazione su un sito di SharePoint, questo metodo offre gli stessi benefici dell'utilizzo di un database diviso, con in più la convenienza della memorizzazione centrale dei dati. Poiché i dati si trovano in elenchi di SharePoint, è inoltre possibile renderli disponibili separatamente in rete utilizzando le caratteristiche di SharePoint.

Il metodo prevede tre passaggi:

1. Spostare i dati in elenchi SharePoint.
2. Creare collegamenti a tali elenchi.
3. Distribuire il file di database.

Per i primi due passaggi è possibile utilizzare la Migrazione guidata a sito di SharePoint, per il terzo passaggio è possibile utilizzare qualsiasi mezzo a propria disposizione.

Utilizzare la Migrazione guidata a sito di SharePoint

1. Nel gruppo Elenchi SharePoint della scheda Dati esterni fare clic su Passa a SharePoint.

    Nota   L'opzione è disponibile solo se il database è stato salvato nel formato di Office Access 2007.

2. Seguire i passaggi della Migrazione guidata a sito di SharePoint, specificando anche il percorso del sito di SharePoint.

   Per annullare il processo, fare clic su Interrompi.

3. Nell'ultima pagina della procedura guidata selezionare la casella di controllo Mostra dettagli per visualizzare ulteriori dettagli sulla migrazione.

   In questa pagina vengono indicate le tabelle che sono state collegate agli elenchi e vengono fornite informazioni su un percorso di backup e sull'URL per il database. Viene inoltre visualizzato un avviso se si verificano problemi durante la migrazione e viene fornito il percorso di una tabella registro in cui è possibile visualizzare ulteriori informazioni sui problemi.

4. Al termine della procedura guidata, fare clic su Fine.

   Se durante la procedura guidata viene visualizzato un avviso, esaminare la tabella registro ed eseguire le eventuali operazioni necessarie per assicurarsi che la migrazione dei dati sia stata completata correttamente. È ad esempio possibile che alcuni campi non vengano spostati o che vengano convertiti in un altro tipo di dati compatibile con un elenco SharePoint.

 Nota   Per visualizzare gli elenchi sul sito di SharePoint, fare clic su Elenchi sulla barra di avvio veloce oppure su Visualizza tutto il contenuto del sito. Potrebbe essere necessario aggiornare la pagina nel browser. Per visualizzare gli elenchi sulla barra di avvio veloce sul sito di SharePoint o per modificare altre impostazioni, ad esempio attivare il controllo delle versioni, è possibile modificare le impostazioni degli elenchi nel sito di SharePoint. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida del sito di SharePoint.

Per ulteriori informazioni sullo spostamento dei dati in elenchi SharePoint, vedere l'articolo Spostare un database e collegare le relative tabelle a un sito di SharePoint.

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Utilizzare Access con un server database

Per condividere il proprio database, è possibile utilizzare Access con un prodotto server database, ad esempio SQL Server. Questo metodo offre molti vantaggi, ma richiede l'impiego di software aggiuntivo, ovvero di un prodotto server database.

Vantaggi della condivisione di un database mediante un server database

• Prestazioni e scalabilità elevate  In molte situazioni, un server database offre prestazioni migliori rispetto a un solo file di database di Access. Molti server database offrono inoltre il supporto per database di dimensioni molto grandi, nell'ordine dei terabyte, dunque maggiori di circa 500 volte rispetto al limite attuale per i file di database di Access, ovvero due gigabyte. I prodotti server database operano in genere in modo estremamente efficiente, elaborando le query in parallelo, ovvero utilizzando più thread nativi nell'ambito di un singolo processo per l'elaborazione delle richieste degli utenti, e minimizzando i requisiti di memoria aggiuntiva quando vengono aggiunti altri utenti.
• Disponibilità migliorata  La maggior parte dei prodotti server database consente di eseguire il backup del database mentre questo è in uso. Di conseguenza, non è necessario imporre agli utenti di disconnettersi dal database per eseguire il backup dei dati. Questi prodotti inoltre, in genere gestiscono in modo estremamente efficiente la modifica e il contemporaneo blocco dei record.
• Protezione migliorata  Nessun database può essere reso completamente sicuro. I prodotti server database tuttavia, sono dotati di potenti funzioni di protezione che consentono di proteggere i dati dall'accesso non autorizzato. La maggior parte di questi prodotti offre protezione basata sugli account, consentendo di specificare gli utenti autorizzati alla visualizzazione delle singole tabelle. Anche se il front-end di Access viene ottenuto in modo improprio, l'uso non autorizzato dei dati è impedito dalla protezione basata sugli account.
• Recupero automatico  Alcuni prodotti server database dispongono di meccanismi di recupero automatico, che in caso di errori di sistema, ad esempio arresti anomali del sistema operativo o interruzioni di corrente, recuperano l'ultimo stato coerente del database in pochi minuti, senza bisogno dell'intervento dell'amministratore del database.
• Elaborazione basata su server  Utilizzare Access in una configurazione client/server contribuisce a ridurre il traffico di rete, mediante l'elaborazione delle query di database sul server prima dell'invio dei risultati al client. Lasciare l'elaborazione al server è in genere più efficiente, in particolare quando si lavora con set di dati di grandi dimensioni.

Procedura di base per utilizzare Access con un server database

La procedura esatta per utilizzare Access con un server database dipende dal prodotto server database in uso, ma la procedura di base è la stessa:

1. Spostare i dati dalle tabelle nel database di Access alle tabelle nel server database.
2. Collegarsi alle tabelle del server database dal file di database di Access.
3. Creare account utente appropriati nel server database.
4. Distribuire il file di database di Access.
5. Installare i driver di database necessari nei computer degli utenti.

Per informazioni specifiche sull'utilizzo di Access con SQL Server, vedere Spostare i dati di Access in un database di SQL Server utilizzando l'Upsize guidato(in inglese).

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