Creare un database di Access da condividere sul Web

È possibile utilizzare Access 2010 e Access Services, un nuovo componente di SharePoint, per creare applicazioni di database Web. In questo modo è possibile usufruire dei vantaggi seguenti:

  • Proteggere e gestire l'accesso ai dati
  • Condividere i dati nell'ambito di un'organizzazione o su Internet

     Nota    Per utilizzare un database Web è necessario un account utente. L'accesso anonimo non è supportato.

  • Creare applicazioni di database che possono essere utilizzate senza Access

In questo articolo viene fornita una panoramica della progettazione di database Web di Access. Per un'introduzione alla progettazione di database desktop, vedere gli articoli Creare un nuovo database desktop e Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Contenuto dell'articolo


Panoramica

Access 2010 e Access Services (un componente facoltativo di SharePoint) forniscono una piattaforma per la creazione di database utilizzabili sul Web. È possibile progettare e pubblicare un database Web utilizzando Access 2010 e SharePoint e gli utenti che dispongono di account di SharePoint utilizzano il database Web in un Web browser.

Funzionamento

Quando si pubblica un database Web, Access Services crea un sito di SharePoint contenente il database. Tutti gli oggetti e i dati del database vengono spostati negli elenchi SharePoint nel sito. Nel video seguente viene illustrato il processo.

Dopo la pubblicazione, i visitatori di SharePoint possono utilizzare il database in base alle autorizzazioni di cui dispongono per il sito di SharePoint.

  • Controllo completo    Consente di apportare modifiche ai dati e alla struttura.
  • Collaborazione    Consente di apportare modifiche ai dati, ma non alla struttura.
  • Lettura    Consente di leggere i dati, ma non di apportare modifiche.

È possibile aprire il database Web in Access, modificare la struttura e quindi sincronizzare le modifiche, per salvarle nel sito di SharePoint. Nel video seguente viene illustrato come apportare una modifica alla struttura dopo la pubblicazione del database Web.

È inoltre possibile disconnettere il database Web, utilizzare la versione offline e quindi sincronizzare le modifiche apportate ai dati e alla struttura quando si ritorna online.

 Nota   Per creare un database Web, è necessario disporre delle autorizzazioni Controllo completo per il sito di SharePoint in cui si desidera pubblicarlo. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni di SharePoint, fare riferimento alla sezione Vedere anche.

Esecuzione di maschere e report nel browser

Le maschere, i report e la maggior parte delle macro vengono eseguiti nel browser. In questo modo è possibile per Access aggiornare i dati sullo schermo senza ricreare l'intera pagina.

È possibile creare una maschera per consentire agli utenti di spostarsi nell'applicazione. A tale scopo, il nuovo controllo di spostamento consente di aggiungere facilmente a una maschera pulsanti di spostamento di tipo Web standard.

 Nota   Il riquadro di spostamento, ovvero la caratteristica utilizzata in Access per spostarsi tra gli oggetti in un database, non è disponibile in un Web browser.

Archiviazione dei dati in elenchi SharePoint

Tutte le tabelle si trasformano in elenchi SharePoint e i record in voci di elenco. In questo modo è possibile utilizzare le autorizzazioni di SharePoint per controllare l'accesso al database Web e per usufruire inoltre di altre funzionalità di SharePoint.

Sicurezza   La stringa di connessione per le tabelle collegate non è crittografata, inclusi il nome utente e la password se tali informazioni sono state salvate (e la destinazione del collegamento supporta gli account utente). Se un database include un collegamento a un elenco di SharePoint e tale collegamento include il nome utente e la password, un utente malintenzionato potrebbe modificare l'elenco di destinazione del collegamento utilizzando le credenziali salvate. Anche se le credenziali non sono salvate con la stringa di connessione, un utente malintenzionato potrebbe modificare le autorizzazioni sul sito di SharePoint con l'aiuto di un collaboratore in possesso di autorizzazioni sufficienti. Prestare attenzione quando si condividono copie di un database contenente collegamenti a elenchi in un database Web pubblicato.

Esecuzione di query e macro di dati nel server

Tutta l'elaborazione SQL viene eseguita nel server, in modo da migliorare le prestazioni della rete limitando il traffico ai set di risultati.

Intranet o Internet

È possibile eseguire la pubblicazione nel server di SharePoint Intranet oppure su Internet. Microsoft mette a disposizione una soluzione SharePoint ospitata esposta a Internet.

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Creare un database Web

In questa sezione vengono descritte le nuove caratteristiche principali e vengono illustrati i passaggi delle attività di progettazione di base da eseguire per creare un database Web.

Contenuto della sezione


Prima di iniziare

Prima di iniziare a progettare un database Web, è necessario eseguire alcune attività. Esistono inoltre differenze strutturali tra database Web e database desktop di cui è opportuno tenere conto, soprattutto se si è uno sviluppatore di Access esperto.

  • Determinare lo scopo del database    Preparare un piano chiaro, in modo da poter prendere decisioni appropriate nel corso della definizione dei dettagli della struttura.
  • Individuare e organizzare le informazioni necessarie    Non è possibile utilizzare tabelle collegate in un database Web. Tutti i dati che si desidera utilizzare non provenienti dal database devono essere importati prima della pubblicazione. Se si razionalizzano i dati prima di iniziare la progettazione, non sarà necessario modificare la struttura per adattarla a cambiamenti imprevisti relativi ai dati.
  • Identificare il sito di SharePoint che verrà utilizzato per la pubblicazione    Non è possibile eseguire la pubblicazione senza SharePoint. Se si desidera testare la struttura in un browser durante la progettazione (procedura consigliata), è necessario innanzitutto pubblicarla.
  • Pianificare la sicurezza    È possibile usufruire della sicurezza di SharePoint per controllare l'accesso al database Web. Pianificare tempestivamente la sicurezza in modo da poterla includere nella struttura.

Differenze strutturali tra database desktop e database Web

Alcune caratteristiche di database che possono essere utilizzate in un database desktop non sono disponibili con Access Services. Esistono tuttavia nuove caratteristiche che supportano molti degli stessi scenari delle caratteristiche desktop.

Nella tabella seguente vengono elencate le caratteristiche esclusive dei database desktop e la nuova caratteristica che supporta lo stesso scenario.

Scenario Caratteristica esclusiva di database desktop Nuova caratteristica
Progettazione di oggetti di database Visualizzazione Struttura Visualizzazione Foglio dati avanzata, visualizzazione Layout
Revisione di dati riepilogati, ad esempio somme, medie e gruppi Funzioni di gruppo Macro di dati, funzioni di gruppo in report
Programmazione di eventi VBA Macro e macro di dati, nuova esperienza di progettazione di macro con IntelliSense
Spostamento su un oggetto di database Riquadro di spostamento, pannelli comandi Controllo di spostamento o altro elemento della maschera

 Importante   È possibile creare molti oggetti client in un database Web, ma non è possibile utilizzarli in un browser. Tali oggetti tuttavia fanno parte del database Web e possono essere utilizzati in Access 2010 sul desktop. Gli utenti possono aprire il database Web in Access e quindi utilizzare gli oggetti client. È così possibile condividere in modo efficace un database e offrire nuove opportunità di collaborazione sul Web. Eventuali problemi di concorrenza vengono gestiti da SharePoint.

Caratteristiche esclusive per database desktop senza controparti in Access Services

 Nota   L'elenco seguente non è completo.

  • Query di unione
  • Query a campi incrociati
  • Controlli sovrapposti nelle maschere
  • Relazioni tra tabelle
  • Formattazione condizionale
  • Diverse azioni ed espressioni di macro

Valutare la possibilità di utilizzare un modello

Dopo aver determinato lo scopo di un'applicazione, valutare se può essere utile ricorrere a un modello di database. I modelli di database sono applicazioni predefinite che possono essere utilizzate così come sono o modificate in base alle proprie esigenze.

I modelli disponibili possono essere esaminati nella scheda Nuovo nella visualizzazione Backstage. Per ulteriori informazioni sui modelli forniti con Access 2010, vedere l'articolo Selezionare e utilizzare un modello di Access.

Iniziare con un database Web vuoto

  • Nella scheda File fare clic su Nuovo.

Scheda Nuovo nella visualizzazione Backstage

La scheda File consente di accedere alla visualizzazione Backstage, una nuova parte dell'interfaccia di Access in cui sono disponibili comandi che si applicano a un intero database, ad esempio Pubblica in SharePoint.

Nella visualizzazione Backstage la scheda Nuovo include comandi per la creazione di un database.

Caratteristiche della scheda Nuovo nella visualizzazione Backstage

Callout 1 In Modelli disponibili fare clic su Database Web vuoto.
Callout 2 Esaminare il nome di file proposto nella casella Nome file e il percorso del file di database sottostante. È possibile cambiare il nome del file digitandolo nella casella Nome file.
Callout 3 Per cambiare il percorso, fare clic sull'icona della cartella accanto alla casella Nome file per selezionare un percorso in cui inserire il file di database.
Callout 4 Fare clic su Crea. Verrà visualizzato il nuovo database Web con una nuova tabella vuota.

Progettare una tabella Web

 Nota   Per progettare una tabella Web, è necessario utilizzare la visualizzazione Foglio dati.

Quando si si crea un database Web vuoto, viene creata automaticamente una nuova tabella che viene aperta nella visualizzazione Foglio dati. È possibile utilizzare i comandi inclusi nelle schede Campi e Tabella per aggiungere campi, indici, regole di convalida e macro di dati, una nuova caratteristica che consente di modificare i dati in base agli eventi.

Dopo aver modificato e utilizzato la nuova tabella, è probabile che si desideri creare ulteriori tabelle.

Creare una nuova tabella Web

Con il database Web aperto:

  • Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella.

Una tabella appena creata contiene un campo ID Numerazione automatica (tipo di dati Numerazione automatica: In un database di Microsoft Access, un tipo di dati per i campi che consente di memorizzare automaticamente un numero univoco per ogni record aggiunto a una tabella. È possibile generare tre tipi di numeri: sequenziali, casuali e ID replica.). È possibile aggiungere nuovi campi per archiviare le informazioni necessarie per l'argomento della tabella, ad esempio un campo per archiviare la data di inizio di una verifica.

Aggiungere un campo dalla raccolta di campi

È possibile scegliere tra una vasta gamma di campi preformattati e aggiungerli alla tabella utilizzando la raccolta di campi.

  • Nel gruppo Aggiungi ed elimina della tabella Campi fare clic sul tipo di campo desiderato.

Aggiungere un campo facendo clic sul foglio dati

  1. Con la tabella aperta, fare clic su Fare clic per aggiungere e quindi selezionare un tipo di campo.
  2. Assegnare al campo un nome che ne rifletta il contenuto.

 Suggerimento   Per cambiare il nome di un campo esistente, fare doppio clic su di esso.

  1. Ripetere l'operazione per ogni campo che si desidera creare.

Modificare le proprietà di un campo

La formattazione e le proprietà determinano il comportamento di un campo, ad esempio il tipo di dati consentiti per l'archiviazione. È possibile modificare queste impostazioni in modo da adattare il comportamento del campo alle proprie esigenze.

  1. Selezionare il campo di cui si desidera modificare la formattazione e le proprietà.
  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi.
  3. Utilizzare i comandi inclusi nei gruppi Formattazione e Proprietà per modificare le impostazioni.

Aggiungere un campo calcolato

È possibile aggiungere un campo in cui visualizzare un valore calcolato a partire da altri dati contenuti nella stessa tabella. Non è possibile utilizzare dati di altre tabelle come origine dei dati calcolati. Alcune espressioni non sono supportate dai campi calcolati.

  1. Con la tabella aperta, fare clic su Fare clic per aggiungere.
  2. Posizionare il puntatore del mouse su Campo calcolato e quindi fare clic sul tipo di dati desiderato per il campo.

Verrà visualizzato il Generatore di espressioni.

  1. Utilizzare il Generatore di espressioni per creare il calcolo per il campo. Tenere presente che è possibile utilizzare solo altri campi della stessa tabella come origini dati del calcolo. Per informazioni sull'utilizzo del Generatore di espressioni, vedere l'articolo Utilizzare il Generatore di espressioni.

Configurare regole di convalida dei dati

È possibile utilizzare un'espressione per convalidare i dati immessi per la maggior parte dei campi, nonché i dati immessi per una tabella. Questa soluzione può rivelarsi utile se si desidera convalidare i dati immessi per un campo che non supporta la convalida o se si desidera convalidare l'input di un campo sulla base del valore di altri campi della tabella. Per una spiegazione più completa relativa alla convalida, vedere l'articolo Limitare gli input di dati utilizzando una regola di convalida.

È inoltre possibile specificare il messaggio visualizzato quando una regola di convalida impedisce l'immissione di dati. Questo messaggio è noto come messaggio di convalida.

Configurare una regola e un messaggio di convalida dei campi

  1. Selezionare il campo a cui si desidera aggiungere una regola di convalida.
  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi.
  3. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Regola di convalida campo.

Verrà visualizzato il Generatore di espressioni.

  1. Utilizzare il Generatore di espressioni per creare la regola di convalida. Per informazioni sull'utilizzo del Generatore di espressioni, vedere l'articolo Utilizzare il Generatore di espressioni.
  2. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Messaggio di convalida campo.
  3. Digitare il messaggio che si desidera visualizzare in caso di dati di input non validi e quindi fare clic su OK.

Configurare una regola e un messaggio di convalida dei record

È possibile utilizzare una regola di convalida dei record per evitare record duplicati o per richiedere che venga soddisfatta una determinata combinazione di fatti per il record, ad esempio [Data inizio] è maggiore di 1 gennaio 2010 e minore di [Data fine].

  1. Aprire la tabella a cui si desidera aggiungere una regola di convalida.
  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi.
  3. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Regola di convalida record.

Verrà visualizzato il Generatore di espressioni.

  1. Utilizzare il Generatore di espressioni per creare la regola di convalida. Per informazioni sull'utilizzo del Generatore di espressioni, vedere l'articolo Utilizzare il Generatore di espressioni.
  2. Nel gruppo Convalida campo fare clic su Convalida e quindi su Messaggio di convalida record.
  3. Digitare il messaggio che si desidera visualizzare in caso di dati di input non validi e quindi fare clic su OK.

Creare una relazione tra due tabelle Web

Per creare una relazione in un database Web, è necessario utilizzare la Ricerca guidata per creare un campo di ricerca. Il campo di ricerca viene inserito nella tabella lato "molti" della relazione e punta alla tabella lato "uno" della relazione.

Creare un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

  1. Aprire la tabella del lato "molti" della relazione.
  2. Fare clic sulla freccia accanto a Fare clic per aggiungere e quindi su Ricerca e relazione.
  3. Seguire i passaggi della Ricerca guidata per creare il campo di ricerca.

Modificare un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

  1. Aprire la tabella contenente il campo di ricerca che si desidera modificare.
  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Nel gruppo Proprietà della scheda Campi fare clic su Modifica ricerche.
    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo di ricerca e quindi scegliere Modifica ricerche.
  3. Seguire i passaggi della Ricerca guidata.

Mantenere l'integrità dei dati utilizzando macro di dati

È possibile implementare aggiornamenti ed eliminazioni a catena utilizzando macro di dati. I comandi della scheda Tabella consentono di creare macro incorporate per la modifica dei dati. Nel video seguente sono illustrate le nozioni di base.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di macro di dati, vedere l'articolo Creare una macro di dati.

Creare una query Web

È possibile utilizzare una query come origine dati per maschere e report. Le query vengono eseguite nel server, in modo da ridurre il traffico di rete.

Si supponga ad esempio di utilizzare un database Web per tenere traccia della beneficenza. Si desidera visualizzare chi ha effettuato donazioni durante un evento di beneficenza. È possibile utilizzare una query per selezionare i dati e prepararli per l'utilizzo in maschere e report.

 Nota   In questa procedura viene utilizzato come esempio il modello Beneficenza. È possibile seguire questa procedura se si crea un nuovo database utilizzando il modello di database Beneficenza.

  1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Query.
  2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su ogni tabella che si desidera includere e quindi fare clic su Chiudi.

In questo esempio fare doppio clic su Costituenti, Donazioni, Eventi e PartecipantiEventi.

  1. Creare i join necessari trascinando i campi da un oggetto a un altro nella finestra di struttura della query.

In questo esempio trascinare il campo ID da Costituenti sul campo IDCostituenteBenefattore in Donazioni e quindi trascinare il campo IDCostituenteBenefattore da Donazioni sul campo IDCostituente in PartecipantiEventi.

  1. Aggiungere i campi che si desidera utilizzare. È possibile trascinare i campi sulla griglia oppure fare doppio clic su un campo per aggiungerlo.

In questo esempio aggiungere Evento dalla tabella Eventi, DataDonazione dalla tabella Donazioni e Saluto, Nome e Cognome dalla tabella Costituenti.

  1. Aggiungere i criteri che si desidera applicare.

In questo esempio si desidera limitare DataDonazione in modo che sia compresa tra i valori DataInizio e DataFine dell'evento. In DataDonazione nella riga Criteri nella griglia della struttura della query digitare >=[DataInizio] And <=[DataFine].

Creare una maschera Web

Le maschere rappresentano il modo principale per immettere e modificare dati in un database Web e si rivelano utili inoltre per la revisione dei dati. Vengono eseguite nel browser, consentendo così di ottimizzare le prestazioni. Quando si apre una maschera, il browser recupera i dati necessari dal server di SharePoint. È possibile filtrare e ordinare i dati nella maschera senza doverli recuperare di nuovo dal server.

 Suggerimento   Per garantire prestazioni ottimali, limitare i record recuperati dalle maschere e dai report principali.

  1. Selezionare una tabella o una query da utilizzare come origine dati.

 Nota   Se si desidera creare una maschera non associata, ignorare questo passaggio.

  1. Nel gruppo Maschere della scheda Crea fare clic su uno dei pulsanti seguenti:
    • Maschera    Creare una maschera semplice in cui viene mostrato un record per volta utilizzando l'oggetto selezionato come origine dati.

 Nota   Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

  • Più elementi    Creare una maschera in cui vengono mostrati più record per volta utilizzando l'oggetto selezionato come origine dati.

 Nota   Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

  • Maschera vuota    Creare una maschera in cui non sono contenuti elementi.
  • Foglio dati    Creare una maschera con aspetto e comportamento simili a un foglio dati utilizzando l'oggetto selezionato come origine dati.

 Nota   Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

Creare un report Web

I report rappresentano il modo principale per esaminare o stampare i dati di un database Web. Vengono eseguiti nel browser, consentendo così di ottimizzare le prestazioni. Quando si apre un report, il browser recupera i dati necessari dal server di SharePoint. È possibile filtrare e ordinare i dati nel report senza doverli recuperare di nuovo dal server.

 Suggerimento   Per garantire prestazioni ottimali, limitare i record recuperati dalle maschere e dai report principali.

  1. Selezionare una tabella o una query da utilizzare come origine dati.
  2. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su uno dei pulsanti seguenti:
    • Report    Creare un report di base utilizzando l'oggetto selezionato come origine dati.
    • Report vuoto    Creare un report in cui non sono contenuti elementi.

Creare una maschera di spostamento e impostarla come maschera predefinita da visualizzare all'avvio

Gli utenti devono potersi spostare nell'ambito dell'applicazione. Tenere presente che il riquadro di spostamento non è disponibile in un Web browser. Per consentire agli utenti di utilizzare gli oggetti di database, è necessario offrire loro una soluzione. È possibile creare una maschera di spostamento e specificare che deve essere visualizzata ogni volta che l'applicazione viene aperta in un Web browser. Se inoltre non si specifica una maschera da visualizzare all'avvio dell'applicazione, non verrà aperta alcuna maschera, rendendo difficile a chiunque l'utilizzo dell'applicazione.

 Suggerimento   È possibile attendere fino all'ultimo momento prima di creare una maschera di spostamento, in modo da essere in grado di aggiungere tutti gli oggetti al momento della creazione della maschera.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Crea.
  2. Nel gruppo Maschere fare clic su Spostamento e quindi selezionare un layout di spostamento nell'elenco.
  3. Per aggiungere un elemento, trascinarlo dal riquadro di spostamento sul controllo di spostamento.

 Nota   È possibile aggiungere solo maschere e report a un controllo di spostamento.

  1. Aggiungere al corpo della maschera di spostamento gli altri controlli desiderati. È ad esempio possibile fornire la funzionalità di ricerca in tutte le maschere aggiungendo alcuni controlli alla maschera di spostamento.
Impostare la maschera di spostamento come maschera di visualizzazione Web predefinita
  1. In Guida nella scheda File fare clic su Opzioni.
  2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Access fare clic su Database corrente.
  1. In Opzioni applicazione fare clic su Maschera di visualizzazione Web e quindi selezionare nell'elenco la maschera desiderata.

 Nota    Non è necessario selezionare la maschera di spostamento come maschera di visualizzazione Web. È possibile specificare qualsiasi maschera Web.

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Pubblicare e sincronizzare le modifiche apportate a un'applicazione

Pubblicare un database Web

 Nota    Nella sezione Panoramica è disponibile un video di questo processo.

  1. Nella scheda File fare clic su Salva e pubblica e quindi su Pubblica in Access Services.
  2. Fare clic su Esegui verifica compatibilità.
    Pulsante Esegui verifica compatibilità nella visualizzazione Backstage di Access
    Verifica compatibilità consente di verificare che il database venga pubblicato correttamente. Se vengono rilevati problemi, è consigliabile risolverli prima della pubblicazione.

     Nota    I problemi rilevati vengono memorizzati in una tabella denominata Problemi di compatibilità Web. Ogni riga della tabella contiene un collegamento a informazioni per la risoluzione dei problemi.

  3. In Pubblica in Access Services specificare le informazioni seguenti:
  • Nella casella URL server digitare l'indirizzo Web del server di SharePoint in cui si desidera pubblicare il database, ad esempio http://Contoso/.
  • Nella casella Nome sito digitare un nome per il database Web. Questo nome verrà aggiunto all'URL del server in modo da ottenere l'URL dell'applicazione. Ad esempio, se l'URL del server è http://Contoso/ e il nome del sito è ServizioClienti, l'URL sarà http://Contoso/ServizioClienti.
  1. Fare clic su Pubblica in Access Services.

Sincronizzare un database Web

Dopo aver apportato modifiche alla struttura o aver disconnesso un database, è necessario sincronizzarlo. La sincronizzazione consente di risolvere le differenze tra il file di database nel computer e nel sito di SharePoint.

 Nota    Nella sezione Panoramica è disponibile un video di questo processo.

  1. Aprire il database Web in Access e apportare le modifiche alla struttura.
  2. Al termine fare clic sulla scheda File e quindi su Sincronizza tutto.
    Pulsante Sincronizza tutto nella visualizzazione Backstage di Access

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Si applica a:
Access 2010, SharePoint Server 2010