Alapfeladatok a SharePoint Server 2010 alkalmazásban

SharePoint 2010 – első lépések Az alábbi alapfeladatok és információk segítségével megismerheti a Microsoft SharePoint Server 2010 használatát.

Tartalom


SharePoint Foundation és SharePoint Server – Áttekintés

A SharePoint Foundation 2010 a SharePoint-webhelyek ingyenesen kapható, a korábbi verziókban Windows SharePoint Services néven szereplő technológiája. A SharePoint Server 2010 a SharePoint Foundation technológián alapul, és ismerős keretrendszert biztosít a listákhoz és tárakhoz, a webhely felügyeletéhez és testreszabásához. A SharePoint Foundation szolgáltatásai megtalálhatók a SharePoint Server 2010 alkalmazásban is.

A SharePoint Server 2010 új funkciókkal és szolgáltatásokkal bővíti ki a SharePoint Foundation keretrendszert, például a SharePoint Server és a SharePoint Foundation is tartalmaz webhelysablonokat a webhelycsoportokban, blogokban és értekezlet-munkaterületeken lévő munkatársakkal való együttműködéshez. A SharePoint Server azonban továbbfejlesztett közösségi informatikai szolgáltatásokat is tartalmaz, többek között címkézést és új hírcsatornákat, amelyek segítségével a szervezetben lévő személyek megismerhetik, rendezhetik, kereshetik és munkatársaikkal megoszthatják az információkat. Hasonlóképpen, a SharePoint Server továbbfejleszti a SharePoint Foundation keresési technológiáját a nagy szervezetek alkalmazottai számára hasznos szolgáltatásokkal, például az üzleti adatok SAP, Siebel vagy más üzleti alkalmazásban történő keresésének lehetőségével.

Úgy a SharePoint Foundation, mint a SharePoint Server hatékonyan együttműködik a többi programmal, kiszolgálóval és technológiával, beleértve a Microsoft Office rendszerben találhatókat is. Offline állapotba helyezhet például egy webhelyet, listát vagy tárat a SharePoint Workspace alkalmazásban, dolgozhat a webhely tartalmával a hálózatról leválasztva, majd újrakapcsolódás után automatikusan szinkronizálhatja a módosításokat. Számos SharePoint-feladatot elvégezhet a Microsoft Office jól ismert alkalmazásaiban. Elindíthat például egy költségelszámolás jóváhagyására szolgáló munkafolyamatot a Microsoft Word alkalmazásból, illetve részt vehet a folyamatban.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejéreVissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A SharePoint Server szolgáltatásai

A SharePoint Server 2010 szolgáltatásai hat területre összpontosítanak. A jelen cikk röviden ismerteti az egyes szolgáltatásokat, és további információkat tartalmazó cikkekre mutatkozó hivatkozásokat tartalmaz.

Együttműködés és közösségi informatika

A SharePoint Server 2010 kibővíti a SharePoint Foundation együttműködési szolgáltatásait a böngészőben vagy ismert alkalmazásokban (például a Microsoft Word) történő egyszerű szerkesztéssel, amely segítségével a felhasználók címkézéssel és minősítéssel láthatják el az erőforrásokat, és a hírcsatornák és a személykeresés révén gyorsabban választ kaphatnak kérdéseikre.

A jelen szolgáltatások előnyeit kihasználó elsődleges helyek egyike a Saját hely, amely a dokumentumok, hivatkozások és saját adatok online profilban történő megosztására szolgáló saját SharePoint-webhelye. Ezen blogokat írhat az Önt érdeklő témákról, illetve a munkavégzéséhez szükséges információkat kereshet.

WN-profil

Eldöntheti, hogy milyen információkat szeretne megosztani, és melyeket kezel bizalmasan a Saját hely webhelyen. Ezután címkézheti az információkra mutató hivatkozásokat, és megkeresheti a mások által címkézett vagy hírcsatornáikban megosztott információkat. Az információk Saját hely webhelyen történő kezeléséről A Saját hely webhelyen és a profiljában megosztott információk kezelése című témakörben olvashat.

A SharePoint Server 2010 a SharePoint Workspace hatékony használatával lehetővé teszi a feladatokban való részvételt akár online dolgozik, akár a hálózatról leválasztva, és biztosítja a felhasználóknak az együttműködés lehetőségét utazás közben is.

Vállalati tartalomkezelés

A Microsoft vállalati tartalomkezelési megoldása segíti a szervezeteket, hogy megfeleljenek a nagy mennyiségű kezeletlen tartalom okozta kihívásoknak. A SharePoint Server 2010 a Microsoft vállalati tartalomkezelési megoldásának központi része, amely ismert eszközök, például a Microsoft Office rendszer integrálásán keresztül kiterjeszti a tartalomkezelést az egyes szervezetek minden alkalmazottjára. A Microsoft vállalati tartalomkezelési megoldása a tartalom teljes életciklusának kezelésére biztosít szolgáltatásokat – a létrehozástól a szerkesztésen és együttműködésen át egészen a lejáratig – egyetlen egyesített platformon.

A SharePoint Server 2010 olyan szolgáltatáscsoportokat biztosít, amelyek segítségével a szervezetek a teljes életciklusa során kezelhetik a tartalmat, és amelyek lehetővé teszik az alábbi célok elérését:

  • Különböző tartalmak kezelése:    A SharePoint Server 2010 dokumentumkezelési lehetőségeivel segíti a szervezeteket a különböző tartalmak következetes kategorizálással történő összesítésére több helyről egy központilag kezelt tárházba. Az új dokumentumkészletek szolgáltatás lehetővé teszi a szervezet számára, hogy több dokumentumot tartalmazó munkatermékeket hozzon létre és kezeljen. Integrált keresési lehetőségek segítségével a felhasználók kereshetik, megoszthatják és használhatják ezt az információt. A metaadat-kezelési lehetőségek, például az új Kifejezéstár szolgáltatás segítségével a szervezetek központilag kezelhetik a metaadatokat a különböző webhelyeken. A metaadatok az információk azonosítására, strukturálására, megismerésére és kezelésére szolgáló adatok. A metaadat-alapú navigálás új támogatása és a metaadatmezők dokumentumokba való beágyazásának lehetősége javítja az információk keresését és megismerését. Biztosítható a tartalom védelme is a jogosulatlan hozzáféréstől. Az együttműködési eszközök, például a munkafolyamat segítségével a felhasználók jobban együttműködhetnek a dokumentumok strukturált módon történő létrehozásában, ellenőrzésében és jóváhagyásában.
  • Megfelelőség és jogi követelmények teljesítése:    A SharePoint Server 2010 rekordkezelési szolgáltatásai lehetővé teszik, hogy a szervezetek üzleti rekordokat tároljanak és biztosítsák azok védelmét akár helyben a folyamatban lévő rekordok mellett, akár egy zárolt központi tárházban. A szervezetek elévülési házirendeket alkalmazhatnak a rekordokra azok megfelelő időtartamra történő megőrzése céljából a szabályokkal vagy vállalati üzleti házirendeknek való megfeleléshez, ezáltal csökkentve a szervezetek jogi kockázatát. A naplók bizonyítékként szolgálnak a belső és külső könyvvizsgálóknak a rekordok megfelelő megőrzésére vonatkozóan. A jogi vizsgálat tárgyát képező rekordok megsemmisítésének megakadályozása céljából azok mentességi listára helyezhetők.
  • Több webhely hatékony kezelése:    A SharePoint Server 2010 webtartalom-kezelési lehetőségei lehetővé teszik, hogy a felhasználók webes tartalmat tegyenek közzé egy könnyen használható tartalomszerkesztési eszköz és egy beépített jóváhagyási eljárás segítségével. Az alkalmazottak időben feltölthetnek tartalmakat – beleértve képeket, hangot és videoklipeket – webhelyekre az informatikai csoport hathatós támogatása nélkül. A multimédia új támogatása megában foglalja a tartalmas nézeteket és választókat tartalmazó új digitáliseszköz-tárat, a videoklipek támogatását (például SharePoint-tartalomtípust); a folyamatos átviteli videoinfrastruktúrát, és egy testre szabható felületű Silverlight médialejátszót. A mesteroldalak és lapelrendezések formájában elérhető sablonok lehetővé teszik a szervezeteknek, hogy következetes védjegyezéssel lássák el a lapokat. A beépített webstatisztikai szolgáltatások támogatást nyújtanak a forgalmi, keresési és készletelemzési jelentésekhez. A SharePoint Server 2010 egyedüli telepítési és kezelési infrastruktúrát nyújt az intranetet, extranetes én internetes, valamint a többnyelvű webhelyekhez.

Vállalati keresőfunkció

A SharePoint Server 2010 az egyéb üzleti hatékonyságnövelő, például vállalati tartalomkezelési és együttműködési lehetőségeket kiegészítő hatékony keresési infrastruktúrája segíti a felhasználókat abban, hogy gyorsabban választ kapjanak, és növeljék a tudás és szakértelem eredményességét.

A keresés figyelembe veszi személyes kontextusát, és interaktív navigálással segíti a keresés szűkítését a szükséges információ megtalálása céljából. A SharePoint Server több tartalomforráson és tartalomtípuson át a vállalat összes információjára – beleértve a vállalati alkalmazásokat, amilyen például a SAP, a Siebel vagy az egyéni adatbázisok – kiterjeszti a keresést, és az információkat elérhető teszi minden felhasználó számára, akinek szüksége van rá.

Üzleti intelligencia

Az üzleti intelligencia módszerek, technológia és folyamatok csoportja, amely szervezeti rendszerekben tárolt információkat tesz használhatóvá úgy, hogy átadja azoknak a felhasználóknak, akiknek a megalapozott döntések meghozatalához azokra szükségük van. A Microsoft üzleti intelligencia platformjának alapvető részeként a SharePoint Server 2010 kiterjesztheti az üzletiintelligencia-szolgáltatásokat egy szervezet minden tagjára, hogy mindenki hozzáférjen a megfelelő adatokhoz, és így megfelelő döntéseket hozhasson.

Szervezete valószínűleg különféle formátumokban, például adatbázisokban, e-mail üzenetekben és táblázatfájlokban tárolja az adatokat. A SharePoint Server 2010 segítségével különböző forrásokból kinyerheti, és az elemzést és döntéshozatalt elősegítő formában jelenítheti meg az adatokat.

Az Excel Services segítségével a döntéshozók közzétehetik, megoszthatják és kezelhetik az Excel-munkafüzeteket egy SharePoint-webhelyen. A szervezet többi felhasználója ekkor az adatok elemzésekor a böngészőből módosíthatja a cellaértékeket, képleteket és formázásokat.

A SharePoint Server 2010 alkalmazásban található PerformancePoint Services növeli a szervezet fő célkitűzéseinek és metrikáinak felismerését, és lehetővé teszik a mélyebb elemzést és megértést. Ön vagy a szervezet más tagjai interaktív irányítópultokat hozhatnak létre scorecardokkal, jelentésekkel és szűrőkkel a trendek kereséséhez. Tartalmas diagramokat vehet fel a SharePoint-webhelyekre, és a diagramokat különféle forrásokból (például SharePoint- és külső adatlisták, Üzleti kapcsolatszolgáltatások, Excel Services vagy más kijelzők) származó adatokhoz kapcsolhatja.

Portálok

A szervezetek a SharePoint Server 2010 alkalmazással portálwebhelyeket (vállalati intranetes portálokat és internetes webhelyeket, valamint részlegek portálwebhelyeit) hozhatnak létre és tarthatnak karban üzleti életük minden fontos részéhez. A vállalati intranetes portálok és a részlegek portáljai össze tudják kapcsolni az egyéni webhelyeket a szervezeten keresztül, és egységes elérést biztosítanak a meglévő üzleti alkalmazásokhoz. A szervezethez tartozó csoportok és egyének a portálwebhely használatával juthatnak hozzá a munkavégzéshez szükséges szaktudáshoz, információkhoz és üzleti alkalmazásokhoz.

A szervezeten belül portálwebhelyt használó egyének kihasználhatják a Saját hely webhelyek nyújtotta előnyöket. A Saját hely olyan személyes webhely, amely központi helyet biztosít a dokumentumok, tartalom, hivatkozások és kapcsolatok kezeléséhez. A Saját hely kapcsolódási pontként szolgál a szervezethez tartozó többi felhasználó részére, ahol információkat találhatnak Önről, szakképzettségéről és érdeklődési köréről. A Saját hely a cikkben korábban említett közösségi informatikai szolgáltatásokat tartalmaz.

A SharePoint Server 2010 részét képezik olyan szolgáltatások, amelyekkel a szervezetek testre szabhatják a portálwebhely használatát (például a tartalom adott típusú felhasználókra való kiválasztását) az egyéni felhasználók számára. A szervezet testre szabhatja továbbá a portálwebhelyet egy SharePoint-kompatibilis webhelytervező program, például a SharePoint Server 2010 használatával.

Üzleti folyamat és űrlapok

A SharePoint Server 2010 számos funkciót biztosít az üzleti folyamatok integrálásához és egyszerűsítéséhez. A munkafolyamatok egyszerűsíthetik a gyakori üzleti folyamatok (például a projektek jóváhagyása vagy a dokumentumok véleményezése) koordinációjához szükséges költséget a folyamatokban érintett tevékenységek kezelésével és követésével. A SharePoint Server 2010 számos előre definiált munkafolyamatot tartalmaz, amelyeket használhat az adott állapotában, illetve igényei szerint testre is szabhat. A SharePoint Designer használható az egyedi üzleti folyamatokat támogató egyéni munkafolyamatok létrehozására is.

Létrehozhat böngészőalapú űrlapokat, és összegyűjtheti a Microsoft InfoPath 2010 alkalmazást nem használó szervezetek adatait is.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejéreVissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A SharePoint-webhelyek részei

A webhelyek olyan kapcsolódó weblapok gyűjteményei, ahol a szervezetek projekteken dolgozhatnak, értekezleteket tarthatnak és információt oszthatnak meg. Csoportjának például lehet saját webhelye, ahol ütemterveket, fájlokat és a folyamatokra vonatkozó információkat tárol. Előfordulhat, hogy csoportwebhelye egy nagy szervezeti portálwebhely része, ahová a részlegek, például a személyzeti osztály ír, és információkat és erőforrásokat tesz közzé a szervezet többi része számára.

Minden SharePoint-webhely rendelkezik közös összetevőkkel, amelyeket ismernie kell a a munka elkezdéséhez: ezek a listák, tárak, kijelzők és nézetek.

Csoportwebhely

Listák:    A listák a webhelyek olyan összetevői, ahol a szervezet információkat tárolhat, oszthat meg, valamint kezelhet. Létrehozhat például egy feladatlistát a munka-hozzárendelések nyomon követéséhez, illetve a naptárban is nyomon követheti a csoporttal kapcsolatos eseményeket. Végrehajthat kereséseket vagy vitáknak is helyet adhat vitafórumokon.

Tárak:    A tár olyan speciális listatípus, amely fájlokat, valamint a fájlokra vonatkozó információkat tárol. Szabályozhatja a fájlok megtekintését, nyomon követését, kezelését és létrehozását is a tárakban.

Nézetek:    A nézetek használatával megjelenítheti egy lista vagy tár Ön számára legfontosabb, vagy egy adott célnak leginkább megfelelő elemeit. Létrehozhat például egy nézetet a lista egy adott részlegre vonatkozó összes eleméből, illetve kiemelheti egy tár adott dokumentumait. Több nézetet is létrehozhat egy listához vagy tárhoz, amelyek közül a felhasználók választhatnak. Kijelző használatával is megjelenítheti egy lista vagy tár nézetét a webhely egy különálló lapján.

Saját feladatok nézet

Kijelzők:     A kijelzők moduláris információegységek, amelyek a webhelyek legtöbb lapjának alap építőelemeit alkotják. Ha engedéllyel rendelkezik a lapok szerkesztésére a webhelyén, a kijelzők használatával testre szabhatja azt a képek és diagramok, más webhelyek részeinek, dokumentumok listáinak, üzleti adatok testre szabott nézeteinek és más elemeknek a megjelenítéséhez.

Kijelző

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejéreVissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

A használatot befolyásoló webhelykövetelmények

A SharePoint telepítésének és konfigurációjának követelményei határozzák meg, hogy mi látható és milyen beállítások találhatók a webhelyén.

Engedélyek:    Ha az alapértelmezett Teljes hozzáférés jogosultsági szinthez van hozzárendelve, a beállítások teljes körét használhatja a webhely kezeléséhez. Ha Közreműködés vagy Olvasás jogosultsági szinthez van hozzárendelve, a webhelytartalom beállításai és a hozzáférés sokkal korlátozottabban áll rendelkezésére. A cikkben szereplő beállítások közül sok nem érhető el azon felhasználóknak, akik Olvasás jogosultsági szinttel rendelkeznek, amely szerint a felhasználók olvashatják, de nem módosíthatják a tartalmat. Mivel az engedélyek rugalmasak és testre szabhatók, szervezete saját egyéni beállításokkal is rendelkezhet.

Testreszabás:    Előfordulhat, hogy szervezete testre szabta webhelye engedélyeit és védjegyét, esetleg a webhelyen történő navigálást, és áthelyezte a vezérlőket, például a Webhelyműveletek menüt a lap más helyére. Hasonlóképpen, szervezete dönthetett úgy is, hogy nem használja a SharePoint 2010 alkalmazásban bevezetett menüszalag funkciót.

A SharePoint verziója:    A jelen cikk ismerteti a SharePoint Server 2010 alkalmazásban végezhető első lépéseket. Ha szervezete SharePoint Foundation 2010 alkalmazást használ, olvassa el a SharePoint Foundation 2010 – az első lépések című témakört. Ha a SharePoint egy korábbi verzióját használja, az adott verzió súgójában talál további információt.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejéreVissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Tartalom felvétele webhelyre

A listákhoz tételeket, a tárakhoz pedig fájlokat adhat hozzá egy böngésző használatával. A leggyakrabban használt műveletek elvégzésére szolgáló gombok a menüszalagon találhatók, amely a webhelyek legtöbb lapján a lap tetején találhatók.

WN-menüszalag

A menüszalagon szereplő gombok szürkítve jelennek meg az alábbi okok valamelyike miatt:

  • A művelet nem hajtható végre, vagy néhány más művelettől függ, például egy dokumentum kivétele előtt be kell jelölnie a hozzá tartozó jelölőnégyzetet.
  • Nem rendelkezik a feladat végrehajtására vonatkozó jogosultsággal.
  • A funkció nincs engedélyezve a webhelyhez. Előfordulhat például, hogy a munkafolyamatok nincsenek engedélyezve a webhelyen.

Fájlokat is menthet egy tárba néhány, a SharePoint Server alkalmazással kompatibilis ügyfélprogramból. A Word alkalmazásban végzett munka során például Microsoft Word-dokumentumokat menthet a SharePoint-webhely egyik tárába.

Ha egy listához elemet vagy egy tárhoz fájlt szeretne hozzáadni, engedéllyel kell rendelkeznie a listákon vagy tárakon történő közreműködéshez. A szervezet engedély- és jogosultságiszint-használati módjára vonatkozó információkért forduljon a webhelytulajdonoshoz vagy a rendszergazdához.

Amikor elemek vagy fájlok hozzáadása történik, a listák olvasásához engedéllyel rendelkező más felhasználók is megtekinthetik az elemeket vagy fájlokat, ha nem igényelnek jóváhagyást. Ha egy elem vagy fájl jóváhagyást igényel, akkor függő állapotban tárolódik a listában vagy a tárban mindaddig, amíg egy megfelelő engedéllyel rendelkező személy jóvá nem hagyja. Ha egy elem vagy fájl hozzáadása közben a listát vagy a tárat nézi, szükséges lehet a böngésző frissítése az új elem vagy fájl megtekintéséhez.

Ha a webhelyen a kimenő és bejövő levelezés engedélyezett, akkor a listák és tárak az e-mail szolgáltatások előnyeit is élvezhetik. Számos lista, például a naptár, a közlemény, a webnapló vagy a vitafórum lehetővé teszi, hogy e-mailen keresztül különféle személyek tartalmakat adhassanak hozzá. Más listák, például a tevékenység- és problémakövető listák, arra biztosítanak lehetőséget, hogy ha tartalmat rendelnek hozzájuk, akkor e-mail értesítőt küldjenek ki.

Meglévő listákhoz és tárakhoz történő tartalom hozzáadása mellett rendelkezhet engedéllyel új listák és tárak létrehozásához is. A lista és tár sablonok kezdeti segítséget nyújtanak. Jogosultsági szintjétől függően létrehozhat és testre szabhat új lapokat és webhelyeket is.

Listák

Bár a listatípusok eltérőek, az elemek hozzáadásának módja hasonló, így nem szükséges sokféle új technikát megtanulni ahhoz, hogy különböző típusú listákkal tudjon dolgozni. A listaelemek szöveget tartalmaznak az oszlopok sorában, az egyes listák azonban lehetővé teszik mellékletek hozzáadását az elemekhez.

Elem hozzáadása listához

  1. Kattintson a menüszalagon az Elemek fülre abban a listában, amelyhez elemet szeretne hozzáadni. (Naptár esetén ez az Események fül.)
  2. Kattintson az Új elem (naptár esetén az Új esemény gombra).

 Tipp   Esemény naptárra történő felvételének másik gyors módja, ha a naptár egy dátumára mutat, majd a Hozzáadás elemre kattint.

  1. Töltse ki a szükséges és minden más kívánt mezőt.
  2. Kattintson a Mentés gombra.

Elem szerkesztése vagy törlése a listában

  1. Mutasson egy elemre, és jelölje be a mellette megjelenő jelölőnégyzetet.

 Tipp   Több jelölőnégyzet bejelölésével több elemen is végrehajthat műveleteket.

  1. A menüszalag Elemek lapján kattintson szükség szerint az Elem szerkesztése vagy az Elem törlése gombra.

Számos webhelytípuson bizonyos listák személyre szabottan jönnek létre. Ezen alapértelmezett listatípusok köre a vitafórumtól a naptárig terjed. Ha engedéllyel rendelkezik, a különféle listasablonokból a kezdéshez szerkezetet és beállításokat biztosító listákat is létrehozhat.

Lista létrehozása

  1. Lista létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre Webhelyműveletek menü, majd válassza a További létrehozási beállítások parancsot.

 Megjegyzés:   Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozási beállítás, előfordulhat, hogy nem jogosult lista létrehozására.

  1. A Létrehozás lapon kattintson a létrehozni kívánt listatípusra, például a Hivatkozások elemre.
  2. Írja be a lista nevét, töltse ki a többi kitöltendő mezőt, és kattintson a Létrehozás gombra.

Tárak

A tárak a webhelyek olyan részei, amelyekben létrehozhatja, összegyűjtheti, frissítheti vagy egyéb módon kezelheti a munkacsoport tagjaival megosztandó fájlokat. Minden egyes tárban található egy, a fájlok nevét és azok főbb adatait tartalmazó lista az együttműködés és a fájlok használatának megkönnyítése érdekében.

Egy tárhoz a böngészőből történő feltöltéssel adhat hozzá egy fájlt. Miután hozzáadta a fájlt a tárhoz, azt a megfelelő engedéllyel rendelkező más felhasználók is láthatják. Ha fájl hozzáadásakor már megjeleníti a tárat, az új fájl megtekintéséhez szükséges lehet a böngésző frissítése.

Ha Windows SharePoint Server-kompatibilis alkalmazást használ, létrehozhat sablonon alapuló új fájlokat, miközben egy tárban dolgozik. Más programból, például a SharePoint Workspace vagy a Microsoft Word alkalmazásból is menthet fájlt a tárba.

Fájl hozzáadása tárhoz

  1. Kattintson a menüszalag Dokumentumok fülére abban a tárban, amelyhez hozzá szeretné adni a fájlt.
  2. Kattintson a Dokumentum feltöltése gombra.
  3. Tallózással keresse meg a dokumentumot, és kattintson az OK gombra.

 Tipp   Ha a SharePoint Server 2010 alkalmazással kompatibilis programot (például Microsoft Word 2010) használ, a Windows Intéző programból dokumentumokat húzhat a Dokumentum feltöltése párbeszédpanelbe.

Fájl szerkesztése vagy törlése a tárban

  1. Mutasson egy fájlra, és jelölje be a mellette megjelenő jelölőnégyzetet.
  2. A menüszalag Dokumentumok lapján kattintson szükség szerint a Dokumentum szerkesztése vagy a Dokumentum törlése gombra.

Különféle típusú webhelyek létrehozásakor egy alapértelmezett Megosztott dokumentumok nevű tár jön létre. A Megosztott dokumentumok egy olyan dokumentumtár, amely többféle típusú fájl tárolására alkalmas. Ha rendelkezik listák kezelésére vonatkozó engedéllyel, több tárat, például képek tárolására szolgáló képtárat is létrehozhat.

Dokumentumtár létrehozása

  1. Dokumentumtár létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre Webhelyműveletek menü, majd válassza az Új dokumentumtár parancsot.

 Megjegyzés:   Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozási beállítás, előfordulhat, hogy nem jogosult tár létrehozására.

  1. Írja be a tár nevét, töltse ki a többi kitöltendő mezőt, és kattintson a Létrehozás gombra.

 Megjegyzés:   Ha meg szeretné nézni, hogy milyen más típusú tárak hozhatók létre, kattintson a Webhelyműveletek menüre, majd válassza a További létrehozási beállítások parancsot. Mutasson egy tárbeállításra a leírása megtekintéséhez.

Más típusú tár létrehozása

  1. Tár létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre Webhelyműveletek menü, majd válassza az Egyéb beállítások parancsot.

 Megjegyzés:   Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozási beállítás, előfordulhat, hogy nincs engedélye tár létrehozására.

  1. Mutasson egy tárbeállításra a leírása megtekintéséhez.
  2. Írja be a tár nevét, töltse ki a többi kitöltendő mezőt, és kattintson a Létrehozás gombra.

 Megjegyzés:    Beállítások megadásához (például a tár megjelenjen-e a Fontos rovatok sávon) a Létrehozás gombra kattintás előtt kattintson az Egyéb beállítások parancsra.

Webhelyek és lapok

Egy webhely általános célokat szolgál, tárolhat rajta ütemezéseket, útmutatókat, fájlokat és egyéb olyan információt, amelyet csoportja gyakran használ. Egy webhely sokkal konkrétabb célokat is szolgálhat, például egy értekezlet követését, vagy webnapló elhelyezését, ahol a szervezet valamely tagja gyakran közzétesz híreket és ötleteket.

Blogwebhely

Szervezete lapok, alwebhelyek (alwebhely: A legfelső szintű webhely névvel ellátott alkönyvtára, amely teljes webhelyet alkot. Minden alwebhelynek a legfelső szintű webhelytől vagy más webhelyektől független felügyeleti, szerzői, illetve olvasói műveletekre vonatkozó beállításai lehetnek.) és felső szintű webhelyek (felső szintű webhely: A webhelycsoport hierarchiájának legfelső webhelye, amely a webhelycsoport szolgáltatásainak kezelésére is szolgál. Az ilyen webhelyek több alwebhellyel is rendelkezhetnek.) használatával oszthatja a webhelyek tartalmát elkülönülő, egyenként kezelhető helyekre. A szervezeten belül például az egyes részlegek egy nagyobb portálwebhely részét képező saját csoportwebhellyel rendelkezhetnek.

Listák és tárak hozzáadásával tartalmat adhat a webhelyekhez. Megfelelő jogosultsággal lapokat is hozzáadhat a webhelyhez. Választhatja kijelzőlapok (kijelzőlap: Speciális típusú weblap, amely egy vagy több kijelzőt tartalmaz. A kijelzőlap adatokat (listákat, grafikonokat) és webes tartalmakat (szöveget, képeket) olyan dinamikus információs portállá ötvöz, amelynek szervezőeleme egy közös feladat.) hozzáadását is, amelyek lehetővé teszik kijelzők használatát dinamikus webtartalom gyors hozzáadásához.

Ha új webhelyeket kell létrehoznia, különböző webhelysablon-típusokból választhat, amelyek megkönnyítik az új webhelyek létrehozásának első lépéseit. A webhelyek és alwebhelyek létrehozása attól függ, hogy a szervezet, amelyhez tartozik, hogyan építette fel webhelyeit és azok létrehozásának jogosultsági rendszerét. Ha több információt szeretne szerezni arról, hogy szervezete hogyan kezeli a webhelyekkel kapcsolatos jogosultságokat, forduljon a webhelytulajdonoshoz vagy a rendszergazdához.

Webhely létrehozása

  1. Webhely létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre Webhelyműveletek menü, majd válassza az Új webhely parancsot.

 Megjegyzés:   Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozási beállítás, előfordulhat, hogy nem jogosult webhely létrehozására.

  1. Írja be a webhely címét és URL-címét.
  2. A Sablon kiválasztása csoportban jelöljön ki egy webhelysablont.
  3. Adja meg az esetleges további beállításokat, majd kattintson a Létrehozás gombra.

Lap létrehozása

 Megjegyzés:   A lapok létrehozásának lépései attól függenek, hogy milyen típusú webhelyen áll, engedélyezettek-e a közzétételi szolgáltatások és a lapok közzététele jóváhagyást igényel-e.

  1. Lap létrehozásához kattintson a Webhelyműveletek menüre Webhelyműveletek menü, majd válassza az Új lap parancsot.

 Megjegyzés:   Ha nem látható a Webhelyműveletek menü, vagy nem jelenik meg a létrehozási beállítás, előfordulhat, hogy nem jogosult lap létrehozására.

  1. Írja be a fájl nevét, és kattintson a Létrehozás gombra.
  2. A létrehozott új lapon hajtsa végre legalább az egyik műveletet az alábbiak közül:
    • Szöveg hozzáadásához írja vagy másolja be azt a szövegmezőbe.
    • Szöveg formázáshoz a menüszalagon kattintson a Szöveg formázása fülre, és válasszon egy gombot.
    • Kijelző vagy meglévő lista beszúrásához kattintson a Beszúrás fülre, kattintson a megfelelő gombra, jelölje ki a kívánt kijelzőt vagy listát, és kattintson a Hozzáadás gombra.
    • Új lista beszúrásához kattintson a Beszúrás fülre, írja be a lista címét, jelöljön ki egy listatípust, és kattintson az OK gombra.
  3. Amikor elkészült a lap szerkesztésével, kattintson a menüszalagon a Mentés gombra.

Lap szerkesztése

  1. Lap szerkesztéséhez kattintson a menüszalagon a Szerkesztés gombra.

 Megjegyzés:   Ha nem látható a Szerkesztés gomb, előfordulhat, hogy nem jogosult lap szerkesztésére.

  1. Hajtsa végre a kívánt műveletet:
    • Szöveg hozzáadásához írja vagy másolja be azt a szövegmezőbe.
    • Szöveg formázáshoz a menüszalagon kattintson a Szöveg formázása fülre, és válasszon egy gombot.
    • Kijelző vagy meglévő lista beszúrásához kattintson a Beszúrás fülre, kattintson a megfelelő gombra, jelölje ki a kívánt kijelzőt vagy listát, és kattintson a Hozzáadás gombra.
    • Új lista beszúrásához kattintson a Beszúrás fülre, írja be a lista címét, jelöljön ki egy listatípust, és kattintson az OK gombra.
  2. Amikor elkészült a lap szerkesztésével, kattintson a menüszalagon a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejéreVissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Webhelytartalom kezelése és használata

Ahhoz, hogy a csoportot, amelyhez tartozik hatékonyabbá tegye, többféle módon kezelheti és bővítheti a listákban, tárakban és webhelyeken található tartalmat. Egyes szolgáltatások elősegítik, hogy a csoport könnyebben megtalálja az információkat és azokkal hatékonyabban dolgozzon. Más szolgáltatások az információkhoz való hozzáférés kezelését segítik elő.

Navigálás tartalomhoz

A navigációs elemek a felhasználók számára szükséges tartalmak átböngészésére szolgálnak. Két navigációs elem, a felső hivatkozássor és a Fontos rovatok sáv testre szabható.

A listák és tárak saját beállítási lapjának használatával eldöntheti, hogy mely listák vagy tárak jelenjenek meg a Fontos rovatok sávon. Megváltoztathatja a hivatkozások sorrendjét, törölhet hivatkozásokat, illetve hozzáadhat vagy törölhet szakaszokat, amelyekben a hivatkozások rendszerezve vannak. Ha például túl sok lista van a Lista szakaszban, hozzáadhat egy új szakaszt a Feladatlisták számára, ahol a feladatlistákra mutató hivatkozásokat helyezheti el. A Fontos rovatok sávon mindezeket a változtatásokat elvégezheti egy olyan böngészőben, amely a SharePoint  Server  alkalmazással kompatibilis. A webhelyre felvehet másutt található lapokra mutató hivatkozásokat is.

Fontos rovatok

A felső hivatkozáspult segítségével a webhelyének látogatói eljuthatnak a webhelycsoport más webhelyeire a webhely minden lapjának tetején megjelenő egy sornyi fül segítségével. Új webhely létrehozásakor eldöntheti, hogy megjeleníti-e a webhelyet a szülőwebhely felső hivatkozáspultján és hogy a szülőwebhely felső hivatkozáspultját használja-e.

A felső hivatkozáspult

Ha a webhelye egyedi felső hivatkozáspulttal rendelkezik, a webhely felső hivatkozáspultján megjelenő hivatkozásokat testre szabhatja. A szülőwebhelyen belül létrehozott bármely webhely megjeleníthető a felső hivatkozáspulton is, ha a webhelyeket úgy állította be, hogy örököljék a szülőwebhely felső hivatkozáspultját. Felvehet a saját webhelycsoportján kívül eső más webhelyekre mutató hivatkozásokat is.

A tartalomhoz való hozzáférés kezelése

A webhelytulajdonos vagy a rendszergazda jogosultsági szinteket adhat a felhasználóknak vagy a felhasználókat tartalmazó SharePoint-csoportoknak. A jogosultságok vonatkozhatnak a webhelyre, a webhelyen található listákra és tárakra és a listákban és tárakban lévő elemekre.

Az egyes objektumokhoz, például meghatározott webhelyekhez, listákhoz, tárakhoz, a listákon vagy tárakon belül mappákhoz, listaelemekhez vagy dokumentumokhoz különböző jogosultsági szinteket határozhat meg.

Listák és tárak rendezése

A listák és tárak elrendezése a csoport szükségleteitől, valamint attól függ, hogy milyen módon szeretné tárolni és kereshetővé tenni az információkat. Némi tervezéssel kialakíthatja a szervezet számára legmegfelelőbb szerkezetet.

A listák és tárak információinak tárolása oszlopokban (például Cím, Utónév vagy Cég) történik. Oszlopok segítségével rendezheti és szűrheti az elemeket a számolótáblákban ismert módon, a listában vagy tárban az oszlopfejlécekre kattintással. Nézeteket használva tekintheti meg a listák vagy tárak Ön számára legfontosabb elemeit.

Lista vagy tár nézetének módosítása

  1. Kattintson a menüszalagon a Lista vagy a Tár fülre abban a listában vagy tárban, ahol módosítani szeretné a nézetet.
  2. A Nézetek kezelése csoport Aktuális nézet részén kattintson a nézetlista mellett található nyílra, majd jelöljön ki egy nézetet.

Saját feladatok nézet

Ha egy tárban a listaelemekről vagy fájlokról további információkat is tárolnia kell, a rendezés, csoportosítás és többféle nézet létrehozása céljából további oszlopokat is felvehet a listába. Rendezheti például a listát határidő szerint vagy csoportosíthatja az elemeket a részleg neve alapján.

A létrehozandó oszlopok típusa igen sokféle lehet, például egysoros szöveg, legördülő lista, más oszlopokon alapuló számítás eredménye vagy akár a webhely egy tagjának neve és fényképe.

Oszlop létrehozása

  1. Kattintson a menüszalagon a Lista vagy a Tár fülre abban a listában vagy tárban, ahová fel szeretné venni a fájlt.
  2. Kattintson az Oszlop létrehozása elemre.
  3. Írja be az oszlop nevét, és jelöljön ki egy oszloptípust.
  4. Adjon meg bármilyen további beállítást, és kattintson az OK gombra.

Nézetek létrehozásához használhatók a listákban vagy tárakban lévő oszlopok, hogy segítségükkel az egyes részlegek megtalálják a számukra legérdekesebb információkat, például a legnagyobb prioritású feladatokat vagy minden olyan tételt, amely egyes személyekhez van hozzárendelve. A nézetek létrehozásáról és módosításáról a Nézet létrehozása, módosítása és törlése című témakörben olvashat bővebben.

A lista néhány funkciója segítheti a csoportot az elemek több listában és tárban való hatékony létrehozásában és kezelésében. Létrehozhat például olyan oszlopot, amely listaelemekről szolgáltat információt, majd ezt megosztja más listák között. Ha egy fájlt például több tárban is elérhetővé kíván tenni, a webhelyén belül könnyen átmásolhatja más tárakba. A fájl módosításakor a frissítés szükségességére figyelmeztető üzenet jelenhet meg.

Nagyméretű listák és tárak kezeléséről a Sok elemet tartalmazó listák és dokumentumtárak kezelése című témakörben olvashat bővebben.

Kisegítő lehetőségek használata

A webhelyek úgy vannak megtervezve, hogy a listák, tárak és egyéb szolgáltatások teljes egészében hozzáférhetők legyenek kizárólag billentyűk használatával. A kisegítő lehetőségeket biztosító üzemmód segítségével a kisegítő technológiát felhasználók könnyebben használhatják a menüket és a különféle vezérlőelemeket. Az Ugrás a fő tartalomhoz hivatkozások segítségével a billentyűzetet használók átugorhatják az ismétlődő navigációs hivatkozásokat, és azonnal elérhetik a lap fontos tartalmát.

A fejléceket jelölő kódok jobban meghatározzák a szerkezetet, és javítják a navigációt azok számára, akik képernyőolvasót használnak. A webhelyre feltöltött képek lehetővé teszik egyéni alternatív szövegek meghatározását. Alternatív szöveget rendelhet például olyan képhez, amely a kezdőlapon jelenik meg a Webhely képe kijelzőben vagy olyan képekhez, amelyek egy képtárba kerülnek. A webhelyek megtekintése során a Windows kontrasztos megjelenítési beállításai jól működnek csökkent látású felhasználók esetében.

A webhelyek böngészéséről és a kisegítő lehetőségeket biztosító üzemmódról bővebben a Kisegítő lehetőségek című témakörben tájékozódhat.

Verziók követése

A lista vagy tár beállítható úgy, hogy a verziókat kövesse, így hiba esetén visszaállíthat egy korábbi verziót, vagy a módosításokat megtekintheti verzió-előzményekben. Ha a verziókövetés be van kapcsolva, az elemek vagy fájlok módosításai és tulajdonságai eltárolódnak. Ez a tartalom könnyebb kezelését teszi lehetővé átdolgozáskor, továbbá korábbi verziók visszaállítását, ha az aktuális verzióban hibázik. A verziószámozás különösen hasznos, ha több személy dolgozik egy projekten, vagy ha az információk több fejlesztési és véleményezési fázison mennek keresztül.


Korábbi verziók

1. Az aktuálisan közzétett főverzió ki van emelve, valamint egész számú verziószámmal rendelkezik.
2. Új verzió akkor jön létre, ha a tulajdonságok vagy a metaadatok módosulnak.
3. A fájl első verziója mindig alverzió és a 0.1-es számmal rendelkezik.

A verziószámozás minden alapértelmezett listatípus listaeleménél – többek között naptárak, problémakövetési listák és egyéni listák – és tárakban (többek között kijelzőlapokon) tárolható minden fájltípus esetében elérhető.

Dokumentumok közös létrehozása

Egyszerre két vagy több felhasználó is szerkeszthet Word-dokumentumokat vagy PowerPoint-bemutatókat. Ez az új funkció lehetővé teszi a SharePoint alkalmazásban tárolt fájl részeinek olvasását és írását. Ugyanabban a Word-dokumentumban például egyszerre más-más bekezdéseken dolgozhatnak a munkatársak.

Módosítások követése

Az RSS kényelmes megoldást nyújt az információk szabványos formátumban történő elosztására és fogadására, többek között listák és tárak frissítésére. A szabványos XML-fájlformátum lehetővé teszi, hogy az adatokat többféle programmal is meg lehessen tekinteni. Feliratkozhat listákra és tárakra figyelmeztető üzenetek beállításával, így mindig értesül a tartalom módosulásáról.

A csoportok a csatornák segítségével testre szabhatják a tartalmat a csoporttagok részére, akik feliratkoznak a csatornákra és hivatkozásokat ajánlanak fel vissza a webhelyek részére. Az RSS-hírcsatornák segítségével a csoport előrehaladása és a projekt módosítások könnyen követhetők. Több csoportwebhely átböngészése helyett a webhelyeken megjelent legfrissebb híreket és a módosításokat automatikusan megkapja.

Munkafolyamatok kezelése

A munkafolyamatok elősegítik a dokumentumokkal végzett közös munkát és a projekt tevékenységek kezelését, azáltal, hogy egy webhely dokumentumain és elemein meghatározott üzleti folyamatokat hajtanak végre. A munkafolyamatok segítségével a vállalatok következetes üzleti folyamatokat követhetnek. A munkafolyamatok javíthatják a vállalati hatékonyságot és termelékenységet is, olyan tevékenységek és lépések kezelésével, amelyek meghatározott üzleti folyamatok részét képezik. Ez lehetővé teszi, hogy azok, akik a feladatokat végzik, a munka elvégzésére koncentráljanak a munkafolyamat kezelése helyett.

A munkafolyamatok racionalizálhatják a gyakori üzleti folyamatok (például a projekt jóváhagyása vagy a dokumentum véleményezése) koordinációjához szükséges költséget és időt, a folyamatokban érintett humán tevékenységek kezelésével és követésével. A szervezetek például használhatnak előre definiált jóváhagyási munkafolyamatokat, vagy másik üzleti folyamat kezeléséhez létrehozhatnak és telepíthetnek egy egyéni munkafolyamatot.

Tartalomtípusokkal végzett munka

A listák vagy tárak többféle tartalomtípust támogathatnak. A tartalomtípusok segítségével a vállalatok hatékonyabban képesek nagy mennyiségű tartalmat rendszerezni, igazgatni és kezelni. Ha egy lista vagy tár beállításai lehetővé teszik többféle tartalomtípus használatát, a tartalomtípusokat egy olyan listából adhatja hozzá a listához vagy tárhoz, amely a vállalat által gyakran használt elérhető lehetőségeket tartalmazza, például a Marketing prezentáció vagy a Szerződés elemeket.

Tartalomtípus listához vagy tárhoz való hozzáadásával lehetővé teszi, hogy a lista vagy tár az adott tartalomtípus elemeit tartalmazza. A felhasználók ezután a lista vagy tár Új elem gombjával hozhatnak létre az adott tartalomtípushoz tartozó új elemet.

A listák és tárak tartalomtípusainak egyik legfőbb előnye, hogy lehetővé teszik, hogy egyetlen lista vagy tár több elemtípust vagy dokumentumtípust is tartalmazzon, amelyeknek mindegyike rendelkezhet egyedi metaadatokkal, házirendekkel vagy viselkedésekkel. A tartalomtípusokkal végzett munkáról bővebben A tartalomtípusok és tartalomtípus-közzététel bemutatása című témakörben tájékozódhat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejéreVissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Server 2010