Ecma Office Open XML formátumok – gyakran ismételt kérdések

Az új Office XML formátumok a fejlesztők, egyéni felhasználók és vállalatok számára egyaránt számos előnyt kínálnak.

Üzleti adatok integrálása a dokumentumokkal
Az Office XML formátumok felgyorsítják a különféle adatforrásokból származó dokumentumok létrehozását, illetve leegyszerűsítik a dokumentumok gépi összeállítását, az adatbányászatot és a tartalmak újrafelhasználását. Emellett egyszerű megoldást kínálnak a Microsoft Office-alkalmazások és a vállalati kezelőrendszerek közötti adatcserére – ideértve például a Microsoft Office-dokumentumok szabványos eszközökkel és technológiákkal, Microsoft Office-programok nélkül végzett módosítását és létrehozását. Az információk gyorsabb, szabadon megválasztható környezetben való közzététele, keresése és újrafelhasználása révén az alkalmazottak is növelhetik termelékenységüket.

Nyílt, jogdíjmentesen használható megoldás
Az Office XML formátumok szabványos XML és ZIP technológián alapulnak, és jogdíjaktól mentes licenc keretében vehetők igénybe. A formátumok specifikációit vállalatunk az ingyen kínált és széles körben elterjedt Microsoft Office 2003 XML-referenciasémák licence alatt fogja közzétenni.

Kompakt, biztonságos fájlformátum
A kisebb fájlméret és a fejlettebb helyreállítási lehetőségek révén a Microsoft Office felhasználói még hatékonyabban és biztonságosabban, alacsonyabb adatvesztési kockázat mellett végezhetik munkájukat. Az Office XML formátumok ZIP tömörítési technológiával mentik a dokumentumokat, így csökken a fájlok helyigénye, illetve a kisebb sávszélességű hálózatokon keresztül is hatékonyan továbbíthatók, mellyel további költségeket takaríthat meg.

Az új alapértelmezett formátumok XML-alapúak, így merőben új kezelési módokat kínálnak: a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint programban készített fájlokat bármilyen XML-szerkesztővel megnyithatja és feldolgozhatja – még külön XML-ként sem kell menteni őket. Az új XML-formátumokat a Microsoft a fájl- és adatkezelés fejlesztése, a fájlméret csökkentése és a helyreállítási lehetőségek bővítése céljából dolgozta ki. Bevezetésükkel minden eddiginél egyszerűbbé válik a Word-, Excel- és PowerPoint-fájlok adatainak elérése, illetve az adatok háttérrendszerekben való feldolgozása.

Az Office XML formátumok Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint programban való használata számos jelentős előnnyel jár. Mivel ezek a fájlformátumok tömörítést alkalmaznak, a dokumentumméret jelentősen, esetenként akár 50–75%-kal is csökkenhet. Az új fájlformátumok architektúrája szintén fejlettebb, melynek köszönhetően a sérült fájlok helyreállítása is hatékonyabbá válik. Emellett a fejlesztők sokoldalúbban kezelhetik a tartalmakat: indexelhetik és automatikusan összeállíthatják a fájlokat, illetve a bizalmas adatokat is törölhetik azokból.

A Microsoft Office XML formátumokat a különböző adatforrásokon alapuló dokumentumok gyorsabb létrehozására irányuló vásárlói igény, illetve az XML szabvány melletti elkötelezettség hívta életre. Az XML és a ZIP szabványra épülő biztonságos, mégis kompakt adatszerkezet révén az új alapértelmezett fájlformátumokkal gyorsabban lehet dokumentumokat létrehozni, csökken a Word-, Excel- és PowerPoint-fájlok mérete, és könnyebb lesz a sérült fájlok adatainak helyreállítása.

Nem. Az Office XML formátumok ugyan alkalmazzák a Windows Metro specifikációban említettek egy részét, de számos szempontból különbözőek. A Metro egy oldalszámozott, fix dokumentumformátum, melyet a Microsoft Windows Server 2008 rendszerrel vezet be vállalatunk. Az Office XML formátumok a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint program szabadon szerkeszthető formátumai. Jóllehet az XML-alapú architektúra és a ZIP tömörítés tekintetében hasonlóak, a két megoldás eltérő módon és eltérő felhasználásra lett tervezve.

Nem. Mindkét formátum XML és ZIP technológiát használ, de eltérő felhasználásra lettek tervezve. A Metro a hamarosan megjelenő Windows Server 2008 rendszer elrendezésközpontú dokumentumformátuma, mely a dokumentumok létrehozását, megosztását, nyomtatását és archiválását hivatott megkönnyíteni a felhasználók számára. Ezzel szemben az Office XML formátumok kifejezetten a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint programhoz lettek kifejlesztve, azzal a céllal, hogy leegyszerűsítsék a dokumentumok különféle adatforrások alapján történő létrehozását, illetve hogy lehetővé tegyék a gépi összeállítást és az adatbányászatot.

Az új fájlformátumok a jelenlegi Office 2003 XML-referenciasémáktól az alábbiakban térnek el:

• Az XML-fájlok ZIP tömörítést alkalmaznak a fájlméret csökkentéséhez.

• A dokumentumok különböző típusú adatai (például a megjegyzések, diagramok, képek és metaadatok) a fájl különálló részeiben tárolódnak. Ez a moduláris, helytakarékos kialakítás lehetővé teszi a fejlesztőknek és szoftvereknek, hogy egyszerűen elérjék a tartalmat.

Az új specifikációkat vállalatunk egy nyílt, jogdíjmentes licenc keretében fogja közzétenni.

A 2007-es Microsoft Office (kódnevén Office 12) rendszerrel kapcsolatban további tájékoztatást – például összehasonlító táblázatokat, fejlesztői eszközöket és fejlesztői forrásokat – ezen a webhelyen találhat.

Brian Jones, a Microsoft Office-csapat programmenedzsere és veteránja egy blogot (angol nyelven) tart fenn a Microsoft Developer Network (MSDN) webhelyen az Office XML formátumoknak. Brian blogjában (angol nyelven) érdekes vitákat és egyéb forrásokra mutató hivatkozásokat találhat, illetve megismerkedhet a 2007-es Microsoft Office rendszerrel kapcsolatos döntéshozási folyamatokkal.

A Microsoft Office Word, a Microsoft Office Excel és a Microsoft Office PowerPoint program fog új fájlformátummal rendelkezni a Microsoft Office következő kiadásában.

Igen, a Microsoft Office rendszer későbbi kiadásaiban a jelenlegi fájlformátumok is elérhetők lesznek.

Jelenleg csak a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint programban alkalmazzuk az Office XML formátumokat, de a jövőben egyéb programokban is helyet kaphatnak. Azért épp a Word, Excel és PowerPoint programot választottuk az Office XML formátumok bevezetéséhez, mert a Microsoft Office 2003 sémaprogramjában részt vevő fejlesztők több mint 50%-a Word- és Excel-sémákon alapuló megoldásokat készít. A PowerPoint programot az ügyfelek külön kérésére vontuk be.

Az InfoPath program jelenleg egy natív XML-fájlformátumot, úgynevezett XSN formátumot használ. A kedvező felhasználói visszajelzések miatt ezt az új fájlformátumot tervezzük felhasználni az egyéb Microsoft Office-megoldásokban, például a Visio, Access, Project, OneNote, Publisher, FrontPage és Outlook programban.

Nem. Az új Office XML formátumok bevezetésével ugyan először lesz a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint program alapértelmezett fájlformátuma XML-alapú, de ez a változás alapvetően csak egy meglévő Office-stratégia továbbléptetése. Elsőként a Microsoft Office 2000 programcsomag alkalmazott XML-t – a HTML fájlformátum részeként, hogy a HTML szabványból akkoriban még hiányzó részeket, például a metaadatokat és vektorgrafikát pótolja. Később a Microsoft Office Excel 2002 programban választható fájlformátumként megjelent a SpreadsheetML, a Microsoft Office Word 2003 programban pedig a WordprocessingML. A Microsoft Office 2003 programcsomag egy új, XML-alapú űrlapkezelő alkalmazás (a Microsoft Office InfoPath 2003) megjelentetésével, illetve az egyénileg meghatározható XML-sémák Word, Excel és InfoPath programbeli bevezetésével szintén jelentős lépés volt az XML formátum felé. A 2007-es Microsoft Office rendszer a Microsoft Office korábbi kiadásaiban alkalmazott összes XML-formátumot támogatja majd.

Igen. A Microsoft konverterek kiadását tervezi a Microsoft Office XP és Microsoft Office 2003 programcsomaghoz, így a Microsoft Office korábbi kiadásainak felhasználói az új fájlformátumokkal készített fájlokat is megnyithatják majd.

Igen, a Microsoft Office korábbi kiadásaihoz készített konverterek a tartalomvédelmi beállításoknak megfelelően fognak működni. A védett dokumentumok tehát megőrzik védettségüket – függetlenül attól, hogy a másik fél azokat a 2007-es Microsoft Office rendszerrel, a Microsoft Office 2003 programcsomaggal vagy valamely korábbi kiadással használja.

Hogy a lehető legegyszerűbbé tegyük a kisebb fájlméret és az adatok hatékonyabb helyreállítása nyújtotta előnyök kihasználását, úgy döntöttünk, alapértelmezetté tesszük az új fájlformátumokat. A felhasználók ily módon az összes előnyhöz hozzájutnak, miközben továbbra is a megszokott módon végezhetik munkájukat. Az Office XML formátumok felgyorsítják a különféle adatforrásokból származó dokumentumok létrehozását, illetve leegyszerűsítik az adatbányászatot és a tartalmak Microsoft Office-alkalmazásokban való újrafelhasználását.

Igen. A Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP és Microsoft Office 2003 programcsomaghoz frissítést készítünk, hogy a Microsoft Office korábbi kiadásaival is olvashatók, szerkeszthetők és menthetők legyenek az Office XML formátumú fájlok.

Az új fájlformátumok a kisebb fájlméret és a hatékonyabb helyreállítási lehetőségek révén fejlettebb fájl- és adatkezelésre adnak lehetőséget. A kiszolgálókkal és alkalmazásokkal való együttműködés szintén javul, mivel az XML dokumentumstruktúrához akár egyéb szoftverekkel is könnyedén hozzáférhet: kiolvashatja vagy módosíthatja a dokumentumok egyes részeit, például a megjegyzéseket, metaadatokat vagy beágyazott kódot. A fájlformátumok jogdíjmentes licenc keretében lesznek elérhetők, ezért bármely ügyfél vagy szolgáltató felhasználhatja azokat üzleti rendszereiben.

A Microsoft Office 2003 XML-referenciasémákhoz hasonlóan az új Office XML formátumok is nyílt, szabadon hozzáférhető dokumentumformátumok. Az XML technológiának köszönhetően a fejlesztők egyszerűen, a teljes fájl átfordítása nélkül is hozzáférhetnek a dokumentumok tartalmához. A felhasználók bármilyen XML-szerkesztővel megnyithatják és/vagy automatikusan szerkeszthetik a Microsoft Office Word-, Microsoft Office Excel- és Microsoft Office PowerPoint-fájlokat.

A Microsoft Office XML formátumokat a különböző adatforrásokon alapuló dokumentumok gyorsabb létrehozására irányuló vásárlói igény, illetve az XML szabvány melletti elkötelezettség hívta életre. Az XML és a ZIP szabványra épülő biztonságos, mégis kompakt adatszerkezet révén az új alapértelmezett fájlformátumokkal gyorsabban lehet dokumentumokat létrehozni, csökken a Word-, Excel- és PowerPoint-fájlok mérete, és könnyebb lesz a sérült fájlok adatainak helyreállítása.

Személyazonosításra alkalmas adatnak a fájlok azon adatait nevezzük, amelyekkel azonosítható az adott dokumentum készítője vagy felhasználója. Ezek az adatok többnyire az alkalmazás tulajdonságokat összefoglaló párbeszédpanelén tekinthetők meg; itt többnyire a létrehozó neve, a dokumentum helye és a létrehozás dátuma látható. Az Office XML formátumok ezeket az adatokat a fájl egy különálló részében tárolják, így azok bármilyen programmal egyszerűen eltávolíthatók, a dokumentum integritásának megőrzésével.

Igen. A korrektúra és a megjegyzések a fájl egy különálló adategységében tárolódnak. Ily módon a felhasználók egyszerűen megállapíthatják, hogy a dokumentumok tartalmaznak-e ilyen adatokat, illetve igény szerint eltávolíthatják azokat a dokumentum közzététele előtt.

Igen. A felhasználók eltávolíthatják a megjegyzéseket és a korrektúrát oly módon, hogy az ne legyen kihatással a dokumentum egyéb részeire.

A dokumentumok gépi összeállításának támogatása lehetővé teszi a dokumentumok meglévő, gyakori használatú adatokból való létrehozását. Ez az eljárás manuálisan, felhasználó által, illetve felhasználói beavatkozás nélkül, kiszolgálók segítségével egyaránt történhet. Az Office XML formátumok moduláris architektúrája a korábbiakhoz képest nagyban leegyszerűsíti a dokumentumtartalom hozzáadását, módosítását és törlését. Ha például egy vállalati embléma módosul, akkor egy a dokumentumokban lévő képek kezelésére felkészített programmal az új embléma a dokumentumtár minden egyes dokumentumához egyszerűen hozzáadható.

Az új fájlformátumok az alábbiakkal járulnak hozzá az egységesség és adatvédelem növeléséhez:

• Egyszerűbbé teszik a háttéradatbázisok adatainak integrálását, így a felhasználók pontos, naprakész fájlokon dolgozhatnak.

• A moduláris architektúrának köszönhetően a sértetlen fájlmodulok még részleges fájlsérülés esetén is megnyithatók.

• Csak azok a kódok futtathatók, amelyeket az adott informatikai részleg biztonságosnak ítél. Az informatikai részlegek házirendek létrehozásával meggátolhatják, hogy a fájlok alkalmazottak általi megnyitásakor nem kívánt kódok töltődjenek be.

• Meggátolhatják a vírusok terjedését. A fejlesztők a fájltípus megválasztásával eldönthetik, hogy kívánják-e engedélyezni a beágyazott kódok futtatását. Ezáltal a dokumentumok használatakor egyetlen pillantással megállapítható, hogy tartalmazhatnak-e makrókat.

Mivel az adatok modulárisan, egymástól elkülönülő szegmensekben tárolódnak, jelentősen csökken az adatvesztés kockázata. Egy esetleges modulsérülés esetén a dokumentum többi része minden további nélkül betölthető. Ha például egy dokumentum sérült diagramot tartalmaz, akkor kizárólag a diagram betöltése lesz sikertelen; a dokumentumban tárolt egyéb adatok továbbra is elérhetők lesznek. Az új formátumok emellett a sérült modulok helyreállítására is nagyobb esélyt kínálnak.

Igen. Az eddigi Microsoft Office termékekhez hasonlóan a felhasználók kiválaszthatják, hogy milyen dokumentumformátumot kívánnak alkalmazni a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint programban végzett mentéskor.

Az Office XML formátumok belső felépítésüknél fogva több különálló modulban tárolják az adatokat – a beágyazott kódok például a dokumentumtartalomtól különválasztva tárolódnak. A fájlokat alkotó modulokat egyenként, ZIP technológiával tömöríti a rendszer, illetve a modulok mellett a teljes fájlon is tömörítést végez. Ennek eredményeként jelentősen csökkenhet a Microsoft Office Word-dokumentumok, Microsoft Office Excel-táblák és Microsoft Office PowerPoint-bemutatók mérete. A tömörítés, illetve a helymegtakarítás mértéke fájlonként változik.

Nem. A dokumentumok Microsoft Office-alkalmazásokban való használatakor a ki- és betömörítés automatikusan végbemegy; semmiféle felhasználói beavatkozás nem szükséges.

Nem. A ZIP technológia nem okoz minőségveszteséget a képeknél.

Az új Office XML formátumok támogatják az egyéni sémák dokumentumokba foglalását; ilyen esetben az egyéni séma XML-tartalma a Microsoft Office Word-dokumentumokban és Microsoft Office Excel-táblákban Word- vagy Excel-formátumra való konvertálás nélkül tárolódik. Az egyéni tartalmak a fájlon belül saját natív struktúrájuk szerint lesznek mentve.

A munkafolyamatok támogatása a 2007-es Microsoft Office rendszerben jelentős szerepet kapott, de a jelen fejlesztési szakaszban még túlzottan korai volna részletekbe bocsátkozni. Ha már tudunk konkrét információkkal szolgálni, feltétlenül tájékoztatjuk.

Az új Office XML formátumok biztonságosabban használhatók azáltal, hogy könnyedén azonosíthatóvá és elkülöníthetővé teszik a beágyazott kódot és makrókat tartalmazó fájlokat. A kódok és makrók futtatását nem engedélyező formátumok használata során a program minden beágyazott kódot figyelmen kívül hagy. Kódvégrehajtás tehát kizárólag abban az esetben történhet, ha az kifejezetten engedélyezve lett.

Az új Office XML formátumok a jelenlegi Microsoft Office termékekhez hasonlóan jelszó alkalmazását is lehetővé teszik. Jelszó beállításával meggátolható a fájlok illetéktelen személyek általi megnyitása vagy módosítása.

Az új Office XML formátumok biztonságosabban használhatók azáltal, hogy könnyedén azonosíthatóvá és elkülöníthetővé teszik a beágyazott kódot és makrókat tartalmazó fájlokat. A kódok és makrók futtatását nem engedélyező formátumok használata során a program minden beágyazott kódot figyelmen kívül hagy. Kódvégrehajtás tehát kizárólag abban az esetben történhet, ha az kifejezetten engedélyezve lett.

Igen. Az Office XML formátumok esetében a dokumentumokba ágyazott kódok vagy makrók nem hajtódnak végre.

A Microsoft mindent elkövet annak érdekében, hogy az új fájlformátumok teljes mértékben kompatibilisak legyenek a Microsoft Office korábbi kiadásaival, illetve hogy a jelenlegi fájlformátumokat a Microsoft Office rendszer következő kiadása is támogassa. Telepítőeszközök, források és tanácsadás biztosításával igyekszünk ügyfeleink és partnereink segítségére lenni. A minél zökkenőmentesebb váltás érdekében a termék megjelenése előtt közzétesszük a fájlformátumok specifikációit – így az ügyfelek, partnerek és fejlesztők időben elvégezhetik a megfelelő előkészületi lépéseket.

Igen. A vállalati környezetben dolgozó informatikai szakemberek és az egyéni felhasználók egyaránt választhatnak más alapértelmezett formátumot a Microsoft Office telepítése során.

Igen. A felhasználók a már telepített szoftverben is beállíthatják az alapértelmezettként használni kívánt fájlformátumokat. Emellett akár az egyes dokumentumok fájlformátumát is megadhatják a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint alkalmazásban végzett mentéskor.

Igen. Az informatikai szakemberek más fájlformátumot is választhatnak alapértelmezettként telepítéskor, illetve akár a felhasználók is megváltoztathatják ezt a beállítást a telepítést követően.

Igen. A vállalatok az ilyen jellegű telepítés során is megadhatják, hogy mely fájlformátumokat kívánják alapértelmezettként használni.

Igen. A 2007-es rendszer telepítése után a felhasználók megadhatják, hogy milyen fájlformátumokat szeretnének alapértelmezettként használni a Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel és Microsoft Office PowerPoint programban.

Igen. Vállalatunk a specifikációkat még a termék megjelenése előtt közzé fogja tenni egy jogdíjmentes licenc keretében. Tehát az összes szolgáltató és fejlesztő szabadon hozzáférhet az Office XML formátumok specifikációjához, és mindennemű anyagi kötelezettség nélkül integrálhatja a fájlformátumok támogatását a megoldásaiba.

Az XML-formátumnak köszönhetően a vállalatok egyszerűen kigyűjthetik a dokumentumokban szereplő adatokat, és sokrétűen, az aktuális vállalati céloknak megfelelően használhatják fel azokat. Az XML-támogatású Microsoft Office programcsomaggal az ügyfelek hatékonyabbá tehetik a szervezeten belüli adattovábbítást, illetve olyan egyéni üzleti folyamatokat és megoldásokat dolgozhatnak ki, amelyek nyomán jelentősen növekedhet az alkalmazottak termelékenysége.

Az alkalmazottak asztali számítógépén létrehozott vagy gyűjtött adatok például közvetlenül hozzákapcsolhatók az XML-alapú fő üzleti folyamatokhoz – így a folyamatok kezelése egyszerűbbé válik, és nem szükséges minden egyes rendszerben külön rögzíteni az adatokat. Az XML emellett a háttérrendszerekben tárolt adatokhoz is egyszerű hozzáférést kínál. Az alkalmazottak ezeknek az adatoknak a felhasználását vagy feldolgozását kényelmesen, a megszokott Microsoft Office-alkalmazásokból végezhetik.

Az Office 2003 programcsomag XML-támogatása ipari szabványokon alapul. A szabványos XML architektúrát az alábbi két módon támogatja a szoftver:

• Az adatok megjelenítésében, melynek alapjait az Office 2003 sémaprogramjában fektettük le.

• Az adatok tényleges struktúrájában, melybe akár egyéni sémák is illeszthetők. A rendszer az összes olyan XML-sémát támogatja, amely megfelel a W3C XSD szabványának, így az ügyfelek kihasználhatják a különféle kidolgozott ipari sémákat, melyek például a gyártás, egészségügy és biztosítás területén is elérhetők.

Egyáltalán nem. Az XML-alapú adatok teljes mértékben megfelelnek az XML szabványnak, így az XML-t és az egyéni sémákat támogató összes programmal feldolgozhatók.

A különbség a sémák felhasználási céljában rejlik. A Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office InfoPath 2003 és Microsoft Office Visio 2003 alkalmazásokhoz korábban kiadott referenciasémák megjelenítés-központúak. Ezek a sémák az információk képernyőn való megjelenítésének (például egy kirajzolt Visio-diagram) leírására szolgálnak.

Az egyéni sémák ezzel szemben adatközpontú sémák. Az XML az egyéb leírónyelvekhez hasonlóak kódokkal definiálja a dokumentumokban lévő elemeket. Az XML-kódok határozzák meg a dokumentum strukturális elemeit, illetve ezeknek az elemeknek a jelentését. Így az XML nem csupán a megjelenítés leírására alkalmas, hanem a teljes dokumentumstruktúra és tartalom definiálására is. Emellett az Office programcsomag XML infrastruktúrájának részeként a Microsoft támogatja az egyénileg definiált sémák használatát is, melyeket felhasználók és automatizált ipari folyamatok egyaránt készíthetnek.