Applicare un filtro per visualizzare record selezionati in un database di Access

Applicando un filtro è possibile mostrare solo i dati che si desidera visualizzare. È consigliabile utilizzare filtri in un database di Microsoft Access ad esempio per visualizzare record specifici in una maschera, in un report, in una query o in un foglio dati, oppure per stampare solo determinati record da un report, una tabella o una query.

Applicando un filtro è possibile limitare la quantità di dati in una visualizzazione senza alterare la struttura della query, della maschera o del report sottostante. Per trovare ad esempio gli articoli con prezzo compreso tra € 50 e € 100, anziché esaminare un elenco di 100 pagine o creare un report con dimensioni inferiori contenente solo gli articoli desiderati, è possibile applicare un filtro ai dati per visualizzare solo i record della tabella Prodotti il cui campo Prezzo contiene un valore compreso tra € 50 e € 100.

In questo articolo vengono illustrati i tipi di filtri disponibili in Access e viene spiegato come applicare, salvare o rimuovere un filtro. Poiché l'articolo è incentrato sull'utilizzo dei filtri in un database aperto nel client di Access 2010, non contempla l'utilizzo dei filtri in un database Web, che presenta altri requisiti. Per ulteriori informazioni sull'applicazione di filtri in altre applicazioni di Office, ad esempio Microsoft Excel 2010 o Microsoft Outlook 2010, vedere la Guida dell'applicazione specifica.

Contenuto dell'articolo


Utilità dei filtri

Poiché la visualizzazione ottenuta in seguito all'applicazione di un filtro contiene solo i record con i valori selezionati, i dati restanti rimangono nascosti finché non si cancella il filtro.

 Nota   Le colonne dei fogli dati e i controlli di maschere e report associati a espressioni non supportano i filtri.

Esistono numerosi tipi di filtri, alcuni dei quali possono essere applicati e rimossi con facilità. In Access 2010 sono disponibili alcuni filtri comuni che sono incorporati in tutte le visualizzazioni. La disponibilità dei comandi relativi ai filtri dipende dal tipo e dai valori dei campi.

Per visualizzare ad esempio i record relativi alle persone il cui compleanno cade in un mese specifico, fare clic sulla colonna Data di nascita, quindi fare clic su Filtri di data nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home e selezionare l'intervallo di date desiderato.

Applicazione del filtro a un campo di tipo Data

Callout 1 I filtri disponibili dipendono dal tipo di dati presenti nella colonna selezionata.
Callout 2 I filtri di tipo Tutte le date nel periodo ignorano le parti relative al giorno e all'anno nei valori di data.

In una visualizzazione filtrata di questo tipo vengono mostrati solo i record in cui la parte relativa al mese del campo Data di nascita è impostata su Aprile.

Colonna Data di nascita filtrata in base ad Aprile

Callout 1 L'icona del filtro nell'intestazione della colonna e sulla barra di spostamento tra i record indica che la visualizzazione corrente è filtrata in base alla colonna Data di nascita.
Callout 2 Se nel foglio dati si sposta il mouse sull'intestazione della colonna, verrà visualizzato il criterio del filtro corrente.

 Nota    Quando si applica un filtro a una colonna già filtrata, il filtro precedente viene automaticamente rimosso. Anche se a ogni campo può essere applicato un solo filtro alla volta, è possibile specificare un filtro diverso per ogni campo della visualizzazione.

Per visualizzare, ad esempio, i nomi dei contatti che risiedono nel Regno Unito e il cui compleanno cade in aprile, nella tabella Contatti è possibile applicare un filtro sia al campo Paese che al campo Data di nascita. Quando si applica un filtro a più campi di una stessa visualizzazione, i filtri vengono combinati come segue tramite l'operatore AND:

Paese = Europa And mese di Data di nascita = Aprile

Per ripristinare la visualizzazione non filtrata: Rimuovere i filtri. In questo modo i filtri vengono temporaneamente rimossi ed è possibile tornare alla visualizzazione originale non filtrata.

Per passare dalla visualizzazione filtrata a quella non filtrata e viceversa: Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro.

Per rimuovere definitivamente un filtro da una visualizzazione: Cancellare il filtro. Per informazioni sulla cancellazione dei filtri, vedere la sezione Cancellare un filtro.

Le impostazioni del filtro rimangono attive finché non si chiude l'oggetto, anche se si passa a un'altra visualizzazione dell'oggetto. In altri termini, se si applica un filtro a una maschera in visualizzazione Foglio dati, le impostazioni del filtro rimarranno attive anche se si passa alla visualizzazione Maschera o alla visualizzazione Layout, fino a quando non si chiude la maschera. Se si salva l'oggetto mentre è applicato il filtro, alla successiva apertura dell'oggetto il filtro sarà nuovamente disponibile. Per informazioni sul salvataggio di un filtro, vedere la sezione Salvare un filtro in questo articolo.

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Selezionare e applicare un tipo di filtro

È possibile scegliere tra numerosi tipi di filtro pronti all'uso per ogni tipo di dati, disponibili come comandi di menu nelle visualizzazioni Foglio dati, Maschera, Report e Layout. Oltre a questi filtri, per filtrare una maschera o un foglio dati è possibile utilizzare la maschera Filtro in base a maschera.

Se si desidera maggiore flessibilità e si ha familiarità con la scrittura di espressioni, è possibile creare filtri personalizzati utilizzando le opzioni disponibili nella scheda documento Filtro.

È possibile scegliere tra i tipi di filtri seguenti:

Filtri comuni:: Consentono di filtrare i dati in base a valori o intervalli di valori specifici.

Filtro in base a selezione: Consente di filtrare tutte le righe di una tabella che contengono un valore corrispondete a un valore selezionato in una riga, filtrando la visualizzazione Foglio dati.

Filtro in base a maschera: Consente di filtrare i dati in base a vari campi di una maschera o di un foglio dati oppure di trovare un record specifico.

Filtro avanzato: Consente di definire criteri di filtro personalizzati.

 Nota   Se i comandi relativi ai filtri non sono visualizzati in alcuna visualizzazione, è possibile che chi ha progettato la maschera o il database abbia disattivato l'applicazione dei filtri. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'autore della maschera o del database.

Filtri comuni

I filtri comuni sono disponibili per tutti i tipi di campi, ad eccezione dei campi di tipo Oggetto OLE e di quelli in cui vengono visualizzati valori calcolati. L'elenco dei filtri disponibili dipende dal tipo di dati e dai valori del campo selezionato.

Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo in base al quale si desidera filtrare i dati. Se si desidera filtrare in base a più colonne o controlli, è necessario selezionare e filtrare ogni colonna o controllo separatamente oppure utilizzare un'opzione di filtro avanzata. Per ulteriori informazioni, vedere le sezioni Filtro in base a maschera e Filtri avanzati in questo articolo.

Per visualizzare ad esempio i filtri disponibili per il campo Data di nascita, fare clic su Filtro nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home.

Filtri di data comuni

Esempio di filtri di data comuni
Callout 1 Per applicare un filtro in base a valori specifici, utilizzare l'elenco caselle di controllo. Nell'elenco vengono visualizzati tutti i valori visualizzati nel campo.
Callout 2 Per applicare un filtro in base a un intervallo di valori, fare clic su uno di questi filtri e specificare i valori richiesti.
Se ad esempio si desidera visualizzare i compleanni che cadono tra la data corrente e la fine dell'anno, fare clic su Tra e quindi specificare le date di inizio e di fine appropriate nella finestra di dialogo Tra. Per visualizzare tutti i compleanni che cadono in una data specifica, fare clic su tale data. I compleanni verranno visualizzati immediatamente.

È importante notare che i valori in un campo di tipo Data hanno effetto sull'elenco dei filtri specifici del tipo. Se il valore di data più recente in un campo di tipo Data è incluso negli ultimi due anni, verrà visualizzato un elenco di filtri più lungo e dettagliato. Se nessuna delle date nel campo è anteriore a due anni, verrà visualizzato l'elenco di filtri più breve.

Elenchi di filtri di date comuni lunghi e brevi

Elenchi di filtri di date comuni lunghi e brevi

 Nota   I filtri specifici per tipo non sono disponibili per i campi di tipo Sì/No, Oggetto OLE e Allegato, mentre l'elenco di valori non è disponibile per i campi di tipo Memo o per quelli che contengono testo RTF.

Applicare un filtro comune

  1. Aprire una tabella, una query, una maschera o un report in visualizzazione Foglio dati, Maschera, Report o Layout.
  2. Verificare che la visualizzazione non sia già filtrata. Sulla barra del selettore di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro disattivata.

 Suggerimento   Per rimuovere tutti i filtri per un oggetto specifico, nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate e quindi su Cancella tutti i filtri.

  1. Fare clic in un punto qualsiasi della colonna o del controllo corrispondente al primo campo in base al quale filtrare, quindi fare clic su Filtro nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home

Per applicare un filtro comuneFare clic su Filtri Testo (oppure Numero o Data) e selezionare il filtro desiderato. Per filtri come Uguale a e Tra verrà richiesto di immettere i valori necessari.

 Suggerimento    Alcuni caratteri, ad esempio *, %, e ?, assumono un significato particolare se vengono inseriti nella casella di testo di un filtro. Il carattere *, ad esempio, rappresenta una stringa di caratteri. La stringa a* consentirà pertanto di trovare tutte le stringhe che iniziano con la lettera a, oltre alla stringa a* stessa. Per ignorare il significato speciale di un carattere, racchiuderlo tra parentesi quadre [] nel modo seguente: a[*]. Nei database che utilizzano lo standard ANSI-89, i caratteri *, ?, [, ], !, - e # vengono considerati caratteri speciali, mentre nei database che utilizzano lo standard ANSI-92 i caratteri speciali sono %, _, [, ], ^ e -. Con Access è possibile utilizzare entrambi gli standard, ma non combinarli (ad esempio ?a*) in una stessa espressione..

Per applicare un filtro basato sui valori di un campo Deselezionare le caselle di controllo accanto ai valori in base ai quali non si desidera applicare il filtro e quindi fare clic su OK.

 Suggerimento    Per filtrare in base a un numero limitato dei valori disponibili in un elenco molto lungo, deselezionare prima la casella di controllo (Seleziona tutto) e quindi selezionare i valori desiderati.

Per applicare un filtro basato sul valore Null, che indica l'assenza di dati, a campi di testo, numerici e di data Nell'elenco caselle di controllo deselezionare la casella di controllo (Seleziona tutto) e quindi selezionare la casella di controllo accanto a (Vuoti).

Filtrare in base alla selezione

Per visualizzare tutte le righe di una tabella che contengono un valore corrispondente al valore di una riga specifica, è possibile applicare rapidamente un filtro alla visualizzazione Foglio dati. A tale scopo, selezionare un valore specifico e quindi fare clic sul comando Selezione. Nell'elenco a discesa verranno visualizzate le opzioni di filtro disponibili, che possono variare in base al tipo di dati del valore selezionato. In alternativa, per accedere alle opzioni del filtro basato sulla selezione è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella desiderata.

Se ad esempio nel campo Data di nascita è selezionato il valore 21/2/1967, fare clic su Selezione nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home per visualizzare i comandi del filtro in base a selezione e quindi scegliere le opzioni di filtro desiderate.

Elenco di filtri in base alla selezione

Il contenuto dell'elenco di comandi dipende inoltre dal numero di caratteri del valore selezionato. Ad esempio, se si selezionano solo alcuni caratteri del valore, verrà visualizzato un elenco di comandi diverso, a seconda della parte di campo selezionata.

Filtri basati su un campo parzialmente selezionato

Callout 1 Filtrare utilizzando la parte iniziale di un valore di campo...
Callout 2 ...la parte centrale di un valore di campo...
Callout 3 ...o la parte finale di un valore di campo.

 Nota   I filtri basati su un campo parzialmente selezionato non sono disponibili per i campi multivalore. Il comando Selezione non è disponibile per gli allegati.

Per rimuovere un filtro, nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro oppure fare clic su Avanzate e quindi su Cancella tutti i filtri.

Applicare un filtro in base a una selezione

  1. Aprire una tabella, una query, una maschera o un report in visualizzazione Foglio dati, Maschera, Report o Layout.
  2. Verificare che la visualizzazione non sia già filtrata. Sulla barra del selettore di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro disattivata.
  3. Passare al record che contiene il valore da utilizzare come parte del filtro e quindi fare clic nella colonna (in visualizzazione Foglio dati) o nel controllo (in visualizzazione Maschera, Report o Layout).

Per applicare il filtro in base a una selezione parziale, selezionare i caratteri desiderati quindi, nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Selezione e scegliere il filtro che si desidera applicare.

Filtro in base a maschera

Questo filtro è utile quando si desidera filtrare in base a numerosi campi di una maschera o di un foglio dati oppure per trovare un record specifico. In Access viene automaticamente creata una maschera o un foglio dati vuoto analogo a quello originale, in cui è possibile compilare tutti i campi desiderati. Al termine vengono ricercati i record che contengono i valori specificati.

 Nota   Non è possibile specificare valori di campo per campi multivalore utilizzando il filtro in base a maschera, né per campi con tipi di dati Memo, Collegamento ipertestuale, Sì/No o Oggetto OLE, sebbene sia possibile specificare valori per altri campi nel recordset.

Se ad esempio si desidera trovare tutti i record dei clienti in cui il titolo del contatto è Proprietario e in cui la persona risiede a Roma o a Milano, aprire la maschera Clienti quindi, nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home, fare clic su Avanzate e quindi su Filtro in base a maschera.

Immettere il primo set di valori, fare clic sulla scheda Oppure nella parte inferiore del foglio dati o della maschera, quindi immettere il set di valori successivo. Se si desidera utilizzare il valore di un campo come filtro indipendentemente dai valori degli altri campi, sarà necessario immettere tale valore nella scheda Cerca e in tutte le schede Oppure. Ogni scheda Oppure rappresenta un set di valori alternativo per il filtro.

Per visualizzare solo i record corrispondenti ai valori immessi:    Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro.

Applicare un filtro mediante l'immissione di dati in una maschera

  1. Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati o una maschera in visualizzazione Maschera.
  2. Verificare che la visualizzazione non sia già filtrata. Sulla barra del selettore di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro disattivata.
  3. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate e quindi su Filtro in base a maschera nel menu di scelta rapida.
  4. In base alla visualizzazione utilizzata, eseguire una delle operazioni seguenti:

In visualizzazione Foglio dati: Fare clic sulla prima riga della colonna in base alla quale si desidera filtrare, quindi fare clic sulla freccia visualizzata e selezionare un valore. Per aggiungere ulteriori valori, fare clic sulla scheda Oppure nella parte inferiore del foglio dati e selezionare un altro valore.

In visualizzazione Maschera: Fare clic sulla freccia visualizzata nel controllo e quindi selezionare un valore in base al quale filtrare i dati. Per aggiungere ulteriori valori, fare clic sulla scheda Oppure nella parte inferiore del foglio dati e selezionare un altro valore.

 Suggerimento   Non è possibile specificare valori di campo per campi multivalore utilizzando il filtro in base a maschera, ma è possibile specificare valori per qualsiasi campo non multivalore incluso nel recordset.

  • Per specificare un elenco di possibili valori per un campo, utilizzare l'operatore Or. È ad esempio possibile specificare "Roma" or "Torino" nel campo Città per filtrare i record che contengono uno di questi due valori.
  • Per applicare un filtro in base allo stato di un controllo, ad esempio una casella di testo o un pulsante, fare clic sul controllo in modo che si trovi nello stato desiderato. Per restituire al controllo la posizione neutra in modo che non venga utilizzato come criterio per filtrare i record, verificare che il controllo non sia disponibile, ovvero che sia visualizzato come disattivato.
  • Per filtrare i record che contengono valori Null (mancanti), non Null (vuoti o "") oppure valori non vuoti, digitare Is Null, Is Not Null, "" o Not "" nel campo.

  1. Per specificare due gruppi di criteri alternativi, ad esempio se si desidera visualizzare solo i nomi dei contatti che risiedono in Europa e il cui compleanno cade in aprile, è possibile eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Per recuperare tutti i record che soddisfano uno dei gruppi di criteri desiderati, è necessario immettere il primo gruppo di criteri, fare clic sulla scheda Oppure e quindi immettere il gruppo di criteri successivo. Se si desidera utilizzare il valore di un campo come filtro indipendentemente dai valori degli altri campi, sarà necessario immettere tale valore nella scheda Cerca di ogni scheda Oppure. In altre parole, la scheda Cerca di ogni scheda Oppure rappresenta un set di valori alternativo per il filtro.
  • Ogni volta che si aggiunge un criterio per un campo nella scheda Oppure viene automaticamente creata un'altra scheda Oppure. In questo modo è possibile specificare vari criteri di tipo "OR". Il filtro restituisce tutti i record che contengono tutti i valori specificati nella scheda Cerca o tutti i valori specificati nella prima scheda Oppure o tutti i valori specificati nella seconda scheda Oppure e così via.

Per rimuovere il filtro e visualizzare tutti i record, fare di nuovo clic su Attiva/disattiva filtro.

Per modificare un filtro in base a maschera, fare clic su Avanzate, quindi fare di nuovo clic su Filtro in base a maschera. Verrà visualizzato il gruppo di criteri del filtro corrente.

Filtro avanzato

In alcuni casi può sorgere l'esigenza di applicare un filtro avanzato di cui è necessario scrivere personalmente i criteri. Questo avviene ad esempio se si desidera trovare i record contenenti date che cadono entro gli ultimi sette giorni o gli ultimi sei mesi.

Per utilizzare un filtro avanzato è necessario scrivere un'espressione. Le espressioni sono simili alle formule in Excel e ai criteri specificati quando si progetta una query.

Può essere necessario utilizzare un filtro avanzato ad esempio per trovare i nomi dei contatti che hanno compiuto gli anni negli ultimi sette giorni. Dopo avere applicato un filtro avanzato è possibile restringere ulteriormente i risultati alle persone che risiedono in Italia.

Applicare un filtro avanzato

  1. Aprire una tabella, una query, una maschera o un report in visualizzazione Foglio dati, Maschera, Report o Layout.
  2. Verificare che alla visualizzazione corrente non sia già applicato un filtro. Sulla barra di spostamento tra i record verificare che l'icona Nessun filtro sia inattiva (non disponibile). Se la barra di spostamento tra i record non è visualizzata, fare clic su Avanzate nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home e quindi su Cancella tutti i filtri. Se l'icona Cancella tutti i filtri non è attiva, significa che non è applicato alcun filtro.
  3. Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate e quindi selezionare Ordinamento/filtro avanzato dal menu di scelta rapida.
  4. Aggiungere i campi a cui applicare il filtro alla griglia.
  5. Nella riga Criteri di ogni campo specificare un criterio. I criteri vengono applicati complessivamente. Di conseguenza, verranno visualizzati solo i record che corrispondono a tutti i criteri specificati nella riga Criteri. Per specificare criteri alternativi per un singolo campo, digitare il primo criterio nella riga Criteri e il secondo nella riga Oppure e così via.

 Suggerimento    L'intero gruppo di criteri nella riga Oppure viene applicato come gruppo di criteri alternativo a quello incluso nella riga Criteri. L'eventuale criterio che si desidera applicare in entrambi i gruppi di criteri dovrà essere digitato sia nella riga Criteri sia nella riga Oppure. Fare clic su Attiva/disattiva filtro per visualizzare le righe filtrate.

Una soluzione efficace per creare criteri consiste nell'applicare un filtro comune o un filtro basato su una selezione che restituisca un risultato simile a quello desiderato. Quindi, con il filtro applicato alla visualizzazione, visualizzare i risultati nella scheda dell'oggetto Filtro.

Comandi speciali della scheda documento Filtro

Nella scheda documento Filtro sono disponibili due comandi speciali. Quando si fa clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto della griglia di struttura della scheda, nel menu di scelta rapida vengono visualizzati i comandi Carica dalla query e Salva come query.

Opzioni di filtro speciali

Il comando Carica dalla query carica nella griglia la struttura di una query selezionata. In questo modo, è possibile utilizzare i criteri della query come criteri del filtro.

Il comando Salva come query consente di salvare le impostazioni del filtro come nuova query.

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Rimuovere o riapplicare un filtro

Per tornare alla visualizzazione non filtrata dei dati, rimuovere i filtri facendo clic su Filtrato sulla barra di spostamento tra i record, per ripristinare la visualizzazione completa.

Quando si rimuovono i filtri correnti, i filtri vengono temporaneamente rimossi da tutti i campi inclusi nella visualizzazione. Se, ad esempio, si applicano filtri ai campi Paese e Data di nascita e successivamente tali filtri vengono rimossi, verranno di nuovo visualizzati tutti i record.

Per riapplicare i filtri più recenti, fare clic su Non filtrato sulla barra di spostamento tra i record.

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Cancellare un filtro

Se un filtro non è più necessario, è possibile cancellarlo. Il filtro cancellato verrà eliminato dalla visualizzazione e non potrà più essere riapplicato facendo clic su Non filtrato sulla barra di stato. È possibile cancellare un filtro da un singolo campo o tutti i filtri da tutti i campi della visualizzazione.

  • Per cancellare un filtro da un singolo campo: Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna o sul controllo filtrato e quindi scegliere Cancella filtro da nome campo.
  • Per cancellare tutti i filtri da tutti i campi: Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate e quindi scegliere Cancella tutti i filtri dal menu di scelta rapida.

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Salvare un filtro

Se si intende utilizzare nuovamente un determinato filtro, è consigliabile salvarlo. Le impostazioni del filtro attive nel momento in cui si chiude una tabella, una query, una maschera o un report vengono salvate automaticamente e possono essere riapplicate alla riapertura dell'oggetto. Tenere presente, tuttavia, che per impostazione predefinita l'applicazione di tali impostazioni non viene eseguita automaticamente.

Per avere la certezza che i filtri correnti vengano applicati automaticamente alla successiva riapertura della tabella, della query, della maschera o del report, nella finestra delle proprietà dell'oggetto impostare su la proprietà FiltraAlCaricamento. La proprietà FiltraAlCaricamento verrà applicata alla successiva apertura dell'oggetto. Ogni volta che si modifica questa proprietà è necessario chiudere e riaprire l'oggetto per applicare la nuova impostazione.

 Nota    L'impostazione della proprietà FiltraAlCaricamento viene applicata solo al caricamento dell'oggetto. Se si imposta questa proprietà per un oggetto in visualizzazione Struttura e quindi si passa a un'altra visualizzazione, l'impostazione non verrà applicata. Per rendere effettiva la modifica dell'impostazione della proprietà FiltraAlCaricamento è necessario chiudere e riaprire l'oggetto..

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Si applica a:
Access 2010