Áttekintés: Webhelyfiók használata a csoportszintű együttműködéshez

A webhelyfiók egy e-mailek és dokumentumok megosztására szolgáló központi fiók, amely a SharePoint-webhelyekről érhető el. A munkacsoport webhelyfiók segítségével gyűjtheti a releváns csoportszintű e-mail beszélgetéseket, vagy együttműködhet egy fontos üzenet megírásában. A webhelyfiókban a fontos dokumentumok biztonságosan meg is oszthatók.

Amikor elkészül a webhelyhez a webhelyfiók, létrejön egy új e-mail fiók is, amelynek neve megegyezik a webhelyével. Tegyük fel például, hogy a csoportwebhely URL-címe a következő: http://contosobistro.sharepoint.com/EECsoportwebhely. A webhelyhez tartozó webhelyfiók e-mail címe a következő lesz: EECsoportwebhely@contosobistro.sharepoint.com.

Kijelzőcsempe

Csoportszintű e-mail beszélgetések összegyűjtése

Sok munkacsoport folytat többé-kevésbé rendszeres megbeszéléseket e-mailben. Ezekből olyan információk keletkezhetnek, amelyekre később haszonnal lehet hivatkozni. Nem kell, hogy ezek az információk elvesszenek az egyes felhasználók postafiókjában, mert a beszélgetések leghasznosabb üzeneteit az érintettek továbbíthatják a webhelyfiókba. Azok a felhasználók, akik közreműködői jogosultságokkal rendelkeznek a webhelyen, megnyithatják a webhelyfiókot, és megtekinthetik az üzeneteket. Ezt a módszert követve ha egy másik csoporttag néhány hónappal később megpróbálja felidézni, hogy egy döntéshez milyen információk vezettek, megnyithatja a webhelyfiókot, keresést futtathat a fiókba érkezett üzenetek között, és megnézheti a probléma előzményeit.

Az ilyen csoportszintű e-mail beszélgetések összegyűjtésére az is hasznos módszer, ha a csoportnak küldött üzenetek feladói a Másolatot kap mezőbe felveszik a webhelyfiók e-mail címét is. A webhelyfiók címe a partnercsoportokban vagy a terjesztési listákban is használható, így automatikusan bekerül a címzettek közé, amikor valaki üzenetet küld a csoportnak.

E-mail üzenet a Másolatot kap mezőben a webhelyfiók címével

Szeretne többet tudni?   Olvassa el a Csoportlevelezés koordinálása webhelyfiók használatával (vagy az Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak használata esetén a Csoportlevelezés koordinálása webhelyfiók használatával) című témakört.

Dokumentumok megosztása másokkal

Minden csoportnak vannak dokumentumai, amelyeket tárolni kell valahol, és ezeket általában meg is kell osztani másokkal. Ha a csoport dokumentumait a SharePoint-webhelyen tárolja, a Webhelyfiók alkalmazás segítségével egyszerűen megoszthatja a dokumentumokat azokkal a felhasználókkal, akik hozzáféréssel rendelkeznek a webhelyhez.

 Fontos:    Amikor a felhasználók megnyitják a webhelyfiókot az Outlookban, a webhely dokumentumtáraiban lévő összes dokumentum listáját is láthatják. A webhelyfiókok mindenkinek ugyanazt a dokumentumlistát jelenítik meg, ezért lehetnek felhasználók, akik olyan dokumentumokat is látnak a listában, amelyekhez nincs hozzáférésük.

Az Exchange használata esetén a dokumentumok az Outlookban is megjelennek egy mappában, ami még könnyebbé teszi a dokumentumok továbbítását másoknak.

Dokumentum továbbítása a webhelyfiókból

Szeretne többet tudni?   Olvassa el a Dokumentumok közös szerkesztése webhelyfiók használatával (az Office 365 Kisvállalati verzió használata esetén a Dokumentumok közös szerkesztése webhelyfiók használatával) című témakört. Hasznos lehet a Felkészülés a webhelyfiókok Office 365-ben való használatára című témakör tanulmányozása is.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

 
 
Hatókör:
Az Office 365 kisvállalatoknak rendszergazdája, Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise rendszergazdája, Office 365 Kisvállalati prémium verzió, Office 365 Midsize Business Felügyeleti központ, Office 365 Midsize Business user, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E1 és E2 csomag), SharePoint Online Enterprise (E3 és E4 csomag), SharePoint Online Kisvállalati verzió, SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard