Attività di base per un database desktop di Access 2013

I database di Access consentono di memorizzare e gestire praticamente qualsiasi tipo di informazioni, ad esempio inventari, contatti o processi aziendali. Esaminiamo le procedure per creare un database desktop di Access ed aggiungere dati e osserviamo come è possibile personalizzare e usare il nuovo database:

 Nota    Se si è più interessati al nuovo tipo di app Access progettate per il Web, vedere l'articolo sulla creazione di un'app Access e l'articolo sulle attività di base per un'app Access.

Per ulteriori informazioni sulle nuove funzionalità, vedere Novità di Access 2013.

Scegliere un modello

I modelli di Access contengono tabelle, query, maschere e report incorporati pronti per l'uso. All'avvio di Access viene visualizzata una scelta di modelli disponibili ed è anche possibile cercarne altri online.

visualizzazione modelli nella schermata iniziale.

  1. In Access fare clic su File > Nuovo.
  2. Selezionare un modello di database desktop e inserire un nome per il database in Nome file. Se nessuno dei modelli disponibili è adatto alle proprie esigenze, usare la casella Cerca modelli online .
  3. È possibile usare il percorso predefinito mostrato nella casella Nome file di Access oppure fare clic sull'icona della cartella per selezionarne uno.
  4. Fare clic su Crea.

creare un database desktop da un modello

In base al modello, per iniziare può essere necessario eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Se viene visualizzata una finestra di dialogo Accesso con un elenco di utenti vuoto:
  1. Fare clic su Nuovo utente.
  2. Compilare la maschera Dettagli utente.
  3. Fare clic su Salva e chiudi.
  4. Selezionare il nome dell'utente appena immesso e quindi fare clic su Accesso.
  • Se nella barra dei messaggi di Access viene visualizzato un messaggio Avviso di sicurezza e il modello proviene da una fonte attendibile, fare clic su Abilita contenuto. Se il database richiede l'accesso, ripetere l'accesso.

Per ulteriori informazioni, vedere creare un database desktop di Access da un modello.

Creare un database partendo da zero

Se nessuno dei modelli soddisfa le proprie esigenze si può partire da un database desktop vuoto.

  1. In Access fare clic su Nuovo > Database desktop vuoto.
  2. Digitare un nome per il database nella casella Nome file.
  3. È possibile usare il percorso predefinito mostrato nella casella Nome file di Access oppure fare clic sull'icona della cartella per selezionarne uno.
  4. Fare clic su Crea.

Aggiungere una tabella

In un database le informazioni vengono memorizzate in più tabelle correlate. Per creare una tabella:

  1. Quando si apre il database per la prima volta, viene visualizzata una tabella vuota in una visualizzazione Foglio dati in cui è possibile aggiungere dati. Per aggiungere un'altra tabella, fare clic sulla scheda Crea > Tabella. Iniziare a immettere dati nel campo (cella) vuoto o incollarli da altre origini, ad esempio una cartella di lavoro di Excel.
  2. Per rinominare una colonna (campo), fare doppio clic sull'intestazione di colonna e quindi digitare il nuovo nome.

 Suggerimento    Se si usano nomi significativi, sarà più semplice identificare il contenuto dei singoli campi senza visualizzarlo.

  1. Fare clic su File > Salva.
  • Per aggiungere altri campi, digitare nella colonna Fare clic per aggiungere.
  • Per spostare una colonna, fare clic sull'intestazione per selezionarla e quindi trascinarla nella posizione desiderata. È anche possibile selezionare colonne contigue e trascinarle tutte nella nuova posizione.

Per ulteriori informazioni, vedere Introduzione alle tabelle.

Copiare e incollare dati

È possibile copiare e incollare nelle tabelle di Access dati provenienti da altri programmi, ad esempio Excel o Word. L'operazione offre risultati ottimali quando i dati sono separati in colonne. Se i dati si trovano in un programma di elaborazioni di testi, come Word, usare tag per separare le colonne oppure convertirli in un formato tabella prima della copia.

  1. Se è necessario modificare i dati, ad esempio separare nomi completi in nomi e cognomi, apportare prima la modifica nel programma di origine.
  2. Aprire l'origine e copiare i dati premendo CTRL+C.
  3. Aprire la tabella di Access in cui si desidera aggiungere i dati nella visualizzazione Foglio dati e premere CTRL+V per incollarli.
  4. Fare doppio clic su ogni intestazione di colonna e digitare un nome significativo.
  5. Fare clic su File > Salva e assegnare un nome alla nuova tabella.

 Nota    In Access il tipo di dati di ogni campo viene impostato in base alle informazioni incollate nella prima riga di ogni colonna, dunque verificare che le informazioni nelle righe successive corrispondano a quelle della prima riga.

Importare o eseguire il collegamento a dati

È possibile importare dati da altre origini o collegarsi ai dati da Access senza spostarli dalla posizione in cui sono archiviati. Il collegamento è utile se i dati vengono aggiornati da più utenti ed è importante che questi dispongano della versione più recente oppure se si vuole risparmiare spazio di archiviazione. Per la maggior parte dei formati si può scegliere se importare o collegarsi ai dati.

Opzioni della scheda Dati esterni

Sebbene il processo di importazione sia leggermente diverso in base all'origine dati, le istruzioni indicate di seguito consentono di eseguirne le operazioni iniziali.

  1. Nella scheda Dati esterni fare clic sul formato di dati da importare o collegare. Se il formato giusto non è visibile, fare clic su Altro.

 Nota    Se il formato desiderato non è comunque visibile, può essere necessario prima esportare i dati in un formato di file supportato da Access, ad esempio un file di testo delimitato (file di testo delimitato: File contenente dati in cui i singoli valori di campo sono separati da un carattere, ad esempio una virgola o una tabulazione.).

  1. Seguire le istruzioni nella finestra di dialogo Carica dati esterni.

Ecco un elenco delle origini esterne dalle quali si possono importare o collegare dati:

Importazione Collegamento
Microsoft Excel
(sola lettura)
Microsoft Access
Database ODBC, ad esempio SQL Server
File di testo o con valori separati da virgola (CSV)
(solo aggiunta di nuovi record)
Elenco SharePoint
XML
Servizi dati
(sola lettura)
Documento HTML
Cartella di Outlook

Per ulteriori informazioni, vedere Importare dati in un database di Access e Importare dati da un database di Access.

Organizzare i dati con Analizzatore tabelle

La Creazione guidata Analizzatore tabelle consente di identificare rapidamente i dati ridondanti e offre un modo semplice per organizzare poi i dati in tabelle separate. La tabella originale viene conservata come backup.

  1. Aprire il database di Access che contiene la tabella da analizzare.
  2. Fare clic su Strumenti database > Analizza tabella.

Le prime due pagine della procedura guidata contengono una breve presentazione con esempi. Se viene visualizzata la casella di controllo Mostra pagine introduttive, selezionarla e fare clic su Indietro due volte per visualizzare l'introduzione. Se non si desidera visualizzare di nuovo le pagine introduttive, deselezionare Mostra pagine introduttive

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Passaggi successivi

I restanti passaggi del processo di progettazione variano a seconda di ciò che si vuole fare, ma è probabile che si desideri creare query, maschere, report e macro. Per ulteriori informazioni, vedere gli articoli seguenti:

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Si applica a:
Access 2013