Utilizzare Access o Excel per gestire i dati

I fogli di calcolo automatizzati, ad esempio Microsoft Office Excel 2007, offrono un gran numero di funzionalità per il calcolo e la creazione di grafici per la visualizzazione e la modifica di dati tabulari. Possono inoltre essere utilizzati efficacemente per memorizzare elenchi di informazioni, ad esempio elenchi di indirizzi o inventari. Tuttavia, man mano che i requisiti degli elenchi crescono in complessità, può diventare difficile gestire i dati in un foglio di calcolo. Un'applicazione di database relazionali (database relazionale: Tipo di database in cui le informazioni vengono memorizzate in tabelle. Utilizza i valori corrispondenti di due tabelle per mettere in relazione i dati di una tabella con i dati dell'altra tabella. In un database relazionale in genere è possibile memorizzare un particolare tipo di informazioni una sola volta.), ad esempio Microsoft Office Access 2007, è più adatta alla creazione e all'utilizzo di elenchi complessi e offre strumenti più potenti per l'immissione, l'organizzazione, la gestione e il recupero dei dati.

Fare la scelta giusta non è facile se si desidera accedere e aggiornare le informazioni con il massimo delle prestazioni e della precisione. Dopo aver letto questo articolo, si sarà in grado di scegliere in modo consapevole l'applicazione che meglio si adatta ai dati a disposizione, nonché il modo in cui proteggere i dati stessi.

Per saperne di più


Differenze tra Access ed Excel

Office Access 2007 e Office Excel 2007 presentano molte somiglianze. Entrambe le applicazioni, infatti, consentono di:

  • Eseguire potenti query per ordinare e filtrare i dati.
  • Eseguire calcoli complessi per ottenere le informazioni desiderate.
  • Utilizzare visualizzazioni Tabella pivot e Grafico pivot per gestire i dati in modo interattivo.
  • Generare rapporti sui dati e visualizzarli in più formati.
  • Utilizzare maschere per aggiungere, modificare, eliminare e consultare i dati con facilità.
  • Creare una stampa unione di Microsoft Office Word 2007, ad esempio per produrre grandi quantità di etichette con indirizzi.
  • Collegarsi a dati esterni in modo da visualizzare, modificare ed eseguire query sui dati senza doverli importare.
  • Creare pagine Web per visualizzare i dati nel formato di sola lettura oppure per accedervi in un formato aggiornabile.
  • Importare dati da database esterni (Access, Microsoft SQL Server™) e da altri tipi di file (txt o htm).

Entrambe le applicazioni organizzano i dati in colonne, dette anche campi (campo: Elemento di una tabella che contiene un tipo specifico di informazioni, ad esempio un cognome. Un campo Titolo potrebbe ad esempio contenere Sig. o Sig.ra. Nei database, ad esempio in Microsoft SQL Server, i campi sono detti colonne.), in cui viene memorizzato un determinato tipo di informazione o tipo di dati (tipo di dati di un campo: Caratteristica di un campo che determina il tipo di dati che è possibile memorizzare. In un campo con tipo di dati Testo, ad esempio, è possibile memorizzare dati costituiti da testo o numeri, ma in un campo Numerico è possibile memorizzare solo dati numerici.). Nella parte superiore di ogni colonna, la prima cella viene utilizzata per assegnare un'etichetta alla colonna. Una differenza a livello terminologico è rappresentata dal fatto che la riga in Excel è chiamata record in Access.

È possibile ad esempio utilizzare Excel per creare un elenco relativo al personale con cinque colonne in cui organizzare i numeri identificativi dei dipendenti, i nomi, i cognomi, i numeri di telefono dell'ufficio e le date di assunzione. La riga di celle nella parte superiore di ogni colonna contiene un'etichetta di testo con la descrizione dei dati.

Excel, tuttavia, non è un sistema di gestione di database, ma un foglio di calcolo che consente di memorizzare informazioni in righe e colonne di celle dette fogli di lavoro. Viceversa, in Access i dati vengono memorizzati in tabelle (tabella: Oggetto che memorizza dati in record (righe) e campi (colonne). I dati riguardano generalmente una particolare categoria di elementi, ad esempio dipendenti o ordini.) molto simili ai fogli di lavoro, ma progettate per l'esecuzione di query complesse in relazione ai dati memorizzati in altre tabelle e posizioni, nonché in campi di altre tabelle.

Pertanto, sebbene entrambe le applicazioni siano ottime per la gestione dei dati, ognuna presenta vantaggi specifici, a seconda del tipo di dati che si desidera gestire e delle operazioni da eseguire con i dati.

Torna all'inizio Torna all'inizio

Scegliere l'applicazione da utilizzare

Per scegliere l'applicazione ideale per la memorizzazione dei dati, è necessario sapere se i dati sono o meno di tipo relazionale, ovvero se i dati possono essere o meno memorizzati in una singola tabella o foglio dati. I dati contenuti in una singola pagina o foglio sono detti dati lineari o non relazionali. L'elenco relativo al personale riportato in precedenza ne è un esempio. Non avrebbe senso memorizzare il cognome di un impiegato in una tabella diversa da quella che ne contiene il nome. I dati contenuti in ogni colonna consentono di descrivere la stessa identità, ovvero il dipendente.

Al contrario, se la tabella o il foglio di lavoro relativo al personale contenesse una serie di colonne con nomi simili, ad esempio Computer1, Computer2 e Computer3, i dati sarebbero di tipo relazionale e andrebbero memorizzarli in più tabelle. A tale scopo, sarà necessario utilizzare un'applicazione di database relazionali, ad esempio Access. In un database relazionale, ogni tabella contiene essenzialmente le informazioni su un unico tipo di dati, ad esempio impiegati, computer, eventi, prodotti oppure ordini. Se si ha la necessità di disporre di un database relazionale, significa che è stata individuata una relazione uno-a-molti (relazione uno-a-molti: Associazione fra due tabelle in cui il valore della chiave primaria di ogni record della tabella primaria corrisponde al valore del campo o dei campi corrispondenti di molti record nella tabella collegata.) all'interno dei dati. Ad esempio, se si utilizza un database con gli ordini dei clienti, una tabella conterrà i nomi dei clienti mentre un'altra ne conterrà gli ordini. Tenere presente che a un singolo cliente possono corrispondere diversi ordini. Potrebbe inoltre essere necessario utilizzare un'altra tabella per i dettagli dell'ordine, in quanto ogni ordine potrebbe presentare più articoli di una stessa linea. I dati relazionali, a causa dell'esigenza di utilizzare più tabelle correlate, vengono memorizzati meglio in Access.

Per ulteriori informazioni sui dati relazionali, fare clic sul collegamento disponibile nella sezione Vedere anche relativo alle nozioni di base sulla progettazione di database.

Esiste una correlazione diretta tra le dimensioni dei dati e la difficoltà di organizzarli in modo efficiente. Maggiore è la quantità di dati conservata, più numerosi saranno i vantaggi derivanti dalla loro memorizzazione in più tabelle di Access. Per consentire di gestire e conservare i dati in modo accurato, Access ed Excel dispongono di identificatori univoci. In Access, una chiave primaria (chiave primaria: Uno o più campi (colonne) il cui valore identifica in modo univoco ogni record di una tabella. Una chiave primaria non consente valori Null e deve sempre avere un indice univoco. La chiave primaria viene utilizzata per collegare una tabella alle chiavi esterne di altre tabelle.), raffigurata da un'icona a forma di chiave visibile nella visualizzazione Struttura della tabella, identifica in modo univoco ogni record. In Excel, ogni riga è numerata e ogni colonna è contrassegnata da una lettera, in modo che ogni cella o intervallo di celle disponga di un riferimento univoco, ad esempio B5.

Gli identificatori univoci consentono di preservare l'integrità dei dati e fanno sì che due righe, o record, non contengano gli stessi dati. Essi consentono inoltre di recuperare in modo rapido i dati durante le ricerche o l'ordinamento.

Quando utilizzare Access

Utilizzare Access quando:

  • È necessario utilizzare un database relazionale, ovvero più tabelle, per memorizzare i dati.
  • A un gruppo di dati originariamente lineari o non relazionali potrebbe essere necessario aggiungere più tabelle in un momento successivo.

Ad esempio, se si desidera registrare informazioni sui clienti, quali nomi e cognomi, indirizzi e numeri di telefono, ma si ritiene che queste informazioni potrebbero aumentare per includere azioni intraprese dai clienti, ad esempio gli ordini, è consigliabile valutare l'opportunità di memorizzare i dati in Access.

  • Si ha la necessità di conservare una grande quantità di dati, ovvero migliaia di voci.

Se, ad esempio, si lavora in una grande azienda, per memorizzare le informazioni sul personale è consigliabile utilizzare Access.

  • I dati conservati sono principalmente di tipo testo.
  • Si utilizzano più database esterni per derivare e analizzare i dati necessari.

Ad esempio, se è necessario importare o esportare regolarmente dati da database di Access, potrebbe essere più conveniente utilizzare Access per aumentare al massimo la compatibilità.

  • È necessario mantenere la connessione a un grande database esterno realizzato, ad esempio, con Microsoft SQL Server.
  • Si desidera eseguire query complesse.

Se ad esempio si lavora in un'azienda di grandi dimensioni che riceve ordini dei clienti, potrebbe essere necessario individuare i nomi dei clienti memorizzati in un database di SQL Server durante l'acquisizione dei nuovi ordini in Access. È possibile mantenere la connessione al database di SQL Server dalla visualizzazione Tabella di Access. Per l'aggiunta o la ricerca del nome di un cliente viene utilizzato il database di SQL, mentre i dettagli dei nuovi ordini appena inseriti vengono memorizzati localmente nelle tabelle di Access.

  • È necessario disporre di opzioni affidabili per l'aggiornamento dei dati poiché devono lavorare in molti al database.

Quando utilizzare Excel

Utilizzare Excel quando:

  • È necessaria una visualizzazione lineare o non relazionale dei dati, ovvero non si ha l'esigenza di utilizzare un database relazionale con più tabelle.

Ciò è particolarmente vero quando i dati sono per la maggior parte numerici, ad esempio nel caso in cui si desideri gestire un bilancio finanziario per un determinato anno.

  • Si desidera eseguire principalmente calcoli e confronti statistici sui dati, ad esempio per visualizzare un'analisi costi/benefici nel bilancio dell'azienda.
  • È noto che la dimensione del set dati è gestibile, ovvero non supera le 15.000 righe.

Torna all'inizio Torna all'inizio

Proteggere i dati in Access ed Excel

Aldilà dell'applicazione scelta, è importante sapere come proteggere i dati. Ecco alcuni suggerimenti:

  • Creare una copia di backup del file ogni volta che i dati vengono aggiornati.
  • Evitare di lasciare celle vuote nelle righe e nelle colonne che devono contenere dati. In Access è possibile evitare questo problema utilizzando la funzionalità di convalida dei dati.
  • Utilizzare l'opzione Mostra/Nascondi per rimuovere dati critici dalla visualizzazione, dove possibile.
  • Mettere in atto misure per il controllo dell'accesso degli utenti ai dati e per proteggere i dati. Le misure di protezione includono:
    • Crittografia
    • Password
    • Firme digitali
    • Privilegi di sola lettura

Per ulteriori informazioni sulla protezione dei dati, fare clic sui collegamenti riportati nella sezione Vedere anche.

Torna all'inizio Torna all'inizio

 
 
Si applica a:
Access 2007, Excel 2007