Menyiapkan Rapat Lync

Jika Anda menggunakan Outlook atau Outlook Web App, Anda bisa menjadwalkan Rapat Lync tunggal atau berulang dengan cara yang sama seperti menggunakan Outlook untuk menjadwalkan rapat rutin. Link Rapat Lync otomatis ditambahkan ke permintaan rapat Anda. Dan jika akun Anda dikonfigurasikan untuk konferensi dial-in, permintaan rapat tersebut akan menyertakan informasi panggilan (nomor telepon dan ID konferensi).

Jika Anda tidak menggunakan program Outlook (atau Windows), Anda bisa menyiapkan rapat baru menggunakan Lync Web Scheduler. Akses di https://sched.lync.com, atau pelajari lebih lanjut di Lync Web Scheduler.

Untuk menyiapkan rapat online menggunakan Outlook Web App

   
  1. Di portal Office 365, lakukan salah satu hal berikut:
  • Untuk menyiapkan rapat berdasarkan tanggal, klik tab Kalender, dan di pojok kanan atas, klik Acara Baru.
  • Untuk menyiapkan rapat berdasarkan orang yang ingin Anda undang, klik tab Orang, klik kontak atau grup di daftar Kontak Anda, lalu di bawah nama orang atau grup, klik Jadwalkan rapat.

 Tips    Untuk menambahkan kontak atau grup, pada tab Orang , di pojok kiri atas, klik Baru , atau klik Buat Kontak dan ketikkan informasi yang diminta, atau klik Buat Grup , ketikkan nama grup, klik kotak teks Tambahkan Anggota , lalu ketikkan alamat email setiap orang yang ingin Anda tambahkan. Saat Anda mengetik, saran dari daftar Kontak Anda akan muncul di bawah kotak teks; jika Anda melihat nama kontak di sana, klik nama tersebut.

  1. Di tengah jendela rapat, di atas area pesan, klik Rapat Online. Detail panggilan masuk akan muncul di area pesan, jika akun Anda dikonfigurasikan untuk konferensi panggilan masuk, dan Anda akan melihat Rapat Online di Lokasi.
  2. Persiapkan rapat seperti yang biasanya Anda lakukan, yakni dengan memberikan nama acara, menambahkan atau menghapus peserta, memilih waktu mulai dan durasi, dan lain-lain. Jika Anda akan memiliki peserta tatap muka, di Lokasi, ketikkan lokasi untuk rapat, seperti ruang konferensi, atau klik Tambahkan Ruang untuk membantu menemukan ruang konferensi.

 Tips    Untuk mencari waktu yang sesuai untuk semua orang, klik Asisten Penjadwalan , di atas jendela rapat.

 Tips    Untuk menampilkan pengaturan siapa yang memiliki akses ke rapat online, siapa yang harus menunggu untuk Anda masukkan ke dalam rapat, dan siapa yang bisa datang selama rapat, klik Pengaturan Rapat Online

.
  1. Di area rapat, ketikkan sebuah agenda. Hati-hati jangan sampai mengubah informasi rapat online apa pun.
  2. (Opsional) Untuk menambahkan gambar atau lampiran dengan agenda, di atas jendela rapat, klik ikon Tindakan Lainnya (…) di sebelah kanan Asisten Penjadwalan, klik Sisipkan, lalu klik Lampiran atau Gambar.
  3. Di atas jendela rapat, klik Kirim.

Untuk menyiapkan Rapat Lync dengan menggunakan Outlook 2013

   
  1. Buka Outlook, masuk ke kalender Anda.
  2. Pada tab Beranda, pada pita Rapat Lync, klik Rapat Lync Baru.
  3. Persiapkan rapat seperti biasa, yaitu:
  • Dalam kotak Kepada, ketik alamat email dari setiap orang yang Anda undang, dipisahkan dengan titik koma.
  • Di kotak Subjek, ketikkan nama untuk rapat.
  • Jika Anda memiliki peserta tatap muka, klik Penemu Ruangan , di pita Opsi tab Rapat, lalu cari ruangan atau, di kotak Lokasi , ketikkan lokasi rapat, seperti ruang konferensi.
  • Pilih waktu mulai dan waktu akhir.

 Catatan    Untuk melihat waktu yang sesuai untuk semua orang, klik Asisten Penjadwalan , di pita Perlihatkan di tab Rapat.

  1. Di area rapat, ketikkan sebuah agenda. Hati-hati jangan sampai mengubah informasi rapat Lync.
  2. (Opsional) Di pita Outlook, klik Asisten Penjadwalan guna memastikan waktu rapat Anda adalah yang terbaik.
  3. Klik Kirim.

 Penting    Menjadwalkan rapat dengan opsi default, seperti yang baru saja kita lakukan, cocok untuk rapat kecil internal, seperti rapat biasa dengan beberapa rekan kerja. Jika Anda mengadakan rapat dengan orang-orang di luar perusahaan Anda, atau Anda menjadwalkan acara yang besar, ubah opsi rapat sebelum mengirimkan undangan agar lebih sesuai dengan kebutuhan rapat Anda. Di permintaan rapat, pada pita Rapat Lync di tab Rapat, klik Opsi Rapat, lalu pilih opsi yang tepat.

Atas Halaman Atas Halaman

Untuk memulai rapat dadakan menggunakan Lync

Jika Anda harus mendiskusikan sebuah subjek yang memerlukan perhatian dengan segera, Anda bisa memulai dengan cepat rapat ad hoc dengan Lync. Lihat Memulai Rapat Lync dadakan.