Aggiungere, modificare ed eliminare dati

Quando si desidera aggiungere o modificare dati nel database Microsoft Office Access 2003 in uso, è possibile effettuare la maggior parte di queste operazioni in maschere (maschera: Oggetto di database di Microsoft Access nel quale vengono posizionati i controlli per eseguire azioni o per immettere, visualizzare e modificare i dati dei campi.) e fogli dati (foglio dati: Dati di una tabella, maschera, query, vista o stored procedure visualizzati in formato di righe e colonne.). Dopo avere strutturato tabelle e query (query: Interrogazione eseguita sui dati memorizzati nelle tabelle o richiesta di esecuzione di un'azione sui dati. Una query può riunire dati da più tabelle che fungono da origine dati per una maschera o un report.), è possibile utilizzare una maschera o un foglio dati come una finestra per la visualizzazione dei dati. È inoltre possibile utilizzare una pagina di accesso ai dati (pagina di accesso ai dati: Pagina Web progettata per la visualizzazione e l'utilizzo di dati da Internet o da una rete Intranet. I dati di questo tipo di pagina sono in genere memorizzati in un database di Access.) per aggiungere o modificare dati in un database disponibile su una rete Intranet (Intranet: Rete di un'organizzazione che utilizza tecnologie Internet, ad esempio i protocolli HTTP o FTP. Tramite i collegamenti ipertestuali è possibile accedere agli oggetti, i documenti, le pagine e altre destinazioni della rete Intranet.) o su Internet (Internet: Rete mondiale costituita da migliaia di piccole reti di computer e milioni di computer privati o appartenenti a organizzazioni commerciali, universitarie e governative. Internet è simile a una città elettronica, con biblioteche, negozi, gallerie d'arte virtuali e così via.).

In questo argomento viene descritto come utilizzare maschere, fogli dati e pagine di accesso ai dati per aggiungere e modificare dati. Vengono inoltre forniti alcuni esempi per ogni metodo utilizzando il database di esempio Northwind Traders.

MostraNon è possibile trovare il database Northwind Traders

Il percorso predefinito della cartella del database di esempio Northwind Traders è il seguente per le versioni di Access indicate:

  • Access 2003    \Programmi\Microsoft Office\Office11\Samples
  • Access 2002    \Programmi\Microsoft Office\Office10\Samples
  • Access 97 e 2000    \Programmi\Microsoft Office\Office\Samples

Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati

In Access è disponibile una visualizzazione Foglio dati (visualizzazione Foglio dati: Finestra che visualizza i dati di una tabella, maschera, query, vista o stored procedure in formato di righe e colonne. Nella visualizzazione Foglio dati è possibile modificare i campi, aggiungere ed eliminare dati, nonché eseguire ricerche.) per ogni tabella o query. È possibile utilizzare questa visualizzazione per aggiungere, modificare o eliminare dati. Quando si apre una tabella in visualizzazione Foglio dati, è possibile salvare direttamente le modifiche apportate nella tabella. Quando si apre una query in visualizzazione Foglio dati, le modifiche vengono salvate nelle tabelle sottostanti della query.

Tabella Categorie in visualizzazione Foglio dati

Aprire una maschera in visualizzazione Maschera

È possibile creare una maschera basata su una o più tabelle e query, quindi utilizzarla per aggiungere o modificare i dati nelle tabelle sottostanti. Le maschere consentono di personalizzare l'interfaccia utente per l'immissione di dati e il loro utilizzo viene considerato il metodo migliore per lavorare sui dati.

Maschera Categorie in visualizzazione Maschera

Se in una maschera è inclusa una sottomaschera (sottomaschera: Maschera contenuta in un'altra maschera o in un altro report.), è possibile aggiungere, modificare o eliminare i dati in essa contenuti se le proprietà della sottomaschera supportano queste operazioni.

Per ulteriori informazioni sulla creazione e sull'utilizzo di maschere e sottomaschere, vedere i seguenti argomenti:

Informazioni sulle maschere

Creare una maschera

Creare una sottomaschera

Aprire una pagina di accesso ai dati nel browser o in visualizzazione Pagina

Quando si crea una pagina di accesso ai dati utilizzando Access è possibile visualizzarla sia in Access sia in un browser come Microsoft Internet Explorer. È possibile creare una pagina di accesso ai dati quando si desidera consentire a tutti gli utenti che non dispongono di Access di aggiungere, modificare o eliminare dati in un database di Access che si trova su una rete Intranet o su Internet.

Pagina di accesso ai dati Categorie in visualizzazione Pagina

È possibile inoltre aprire una pagina di accesso ai dati in visualizzazione Pagina per aggiungere, modificare o eliminare dati nelle tabelle sottostanti.

Per ulteriori informazioni sulla creazione e sull'utilizzo delle pagine di accesso ai dati, vedere i seguenti argomenti:

Informazioni sulle pagine di accesso ai dati

Creare una pagina di accesso ai dati

Aggiornare più record contemporaneamente

È possibile inoltre aggiornare o eliminare record in blocco in una tabella mediante l'utilizzo di query.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di query per modificare dati, vedere i seguenti argomenti:

Creare una query di aggiornamento (MDB)

Cercare ed eliminare record duplicati in Access 2002

Aggiornare una tabella in base a un'altra tabella (MDB)

Esempio: Modifica dell'indirizzo di un cliente

Un cliente comunica di avere cambiato il proprio indirizzo, di conseguenza si desidera aggiornare i dati contenuti nel database Northwind Traders.

  1. Aprire la maschera Clienti nel database Northwind Traders.
  2. Fare clic su Successivo fino a quando viene individuato il record del cliente.

Maschera Clienti

Il simbolo dell'indicatore di record, presente sul margine sinistro di una maschera o di una pagina di accesso ai dati, indica lo stato del record corrente. Se l'indicatore di record non viene visualizzato, assicurarsi che la proprietà .SelettoriRecord della maschera sia impostata su Vero oppure che la proprietà .SelettoriRecord del gruppo di una pagina sia impostata su .

I tre simboli dell'indicatore di record più comuni sono illustrati di seguito.

Simbolo  Significato
Simbolo record corrente Record corrente, nessuna modifica non salvata
Simbolo matita di modifica Record corrente, in fase di modifica
Simbolo record bloccato Record corrente, bloccato da un altro utente e non disponibile per la modifica
  1. Fare clic all'interno del campo Indirizzo e sostituire il testo corrente con il nuovo indirizzo.

Il simbolo dell'indicatore di record corrente viene modificato nel simbolo dell'indicatore di modifica per indicare che nel record sono presenti modifiche non salvate.

 Nota   In un ambiente multiutente, quando un record viene bloccato da altri utenti, l'indicatore di record corrente viene modificato nel simbolo di record bloccato per indicare che il record non può essere modificato.

  1. Fare clic su Precedente, quindi su Successivo per tornare al record modificato. Quando si esce da un record modificato, viene convalidato il contenuto e il record viene salvato. Quando si accede al record successivamente, verranno visualizzate le modifiche apportate.

Di seguito sono riportati alcuni argomenti che è utile consultare prima di aggiungere, modificare o eliminare dati. Questi argomenti si riferiscono a operazioni che vengono effettuate spesso quando si aggiungono o si modificano dati:

Trovare e sostituire in parte o tutto un record in una tabella, una query o una maschera di Access

Spostarsi tra record o tra campi

Annullare le modifiche

Ripetere il valore del record precedente

Inserire in un campo un valore predefinito

Modificare un collegamento ipertestuale

Utilizzare immagini in maschere, report e controlli di Access

Copiare o spostare dati

Tasti di scelta rapida

Impedire la visualizzazione dei record esistenti in una maschera o in una pagina di immissione dati

Specificare se un utente può aggiungere, modificare o eliminare un record

Calcolare un valore

Convalidare o limitare l'immissione di dati nelle tabelle (MDB)

Aggiungere un record

  1. Per aggiungere un record, effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Se si utilizza una maschera, aprire la maschera corrispondente in visualizzazione Maschera.
    • Se si utilizza una pagina di accesso ai dati, aprire la pagina corrispondente in visualizzazione Pagina. Se Access non è installato nel computer, aprire la pagina nel browser.
    • Se si utilizza una tabella, aprire la tabella corrispondente in visualizzazione Foglio dati.
  2. In visualizzazione Foglio dati o Maschera fare clic sul pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti di spostamento. Per aggiungere un record a una sottomaschera, fare clic su Nuovo sulla barra degli strumenti di spostamento. Se la barra degli strumenti di spostamento non viene visualizzata nella sottomaschera oppure se il pulsante è disattivato, non sarà possibile aggiungere record alla sottomaschera. In una pagina di accesso ai dati fare clic su Nuovo sulla barra degli strumenti di spostamento tra record.

 Nota   Se il pulsante Nuovo è disattivato in una pagina, non si dispone dell'autorizzazione per aggiungere un nuovi record. Contattare il proprietario del database. Se il pulsante Nuovo non viene visualizzato in una pagina di accesso ai dati, significa che la pagina è in modalità di sola lettura oppure che l'autore della pagina ha personalizzato la visualizzazione del pulsante. Cercare istruzioni personalizzate sull'utilizzo della pagina oppure contattare l'autore della pagina.

  1. Immettere i dati, quindi premere TAB per passare al campo successivo.

Suggerimenti    

  • Per creare una nuova riga in un campo che supporta più righe di testo, premere CTRL+INVIO.
  • Per evitare che il valore venga completato automaticamente durante la digitazione in una casella combinata, impostare la proprietà EspansioneAutomatica del controllo su No.

Quando si tenta di uscire da un campo dopo avere inserito dati, questi vengono convalidati automaticamente per assicurare che il valore immesso sia consentito in quel campo. Se il valore non è consentito, verrà visualizzato un messaggio di convalida.

Per ulteriori informazioni, vedere Risoluzione dei problemi relativi alla modifica di dati in un campo in visualizzazione Foglio dati o Maschera.

Per uscire da un campo dopo la visualizzazione di un messaggio di convalida, è necessario modificare i dati in un valore consentito oppure annullare le modifiche premendo ESC. Questa operazione è denominata convalida a livello di campo.

  1. Dopo avere immesso i dati in tutti i campi del record, fare clic su Nuovo per aggiungere o spostarsi a un altro record.

 Nota   Non è consentito inserire un nuovo record tra due record esistenti, tuttavia è possibile ridisporre i record in base a un nuovo ordinamento.

Quando si passa a un altro record, viene verificato che l'intero record possa essere salvato (convalida a livello di record), quindi vengono salvate le modifiche apportate. Se il record non può essere salvato, è opportuno apportare le correzioni necessarie oppure annullare le modifiche.

Modificare un record

È possibile modificare i dati contenuti in uno o più campi in un record. Ad esempio, se si desidera correggere l'ortografia del nome di un cliente, è possibile aprire la maschera Clienti in visualizzazione Maschera, spostarsi al record che corrisponde al cliente, quindi modificare il campo Nome nella Maschera. Quando si passa a un record diverso, verrà automaticamente aggiornato il campo nella tabella sottostante.

  1. Aprire la maschera in visualizzazione Maschera, la pagina nel browser oppure in visualizzazione Pagina oppure aprire la tabella contenente il record che si desidera modificare in visualizzazione Foglio dati.
  2. Spostarsi al record utilizzando i pulsanti sulla barra degli strumenti di spostamento.
  3. Utilizzare il mouse, TAB oppure i tasti di direzione per spostarsi sul campo che si desidera modificare.

Per sostituire l'intero contenuto di un campo in un foglio dati, fare clic vicino al bordo sinistro del campo quando il puntatore si trasforma in un segno di addizione, come illustrato nell'esempio riportato di seguito. In una maschera fare clic sull'etichetta del campo.

Selezione di un campo in visualizzazione Foglio dati

Per aggiungere ulteriore contenuto in un campo, posizionare il punto di inserimento dove si desidera inserire i nuovi caratteri. È possibile spostare il punto di inserimento utilizzando i tasti di direzione. Nell'esempio riportato di seguito il punto di inserimento si trova alla fine del contenuto corrente del campo, così da accodare il testo digitato alla stringa "Alfreds Futterkiste".

Punto di inserimento nella maschera Clienti

  1. Immettere il testo nel campo. Se il testo nel campo è stato selezionato prima di iniziare la digitazione, i caratteri immessi sostituiranno il testo selezionato.

 Nota   In caso di un errore di digitazione, premere BACKSPACE. Se si desidera eliminare tutte le modifiche apportate a un campo, premere ESC.

Quando si tenta di uscire da un campo dopo avere modificato i dati, questi vengono convalidati per assicurare che il valore immesso sia consentito in quel campo. Se il valore non è consentito, verrà visualizzato un messaggio di convalida. Per ulteriori informazioni, vedere Risoluzione dei problemi relativi alla modifica di dati in un campo in visualizzazione Foglio dati o Maschera.

Per uscire dal campo, è necessario modificare i dati in un valore consentito oppure annullare le modifiche premendo ESC.

Quando si passa a un altro record, viene effettuata una convalida a livello di record e le modifiche vengono salvate. Se il record non può essere salvato, è opportuno apportare le correzioni necessarie oppure annullare le modifiche.

Eliminare il contenuto di un campo oppure un intero record

È possibile eliminare il testo di un campo lasciandolo vuoto, purché supporti valori Null, oppure sostituendo il testo con un altro valore. È inoltre possibile eliminare in modo permanente uno o più record in una tabella:

  • Per eliminare il testo in un campo, selezionarlo e quindi premere CANC.

Per informazioni su come selezionare un campo, vedere Selezionare campi e record.

  • Per eliminare uno o più record in un foglio dati o in una maschera, selezionare i record, quindi premere CANC.
  • Per eliminare un record in una pagina di accesso ai dati, fare clic sul pulsante di eliminazione sulla barra degli strumenti di spostamento tra record.

 Nota   Per nascondere temporaneamente uno o più record in una visualizzazione, applicare uno o più filtri.

Per ulteriori informazioni su come filtrare i dati, vedere Creare un filtro (MDB).

 
 
Si applica a:
Access 2003