Modi per condividere un database di Access

Sono vari i metodi disponibili per condividere un database di Access. Il metodo più adatto dipende dalle specifiche esigenze e dalle risorse disponibili. Questo articolo include informazioni utili per la scelta del metodo di condivisione più appropriato. Sono inoltre disponibili collegamenti a informazioni più dettagliate su ogni metodo.

In questo articolo si presuppone che nei computer di tutti gli utenti che condivideranno il database sia installato Access. La tabella seguente contiene collegamenti ad articoli relativi ai metodi di condivisione che non richiedono l'installazione di Access.

Altri metodi di condivisione Strumenti richiesti Ulteriori informazioni
Distribuzioni con Access Runtime Access Runtime Distribuzione di un'applicazione di Access 2007
Report Posta elettronica. Potrebbero essere necessari altri programmi a seconda del formato del report. Distribuire un report in formato elettronico
Applicazione Web

Web browser; infrastruttura di Access Services (anche in modalità host)

 Nota   Questo articolo descrive le modalità di utilizzo di Access Services in un sito di SharePoint per condividere un database con altri utenti che dispongono di Access. L'articolo accessibile tramite il collegamento nella cella a destra descrive come condividere un database con utenti che non dispongono di Access.

Creare un database da condividere sul Web
Contenuto dell'articolo


Panoramica

Un database di Access è costituito da un insieme di oggetti, come tabelle, query e maschere. Nelle tabelle sono memorizzati i dati. Tutti gli altri tipi di oggetti di database consentono di utilizzare i dati memorizzati nelle tabelle. Per condividere un database è necessario condividere le tabelle, in quanto contengono i dati. Quando si condividono le tabelle, è importante assicurarsi che tutti gli utenti utilizzino le stesse tabelle, ovvero gli stessi dati.

Gli altri oggetti di database, come query, maschere, report e così via, non contengono dati, pertanto il fatto che tutti gli utenti utilizzino gli stessi oggetti riveste un'importanza minore. È infatti possibile che dall'impiego di copie diverse di tali oggetti derivi un vantaggio. Le opzioni disponibili per condividere il database sono diverse, in base alle proprie esigenze e risorse.

Metodi di condivisione

  • Database diviso     Questa scelta è indicata se non si dispone di un sito di SharePoint o di un prodotto server database. Le tabelle vengono inserite in un file di Access e tutti gli altri oggetti vengono inseriti in un secondo file di Access, denominato database front-end. Il database front-end contiene collegamenti alle tabelle contenute nell'altro file. Ogni utente riceve una copia dal database front-end, pertanto vengono condivise solo le tabelle.
  • Cartella di rete    Questa è l'opzione più semplice e con i minori requisiti, ma che di conseguenza offre meno funzionalità. Il file di database è memorizzato in un'unità di rete condivisa e gli utenti lo utilizzano contemporaneamente. Se più utenti modificano i dati nello stesso momento, l'affidabilità e la disponibilità del database possono diventare un problema. Tutti gli oggetti di database sono condivisi.
  • Sito di SharePoint    Sono disponibili alcune buone alternative se si dispone di un server che esegue SharePoint e in particolare di un server che esegue Access Services, ovvero un nuovo componente di SharePoint Server. La presenza di numerosi punti di integrazione con SharePoint consente di rendere l'accesso al database più comodo.

Esistono tre metodi per la condivisione con SharePoint:

  • Pubblicazione di un database tramite Access Services    Quando si pubblica un database, questo viene spostato nel Web. È possibile creare maschere e report Web eseguiti in una finestra del browser ed anche oggetti standard di Access, a volte chiamati oggetti "client" per distinguerli dagli oggetti Web. Per l'utilizzo degli oggetti di Access standard è necessario che Access sia installato, ma dato che il file di database è archiviato nel sito di SharePoint tutti gli oggetti del database sono condivisi.

 Nota   Quando si condivide un database tramite il Web e il database include oggetti client, il database viene definito ibrido. Gli utenti che non dispongono di Access potranno esclusivamente utilizzare gli oggetti del database Web, ma gli utenti con Access installato potranno utilizzare tutti gli oggetti del database.

  • Salvataggio di un database in una raccolta documenti    Questo metodo è simile al salvataggio di un database in una cartella di rete. Per ottenere una maggiore disponibilità dei dati è consigliabile valutare anche l'utilizzo di elenchi di SharePoint, anziché di tabelle di Access, per l'archiviazione dei dati.
  • Collegamento a elenchi    Con il collegamento a elenchi di SharePoint vengono condivisi i dati, ma non gli oggetti di database. Ogni utente utilizza una propria copia del database.
  • Server database    Questo metodo è simile alla suddivisione di un database, in quanto le tabelle sono memorizzate in rete e ogni utente dispone di una copia locale di un file di database di Access, che contiene collegamenti a tabelle, query, maschere, report e altri oggetti di database. Questa opzione costituisce la scelta migliore se si dispone di un server di database e tutti gli utenti dispongono di Access installato. I server di database sono ottimizzati per la condivisione di dati tra molti utenti. I benefici ottenuti dipendono dal software per server di database in uso, ma in genere includono account utente e accesso selettivo ai dati, massima disponibilità dei dati e validi strumenti integrati per la gestione dei dati. La maggior parte del software per server di database, inoltre, supporta l'interazione con versioni precedenti di Access e non è pertanto necessario che tutti gli utenti utilizzino la stessa versione. Vengono condivise solo le tabelle.

Fattori da considerare

Database diviso Cartella di rete Sito di SharePoint Server database
Necessità di un prodotto server database No No No Si
Necessità di SharePoint Foundation (noto in precedenza come Windows SharePoint Services) No No Si No
Necessità di Access Services in esecuzione in un server di SharePoint No No

Dipende dallo scenario:

Per il collegamento a elenchi e il salvataggio in una raccolta documenti non è necessario Access Services

Per la pubblicazione come database Web è necessario Access Services

No
Disponibilità dei dati Buona Adeguata per piccoli gruppi con scarse esigenze di modifica dei dati Ottima. Supporta scenari offline. Ottima
Sicurezza Dipende dall'adozione di misure aggiuntive Offre il livello di sicurezza più basso Ottima Ottima
Flessibilità Flessibile. Consente di sviluppare con semplicità nuove caratteristiche di database senza interrompere il lavoro. Gli utenti possono modificare la struttura degli oggetti nella propria copia locale. Meno flessibile. Le attività di sviluppo possono essere eseguite con una copia offline del database, che viene quindi sostituita all'originale. Non consente modifiche individuali alla struttura del database da parte degli utenti. Flessibile. Consente di utilizzare le autorizzazioni di SharePoint per il controllo dell'accesso e le modifiche di struttura. Consente l'utilizzo tramite browser di alcuni oggetti di database, come le maschere. Flessibile. Consente di sviluppare con semplicità nuove caratteristiche di database senza interrompere il lavoro. Gli utenti possono modificare la struttura degli oggetti nella propria copia locale.

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Dividere un database

Quando si divide un database, lo si riorganizza in due file, ovvero un database back-end, contenente le tabelle di dati, e un database front-end, contenente tutti gli altri oggetti del database, quali query, maschere e report. Ogni utente interagisce con i dati utilizzando una copia locale del database front-end.

Per dividere un database, si utilizza la Divisione guidata database. Dopo avere completato l'operazione, è necessario distribuire il database front-end agli utenti.

Di seguito sono elencati i principali vantaggi di un database diviso:

  • Miglioramento delle prestazioni    Le prestazioni del database migliorano in genere in modo significativo, perché in rete vengono inviati solo i dati. In un database non diviso, ma condiviso utilizzando una cartella di rete, vengono inviati in rete anche gli oggetti stessi del database ovvero tabelle, query, maschere, report, macro e moduli.
  • Maggiore disponibilità    Poiché vengono inviati in rete solo i dati, le transazioni del database, ad esempio le modifiche dei record, vengono completate più rapidamente, il che consente una maggiore disponibilità dei dati per la modifica.
  • Sicurezza avanzata    Se si archivia il database back-end in un computer che utilizza il file system NTFS, è possibile utilizzare le funzionalità di sicurezza NTFS per proteggere i dati. Poiché gli utenti accedono al database back-end utilizzando tabelle collegate, è meno probabile che intrusi riescano a ottenere l'accesso ai dati intercettando il database front-end o presentandosi come utenti autorizzati. Per impostazione predefinita, in Windows XP, Windows Vista e Windows Server 7 viene utilizzato il file system NTFS.
  • Maggiore affidabilità    Se un utente riscontra un problema e il database si chiude improvvisamente, eventuali danneggiamenti al file del database sono in genere limitati alla copia del database front-end aperta dall'utente. Poiché l'utente accede solo ai dati nel database back-end utilizzando le tabelle collegate, è molto meno probabile che il file del database back-end venga danneggiato.
  • Ambiente di sviluppo flessibile    Ogni utente, poiché utilizza una copia locale del database front-end, può sviluppare in modo indipendente query, maschere, report e altri oggetti di database senza che ciò influisca sugli altri utenti. Analogamente, è possibile sviluppare e distribuire una nuova versione del database front-end senza interrompere l'accesso ai dati archiviati nel database back-end.

Per informazioni e istruzioni dettagliate sulla suddivisione di un database, vedere l'articolo Dividere un database.

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Condividere un database utilizzando una cartella di rete

Il modo più semplice per condividere un database consiste nel memorizzarlo in una cartella di rete condivisa. Sebbene si tratti del metodo più semplice e con i requisiti di sistema minori, è anche quello meno affidabile. È necessario che siano soddisfatte tutte le condizioni elencate di seguito:

  • Si prevede che il numero di utenti che utilizzeranno il database contemporaneamente sia molto ridotto.
  • Il database non deve contenere campi di tipo Memo o, se li contiene, non devono essere aggiornati contemporaneamente da utenti diversi.
  • Gli utenti non devono avere la necessità di personalizzare la struttura del database.

 Nota   Questo metodo di condivisione del database offre il livello di protezione più basso, in quanto ogni utente dispone di una copia completa del file di database e ciò aumenta il rischio di accesso non autorizzato.

Per condividere un database utilizzando una cartella di rete

  1. Se non ne è già disponibile una, creare una cartella di rete condivisa.

Per informazioni su questa operazione, fare riferimento alla Guida del sistema operativo del computer che si intende utilizzare per condividere il database. Se la cartella condivisa si trova su un server di rete, può essere necessario l'intervento dell'amministratore di rete.

  1. Verificare che Access sia impostato per l'apertura in modalità condivisa nei computer di tutti gli utenti. Questa è l'impostazione predefinita, ma è opportuno verificarlo, in quanto se un utente apre il database in modalità di accesso esclusivo interferirà con la disponibilità dei dati. Eseguire la procedura seguente in tutti i computer:
    1. Avviare Access.
    2. Fare clic sulla scheda File e quindi su Opzioni.
    3. Nel riquadro sinistro della finestra di dialogo Opzioni di Access fare clic su Impostazioni client.
    4. Nel riquadro destro della finestra di dialogo Opzioni di Access, nella sezione Impostazioni avanzate, in Modalità di apertura predefinita selezionare Condiviso.
    5. Fare clic su OK e quindi uscire da Access.
  2. Copiare il file di database nella cartella condivisa. Dopo aver copiato il file, verificare che gli attributi di file siano impostati in modo da consentire l'accesso in lettura/scrittura. Per utilizzare il database, gli utenti devono disporre di accesso in lettura/scrittura.
  3. Creare un collegamento al file di database nei computer di tutti gli utenti.

Quando si inserisce il percorso del file di database nel campo della destinazione del collegamento, utilizzare un indirizzo UNC invece di utilizzare la lettera di unità mappata. Ad esempio, invece di F:\databasecampione.accdb, utilizzare \\nomecomputer\databasecondiviso.accdb.

 Nota   Questo passaggio può anche essere eseguito direttamente dagli utenti.

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Condividere un database utilizzando un sito di SharePoint

La scelta di SharePoint consente di ottenere i vantaggi della memorizzazione dei dati in una posizione centrale e inoltre di usufruire delle caratteristiche di SharePoint per semplificare la gestione delle autorizzazioni di accesso e rendere disponibili i dati tramite un Web browser.

Metodi per condividere un database utilizzando SharePoint


Pubblicare un database Web tramite Access Services

Access Services rende disponibile una piattaforma per la creazione di database utilizzabili nel Web. È possibile progettare e pubblicare un database Web tramite Access 2010 e SharePoint, quindi gli utenti potranno utilizzarlo in un Web browser.

Come funziona

Quando si pubblica un database Web, Access Services crea un sito di SharePoint che contiene il database e tutti gli oggetti del database e i dati vengono spostati in elenchi di SharePoint in tale sito.

 Nota   Per creare un database Web sono necessarie autorizzazioni Progettazione nel sito di SharePoint in cui si desidera pubblicarlo. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni di SharePoint, vedere la sezione Vedere anche.

Maschere e report eseguiti nel browser

Le maschere, i report e le macro dell'interfaccia utente vengono eseguiti nel browser. In questo modo i dati di Access possono essere aggiornati sullo schermo senza dover ricaricare l'intera pagina.

È possibile creare una maschera per facilitare gli spostamenti nell'applicazione. Il nuovo controllo di spostamento semplifica l'aggiunta di pulsanti di spostamento in stile Web standard in una maschera a questo scopo.

 Nota   Il riquadro di spostamento, ovvero la caratteristica utilizzata in Access per spostarsi tra gli oggetti in un database, non è disponibile in un Web browser.

I dati sono archiviati in elenchi di SharePoint

Tutte le tabelle diventano elenchi di SharePoint e i record diventano voci di elenco. In questo modo è possibile utilizzare le autorizzazioni di SharePoint per controllare l'accesso al database Web.

Le query e le macro di dati vengono eseguite nel server

Tutte le elaborazioni SQL sono eseguite nel server e ciò consente di migliorare le prestazioni della rete limitando il traffico ai set di risultati.

Condivisione su Internet

È possibile utilizzare SharePoint Online per pubblicare il database Web su Internet. SharePoint Online è una distribuzione di SharePoint su Internet gestita da Microsoft. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Vedere anche.

La prima volta che un database viene pubblicato in Access Services, è necessario specificare l'URL del server di SharePoint in cui si desidera eseguire la pubblicazione. Dopo la pubblicazione del database, la posizione viene memorizzata e non è pertanto necessario individuare di nuovo il server per pubblicare eventuali modifiche.

Utilizzo di oggetti client in un database ibrido

È possibile creare e salvare oggetti client in un database pubblicato tramite Access Services, ma tali oggetti client non possono essere utilizzati in un Web browser. Gli utenti che dispongono di Access potranno tuttavia aprire il database ibrido con Access e quindi utilizzare gli oggetti client pubblicati.

Si supponga, ad esempio, di aver creato un'applicazione Web per l'assistenza ai clienti. I clienti possono utilizzare alcune parti dell'applicazione in un Web browser. Altre parti dell'applicazione, ad esempio una tabella e la maschera che mostra gli sconti che può offrire un rappresentante di vendita ai clienti, sono disponibili solo se il database viene aperto con Access.

Per ulteriori informazioni sulla condivisione di un database tramite Access Services, vedere l'articolo Creare un database da condividere sul Web.

Salvare un file di database in una raccolta documenti di SharePoint

Questo metodo risulta comodo per gestire l'accesso a un database. È possibile salvare un database in qualsiasi raccolta documenti di SharePoint. Ciò consente di integrare la gestione dei file di database di Access con il resto dei documenti e delle informazioni aziendali.

 Nota   La pubblicazione di un database su un sito di SharePoint è disponibile solo per i file di database salvati nel formato di Office Access 2007.

Se ad esempio il sito di SharePoint contiene elenchi che consentono di tenere traccia dei problemi del servizio clienti e di memorizzare le informazioni sui dipendenti, è possibile creare un database in Access come front-end per tali elenchi. È possibile generare query di Access per analizzare tali problemi e report di Access per formattare e pubblicare report scritti per una riunione sullo stato del team. Se nel computer degli utenti è installato Access, le query e i report di Access diventano disponibili dal menu VisualizzaMenu Visualizza relativo all'elenco SharePoint. Quando gli utenti visualizzano l'elenco sul sito di SharePoint, possono individuare e aprire query, report e altri oggetti di Access facendo clic sul menu Visualizza. Chi non dispone di Access potrà comunque visualizzare i dati negli elenchi utilizzando le visualizzazioni SharePoint.

  1. Aprire il database che si desidera condividere.
  2. Fare clic sulla scheda File e quindi su Condividi.
  3. In Salva database con nome fare clic su SharePoint nella sezione Impostazioni avanzate.
  4. Nella finestra di dialogo Salva in SharePoint individuare la raccolta documenti che si desidera utilizzare.
  5. Controllare il nome e il tipo di file del database, apportare le eventuali modifiche necessarie e quindi fare clic su Salva.

Spostare i dati in elenchi SharePoint e connettersi agli elenchi

Con questo metodo ogni utente può modificare la propria copia del database, in quanto i dati vengono condivisi mediante il sito di SharePoint. Sebbene i vantaggi siano inferiori rispetto alla pubblicazione su un sito di SharePoint, questo metodo offre gli stessi benefici dell'utilizzo di un database diviso, con in più la convenienza della memorizzazione centrale dei dati. Poiché i dati si trovano in elenchi di SharePoint, è inoltre possibile renderli disponibili separatamente in rete utilizzando le caratteristiche di SharePoint.

Il metodo prevede tre passaggi:

  1. Spostare i dati in elenchi SharePoint.
  2. Creare collegamenti a tali elenchi.
  3. Distribuire il file di database.

Per i primi due passaggi è possibile utilizzare la Migrazione guidata a sito di SharePoint, per il terzo passaggio è possibile utilizzare qualsiasi mezzo a propria disposizione.

Utilizzare l'Esportazione guidata tabelle in SharePoint

  1. Nella scheda Strumenti database, nel gruppo Sposta dati, fare clic su SharePoint.

 Nota   L'opzione è disponibile solo se il database è stato salvato nel formato di file con estensione accdb.

  1. Seguire i passaggi dell'Esportazione guidata tabelle in SharePoint, specificando anche il percorso del sito di SharePoint.

Per annullare il processo, fare clic su Interrompi.

  1. Nell'ultima pagina della procedura guidata selezionare la casella di controllo Mostra dettagli per visualizzare ulteriori dettagli sulla migrazione.

In questa pagina vengono indicate le tabelle che sono state collegate agli elenchi e vengono fornite informazioni su un percorso di backup e sull'URL per il database. Viene inoltre visualizzato un avviso se si verificano problemi durante la migrazione e viene fornito il percorso di una tabella registro in cui è possibile visualizzare ulteriori informazioni sui problemi.

  1. Al termine della procedura guidata, fare clic su Fine.

Se durante la procedura guidata viene visualizzato un avviso, esaminare la tabella registro ed eseguire le eventuali operazioni necessarie per assicurarsi che la migrazione dei dati sia stata completata correttamente. È ad esempio possibile che alcuni campi non vengano spostati o che vengano convertiti in un altro tipo di dati compatibile con un elenco SharePoint.

 Nota   Per visualizzare gli elenchi sul sito di SharePoint, fare clic su Elenchi sulla barra di avvio veloce oppure su Visualizza tutto il contenuto del sito. Potrebbe essere necessario aggiornare la pagina nel browser. Per visualizzare gli elenchi sulla barra di avvio veloce sul sito di SharePoint o per modificare altre impostazioni, ad esempio attivare il controllo delle versioni, è possibile modificare le impostazioni degli elenchi nel sito di SharePoint. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida del sito di SharePoint.

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Utilizzare Access con un server database

Per condividere il proprio database, è possibile utilizzare Access con un prodotto server database, ad esempio SQL Server. Questo metodo offre molti vantaggi, ma richiede l'impiego di software aggiuntivo, ovvero di un prodotto server database.

Vantaggi della condivisione di un database mediante un server database

  • Prestazioni e scalabilità elevate    In molte situazioni, un server database offre prestazioni migliori rispetto a un solo file di database di Access. Molti server database offrono inoltre il supporto per database di dimensioni molto grandi, nell'ordine dei terabyte, dunque maggiori di circa 500 volte rispetto al limite attuale per i file di database di Access, ovvero due gigabyte. I prodotti server database operano in genere in modo estremamente efficiente, elaborando le query in parallelo, ovvero utilizzando più thread nativi nell'ambito di un singolo processo per l'elaborazione delle richieste degli utenti, e minimizzando i requisiti di memoria aggiuntiva quando vengono aggiunti altri utenti.
  • Disponibilità migliorata    La maggior parte dei prodotti server database consente di eseguire il backup del database mentre questo è in uso. Di conseguenza, non è necessario imporre agli utenti di disconnettersi dal database per eseguire il backup dei dati. Questi prodotti inoltre, in genere gestiscono in modo estremamente efficiente la modifica e il contemporaneo blocco dei record.
  • Maggiore sicurezza    Nessun database può essere reso completamente sicuro. I prodotti per server di database tuttavia, sono dotati di potenti funzioni di sicurezza che consentono di proteggere i dati dall'accesso non autorizzato. La maggior parte di questi prodotti offre meccanismi di sicurezza basati sugli account, consentendo di specificare gli utenti autorizzati alla visualizzazione delle singole tabelle. Anche se il front-end di Access viene ottenuto in modo improprio, l'uso non autorizzato dei dati è impedito dal sistema di sicurezza basato sugli account.
  • Recupero automatico    Alcuni prodotti server database dispongono di meccanismi di recupero automatico, che in caso di errori di sistema, ad esempio arresti anomali del sistema operativo o interruzioni di corrente, recuperano l'ultimo stato coerente del database in pochi minuti, senza bisogno dell'intervento dell'amministratore del database.
  • Elaborazione basata su server    Utilizzare Access in una configurazione client/server contribuisce a ridurre il traffico di rete, mediante l'elaborazione delle query di database sul server prima dell'invio dei risultati al client. Lasciare l'elaborazione al server è in genere più efficiente, in particolare quando si lavora con set di dati di grandi dimensioni.

Procedura di base per utilizzare Access con un server database

La procedura esatta per utilizzare Access con un server database dipende dal prodotto server database in uso, ma la procedura di base è la stessa:

  1. Spostare i dati dalle tabelle nel database di Access alle tabelle nel server database.
  2. Collegarsi alle tabelle del server database dal file di database di Access.
  3. Creare account utente appropriati nel server database.
  4. Distribuire il file di database di Access.
  5. Installare i driver di database necessari nei computer degli utenti.

Per informazioni specifiche sull'utilizzo di Access con SQL Server, vedere l'argomento Spostare dati di Access in un database di Microsoft SQL Server tramite l'Upsize guidato.

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Si applica a:
Access 2010