Alapfeladatok a SharePoint Workspace 2010 alkalmazásban

Office 2010 – első lépések Ebben a cikkben alapvető feladatokat talál, melyek segítenek elsajátítani a Microsoft SharePoint Workspace 2010 használatát.

 Megjegyzés:   A SharePoint Workspace alkalmazás korábbi neve Office Groove.

Tartalom


Mi a SharePoint Workspace?

A Microsoft SharePoint Workspace 2010 segítségével SharePoint-kiszolgálóhoz csatlakozás közben és kapcsolat nélküli módban egyaránt hozzáférhet SharePoint-tartalmakhoz. Ha csatlakozott a kiszolgálóhoz, a program automatikusan szinkronizálja a távoli és a munkaterületen található tartalmak frissítéseit. Ha nem csatlakozott, a munkaterületen végrehajtott változásokat az alkalmazás helyben tárolja, és a legközelebbi alkalommal, amikor csatlakozik a SharePoint-kiszolgálóhoz, automatikusan szinkronizálja a módosításokat.

A SharePoint-munkaterületek egyszerűvé teszik a SharePoint-tartalmak elérését és a velük való munkát. Ha már ismeri a SharePoint-webhelyek kezelőfelületét, nem lesz gondja a SharePoint-munkaterületek kezelésével sem.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A SharePoint Workspace munkaterületeinek típusai

A SharePoint Workspace alkalmazásban három munkaterület-típus érhető el, melyek a következők: SharePoint-munkaterületek, Groove-munkaterületek és megosztott mappák.

SharePoint-munkaterületek:    Az először ebben a kiadásban elérhető típus lehetővé teszi SharePoint-webhelyek számítógépre való másolását, melyet aztán az alkalmazás automatikusan szinkronizál a kiszolgálóval. A munkaterület-típus egyetlen tagot, a munkaterület létrehozóját tartalmazza.

Groove-munkaterületek:    Ez a típus bizonyára ismerős lesz, ha már használta az alkalmazás egy korábbi kiadását, például az Office Groove 2007 programot. A munkaterület-típus számos, tetszés szerint igénybe vehető hatékonyságnövelő eszközt kínál, és általában két vagy több, meghívott tagot tartalmaz.

A megosztott mappa a Groove-munkaterület egy különleges típusa, mely lehetővé teszi egy, a Windows-fájlrendszerben található mappa tartalmainak megosztását. További információt erről a munkaterület-típusról a Megosztott mappák – áttekintés című cikkben talál.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A SharePoint-munkaterületek részei

SharePoint-munkaterület

1. A munkaterületen szinkronizált SharePoint-dokumentumtárak.
2. A munkaterületen szinkronizált SharePoint-listák.
3. A SharePoint-munkaterületen nem támogatott listák és tárak. A SharePoint-webhely ilyen jellegű tartalmát egy hivatkozásra kattintva érheti el.
4. A kiválasztott dokumentumtár tartalma.

Ez a dokumentum ismerteti, hogyan hozhat létre SharePoint-munkaterületet egy SharePoint-webhelyről.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A Groove-munkaterületek részei

A közös célokkal rendelkező csoportok vagy szervezetek a Groove-munkaterületekkel oszthatják meg ötleteiket, és dolgozhatnak együtt. A Groove-munkaterületekhez általában egy vagy két „tag”, azaz a munkaterülethez meghívó útján csatlakozó személy tartozik. A munkaterület tartalma nagymértékben dinamikus. Az összes online tag számára azonnal megjelenik minden általuk vagy más tagok által hozzáadott frissítés. Ön és a többi tag online állapotban küldheti és fogadhatja a frissítéseket.

A Groove-munkaterületek révén a tagok számos különböző speciális alkalmazáseszközzel dolgozhatnak. Tegyük fel például, hogy heti értekezlet formájában szeretné megvitatni a marketinganyagok készítését. Az ehhez szükséges tevékenységek közé tartozhat például a határidők megszabása, a feladatok kiosztása, valamint az elkészült munka ellenőrzése. Az értekezlet megfelelő előkészítése érdekében lehetőség van arra, hogy a munkaterület tagjai fájlokat tegyenek közzé egy dokumentumeszközben, problémákat vitassanak meg egy vitaeszközben, valamint hozzászóljanak az értekezlet tervezett témáihoz egy naptáreszközben. Az összes online állapotú tag valós idejű csevegéssel is együttműködhet.

1. A munkaterület eszközei.
2. A munkaterület tagjai.
3. A kiválasztott munkaterület-eszköz tartalma.
4. Új vagy olvasatlan tartalommal bíró elem.
5. Új tagok meghívása a munkaterületre a Meghívás munkaterületre mezővel.
6. A munkaterületi csevegés átirata.

SharePoint-munkaterület létrehozása

SharePoint-munkaterületet egy böngészőben megnyitott SharePoint-webhelyen vagy a SharePoint Workspace kezdőpaneljén hozhat létre.

Listák és tárak összes elemét letöltő SharePoint-munkaterület létrehozása

SharePoint-munkaterületet a legegyszerűbben úgy hozhat létre, ha meglátogat egy SharePoint-webhelyet, és szinkronizálja azt a számítógéppel. A program ekkor a támogatott listák és tárak összes elemét letölti a SharePoint-munkaterületre. Ne feledje, hogy a dokumentumtár-elemek tartalmának letöltését külön be kell állítania, hiszen a dokumentumokat a SharePoint-munkaterületen nyitja meg.

A még nem támogatott listák és tárak a munkaterület tartalompaneljén jelennek meg a SharePoint-webhelyre mutató hivatkozásokkal együtt.

 Megjegyzés:   A SharePoint Workspace figyelmezteti, ha a kiválasztott SharePoint-webhely túl nagy, és így az elemek letöltése túl sok időt venne igénybe.

  1. Egy böngészőben nyissa meg azt a SharePoint-webhelyet, melyet szinkronizálni szeretne a SharePoint-munkaterületen.
  2. Kattintson a Webhelyműveletek menügombra, majd a Szinkronizálás a SharePoint Workspace programmal parancsra.

Válassza ezt a lehetőséget a SharePoint-webhely és a számítógépen található adatok szinkronizálásához

  1. A Szinkronizálás a SharePoint Workspace programmal párbeszédpanelen kattintson az OK gombra.

A Szinkronizálás a számítógéppel párbeszédpanel

A „Szinkronizálás" párbeszédpanelen minden fontos információ megtalálható annak a folyamatnak az állapotáról, mely során a SharePoint-webhely elemeit a program a SharePoint-munkaterületre másolja.

A számítógéppel való szinkronizálás folyamatjelzője

  1. Amikor a program sikeresen letöltötte az elemeket, kattintson a Munkaterület megnyitása vagy a Bezárás gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Kijelölt listát vagy tárat szinkronizáló SharePoint-munkaterület létrehozása

Előfordulhat, hogy csak egy megadott listát vagy tárat szeretne szinkronizálni a számítógép egy SharePoint-munkaterületén. Erre is módja van, így pedig időt takaríthat meg, hiszen nem szükséges letöltenie az összes többi lista és tár elemeit is.

 Megjegyzés:   Emellett személyre szabhatja a SharePoint-munkaterület létrehozási folyamatát úgy is, hogy annak során a program csak egy megadott lista- vagy tárgyűjtemény elemeit töltse le. További információt az Új munkaterület létrehozása című cikk „Kijelölt listák vagy tárak elemeit letöltő SharePoint-munkaterület létrehozása" című szakaszában talál.

  1. Egy böngészőben nyissa meg azt a SharePoint-webhelyet, melyet szinkronizálni szeretne a SharePoint-munkaterületen.
  2. Jelölje ki a SharePoint-munkaterületen szinkronizálandó listát vagy tárat.
  3. Az alábbi lehetőségek közül választhat:
  • Ha listát jelölt ki, kattintson a Listaeszközök csoportban található Lista fülre.

A Listaeszközök csoport Lista füle egy SharePoint-webhelyen

  • Ha tárat jelölt ki, kattintson az Elemtáreszközök csoportban található Tár fülre.

A Tár fül az Elemtáreszközök csoportban

  1. A SharePoint-menüszalagon kattintson a Csatlakozás és exportálás menügombra, majd a Szinkronizálás: SharePoint parancsra.
  2. Kattintson az OK gombra.
    Ekkor megjelenik egy, a SharePoint-webhely és a SharePoint-munkaterület közti szinkronizálási folyamat állapotát megjelenítő párbeszédpanel, melyen minden fontos adat megtalálható.
  3. Amikor a program sikeresen letöltötte az elemeket, kattintson a Munkaterület megnyitása vagy a Bezárás gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

SharePoint-munkaterület tartalmának szinkronizálása a SharePoint-kiszolgálóval

Egy SharePoint-munkaterület automatikus szinkronizálása a SharePoint-webhellyel az alábbi módon történik:

  • Mentéskor a program a SharePoint-munkaterületen végrehajtott minden módosítást azonnal elküld a SharePoint-webhelyre.
  • A program a SharePoint-munkaterület és a SharePoint-webhely tartalmát tízpercenként szinkronizálja automatikusan, attól függetlenül, hogy módosított-e akár egyetlen elemet is.

Noha a tartalom szinkronizálását nem feltétlenül kell saját magának elindítania, mivel az alkalmazás csak tízpercenként frissíti a SharePoint-webhelyen lévő adatokat, a legfrissebb tartalom elérhetősége érdekében előfordulhat, hogy manuális szinkronizálást szeretne elindítani.

Kijelölhet egy listát vagy tárat, de a SharePoint-munkaterület összes listáját és tárát is szinkronizálhatja egyszerre.

Kijelölt lista vagy tár szinkronizálása

  1. A tartalompanelen kattintson arra a listára vagy tárra, melyet szinkronizálni szeretne.
  2. A Szinkronizálás lapon kattintson a Szinkronizálás menügombra, majd azEszköz szinkronizálása parancsra.

Az Eszköz szinkronizálása parancs

Az állapotsoron nyomon követheti a szinkronizálás állapotát.

SharePoint-munkaterület összes listájának és tárának szinkronizálása

  • A Szinkronizálás lapon kattintson a Szinkronizálás menügombra, majd a Munkaterület szinkronizálása parancsra.

Az állapotsoron nyomon követheti a szinkronizálás állapotát.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Átváltás egy SharePoint-munkaterületre

Átváltás kezdőpanelen található SharePoint-munkaterületre

A kezdőpanelen az adott SharePoint-munkaterületre kattintva az összes, korábban létrehozott munkaterületet elérheti.

  1. Indítsa el a SharePoint Workspace programot.
  2. A kezdőpanelen kattintson a Kezdőlap fülre.
  3. Kattintson duplán a SharePoint-munkaterület nevére annak megnyitásához.

SharePoint-munkaterület a kezdőpanelen

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Átváltás fájlrendszerben található SharePoint-munkaterületre

Közvetlenül a fájlrendszerben is átválthat egy SharePoint-munkaterületre.

Ha Windows Vista vagy újabb operációs rendszerrel rendelkezik, a Munkaterületek mappában tárolt munkaterületek a saját felhasználói profiljához tartozó mappában találhatók.

Ha Windows XP operációs rendszert használ, a munkaterületek a Dokumentumok mappában található Munkaterületek mappában jelennek meg.

A Munkaterületek mappa megnyitásával automatikusan elindítja a SharePoint Workspace programot is. A munkaterületek ugyanolyan ikonokkal jelennek meg, mint a kezdőpanelen.

A SharePoint Workspace 2010 munkaterületei a fájlrendszer ezen mappájában jelennek meg

 Megjegyzés:   Csak az új kiadásban létrehozott SharePoint- és Groove-munkaterületek jelennek meg a listában. Emellett a SharePoint-munkaterületek csak akkor láthatók itt, ha legalább egy dokumentumtárat tartalmaznak, míg a Groove-munkaterületek kizárólag akkor található meg a listában, ha tartalmaznak legalább egy Dokumentumok eszközt.

Egy adott munkaterület összes Dokumentumok eszköze listájának megtekintéséhez nyisson meg egy tetszőleges „munkaterület-mappát".

SharePoint Workspace 2010 munkaterületek

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Groove-munkaterület létrehozása

Új Groove-munkaterületet a kezdőpanelen hozhat létre.

  1. A Kezdőlap lapon kattintson az Új menügombra, majd a Groove-munkaterület parancsra.
  2. Adja meg az új munkaterület nevét.
  3. Kattintson a Létrehozás gombra.

A SharePoint Workspace ekkor létrehozza a Groove-munkaterületet, és Önt munkaterület-vezető kezdőtagként listázza. Ezután felvehet új vagy frissíthet már meglévő munkaterület-eszközöket, valamint meghívhat másokat, hogy tagként csatlakozzanak a munkaterülethez.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Személyek meghívása egy Groove-munkaterületre

Az alábbi módon hívhat meg másokat egy Groove-munkaterületre:

  1. Nyissa meg a munkaterületet.
  2. A Tagok ablaktábla Meghívás munkaterületre mezőjébe írja be a meghívni kívánt személyek e-mail címét, majd kattintson a Küldés gombra.

Meghívás e-mailen keresztül

 Megjegyzés:   Ha a meghívandó személy már tagja egy másik Groove-munkaterületnek, vagy megtalálható a névjegyalbumban, elegendő a név első pár betűjét megadni a mezőben.

  1. A Meghívó küldése párbeszédpanelen kattintson a Meghívás elemre.

A Meghívó küldése párbeszédpanel

A címzettnek meg kell nyitnia és el kell fogadnia a meghívót. Ezután a program levelet küld Önnek, melyben meg kell erősítenie a meghívást.

Megerősítés után az alkalmazás elküldi a munkaterületet az új tag számítógépére, és hozzáadja a tagot a munkaterület taglistájához.

További információt a meghívók küldéséről a Személyek meghívása egy Groove-munkaterületre című cikkben talál.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Workspace 2010