A dokumentumkészletek bemutatása

Az új Dokumentumkészlet tartalomtípussal létrehozhat és kezelhet többdokumentumos munkaalkalmazásokat. A dokumentumkészletek kapcsolódó dokumentumok egy lépésben létrehozható csoportjai, amelyek később egy egységként kezelhetők.

Tartalom


Mit nevezünk dokumentumkészletnek?

Projektekkel végzett munka közben a felhasználók ritkán hoznak létre különálló dokumentumokat. Számos projekttípus esetén rendszerint több kapcsolódó dokumentum készletét hozzák inkább létre, bizonyos esetekben pedig ez a dokumentumkészlet lehet egy adott projekt végeredménye (fődokumentuma). Egy szakmai szolgáltatásokat nyújtó vállalat például üzleti beszámolót készíthet a lehetséges ügyfelektől érkező ajánlatkérésekre válaszul. Más esetekben ez a dokumentumkészlet csupán egy nagyobb projektet támogató, és egy fődokumentum vagy más tartalom létrehozását eredményező különböző típusú információkat takar. Egy gyártással foglalkozó vállalat például létrehozhat az általa készített termékek tervezéséhez, teszteléséhez és gyártásához kapcsolódó egységes dokumentumkészletet.

Ezek a dokumentumok készülhetnek egy időben vagy fázisonként, egy vagy több személy hozhatja létre őket, és különböző formátumúak is lehetnek (például Word-dokumentumok, PowerPoint-bemutatók, Visio-diagramok, Excel-fájlok stb.).

A többdokumentumos munkaalkalmazások egységes létrehozását és kezelését célul kitűző vállalatok konfigurálhatnak egy-egy új Dokumentumkészlet tartalomtípust az általuk általában készített egyes munkaalkalmazásokhoz. Ez a mappákra épülő tartalomtípus egy közös nézetbe rendezi a kapcsolódó dokumentumokat, így azok egy egységként használhatók a munkavégzéshez és a kezelési műveletekhez.

Ha Dokumentumkészlet tartalomtípust vesz fel egy tárba, a felhasználók a tár menüszalagjának Új dokumentum gombjára kattintva hozhatnak létre új példányokat a dokumentumtárból.

Az Új dokumentum menü Dokumentumkészlet parancsa

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Dokumentumkészletek szolgáltatásai

A Dokumentumkészlet tartalomtípusnak számos olyan szolgáltatása van, amellyel egyszerűbben hozhatók létre és kezelhetők a többdokumentumos munkaalkalmazások. Dokumentumkészlet tartalomtípus beállításakor a következőkre nyílik lehetőség:

  • Megadhatók a dokumentumkészleten belül elérhető tartalomtípusok (például dokumentumfájlok, képek, hang- és videofájlok).
  • Olyan alapértelmezett dokumentumok adhatók meg, amelyeket a dokumentumkészlet új példányának létrehozásakor automatikusan hoz létre a rendszer. Az alapértelmezett dokumentumok hozzárendelhetők az engedélyezett tartalomtípusokhoz. Ha a vállalat szabványos sablonokat használ például a szerződésekhez, vagy cégjelzéssel ellátott sablonokat alkalmaz a kapcsolattartás meghatározott módjaihoz, e sablonok feltölthetők a Dokumentumkészlet tartalomtípusok beállításakor.
  • Megadhatók az egyazon készlet összes dokumentuma között szinkronizálandó megosztott metaadatok.
  • Testre szabható a dokumentumkészlet azon üdvözlőlapja, amely a Dokumentumkészlet tartalomtípusból létrehozott munkaalkalmazás minden egyes példányában megjelenik. Ez az üdvözlőlap egy olyan kijelzőlap, amely beállítható a projektadatok vagy az erőforrások (például a projektütemterv vagy az erőforrások hivatkozásainak) megjelenítésére, így segítve az adott dokumentumkészleten dolgozó munkacsoporttagokat.
  • Beállíthatók a dokumentumkészletbeli használatra szánt munkafolyamatok. A beépített Véleményezés és Jóváhagyás munkafolyamat hatékonyan alkalmazható a dokumentumkészletekhez. A vállalat ezenkívül egyéni munkafolyamatokat is kidolgozhat a dokumentumkészletekhez a Microsoft SharePoint Designer 2010 erre szolgáló négy munkafolyamat-műveletét használva. További információt a Munkafolyamat-műveletek a SharePoint Designer 2010 alkalmazásban – rövid összefoglaló útmutató című témakör tartalmaz.

A Dokumentumkészlet tartalomtípus beállítása és tárba történő felvétele után a dokumentumkészletekben dokumentumokat létrehozó és kezelő webhelylátogatók korábbról ismerős dokumentumkezelési funkciókat, valamint egyéb speciális funkciókat is igénybe vehetnek a dokumentumkészletek dokumentumain végzett munkához (például a Dokumentumkészlet menüszalag Kezelés lapját).

A dokumentumkészletek szerzői a következő feladatokat végezhetik el:

  • A dokumentumtárak Új dokumentum parancsával gyorsan és könnyen hozhatnak létre új többdokumentumos munkaalkalmazásokat.
  • Pillanatfelvételt készíthetnek a dokumentumkészlet aktuális tulajdonságainak és dokumentumainak korábbi verzióiról.
  • A gyakori feladatok (például a véleményezés vagy a jóváhagyás) kezelését végző munkafolyamatokat indíthatnak el a teljes dokumentumkészlethez vagy annak egyes elemeihez.
  • Elküldhetik e-mailben a dokumentumkészletre mutató hivatkozásokat.
  • A Küldés paranccsal máshová helyezhetik vagy másik helyre másolhatják a dokumentumkészletet (a célhelyet a Központi felügyelet lapon kell megadni).
  • Kezelhetik a dokumentumkészlethez tartozó engedélyeket.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
SharePoint Server 2010