Projektvezetési cél: a projektinformációk kommunikálása

Áttekintés képe

A kommunikáció a projektek sikerének vagy kudarcának meghatározó eleme. A Project 2010 szerencsére jelentősen megkönnyíti a projektinformációk kommunikálását – legyen szó akár egy egyetlen projekten dolgozó kis csapatról, akár egy globális kommunikációs szükségletekkel bíró és kiterjedt portfólióért felelős nagy szervezetről.

A Project most már a SharePointtal is integrálódik, így Project Server nélkül is lehetősége van projektinformációk megosztására.

Ez a témakör az egyik azok közül a projektvezetői célok közül, amelyeket A projektvezetési útikalauz is tárgyal.

Megjelenítés Projektvezetési példák . . .

Az Ön feladata: Felkérték, hogy kezeljen egy új projektet, és kommunikáljon rendszeresen az érdekeltekkel. Amikor megtudja, hogy mit is takar az „érdekeltek” szó, hirtelen azzal szembesül, hogy ez nemcsak a főnökére utal, hanem a projektben érdekelt összes személyre: a főnökétől kezdve a külső szállítókon át egészen a szervezete vezérigazgatójáig. Ráadásul rájön, hogy nemcsak a fontos érdekelteknek kell tudnia, hogy hogyan halad a projekt, hanem persze a saját csapatának is. Hirtelen már nem is hangzik olyan egyszerűnek a kommunikáció feladata.

Kezdje a legfontosabbakkal. Elemezze az érdekeltek kommunikációs igényeit. Sok vállalat még a legjobb kommunikációs szándékok ellenére is kudarcot szenved, egyszerűen azért, mert nem ismerik fel, hogy a hatékony kommunikáció többféle módon is történhet. Az Excel segítségével készíthet egy befolyás/érdekeltség kvadránsdiagramot, hogy segítsen Önnek megérteni, kinek mit kell tudnia, és milyen szinten. Azon személyek kommunikációs igényeire legyen a legérzékenyebb, akik a diagram szerint mind a legnagyobb befolyással bírnak a projektre, mind pedig a leginkább érdekeltek a projekt pozitív kimenetelében.

Excel-befolyásgörbe képe

Szerencséjére a szervezete épp nemrég telepítette a Microsoft Project 2010 alkalmazást, így adja magát az ötlet, hogy kipróbálhatná a program fejlett kommunikációs szolgáltatásait. Ezért kapcsolatba lép a szervezete tapasztalt projektvezetőivel néhány alapvető projektvezetési tanácsért, melyekből megtudja, hogy hogyan használhatja a csapatához a Project fejlett jelentéskészítő és követési funkcióit. És mostanra már alaposan bele is fáradt abba, hogy könyörgő levelekkel és ajtókon kopogtatva próbálja kisajtolni a projekttel kapcsolatos friss információkat.

Miután elemezte az érdekelteket, felmerül a kérdés, hogy van-e olyan Office-alkalmazás, amelyik előnyösebb a többinél a küldeni kívánt információkhoz. Ennek eldöntésére szolgál az alábbi táblázat, melyben röviden ismertetjük, hogy az egyes Office-alkalmazások milyen potenciális előnyöket nyújthatnak az Ön számára.

Alkalmazás Előnyök Hátrányok

Excel

   
Képes adatokat importálni a Projectből speciális elemzéshez, például varianciaanalízishez vagy megtermeltérték-elemzéshez. További információ a Project fejlett elemzési képességeiről. Könnyű abba a hibába esni, hogy bonyolult grafikonokat hoz létre olyan esetekben, amikor a magasabb szintű részletezés megfelelőbb volna.

Word

   
A Word-dokumentumok a projekt teljes életciklusa alatt használhatók, és kiemelten hasznosak a kezdeti időszakban, amikor a projekt irányadó dokumentumait kell létrehozni és megosztani. Tudjon meg többet a Word-dokumentumok projektkezdésben betöltött szerepéről (videó). Egyes érdekeltek vizuálisan ábrázolva szeretnek értesülni a projektteljesítményről, amelyhez az Excel, a Project vagy a Visio alkalmazás megfelelőbb.

Project

   
A Microsoft Project beépített bemutatóeszközöket tartalmaz, melyekkel az összes érdekeltségi szint kiszolgálható; ilyen az ütemterv, illetve a csapattervező és az adatexportálási funkcionalitás. Ismerje meg a Project-információk megtekintésének és bemutatásának módjait. Nem biztos, hogy a Project telepítve van az érdekeltek számítógépén, és ha igen, akkor is előfordulhat, hogy az adatok messze túlzottan összetettek a legtöbb személy számára. Lehet, hogy jobb, ha csak a vezetőségnek szóló kommunikációban használja a Project saját jelentéskészítő szolgáltatásait.
SharePoint Ha SharePoint-feladatlistával kezd, importálhatja azt a Projectbe. Ha változtat az egyik feladatlistán, az a másikban is megjelenik. Tudjon meg többet a SharePoint szolgáltatás Project alkalmazással való használatáról. Informatikai részleget vagy informatikai szállítót igényel, és igénybe veszi a vállalat erőforrásait. Leegyszerűsítheti azonban az adminisztrációs bonyodalmakat, ha a felhőből telepíti a SharePointot. 

Project Server

   
A nagyvállalati kommunikáció és jelentéskészítés, főleg ha portfóliószintű, kiválóan kihasználja a Project Server fejlett kommunikációs és jelentéskészítő képességeit. Tudjon meg többet a Project Serverről. A mindössze néhány alkalmazottal rendelkező kisvállalatok számára nagy kihívás lehet a Project Server telepítése. A Project Server hatékony kihasználásához a szervezetnek ismernie kell a saját üzleti folyamatát, metodológiáját és projektvezetési képességeit, illetve meg kell tervezni a szervezet aktuális állapota és a Server kihasználásához ideális szervezeti berendezkedés közötti átmeneti időszakot.

PowerPoint

   
Ideális a magas szintű érdekelteknek készítendő hatásos bemutatókhoz. Itt többet is megtudhat arról, hogy hogyan készíthet a PowerPointtal hatásos bemutatókat. A szállítóknak, elemzőknek és mérnököknek az Excellel készített részletes diagramok megfelelőbbek lehetnek.

Visio

   
Ideális a projekt kezdeti szakaszában, amikor sokat segíthet az üzleti és gyártási folyamatokról készített folyamatábra. Készítsen projektkommunikációs célú folyamatábrákat a Visio segítségével. Túlzottan sok folyamatinformációt tartalmazhat, ha például vezetőségnek készül a kommunikáció.
Lync Server Szorosabb csapatélményt nyújt, mely a kommunikáció összes formáját érdekfeszítő, magasan együttműködő és bárhonnan elérhető interakcióvá alakítja. Kattintson ide, ha szeretne többet megtudni a Lync vállalati kommunikációs használatáról. Informatikai részleget vagy informatikai szállítót igényel, és igénybe veszi a vállalat erőforrásait.
Office Online -alkalmazások (felhő) Vonzó és egyszerű lehetőséget nyújtanak a projektinformációk vállalati webhelyen való megjelenítésére; például az Excel Online-munkafüzetek beágyazási kódjának használatával. Példa az Excel-blogból. Biztonsági aggályokat vethet fel egyes vállalatok számára. Fontos meggyőződni arról, hogy a beágyazott munkafüzet csak biztonságos webhelyen jelenik meg, vagy hogy privát (nem nyilvános) OneDrive mappából származik.
Közösségi webhelyek A Twitter, a Facebook és más közösségi webhelyek segíthetnek a projektek és csapatok kezelésével, főként a projekt kezdeti szakaszában. Tudjon meg többet a közösségi webhelyek projektvezetésre való használatáról. Előfordulhat, hogy a csapattagok nem szívesen osztanak meg információkat egy olyan környezetben, amely kevésbé biztonságos, mint a SharePoint-kiszolgálók.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére

Projektinformációk közlése

Az ütemterv kommunikálandó problémáinak vizsgálata A csapattagokkal és érdekeltekkel folytatott kommunikáció egyik legfontosabb eleme az, hogy felismerjük, hol lehetnek problémák az ütemezésben.
Megtermeltérték-adatok kommunikálása A megtermeltérték-adatok rögzítése egy fokkal nehezebb, de jelentősen hozzájárul a projektteljesítmény erősségeinek és gyengéinek felismeréséhez. Az ebből leszűrt magas szintű tények azok, amelyeket az érdekeltek látni akarnak.
Projektfeladatok szinkronizálása SharePoint-feladatlistával Ha van már létrehozott projektje, szinkronizálhatja a listáját egy SharePoint-feladatlistával. Ha változtat az egyik feladatlistán, az a másikban is megjelenik.
SharePoint-lista exportálása Project-feladatlistába Ha SharePoint-feladatlistával kezd, importálhatja azt a Projectbe. Ha változtat az egyik feladatlistán, az a másikban is megjelenik.
Személyek és feladatok hozzáadása a projekthez a SharePointban Ha van SharePointban beállított feladatlistája, akkor hozzáadhatja a feladatokat, hozzárendelheti a felelősöket, és kezelheti a munkát – Project Server nélkül.
Projektadatok megtekintése a Project 2010 nélkül Ha a projektadatok megtekintésének más, Project alkalmazást és SharePoint szolgáltatást mellőző formáit keresi, akkor exportálhatja a Project-adatokat számos formátumban és eszközzel.
Első lépések a Project Web App alkalmazásban Ismerje meg, hogy hogyan segíti szervezete munkáját a Project Server és a Project Web App; ezek a videók átvezetik az alapvető szempontokon.
Kommunikáció a csapattal az Outlook 2010 segítségével Fontolja meg az Outlook használatának gyakorlati tanácsait, hogy a lehető legtöbbet ki tudja hozni a csapatának küldött e-mailekből. Legyen Ön az, aki megoldja a problémákat, és nem pedig az, aki újakat hoz létre.
Virtuális csapatok és rögtönzött értekezletek létrehozása a Lync 2010-zel (videó) A Microsoft Lync Server 2010 segítségével virtuális csapatot hozhat létre, mely több ügyféleszközre is kiterjedhet, ideértve az asztali programot, a mobil programot, a Lync Web Appot és az Outlookot.
Excel-munkafüzet beágyazása weblapra A munkalapok intranetes webhelyre való beágyazásával elérhetővé teheti az érdekelteknek a frissített projektadatokat. A munkafüzet nyilvános helyen van tárolva, például a Windows Live OneDrive szolgáltatásban.
Visio-diagramok létrehozása A Visio 2010 segítségével létrehozott diagramokkal hatásosan kommunikálhatja az érdekelteknek a magas szintű projektinformációkat.

Vissza a lap tetejére Vissza a lap tetejére | Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

 
 
Hatókör:
Project 2010