Háromrészes munkafolyamat használata

Háromrészes munkafolyamat használatával három állapot (fázis) segítségével követheti nyomon a listaelemek állapotát. Használhatja olyan üzleti folyamatok kezelésére, melyek esetében nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követésére van szükség, ilyenek például az ügyfélszolgálati ügyletek, az eladás-vezetés vagy a projekttevékenységek.



Háromrészes munkafolyamat működése

A Háromrészes munkafolyamat támogatja azon üzleti folyamatokat, melyek során a szervezetek három állapoton és két állapotok közti változáson keresztül követhetik az egyes ügyletek vagy elemek állapotát. Minden állapotban bekövetkezett változás beálltakor a munkafolyamat hozzárendel egy személyt egy folyamathoz és értesítő e-mailt küld az adott személynek a folyamatról. Amikor ez a folyamat a végéhez ér, a munkafolyamat frissíti az elem állapotát a következő állapotra. A Háromrészes munkafolyamat úgy lett megalkotva, hogy együttműködjön a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával, melyet úgy állítottak be, hogy tartalmazzon egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. A Választási lehetőség oszlopban megadott értékek felelnek meg a munkafolyamat által követett állapotoknak.

A Háromrészes munkafolyamat használható olyan üzleti folyamatok kezelésére, melyek esetében nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követésére van szükség, például ügyfélszolgálati ügyletek, eladás-vezetés vagy projekttevékenységek. Egy kis rendezvényszervező cég alkalmazottai például használhatják a számos rendezvényhez kapcsolódó tevékenység kezelésére. A Háromrészes munkafolyamat három állapoton keresztül követi az esemény-szervezési feladatokat. Ezek az Aktív, a Véleményezésre kész és a Kész. Minden, egy adott rendezvénnyel kapcsolatos, a rendezvényszervezésre vonatkozó tennivaló bekerül egy ügykövető listába, melyet arra az eseményre hoztak létre és Aktív állapotúra állítottak. Az esemény szervezője hozzárendeli az egyes eseményeket csapatának tagjaihoz és elindítja a háromrészes munkafolyamatot ezeken az elemeken, hogy a munka elkezdődhessen az eseményhez rendelt tevékenységgel.

Amikor a munkafolyamat elkezdődik, a kijelölt személy számára készít egy tevékenységet. Amikor egy csapattag megkapja feladatát, elvégzi a feladat elkészítéséhez szükséges munkát. Ez a munka lehet, hogy az ügy-követő listát tartalmazó listától vagy webhelytől távol esik. Egy csapattag például azt a feladatot kapja, hogy készítsen egy beszállítói tervet - ebben az esetben a csapattag kapcsolatba lép egy beszállító céggel és közösen készítik el a tervet. Amikor a beszállítói tervet elfogadják, a csapattag készre állítja a tevékenységének az állapotát. Ekkor a munkafolyamat frissíti a esemény-tevékenység állapotát az ügy-nyilvántartásban Aktív állapotról Véleményezésre készállapotra és készít egy második tevékenységet a rendezvényszervezőnek, hogy véleményezze a beszállítói tervet. Miután a rendezvényszervező átnézte és elfogadta a beszállítói tervet, munkafolyamatának állapotát készre állítja és a munkafolyamat a feladat állapotátVéleményezésre kész állapotról Kész állapotúra állítja.

 Megjegyzés:   Egy munkafolyamatban résztvevő kétféleképpen változtathatja meg egy munkafolyamat állapotát egy háromrészes munkafolyamatban. Szerkesztheti a munkafolyamatot, hogy készre állítsa vagy megváltoztathatja annak állapotát a listában (amennyiben rendelkezik a lista megváltoztatásához szükséges engedéllyel). Amennyiben egy résztvevő saját maga állítja egy elem állapotát a listában, a munkafolyamat feladata készre változik. Amennyiben a résztvevő a munkafolyamat feladatát szerkeszti, hogy készre állítsa, a munkafolyamat elemének állapota a listában Kész állapotúra frissül.

Ebben a példában a háromrészes munkafolyamat műveletei a következő folyamat szerint alakulnak:

A példa Háromrészes munkafolyamat folyamatábrája

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Lista beállítása háromrészes munkafolyamat használatára

Mielőtt háromrészes munkafolyamatot használhatna, be kell állítania a munkafolyamattal használni kívánt listát. Ezen listának tartalmaznia kell a munkafolyamattal kezelni vagy követni kívánt elemeket. A Háromrészes munkafolyamat úgy lett megalkotva, hogy együttműködjön a Problémakövetés listasablonnal, de használható minden olyan listával, melyet úgy állítottak be, hogy tartalmazzon egy Választási lehetőség oszlopot, három vagy több értékkel. Amikor a listával használandó háromrészes munkafolyamatot állítja be, meg kell adnia a Választási lehetőség oszlopot, mely a munkafolyamat által követett állapot-értékeket.

Problémakövető lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Alapértelmezésként minden olyan listával használhatja a háromrészes munkafolyamatot, melyet a Problémakövetés listasablon segítségével hozott létre.

Kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése elemre, majd A teljes webhelytartalom lap Létrehozás elemére.

 Tipp   A legtöbb esetben a Webhelyműveletek menüvel Menü képe is végrehajthatja a műveletet.

  1. A Nyomon követés alatt kattintson a Problémakövetés lehetőségre.

A Név mezőbe írja be a lista nevét. A név megadása kötelező.

A név a listalap tetején lesz látható, a lista webcímének részévé válik, és a listához vezető navigációs elemekben is megjelenik.

  1. A Leírás mezőbe írja be a lista céljának leírását. A leírás megadása nem kötelező.
  1. Ha a Fontos rovatok sávhoz a listára mutató hivatkozást kíván adni, kattintson az Igen lehetőségre a Navigáció szakaszban.
  1. Kattintson a Létrehozás elemre.

Egyéni lista létrehozása háromrészes munkafolyamathoz

Amennyiben egyéni listát szeretne létrehozni a háromrészes munkafolyamatokhoz, legalább egy Választási lehetőség oszlopot hozzá kell adnia, mely azon állapotok értékeit tartalmazza, melyeket a munkafolyamat követni fog.

Kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése elemre, majd A teljes webhelytartalom lap Létrehozás elemére.

 Tipp   A legtöbb esetben a Webhelyműveletek menüvel Menü képe is végrehajthatja a műveletet.

  1. Az Egyéni listák alatt kattintson az Egyéni lista lehetőségre.

A Név mezőbe írja be a lista nevét. A név megadása kötelező.

A név a listalap tetején lesz látható, a lista webcímének részévé válik, és a listához vezető navigációs elemekben is megjelenik.

  1. A Leírás mezőbe írja be a lista céljának leírását. A leírás megadása nem kötelező.
  1. Ha a Fontos rovatok sávhoz a listára mutató hivatkozást kíván adni, kattintson az Igen lehetőségre a Navigáció szakaszban.
  1. Kattintson a Létrehozás elemre.

Egyéni lista testreszabása háromrészes munkafolyamathoz

  1. Ha a lista még nincs megnyitva, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon.

Ha a kívánt lista neve nem jelenik meg, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra, majd kattintson a lista nevére.

  1. Kattintson a Beállítások menü Beállítások menü Lista beállításai parancsára.
  1. Az Oszlopok alatt kattintson az Oszlop létrehozása elemre.
  2. A Név és típus szakaszban az Oszlop neve alatt írja be a használni kívánt oszlop nevét, mely a munkafolyamatban használni kívánt állapotok neveit tartalmazza.
  3. Az oszlopban szereplő információ típusa szakaszban válassza a Választási lehetőség (menü, amiből választani lehet) lehetőséget.
  4. A További oszlopbeállítások szakaszban a Leírás alatt tetszés szerint adjon meg leírást az oszlopról.
  5. Az oszlopnak kötelezően tartalmaznia kell adatot szakaszban kattintson az Igen lehetőségre.
  6. A Minden választási lehetőséget külön sorba írjon lehetőség alatti listába írjon be három vagy több választási lehetőséget ehhez az oszlophoz

Ezek az értékek lesznek munkafolyamat állapotai.

  1. A választási lehetőségek megjelenítése alatt válassza a Legördülő menü vagy Választógomb lehetőséget.
  2. A Kitölthető választási lehetőségek engedélyezése alatt kattintson a Nem lehetőségre.
  3. Adja meg, hogy szeretne egy bizonyos alapértelmezett értéket az oszlopnak vagy szeretné hozzáadni a lista alapértelmezett nézetéhez.
  4. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat hozzáadása listához

A háromrészes munkafolyamatot először hozzá kell adnia egy listához, hogy a benne lévő elemeken használni tudja. Amikor egy háromrészes munkafolyamatot ad hozzá egy listához, először meg kell határoznia, hogy melyik oszlop tartalmazza az állapotokat, melyeket követni akar a munkafolyamattal. Az egyes állapotokhoz tartozó eseményeket is megadja. Meghatározhatja például, hogy az egyes tevékenységekhez kiket rendeljen a munkafolyamat, illetve azon e-mailek részleteit, melyeket a tevékenység címzettei kapnak.

Ahhoz, hogy egy listához munkafolyamatot társítson, Listák kezelése engedéllyel kell rendelkeznie.

  1. Nyissa meg a listát, melyhez a háromrészes munkafolyamatot adni szeretné.

Kattintson a Beállítások menü Beállítások menü Lista beállításai gombjára, vagy kattintson a megnyitandó tár típusának megfelelő lehetőségre.

Dokumentumtár esetén például kattintson a Dokumentumtár beállításai gombra.

  1. Kattintson az Engedélyek és házirendek csoport Munkafolyamat-beállítások elemére.

 Megjegyzés:   Amennyiben a listához, mappához vagy tartalomtípushoz korábban már hozzárendeltek munkafolyamatokat, ez a lépés egyenesen a Munkafolyamat-beállítások módosítása lapra viszi és rá kell kattintania a Munkafolyamat hozzáadása gombra, hogy a Munkafolyamat hozzáadása lapra menjen. Amennyiben még nem volt munkafolyamat társítva a listához, mappához vagy tartalomtípushoz, ez a lépés egyenesen a Munkafolyamat hozzáadása lapra viszi.

  1. A Munkafolyamat-beállítások módosítása lapon válassza a Munkafolyamat hozzáadása lehetőséget.
  2. A munkafolyamat hozzáadása lapon a Munkafolyamat szakaszban kattintson a Háromrészes lehetőségre a Válasszon munkafolyamat-sablont alatt.
  3. A Név szakaszban adja meg a munkafolyamat egyedi nevét.
  4. A Feladatlisták szakaszban adja meg a munkafolyamattal használni kívánt feladatlistát.

 Megjegyzések 

  • Használhatja az alapértelmezett tevékenységlistát, vagy létre is hozhat egy újat. Ha az alapértelmezett tevékenységlistát használja, akkor a munkafolyamatban résztvevők a saját tevékenységeikkel kapcsolatos információkat könnyen megtalálhatják a tevékenységlistaSaját tevékenységek nézetében.
  • Ha a munkafolyamathoz új tevékenységlistát hoz létre, akkor ez megmutatja azokat a bizalmas és személyes adatokat is, amelyeket az általános tevékenységlistától elkülönítve szeretne tárolni.
  • Hozzon létre új tevékenységlistákat, ha a vállalat számos munkafolyamatot alkalmaz és ezek is több tevékenységből állnak. Ebben az esetben minden munkafolyamathoz külön tevékenységlistát készíthet.
  1. Az Előzménylista szakaszban válassza ki a munkafolyamattal használatos előzménylistát. Ez a lista a munkafolyamat során előfordult összes eseményt tartalmazza.

 Megjegyzés:   Használhatja az alapértelmezett előzménylistát, vagy létre is hozhat egy újat. Ha a vállalat számos munkafolyamattal rendelkezik, akkor célszerű lehet minden egyes munkafolyamat számára egy különálló előzménylistát létrehozni.

  1. Az Indítási beállítások szakaszban válasszon a következő lehetőségek közül:
    • Ha engedélyezni szeretné, hogy a munkafolyamatot manuálisan is el lehessen indítani, jelölje be A munkafolyamatot elemmódosítási engedélyekkel rendelkező hitelesített felhasználók indíthatják el manuálisan jelölőnégyzetet. Jelölje be A munkafolyamat indításához listakezelési engedély szükséges jelölőnégyzetet, ha a munkafolyamat elindításához külön engedéllyel kell rendelkezni.
    • Amennyiben azt szeretné, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon új elem létrehozásakor, jelölje be A munkafolyamat automatikus indítása új elem létrehozásakor jelölőnégyzetet.
  2. Kattintson a Tovább gombra.
  3. A Munkafolyamat-állapotok szakaszban a Válasszon választási lehetőséget tartalmazó mezőt résznél válassza ki a Választási lehetőség oszlopot a listából, mely a munkafolyamatban használni kívánt állapotokat tartalmazza, majd válassza ki a munkafolyamat Alapállapot, Köztes állapot és Végső állapot állapotainak megfelelő értékeket.
  4. Adja meg az Itt adhatja meg, hogy mi történjen a munkafolyamatok elindításakor (a munkafolyamat első feladatának beállításai) és az Itt adhatja meg, hogy mi történjen akkor, ha a munkafolyamat köztes állapotúra módosul (a munkafolyamat második feladatának beállításai) szakaszokban a következő adatokat:

A tevékenység részletei

Tevékenység megnevezése: Írjon be minden olyan információt, melyet szeretne a tevékenység címéhez hozzáfűzni. Amennyiben a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet bejelöli, a listaelem cím-információja hozzáadódik az egyéni üzenethez.
Tevékenységleírás: Írjon be minden olyan információt, melyet szeretne a tevékenység leírásához hozzáfűzni. Amennyiben bejelöli a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet, az elemhez tartozó Címinformáció hozzáadódik az egyedi üzenethez. Amennyiben bejelöli a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, a listaelemre mutató hivatkozás kerül hozzáadásra a leírásban.
Tevékenység határideje: Amennyiben szeretne határidőt kijelölni a tevékenységnek, jelölje be a Listamező hozzáadása jelölőnégyzetet, majd válassza ki a dátum oszlopot a listából, mely a használni kívánt határidőt tartalmazza.
Tevékenység felelőse:

Ahhoz, hogy a tevékenységhez egy listában megadott személyt rendeljen, kattintson a Listamező hozzáadása lehetőségre, majd kattintson a használni kívánt felhasználóadatot tartalmazó listaelemre. Amikor ez a munkafolyamat elindul, az első tevékenység ahhoz a személyhez lesz társítva, akinek neve ennél az elemnél ebben az oszlopban szerepel.

A tevékenység hozzárendeléséhez egy személyhez vagy csoporthoz ezen munkafolyamat minden példányában, kattintson az Egyéni gombra, majd válassza ki a személy vagy csoport nevét, akihez a tevékenységet társítani szeretné.

E-mail részletei

Jelölje be az E-mail küldése jelölőnégyzetet, ha szeretné, hogy a munkafolyamat résztvevői e-mail üzeneteket kapjanak munkafolyamatbeli tevékenységeikről.

 Megjegyzés:   Amennyiben szeretne megbizonyosodni arról, hogy a munkafolyamat résztvevői megkapják e-mail üzeneteiket és emlékeztetőiket munkafolyamatbeli feladataikról, ellenőrizze rendszergazdájával, hogy az e-mail küldés engedélyezve van webhelyére.

Cél Írja be annak a személynek a nevét, akinek szeretne a munkafolyamatbeli tevékenységről e-mailt küldeni. Jelölje be a Feladat felelősével együtt jelölőnégyzetet, amennyiben szeretné, hogy a tevékenység tulajdonosa kapjon e-mail üzenetet.
Tárgy Írja be az e-mail üzenetben használni kívánt tárgysort. Jelölje be a Feladatnév használata jelölőnégyzetet, amennyiben szeretné hozzáadni a tevékenység címét az e-mail címsorához.
Törzs Írja be az üzenet törzséül szolgáló információkat. Jelölje be a Hivatkozás beszúrása listaelembe jelölőnégyzetet, ha szeretne egy listaelemre mutató hivatkozást hozzáadni az üzenethez.
  1. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Háromrészes munkafolyamat indítása egy elemen

A Háromrészes munkafolyamatot előbb hozzá kell adni egy listához, hogy az elemein elérhető lehessen.

A Háromrészes munkafolyamat új elem listához való hozzáadásakor automatikus elindulásra is beállítható, vagy megadható olyan beállítás, hogy a bizonyos jogokkal rendelkező felhasználók maguk indíthassák el a munkafolyamatokat. Egyes munkafolyamatok mindkét lehetőséget megengedhetik. Ahhoz, hogy valaki egy munkafolyamatot saját maga indítson el egy listában szereplő elemen, Elemmódosítási engedéllyel kell rendelkezzen a listára nézve. Egyes munkafolyamatok Listakezelési engedély meglétét is kérhetik.

 Megjegyzés:   Ha biztos szeretne lenni abban, hogy a munkafolyamat tagjai e-mailben értesítőt és emlékeztetőt kapnak az elindított munkafolyamatban a tevékenységeikkel kapcsolatban, akkor érdeklődjön a rendszergazdánál, hogy az e-mailek küldése engedélyezve van-e.

  1. Nyissa meg a listát, melyen a háromrészes munkafolyamatot el szeretné indítani.
  2. Mutasson rá az elemre, melyen a munkafolyamatot szeretné elindítani, kattintson a megjelenő nyílra, majd kattintson a Munkafolyamatok lehetőségre.

 Megjegyzés:   A Munkafolyamatok parancs csak akkor elérhető, ha a listában vagy a tárban olyan elem is található, amelyhez legalább egy munkafolyamat hozzá van kapcsolva.

  1. Az Új munkafolyamat indítása alatt kattintson az elindítani kívánt háromrészes munkafolyamatra.

A munkafolyamat azonnal elindul.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Végezzen el egy feladatot a háromrészes munkafolyamatban

Egy munkafolyamatbeli feladat elvégzéséhez legalább Elemmódosítási engedéllyel kell rendelkeznie a tevékenységlistán, melyben a munkafolyamat tevékenységei rögzítésre kerülnek.

  1. Nyissa meg a webhely Feladatok listáját, és a munkafolyamat-feladat megkereséséhez kattintson a Nézet menü Saját feladatok parancsára.

 Megjegyzés:   A munkafolyamat-feladat csak akkor látható a Feladatok listában, ha a munkafolyamat az alapértelmezett Feladatok listát használja. A feladat kereséséhez lépjen a munkafolyamat-elemet tartalmazó listára vagy tárra. Mutasson az elvégzendő feladat nevére, kattintson a megjelenő nyílikonra, majd a Munkafolyamatok parancsra. A Munkafolyamat állapota lap Munkafolyamatok futtatása csoportjában kattintson annak a munkafolyamatnak a nevére, amelyben résztvevőként működik közre, és keresse meg a Feladatok csoportban a kérdéses munkafolyamat-feladatot.

  1. Mutasson az elvégzendő feladat nevére, kattintson a megjelenő nyílikonra, majd az Elem szerkesztése parancsra.
  2. A megjelenő űrlapon írja be vagy adja meg a feladat elvégzéséhez szükséges információt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0