A verziószámozás engedélyezése és beállítása a SharePoint-tárakban

A tárak beállításakor meghozandó számos döntés egyike a verziószámozást érinti. Meg kell-e őrizni az egyes elemek vagy fájlok korábbi verzióját, amikor szerkesztésen esnek át? Ha igen, hány verziót? Csak a főverziókat, vagy a fő- és alverziókat is kövesse a rendszer? A webhely minden felhasználója láthatja a piszkozatokat, vagy csak a szerző, illetve a tervezési és teljes hozzáférési engedéllyel rendelkező személyek? Az e kérdésekre adott válaszok a tárakban lévő elemek, illetve fájlok típusától és fontosságától, rendeltetésétől, a felhasználócsoport igényeitől, valamint a szükséges biztonsági szinttől függ.

• Miért érdemes engedélyezni a verziószámozást?
• Hogyan működnek a verziószámozási beállítások?
• A verziószámozás engedélyezése a tárakban
• A verziószámozás eltávolítása a tárakból

Miért érdemes engedélyezni a verziószámozást?

Ha engedélyezi a verziószámozást a tárakban, kibontakozásuk folyamatában követheti és kezelheti az információkat. Szükség szerint megtekintheti és helyreállíthatja a korábbi verziókat. Ez nagyon hasznos, ha például egy fájl megsérül, vagy ha kiderül, hogy egy régebbi fájlverzió pontosabb, mint az újak. Vannak szervezetek, amelyek jogi okokból vagy auditálási céllal őriznek meg több verziót a fájlokból. Alapértelmezés szerint a verziószámozás le van tiltva. Engedélyezéséhez és a verziószámozási beállítások megadásához teljes hozzáférési vagy tervezési engedélyekkel kell rendelkezni.

Megőrizhető a fájlok fő- és alverziója. Ez olyankor hasznos, ha például követni szeretné egy jogi álláspont kialakulását, vagy bele szeretne látni egy fejlesztés alatt álló új program mögötti gondolkodásba. A főverzió jelentheti, hogy a dokumentum kész a nagyközönség előtti megjelenésre, míg az alverzió (a piszkozat) egy munkafázist örökít meg, és nem alkalmas a szélesebb körben való terjesztésre.

Főverziónak nevezzük azt a verziót, amely a legutóbbi főverzió óta jelentős változáson ment át. Ezeket egész szám jelöli, például 2.0. A főverziókat általában bárki megtekintheti, akinek hozzáférési engedélye van a tárhoz. Az alverziók csak kisebb módosításokat tartalmaznak a legutóbbi főverzióhoz viszonyítva. Ezeket tizedes tört jelöli, például 2.1. Az alverziókat általában csak a módosítást végző személyek, valamint a tervezési és teljes hozzáférési engedéllyel rendelkezők láthatják. A tár beállításával azonban a webhely minden felhasználójának engedélyezheti az összes létező piszkozat megtekintését.

 Megjegyzés:    A fő- és alverziók csak tárakban használhatók, listákban nem.

Vissza a lap tetejére

Hogyan működnek a verziószámozási beállítások?

A Verziószámozási beállítások lap négy fő részből áll, de némelyikük csak lazán kapcsolódik a verziószámozáshoz. Mindegyik részben olyan beállítások találhatók, amelyeket a tárak beállításakor kell megadni. Természetesen a megfelelő engedélyek birtokában a beállítások később módosíthatók.

• Tartalom jóváhagyása:    Ebben a csoportban meghatározhatja, hogy kötelezővé teszi-e a tárba küldött elemek tartalmának jóváhagyását.
• Dokumentum korábbi verziói:    Ebben a csoportban választhat a rendelkezésre álló verziószámozási beállítások közül. Az alábbi táblázat összefoglalja az egyes beállításokat és hatásukat.

• Piszkozatelemek biztonsági beállításai:    Ebben a csoportban meghatározhatja, hogy kik tekinthetik meg a tárban lévő piszkozatokat. Ezt lehetővé teheti bárkinek, aki a tárhoz olvasási engedéllyel rendelkezik, vagy csak azoknak, akik szerkeszthetik az elemeket, sőt a megtekintést korlátozhatja a szerzőre és a jóváhagyóra is. Ha a megtekintés korlátozása mellett dönt, csak a kijelölt személyek tekinthetik meg az alverziókat (a piszkozatokat). A többi felhasználó csak a főverziókat láthatja.
• Kivétel megkövetelése:    Ebben a csoportban meghatározhatja, hogy a felhasználóknak ki kell-e venniük a fájlokat, mielőtt szerkeszthetnék őket.

Vissza a lap tetejére

A verziószámozás engedélyezése a tárakban

1. Nyissa meg azt a tárat, amelyet be szeretne állítani. Ha a tár neve nem látható a Fontos rovatok sávon, kattintson A teljes webhelytartalom hivatkozásra, majd válassza a tár nevét.
2. A menüszalag Elemtáreszközök eszközcsoportjában kattintson a Tár fülre.
3. Kattintson a Tár beállításai gombra.
4. A Dokumentumtár beállításai lap Általános beállítások csoportjában kattintson a Verziószámozási beállítások hivatkozásra. Megnyílik a Verziószámozási beállítások lap.
5. A Dokumentum korábbi verziói csoportban válassza az alábbi lehetőségek egyikét:

• Főverziók létrehozása – Ezt a választógombot bejelölve megadhatja, hogy legfeljebb hány főverziót őrizzen meg a rendszer.
• Fő- és alsóbbrendű verziók (piszkozatok) létrehozása – Ezt a választógombot bejelölve megadhatja, hogy legfeljebb hány főverziót őrizzen meg a rendszer, és hány főverzióhoz őrizzen meg piszkozatokat is.

6. Nem kötelező: korlátozza a megőrzendő verziók számát.

• Ha korlátozni szeretné a tárban megőrzött főverziók számát, jelölje be A megőrzendő főverziók száma jelölőnégyzetet, ellenkező esetben hagyja üresen. Az alatta lévő mezőben írja be a megőrizni kívánt verziók számát.
• Ha korlátozni szeretné a megőrzött alverziók számát, jelölje be a Piszkozatok megőrzése a következő számú verzióhoz jelölőnégyzetet. Ez a beállítás csak akkor érhető el, ha a Fő- és alsóbbrendű verziók (piszkozatok) létrehozása választógomb van bejelölve. A jelölőnégyzet alatti mezőbe írja be, hogy hány verzióhoz szeretne piszkozatokat megőrizni.

7. Nem kötelező: határozza meg, hogy mely felhasználók tekinthetik meg a piszkozatokat a dokumentumtárban. A Piszkozatelemek biztonsági beállításai csoportban válasszon a következő lehetőségek közül:

• Az elemek olvasására jogosult bármely felhasználó: Ezt a választógombot bejelölve minden olyan személynek engedélyezheti a hozzáférést, aki a webhelyen olvasási engedéllyel rendelkezik. Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a Fő- és alsóbbrendű verziók (piszkozatok) létrehozása választógombot jelöli be a Dokumentum korábbi verziói csoportban.
• Csak az elemek szerkesztésére jogosult felhasználók: Ezt a választógombot bejelölve a piszkozatok megtekintését azon személyekre korlátozhatja, akik szerkesztési engedéllyel rendelkeznek. Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a Fő- és alsóbbrendű verziók (piszkozatok) létrehozása választógombot jelöli be a Dokumentum korábbi verziói csoportban.
• Csak az elemek jóváhagyására (és szerzői műveletek végrehajtására) jogosult felhasználók: Ezt a választógombot bejelölve a megtekintést az elem eredeti szerzőjére és az elemhez jóváhagyási engedéllyel rendelkező személyekre korlátozhatja. Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a Tartalom jóváhagyása csoportban az Igen választógombot jelöli be.

8. Nem kötelező: adja meg, hogy a tárban kötelezővé teszi-e az elemek kivételét. Alapértelmezés szerint az elemeket nem kötelező kivenni a tárból. Ha módosítani szeretné az alapértelmezett beállítást, jelölje be az Igen választógombot a Kivétel megkövetelése csoportban.
9. Az OK gombra kattintva zárja be a lapot, és térjen vissza a Dokumentumtár beállításai lapra.

Vissza a lap tetejére

A verziószámozás eltávolítása a tárakból

Előfordulhat, hogy egy idő után úgy véli, a verziószámozásra nincs szükség a tárban. Ha tervezési vagy teljes hozzáférési engedéllyel rendelkezik, megszüntetheti a verziószámozást.

1. Nyissa meg azt a tárat, amelyet be szeretne állítani. Ha a tár neve nem látható a Fontos rovatok sávon, kattintson A teljes webhelytartalom hivatkozásra, majd válassza a tár nevét.
2. A menüszalag Elemtáreszközök eszközcsoportjában kattintson a Tár fülre.
3. Kattintson a Tár beállításai gombra.
4. A Dokumentumtár beállításai lap Általános beállítások csoportjában kattintson a Verziószámozási beállítások hivatkozásra.
5. A Verziószámozási beállítások lap Dokumentum korábbi verziói csoportjában jelölje be a Nincs verziószámozás választógombot. Ezzel a művelettel az e csoportban korábban megadott összes beállítás törlődik.
6. Az OK gombra kattintva zárja be a lapot, és térjen vissza a Dokumentumtár beállításai lapra.

Vissza a lap tetejére