Praktik terbaik untuk Rapat Lync

Ada opsi berbeda yang bisa Anda gunakan saat menyiapkan, bergabung, dan menyajikan Rapat Lync. Praktik terbaik ini membantu Anda mengambil manfaat dari fitur yang membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan menyediakan pengalaman rapat yang menyenangkan.

Menyiapkan Rapat Lync

Gunakan Outlook atau Web Scheduler untuk menjadwalkan Rapat Lync, dan ikuti praktik terbaik ini.

 Catatan    Untuk detail tentang cara menjadwalkan Rapat Lync, lihat Menyiapkan Rapat Lync .

Menjadwalkan rapat

  • Untuk rapat kecil dan biasa bersama orang-orang di dalam perusahaan Anda, gunakanlah opsi rapat default dan jangan ubah pengaturannya. Ingatlah bahwa opsi default memungkinkan setiap orang menjadi penyaji dan bergabung dalam rapat secara langsung.
  • Jika Anda memiliki persyaratan rapat spesifik, misalnya, audiens yang lebih besar, data yang aman atau pelanggan eksternal, pastikan untuk mengubah opsi rapat agar sesuai dengan persyaratan itu. Untuk informasi, lihat Mengubah pengaturan peserta untuk Rapat Lync.

 Catatan    Jumlah maksimum peserta rapat adalah 250.

  • Jika Anda mempunyai peserta yang hadir langsung maupun online, Anda bisa menjalankan Rapat Lync Anda di ruang konferensi. Klik Penemu Ruangan dalam permintaan rapat Outlook untuk menemukan dan menambahkan ruang konferensi di gedung yang Anda inginkan. Atau pesan ruangan secara terpisah, dan tambahkan informasi ruangan dalam kotak Lokasi dalam permintaan rapat.

Menunjuk penyaji cadangan

Pilihlah penyaji cadangan, siapa tahu Anda tidak bisa bergabung atau datang terlambat. Penyaji cadangan juga bisa memulai perekaman, membantu dan mengelola audiens, atau memantau pertanyaan yang diajukan dalam rapat sehingga Anda bisa fokus pada presentasi Anda. Ini terutama penting jika Anda mengadakan rapat atau acara besar.

Menyertakan dokumen atau link pelatihan di dalam permintaan rapat Anda

Jika Anda mengundang peserta yang tidak terbiasa menggunakan Lync, sertakan dokumen pelatihan Cara penggunaan atau link ke pelatihan Lync dalam permintaan rapat untuk membantu mereka memahami fitur rapat sebelum bergabung dalam rapat.

Menambahkan catatan ke permintaan rapat

Saat menjadwalkan rapat Anda, jika Anda menggunakan OneNote, Anda bisa menambahkan catatan pribadi dan catatan bersama. Orang yang diundang akan bisa menampilkan dan mengedit catatan bersama sebelum rapat jika mereka memiliki izin yang tepat. Cukup klik Catatan Rapat di pita undangan, dan tambahkan catatan bersama pada permintaan rapat maupun catatan Anda sendiri (tidak terlihat oleh orang lain). Lihat Menggunakan catatan bersama dan pribadi di Rapat Lync untuk informasi selengkapnya.

Bergabung dalam Rapat Lync

Untuk detail tentang cara bergabung dalam Rapat Lync, lihat Bergabung dalam Rapat Lync. Dan ikuti praktik terbaik ini untuk mengikuti rapat:

  • Masuk ke rapat Anda 10 hingga 15 menit sebelumnya untuk bersiap dan agar Anda memiliki waktu untuk melakukan pemecahan masalah, jika diperlukan.
  • Sebelum rapat, putuskan apakah Anda akan menggunakan audio komputer (audio dan video terpadu Lync) atau telepon (jika permintaan rapat termasuk detail panggilan masuk), untuk porsi audio rapat Anda.
  • Jika Anda menggunakan audio komputer, setel perangkat audio dan video, serta periksa kualitasnya. Anda bisa menggunakan mikrofon dan speaker komputer Anda atau memasang headset. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan audio dan video Lync.
  • Jika Anda menggunakan telepon untuk audio rapat dan konferensi dial-in diaktifkan (hubungi dukungan teknis tempat kerja untuk detailnya), manfaatlah fitur Panggil Saya. Pada jendela Gabung dalam Audio Rapat, pilih Panggil saya di, dan ketikkan nomor telepon yang ingin Anda gunakan untuk menerima panggilan. Bila Anda menggunakan fitur ini, Anda tidak akan perlu memasukkan ID atau PIN rapat.
  • Jika memungkinkan, gunakanlah headset, bukan mikrofon dan speaker komputer, untuk mendapatkan kualitas audio yang lebih tinggi.
  • Kualitas audio sangat bergantung pada kondisi jaringan. Gunakan koneksi jaringan berkabel lalu nonaktifkan nirkabel di komputer Anda.
  • Setelah Anda bergabung dalam rapat, matikan suara mikrofon jika Anda tidak sedang berbicara.

Mengetahui PIN Anda

Sering kali, Anda tidak memerlukan nomor indentifikasi pribadi (PIN) saat Anda menelepon rapat menggunakan telepon. Anda langsung tersambung dan nomor Anda muncul di daftar peserta. Tapi, jika Anda ingin menelepon sebagai pemimpin atau penelepon terautentikasi, Anda akan dimintai PIN Anda dan/atau nomor atau ekstensi kantor.

 Catatan    Menelepon sebagai penelepon terautentikasi berarti keamanan rapat itu dijaga dan Anda harus diidentifikasi sebelum bergabung dengan rapat.

Ada baiknya agar PIN Anda selalu siap sedia kalau-kalau Anda membutuhkannya. Jika Anda tidak mengingat PIN Anda, klik Lupa PIN Panggilan Masuk Anda? di permintaan rapat dan ikuti instruksi di halaman untuk me-reset.

 Penting    Detail telepon hanya disertakan dalam rapat yang dipersiapkan oleh pengguna yang akunnya dikonfigurasikan untuk konferensi dial-in. Untuk detailnya, hubungi dukungan teknis di tempat kerja Anda.

Menyajikan dalam Rapat Lync

Untuk mempelajari cara mempersiapkan sesi berbagi, lihat Berbagi desktop Anda atau program. Ketika berbagi, kami menyarankan Anda untuk melakukan hal-hal berikut:

  • Mintalah seorang kolega untuk masuk ke dalam rapat bersama Anda untuk memverifikasi kualitas audio dan visual rapat.
  • Periksa opsi dalam rapat untuk memastikan Anda sudah memilih fitur audiens yang Anda inginkan, seperti izin peserta, menampilkan konten atau izin anotasi.
  • Luangkan cukup waktu untuk pertanyaan, dan beritahu kepada audiens Anda bahwa mereka bisa mengetikkan pertanyaan atau komentar mereka di bagian pesan instan (IM) rapat.
  • Matikan suara saat Anda tidak sedang berbicara, dan pastikan Anda tahu cara mematikan atau menyalakan suara peserta Anda jika diperlukan, baik menggunakan Lync maupun menggunakan perintah sentuh suara, jika Anda menggunakan telepon (tekan *1 pada tombol angka telepon Anda untuk mendengar perintah itu).
  • Di awal rapat, ingatkan kepada peserta cara mematikan dan menyalakan suara mereka.
Jika Anda menggunakan PowerPoint:
  • Buatlah slide presentasi Anda sekitar 15 slide atau kurang, dengan font yang lebih besar (di atas 30 poin), dan latar belakang yang sederhana, untuk menghindari gangguan.
  • Unggah presentasi Anda sebelumnya, dan berlatihlah menggunakan kontrol untuk menggerakkan slide atau membuat anotasi. Misalnya, Anda bisa mengindikasikan poin penting menggunakan penunjuk laser atau stempel.
  • Gunakan catatan penyaji untuk membantu Anda mengingat pokok pembicaraan Anda. Lihat Menyajikan slide PowerPoint dalam Rapat Lync untuk informasi selengkapnya.
Jika Anda berbagi desktop atau program Anda:
  • Ingatlah bahwa ketika Anda sedang membagikan program, hanya program dan dokumen yang Anda bagikan yang dapat dilihat oleh peserta. Jika Anda menelusuri program lain, itu tidak akan terlihat dalam rapat.
  • Gunakan berbagi desktop jika Anda perlu beralih antar program.
  • Klik Pratinjau dalam jendela rapat untuk melihat apa yang sedang dilihat peserta saat Anda berbagi desktop atau program.
  • Beritahukan kepada audiens Anda tahu bahwa mereka bisa memperluas area tampilan mereka dengan masuk ke mode Penuh. Untuk informasi selengkapnya, lihat Berbagi desktop Anda atau program.

Mengadakan rapat Anda dalam ruang konferensi

Akan lebih baik jika Anda menyisihkan sedikit waktu untuk mempersiapkan ruangan sebelum rapat dimulai, untuk memastikan bahwa Lync dapat bekerja dengan audio ruangan dan perangkat video.

  • Sambungkan laptop ke proyektor dan telepon ruangan konferensi jika diperlukan.
  • Matikan suara mikrofon dan speaker komputer Anda jika ada gema. Mintalah juga kepada orang lain di dalam ruangan untuk mematikan suara mikrofon dan speaker mereka jika masuk ke dalam Lync.
  • Anda dapat menyambungkan telepon ruangan ke komputer Anda atau menggunakan telepon untuk memanggil masuk ke audio rapat, jika permintaan rapat termasuk detail panggilan masuk.
  • Jika Anda menggunakan proyektor ruangan, sambungkan kabelnya ke komputer Anda, dan pilih tampilan yang sesuai. Pada keyboard Anda, tekan tombol Windows + P untuk memunculkan tampilan, lalu klik: Duplikat, untuk memperlihatkan desktop Anda pada monitor komputer dan proyektor di ruangan; Perluas, untuk memperluas desktop Anda dari monitor komputer dan proyektor di ruangan; atau Hanya proyektor, untuk memperlihatkan desktop Anda hanya pada proyektor ruangan.

 Tips    Kami merekomendasikan untuk memilih Duplikat agar Anda bisa melihat rapat di layar monitor maupun di ruangan.

Atas Halaman Atas Halaman

 
 
Berlaku pada:
Lync 2013 for Office 365